İnsan kaynakları bilgi sistemine genel bakış

HRIS sistemleri (veya insan kaynakları bilgi sistemleri), 1980'lerde geliştirilen ilk ticari yazılım çözümlerinden biriydi. Neden? İK o zaman—ve bugün de –herhangi bir kuruluştaki en yönetici-ağır departmanlardan- biriydi. İnsan kaynakları personeli sadece muazzam miktarda evrak ve kayıt tutma ile değil, aynı zamanda iş gücü ve başvuru sahipleri hakkındaki en değerli ve savunmasız bilgilerden bazılarının da sorumlusu konumundadır.

Teknoloji o zamandan beri gelişti. Modern HRIS sistemleri iş akışlarını otomatikleştirir, geri bildirimi entegre eder, raporlama yapılarını gerçek zamanlı olarak ayarlar ve akıllı öneriler sunmak, düzensizlikleri tespit etmek ve kullanıcı deneyimlerini kişiselleştirmek için yapay zeka tarafından giderek daha fazla etkinleşir. Modern HRIS sistemleri, tüketici sınıfı kullanıcı deneyimleri ve esnek işlevler sunarak güçlü ve çevik oldukları kadar verimli ve kullanıcı dostu olur.

En iyi HRIS yazılımı, daha fazla veri depolama, daha güçlü güvenlik ve bordro, başvuran takibi ve diğer İK sistemleri gibi tamamlayıcı uygulamalarla daha sorunsuz entegrasyon dahil olmak üzere daha geniş bir avantaj yelpazesi sağlayan bulutta sunulur.

Günümüzde İK'daki yapay zeka; tahmine dayalı içgörüler, akıllı otomasyon ve etkinleştirme, performans gözden geçirmeleri ve çalışan hizmeti gibi görevleri kolaylaştıran arayüzlerden yararlanarak HRIS özelliklerini dönüştürmektedir.

HRIS tanımı

HRIS, şirketlerin temel İK süreçlerini yönetmesine ve otomatikleştirmesine yardımcı olan ve yan yardım yönetimi, zaman ve katılım, bordro ve diğer iş akışlarının yanı sıra kişisel, demografik ve ücretlendirme bilgileri gibi çalışan verilerinin depolanmasını destekleyen bir yazılım çözümü olan insan kaynakları bilgi sistemini ifade eder.

HRIS karşısında HRMS ve HCM

HCM, bir organizasyonun işe alımdan emekliliğe kadar iş gücünü yönetmek için kullandığı uygulamaları, politikaları, süreçleri ve yazılımları kapsayan geniş bir terimdir. HCM paketi genellikle insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) olarak adlandırılır ve HRIS yazılımını içerir.

HRIS sistemi, bordro işleme veya zaman ve katılımı yönetme gibi doğası gereği daha doğrusal ve niceliksel olan temel İK süreçlerini desteklemek için bir çalışan veri tabanı kullanır. Karşılaştırmada HRMS, HRIS içeren, aynı zamanda yetenek yönetiminde yer alan daha niteliksel ve karmaşık işlevler içeren daha kapsamlı bir yazılım çözümünü ifade eder.

Örneğin bir HRIS, çalışan zaman tutma gibi süreçleri otomatikleştirmeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olabilir ve bu veriler bir HRMS sistemine entegre edildiğinde - üretkenliği ve planlamayı geliştirmek için zaman tutma verileri analiz edilebilir ve buna karşılık HRIS içindeki görevlerin daha verimli şekilde otomatikleştirilmesine yardımcı olabilir.

Bu yazılım çözümlerinden hangisinin sizin için en iyi olduğunu bilmek aslında ses getirebileceği kadar kafa karıştırıcı değil. Şirketinizin şu anda nerede olduğuna ve daha uzun vadede nerede olmak istediğinize göz atmak basit bir konudur. Ardından bugün size hizmet edebilecek ve yarın sizinle ölçeklendirebilecek İK çözümlerini seçin.

İK bilgi sistemleri ne işe yarar?

Bulut tabanlı en iyi HRIS çözümleri çeşitli İK süreçlerini ve etkileşimlerini destekler. Teknoloji, aşağıdakiler dahil olmak üzere işletme genelindeki iş akışlarının akıllı otomasyonunu sağlar:

Hak yönetimi

• Otomatikleştirilmiş yan haklar yönetimi
• Çalışanların yan yardımlara erişmesi, bunları düzenlemesi ve öğrenmesi için self servis özellikler

Zaman ve katılım

• Çalışan devamsızlıklarının doğru yönetimi
• Çalışan tatillerini, çalışma programlarını ve primleri belirlemek için zaman profilleri ile idari verimliliği artırın.
• Çalışan profili tarafından otomatik zaman ve ödeme hesaplamaları

Entegre yerelleştirme

• Otomatik yasal ve düzenleyici değişikliklerle ülkeye özgü iş uygulamalarına ve yasalara uyum sağlayın
• Belirli ülkeler için küreselleşme ve yerelleştirme gereksinimlerinin kapsamlı envanteri

Çalışan self servisleri

• İş gücü verimliliğini artıran self servis özellikler
• Tek bir platformda entegre İK verileri
• Ülkeye özgü gereksinimler temelinde izlenebilir temel İK bilgileri
• Çalışanlara, yan yardımları yönetebilecekleri ve görüntüleyebilecekleri, izin isteyebilecekleri ve daha fazlasını yapabilecekleri kişiselleştirilmiş bir profil sayfası sunun

Organizasyonel yapılar

• İş gücünün tamamına yönelik gerçek zamanlı analiz için analitikler
• Kritik pozisyonları belirleyin ve boşlukları gidermek için iş gücü ayarlamalarını hızlıca yapın
• Organizasyon yapılarını görselleştir

Bulut HRIS sisteminin avantajları

Bulut tabanlı sistemler, modern HRIS'in temel işlevlerine ek olarak mevcut sistemlerinizle daha kolay bir şekilde entegre edilir. Ölçeklenebilirler ve yeni yeniliklerle ve güvenlik özellikleriyle daha kolay zenginleştirilebilirler.

Aşağıda entegre bir bulut HRIS sisteminin ortak avantajlarından yalnızca birkaçı yer almaktadır:

• İK yöneticisini daha hızlı ve doğru hale getirir: İnsanların geçimleriyle ilgilenirken hata payı yoktur. HRIS yazılımı, yönetici görevlerini otomatikleştirme ve kolaylaştırma becerisiyle İK ekiplerini manüel ve kağıt tabanlı sistemlerin getirdiği gecikmelerden ve yanlışlıklardan kurtarabilir.
• Çalışan deneyimini iyileştirir: İşverenler bazen avantajlarının, ödemelerinin ve izinlerinin durumunu görebilmek için ekipleri için ne kadar önemli olduğunu unuturlar. HRIS araçları, çalışanların kişisel bilgilerine doğrudan erişmelerine, raporlar oluşturmalarına ve taleplerde bulunmalarına olanak sağlar. Bunların tümü, İK departmanından geçmesine rahatsızlık ve zaman ayırmadan gerçekleştirir.
• Verimliliği artırır: HRIS çözümleri, e-posta ve kağıt tabanlı formlara ve onay süreçlerine olan ihtiyacı büyük ölçüde en aza indiren çok çeşitli self servis araçlar sunar. Planlar, iş akışları, izin talepleri ve daha fazlası gerçek zamanlı olarak ve anında otomatikleştirilebilir ve yönetilebilir.
• Uyumluluk çabalarını destekler: İşletmeler, uzaktan çalışmanın artması ve daha fazla duyarlılık ve dava açmaya yönelik kültürel bir değişim ile küresel iş gücü ve istihdam düzenlemelerinin sağ tarafında olduklarından emin olmalıdır. Bulut HRIS, tüm İK aktivitelerinin uyumluluk sınırları içinde kalmasını sağlamaya ve iş güçlerini desteklemeye yardımcı olur.
• İşleri güvende tutar: İK dosyalarında, çalışanların tıbbi ve mali kayıtları ile ayrıntıları da dahil olmak üzere şirketinizdeki en hassas ve değerli verilerden bazıları yer alır. Geçmişte, bu veriler dizüstü bilgisayarlarda veya güvencesiz veritabanlarında saklandığında, sürekli bir uzlaşma riski vardı. Bugünün entegre HRIS sistemleri, siber güvenlik risklerini en aza indirmeye yardımcı olmak için yerleşik gelişmiş güvenlik protokollerine sahiptir.

Bulut HRIS entegrasyonunun temel İK süreçlerini nasıl desteklediği

HRIS sistemleri İK süreçlerini ve yönetimini merkezileştirmeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olsa da işe alım, eğitim ve planlama gibi aynı anda devam eden birçok temel işlev daha vardır. Tüm bu temel işlevlerin birleştirilip merkezileştirilmesinin ne kadar yararlı olabileceğini görmek için İK uzmanı olmanız gerekmez. Yine de organizasyonlar eski sistemlerle ve bağlantısız İK yazılımı uygulamalarıyla çalıştığında, organizasyon silolarında araç ve bilgi avlamak için manüel süreçleri kullanmak zorunda kalırlar.

En iyi bulut HRIS sistemleri yalnızca temel ERP'nizle entegrasyona olanak sağlamakla kalmaz, bunun için oluşturulur. Örneğin, bulut ERP sistemi çok çeşitli günlük iş aktivitelerini yönetir ve birçok farklı iş sürecini entegre edecek şekilde geliştirilmiştir. ERP'ler, işletmeler arası verileri birleştirerek tek bir doğru kaynak sağlar ve güvenilir veri bütünlüğünü sağlar. Böylece temel İK süreçleriniz ve HRIS, yapay zeka destekli modern bir ERP'nin hızı ve analitik kapasitesiyle entegre olduğunda her iki dünyanın da en iyisini elde edersiniz.

HRIS örnekleri eylemde

Sadece birkaç yıl önce, çoğunlukla HRIS çözümlerini kullanan en büyük organizasyonlardı. Ancak entegre bulut tabanlı sistemler popülerlik içinde büyüdükçe, bir HRIS'in avantajlarından ve verimliliğinden yararlanmak üzere daha küçük ve büyüyen organizasyonlar için giderek daha uygun hale gelir.

HRIS kullanarak İK süreçlerini kolaylaştıran bazı şirket örnekleri aşağıda verilmiştir:

• Dünyanın en büyük gayrimenkul yatırım güvenlerinden biri olan Sun Communities, 670'ten fazla tesiste 3.800'den fazla çalışanı desteklemek için SAP SuccessFactors ile İK operasyonlarını dönüştürdü. Şirket işe alıştırmayı kolaylaştırdı, uyumluluğu geliştirdi ve daha bağlantılı ve motive bir iş gücü oluşturdu.
• Küresel bir otomotiv lideri olan Volkswagen, çerçeveli bir altyapı genelindeki İK süreçlerini birleşik bir platforma uyumlu hale getirdi. Yerelleştirilmiş temel İK ve uyumluluk ile artık 40'tan fazla ülke desteklenmektedir.

HRIS yazılımını bugün keşfedin

Modern işletmeler, tüketici düzeyinde kullanıcı deneyimleri sunan ve gerçek zamanlı veri analizi ve otomasyonunu destekleyen birleştirilmiş, global ve temel bir İK çözümüarıyor. İş güçleri daha dağınık hale geldikçe HRIS yazılımının, birden fazla ülkede derin yerelleştirme ve uyumluluk sağlayarak bunlarla birlikte küreselleşmesi gerekir. İş modelleri değiştikçe ve geliştikçe şirketler, yeni süreçleri ve uygulamaları güvenilir ve hızlı bir şekilde uygulamalarına yardımcı olarak, çok çeşitli gerçekten ilgili ve güçlü ön yapıların sağladığı çevikliği ve basitliği talep ediyor.

HRIS SSS'ler