AP otomasyonu: Ne olduğu ve nasıl çalıştığı

Satıcılar muhasebesi (AP) otomasyonuna olan artan ilgi, günümüzün iş liderleri arasındaki genel havayı oldukça doğru bir şekilde yansıtır: Orada çok sayıda yeni fırsat olsa da rekabet hiç ateşli olmamıştır ve zorlu prosedürler veya verimsiz operasyonlar için daha kolay yol yoktur. Modern teknolojilerin inanılmaz yapay zeka destekli yetenekleri ve yalınlık ve stratejiye daha fazla odaklanmasıyla süreç otomasyonu gerçekten kendi haline geldi ve şirketler, kağıt-ağır uygulamalar ve hataya açık manüel muhasebe görevlerinin ağırlığından kurtulmak için gücünü hızla fark ediyor.

Finansal Operasyonlar ve Liderlik Enstitüsü (IFOL) yaptığı son ankette, AP ekiplerinin yüzde 56’sının tek başına manuel fatura işleme konusunda haftada 10 saatten fazla zaman harcadığını ortaya koydu. Ve herkesin bildiği gibi, bu tür veri girişi size paraya ve zamana mal olan hatalara yol açabilir. Aslında, söz konusu IFOL raporundaki katılımcılar gibi bir şeyseniz, “veri hatalarının, istisnaların ve tutarsızlıkların” muhasebe endişelerinizin en üst kısmına yaklaştığını kabul edersiniz. Çok şükür, bunlar satıcılar muhasebesi otomasyonunun kolaylıkla üstesinden gelebileceği zorluklar.

AP otomasyonu nedir?

Satıcılar muhasebesi otomasyonu, satıcılar muhasebesi süreçlerinizi uçtan uca kolaylaştırmanıza ve geliştirmenize yardımcı olmak için güçlü yapay zeka destekli teknolojilerden yararlanır. Bir portal, doğrudan bir tedarikçiden veya kağıttan dijital biçime dönüştürülebilen elektronik faturalarla başlar. Ardından süreç, ana verileri hızlıca doğrulamanıza ve faturaları satınalma siparişleri ve mal girişleri gibi tedarik belgeleriyle sorunsuz şekilde eşleştirmenize olanak sağlar. Bu da hızlı onaylara ve zamanında ödemelere yol açar.

Bu süreç manüel müdahale ihtiyacını azaltır ve daha sonra hata riskini azaltır ve genel verimliliği artırır. En iyi AP otomasyon çözümleri, kuruluşunuzda nakit akışını ve finansal sağlığı korumak için kritik önem taşıyan gerçek zamanlı veri işlemeyi ve güvenli karar alma sürecini destekler. İşleme işlemlerinde daha hızlı ve doğru olduğunuzda bu yalnızca işlemlerinizi kolaylaştırmakla kalmaz, tedarikçi ilişkilerinizi de güçlendirir.

Kağıt tabanlı borç hesaplarının engellenmesi

Kağıt tabanlı ve manuel AP süreçleri, kuruluşunuzun operasyonel verimliliğini azaltabilir. Hem siz hem de tedarikçileriniz için fatura ve ödeme durumu bilgilerinin kullanılabilirliğini belirtirler. Manüel işleme, veri girişi ve mutabakat nedeniyle kaynakları boşaltır. Ekipleriniz kağıtları kovalarken ve ödeme durumu aramalarını takip ediyorsa daha stratejik ve baskılı görevler yapmıyorlar. Bu, görüşmenizin gücünden erken ödeme indirimlerinden yararlanabilmenize kadar işiniz üzerinde doğrudan etkisi olan ve stresli ve mutsuz tedarikçilere yol açabilir.

AP otomasyon avantajları

Hız. Doğruluk. Verimlilik. Bunlar, kişilerin süreç otomasyonu ile ilişkilendirdiği ilk şeylerdir. Ancak entegre iş çözümleri modern AP en iyi uygulamaları ile eşleştirildiğinde sonuç, AP altyapısının ötesine geçer ve tüm ekipleriniz ve paydaşlarınız genelinde daha fazla iş birliği ve görünürlüğü desteklemeye yardımcı olur. Faturadan ödemeye kadar tüm sürecinizi otomatikleştirdiğinizde gerçekleştirebileceğiniz temel avantajlardan sadece birkaçı:

• Gelişmiş verimlilik: Faturalama ve ödeme sürecini ölçülebilir ve anlamlı bir şekilde kolaylaştırarak AP otomasyonu onaylar için gereken süreyi azaltır ve genel verimliliği artırır.
• Daha düşük maliyetler: Otomasyon, manüel girişi ve ilişkili işçilik maliyetlerini en aza indirmenin yanı sıra belge depolama ve işleme ile ilgili giderleri azaltarak fatura işleme masraflarını önemli ölçüde azaltır.
• Daha iyi nakit akışı yönetimi: AP süreç otomasyonu, daha hızlı ödeme döngülerine, erken ödeme indirimlerine ilişkin fırsatlara ve hepsinin işletme sermayesini artırmaya ve nakit akışını optimize etmeye yardımcı olan bilançolara ilişkin talep üzerine analizlere yol açar.
• Geliştirilmiş tedarikçi ilişkileri: AP otomasyonu, daha zamanında ödeme sağlamanın ötesinde, daha iyi tedarikçi ilişkileri ve memnuniyeti oluşturarak güven verici şekilde öngörülebilir süreçler ve güvenilir iletişim kanallarının önünü açar.
• Küresel düzenlemelerle tutarlılık: Dünyanın dört bir yanından gelen güncellenmiş uyumluluk verilerini merkezileştirerek riski önemli ölçüde azaltabilir ve yeni global fırsatların vurulmasıyla daha hızlı kararları destekleyebilirsiniz.
• Artan doğruluk: Hataların çoğu ister istemez… Ama hepsi değil. Entegre AP otomasyon araçları, kazara oluşan hataları önlemenize ve hileli olanları - gerçekleşmeden önce tespit etmenize yardımcı olabilir.
• Hizmetler için satın alma siparişi olmayan faturaları ve faturaları yönetme: Yapay zeka ve öğrenen makinelerin gücü, günümüzün AP otomasyon sistemlerinin çeşitli farklı veri kümelerini birleştirip işleyebileceği anlamına gelir.

Satıcılar muhasebesi süreç otomasyonu nedir?

Satıcılar muhasebesi süreç otomasyonu, insan müdahalesini en aza indirme ve borç hesapları veya ticari borçlar sürecindeki hataya açık görevleri ortadan kaldırma yöntemidir. Bu, ticari muhatapları dijital olarak birbirine bağlayan çevrimiçi bir iş ağıyla entegre satıcılar muhasebesi yazılımı kullanılarak yapılır.

Satıcılar muhasebesi süreç otomasyonu nasıl çalışır?

Erken süreç otomasyon araçları her şeyden çok montaj hattı robotları gibiydi. Bir şeyi tekrar tekrar yaptılar ve hiçbir sapmaya veya karmaşıklığa iyi yanıt vermediler. Günümüzün AP çözümlerindeki yapay zeka ve bulut bağlantılı beyinler kahvaltıda karmaşıklık yaratıyor. Farklı veri türlerini kolayca işlediklerini öğrenirler ve özelleştirilebilir iş akışları ve talep üzerine raporlama sunar. Aşağıda günümüzün en iyi AP otomasyon sistemlerindeki ana oyunculardan birkaçı yer almaktadır:

• Yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi (ML): Çekirdeklerindeki bu teknolojilerle AP otomasyon sistemleri, geçmiş verilerinden öğrenerek zaman içinde iyileşir. Bu, en karmaşık iş akışlarının bile hızlı bir şekilde başlatılmasına olanak sağlar - bu da tahtanın tamamında doğruluğu ve hızı artırır.
• Optik karakter tanıma (OCR): OCR, genellikle taranmış bir belgeden yazılmış, elle yazılmış veya basılmış metin resimlerini makine kodlu metne dönüştürür. Yapay zeka uygulaması, özelliklerinin doğruluğunu ve esnekliğini belirgin bir şekilde iyileştirdi.
• Robotik süreç otomasyonu (RPA): Fiziksel robotlar yerine RPA, tekrarlayan manuel görevleri otomatikleştirmek için yazılım robotlarını (botlar) kullanır. Her şey gibi, bu botlar da son birkaç yılda muazzam bir şekilde gelişti ve artık daha karmaşık ve öngörülemeyen görevleri halledebiliyor.
• Dijital iş akışı otomasyonu: Bu, faturaların fatura tutarı, satıcı veya masraf yeri gibi belirli ölçütlere göre elektronik olarak yönlendirildiği ve doğru kişinin doğru faturayı doğru zamanda onaylayabilmesi için fatura onayı için otomatik yolların oluşturulmasını içerir.
• Elektronik veri değişimi (EDI): EDI, muhataplar arasında standart bir elektronik biçimde iş belgelerinin bilgisayardan bilgisayara değiştirilmesine olanak sağlar. Bu, doğruluğu ve hızı artırmaya yardımcı olur ve ayrıca daha sıkı gizlilik ve güvenlik denetimlerini destekler.

Hangi satıcı muhasebesi görevleri otomatikleştirilebilir?

Her şirketin kendine özgü protokolleri ve iş akışları olacaktır. Aşağıdaki listede, en yaygın şekilde otomatikleştirilen bazı görevler özetlenmektedir:

• Veri girişi ve fatura yakalama: Genellikle, fatura verilerinin yanı sıra dijitalleştirilmesi gereken diğer kağıt belgeleri de hızlı ve doğru bir şekilde yakalamak için yapay zeka ile birleştirilen OCR teknolojisi kullanılır.
• Fatura eşleme ve doğrulama: Otomatik sistemler, faturaları ilgili satın alma siparişleri ve makbuzlarla eşleştirir ve işlemeye devam etmeden önce doğruluğu doğrular. Bu, ödemelerin yalnızca doğrulanmış işlemler için yapılmasını sağlar, mali kontrolü geliştirir.
• Onay yönlendirme ve iş akışları: Fatura onay süreçleri için önceden tanımlanmış kurallar oluşturularak doğru belgelerin doğru kişilere (doğru güvenlik seviyesi ile) gittiğinden emin olunur.
• Ödeme çizelgeleme ve yürütme: Otomatik sistemler, ödemeleri vade tarihleri ve şirket nakit akışı stratejileri temelinde planlar. Ardından ödemeler yürütür, elektronik fon aktarımlarını yönetir, mali kaynakları optimize eder ve bölgesel düzenlemelere uyar.

Satıcı muhasebesini otomatikleştirme

Dijital dönüşüm projelerini derinden çıkaran sistem arızaları değil - kötü planlama ve zayıf iletişim. Kanıtlanmış bu stratejiler, başarılı bir AP otomasyon projesi oluşturmanıza ve yürütmenize yardımcı olabilir:

• Mevcut AP süreçlerini değerlendirin ve boşlukları belirleyin: Verimsizlikleri ve otomasyondan yararlanabilecek alanları belirlemek için mevcut borç hesapları süreçlerinizi ayrıntılı bir şekilde gözden geçirerek başlayın. Bu değerlendirme, belirli ihtiyaçları belirlemeye yardımcı olacak ve özel otomasyon çözümüne zemin hazırlayacaktır.
• Doğru AP otomasyon yazılımını seçin: Kuruluşunuzun özel ihtiyaçlarıyla uyumlu bir yazılım seçin. Mevcut sistemlerle uyumluluk, kullanım kolaylığı, ölçeklenebilirlik ve gerekirse küresel operasyonları destekleme yeteneği gibi faktörleri göz önünde bulundurun.
• Dijital fatura yakalamayı ayarlama (OCR ve e-faturalama): Manüel veri girişini azaltmak ve doğruluğu artırmak için temel bir süreç olan kağıt tabanlı biçimlerden dijital biçimlere geçiş için OCR ve e-faturalama gibi teknolojileri uygulayın.
• Otomatik iş akışlarını ve onay hiyerarşilerini konfigüre etme: Fatura işleme ve onaylar için net kurallar ve iş akışları belirleyin. Bunlar süreçleri kolaylaştırmak, gecikmeleri azaltmak ve şirket politikalarına uyumluluğu sağlamak için tasarlanmalıdır.
• Güçlü bir iletişim, geri bildirim ve eğitim stratejisi oluşturun: En iyi yazılım entegrasyonları, yöneticiler temel ekiplerinin sorunlu noktalarını ve istek listelerini öğrenmek için zaman ayırdığında gerçekleşir. Yeni çözümleri seçmek için şirketinizin yukarıdan aşağıya hedeflerini ve gerekçesini iletmek için zaman ayırın. Otomasyonun işleri ortadan kaldırmadığından ancak daha stratejik ve pazarlanabilir beceriler geliştirmek için ekiplerinizi özgürleştirdiğinden emin olmak için rolleri ve sorumlulukları yeniden yapılandırın.

AP otomasyon yazılımı nasıl seçilir?

Benzeri görülmemiş rekabet ve belirsiz pazar güçleriyle karşı karşıya kaldığınızda daha yalın ve hızlı olmak ve operasyonunuzun her bölümünde daha fazla veri odaklı içgörü ve görünürlük elde etmek için her fırsatı yakalamanız gerekir. Sadece birkaç yıl önce “sahip olmak için güzel” olacak teknolojiler artık şart haline geldi. Benzersiz ihtiyaçlarınızı tam olarak karşılayan bir teknoloji portföyü oluşturmak için bilinçli ve uzun vadeli bir strateji geliştirmeniz her zamankinden daha önemlidir ve değişen iş ortamıyla kolayca ölçeklendirme ve pivot yapmanızı sağlar. AP otomasyon yazılımının değerlendirilmesine dahil olan adımlardan sadece birkaçı aşağıdadır:

• AP süreci gereksinimlerinizi anlayın: Mevcut süreçlerinizdeki belirli zorlukları ele alacak temel özellikler de dahil olmak üzere otomasyon ihtiyaçlarınızı açıkça tanımlayın.
• Ölçeklenebilirliği ve esnekliği değerlendirin: Yazılımın büyümeye uyum sağlayabilmesini ve değişen iş süreçlerine ve düzenlemelerine uyum sağlayabilmesini sağlayın.
• Mevcut sistemlerle entegrasyon özellikleri sağlayın: Yazılım, veri tutarlılığını korumak ve iş fonksiyonları genelinde operasyonları kolaylaştırmak için mevcut ERP ve finansal sistemlerinizle sorunsuz bir şekilde entegre olmalıdır.
• Kullanıcı dostu ve sezgisel arayüzleri önceliklendirin: Öğrenme eğrisini en aza indirmek ve personeliniz arasındaki benimseme oranlarını en üst düzeye çıkarmak için sezgisel bir arayüzle yazılımı tercih edin. Kullanıcı kolaylığı, yazılımın özelliklerinden tam olarak yararlanmada kilit öneme sahiptir.
• Güvenlik ve uyumluluk özelliklerini değerlendirme: Yazılımın hassas finansal verileri korumak için güçlü güvenlik önlemlerine sahip olması ve şirketinizin faaliyet gösterdiği tüm ülkelerde düzenleyici gerekliliklere uyumu desteklemesi çok önemlidir.
• Satıcı itibar ve destek hizmetlerini gözden geçirme: Satıcının pazardaki itibarını ve müşteri desteğinin kalitesini araştırın. Hızlı sorun çözümü ve sürekli sistem performansı sağlamak için güvenilir müşteri hizmetleri esastır.

Bu makaleyi paylaş.

İlgili içeriği keşfedin

Devamını oku