Başvuru sahibi izleme sistemine genel bakış

Başvuran izleme sistemi (ATS), kuruluşların işe alım ve işe alım görevlerini dijital olarak yönetmelerine yardımcı olan, insan kaynakları (İK) için bir yazılım uygulamasıdır. İş talepleri, ilanlar, başvurular yönetilip başvuru sahiplerinin tarandığı ve seçildiği iş ve başvuran bilgileri için merkezi veritabanı görevi görür.

ATS, iş tanımları oluşturma, kariyer sitelerine ve iş bulma sitelerine iş iletme, résumé taraması, mülakatları planlama, geri bildirim toplama, arka plan kontrolleri gerçekleştirme ve elektronik imzalarla teklif mektupları oluşturma gibi yaygın görevlerin performansını destekler.

Sistem ayrıca iş başvurusunda bulunanlar için deneyimi de yönetir. Buna iş arama, çevrimiçi başvuru yapma ve bir başvurunun durumunu kontrol etmenin yanı sıra başvuru sahiplerine bildirim oluşturma dahildir.

Başvuru takip sistemi ne işe yarar?

ATS, işe alım süreciyle ilişkili iş akışlarını otomatikleştirip yöneten, iş başvurusunda bulunanlar için bir veritabanı görevi görür. İşe alım yöneticilerinin ve işe alım yöneticilerinin, zamanlarını en nitelikli başvuru sahiplerine odaklayabilmeleri için alınan gelir hacmini azaltmalarına olanak sağlar.

Şirketler, iş kurallarını ATS'ye programlayabilme özelliği sayesinde, başvuranların gönderdikleri kişisel verileri güvence altına alırken en iyi işe alım uygulamalarına uyduklarından emin olabilir.

Başvuran izleme sistemini kim kullanıyor?

Her büyüklükteki ve sektördeki şirketler, iş başvurusunda bulunanları organize etmek, aramak ve bu kişilerle iletişim kurmak ve iş başvuru süreçlerini yönetmek için başvuru izleme sistemlerini kullanır. Daha önce ilişkili maliyetler ve altyapı gereksinimleri nedeniyle daha büyük Fortune 500 şirketlerinin etki alanı olmakla birlikte, günümüzde küçük ölçekli kuruluşlar buluttaki hizmet olarak yazılım (SaaS) tekliflerinin maliyet tasarrufundan yararlanabilir.

ATS neden önemlidir?

Bir ATS, işe alım sürecini hızlandırır. Çevrimdışı ve kağıt tabanlı süreçlerden otomatikleştirilmiş bir dijital sürece geçerek işe alım ve işe alma görevleri kolaylaştırılır, zamandan tasarruf edilir ve adil ve en uygun işe alım uygulamaları sağlanır.

Başvuran izleme sisteminin bir kuruluşa nasıl fayda sağlayabileceğine ilişkin bazı örnekler aşağıda verilmiştir:

• Daha fazla başvuru sahibi: ATS, iş arayanların iş aramasını ve online başvuru yapmalarını kolaylaştırarak toplam başvuru sayısını artırır.
• Hızlı işe alım döngüleri: İşe alım görevlileri başvuran kanalının tamamında hızlı bir şekilde arama yapabilir, ilgili adayları seçebilir ve zamanlarını mülakatları, referansları ve teklifleri taramak gibi daha yüksek değerli işlere yatırabilir.
• Paydaşlarla daha fazla iş birliği: Mülakat aşamasında, işe alım yöneticileri ATS içindeki adayları gözden geçirir ve geri bildirim sağlar. Adayların tarama ve işe alma aşamalarında ilerlemesini otomatikleştirmek için iş kuralları yapılandırılabilir.

Başvuru sahibi takip sistemlerinin gelişimi

İnternetten önce, sınıflandırılmış gazetelerde ve sektörel yayınlarda iş açılışları ilan edildi. Süreç kağıt tabanlı idi, bu da onu zaman alıcı ve yönetmeyi zorlaştırdı. İş başvurusunda bulunanlar bir başvurunun durumunu kolayca belirleyemedi. Kesin kopya başvurularının hacmi nedeniyle işe alım yöneticileri ve işe alma yöneticileri en nitelikli başvuru sahiplerini belirleyemedi.

Dijital ve online teknolojilerle iş başvurusu çok daha kolaylaştı. Küresel istihdam web siteleri, iş fırsatlarını dünya çapında insanlara tanıttı. Aniden eleman alımı haciz işi haline gelmişti.

İlk başvuru takip sistemleri 1990'ların sonunda geliştirildi ve tesislerde barındırıldı. Sistemler, işe alım uygulamalarında uyumluluk ve tutarlılık sağlarken alınan çok sayıda résumé'nin işlenmesine ve saklanmasına odaklandı. İşe alım yöneticileri de bu kadar yüksek hacimli uygulamaların etkisini hissettiler ve kısa sürede bu sistemler ön tarama, résumé tarama, ayrıştırma, otomatik bildirimler ve analitikleri destekleyecek şekilde gelişti.

Günümüzde, başvuran izleme sistemleri ağırlıklı olarak bulutta dağıtılır ve yapay zeka özellikleriyle hizmet olarak yazılım veya SaaS çözümü olarak sunulur. Bulut tabanlı bir ATS, ağır uygulama maliyetlerini ve verimsiz süreçleri ortadan kaldırarak BT'ye olan bağımlılığı azaltır.

ATS teknolojisi, aşağıdakileri içerebilecek modern işe alım gereksinimlerini desteklemek için gelişti:

• Yapay zeka destekli iş akışları: Kararları hızlandırmak ve iş gücü planlamasını desteklemek için yapay zeka destekli eşleştirme, otomatik tarama, mülakat planlaması ve dijital teklif yönetimi ile işe alımı kolaylaştırın.
• Sanal işe alım: Kariyer siteleri, aday iletişimi, teklifler ve mülakatlar gibi uzaktan iş yeri ve işe alım çabalarını destekleyin.
• Toplu işe alım: Sağlık, market, e-ticaret ve teknoloji gibi belirli sektörler için büyük hacimli başvuru sahiplerini hızlıca cezbedin, izleyin ve işe alın.
• Yüksek başvuru hacimleri: Belirli açılışlar için büyük hacimlerde başvuru sahibi ekranı.
• İç işe alım: Dahili ilerlemeyi teşvik edecek çalışanları tanımlayın.
• Çeşitlilik ve kapsayıcılık: Bir şirketin işe alma girişimleri ve taraflı olmayan işe alım uygulamalarıyla uyum sağlayın.

ATS, bir iş açılışını yayınlamaktan teklif mektubu sunumuna kadar işe alım sürecini destekler. İşe alım verileri kişisel veri olduğundan, başvuran izleme sistemleri de şirketlerin GDPR gibi veri koruma mevzuatıyla uyumlu kalmasına yardımcı olur.

ATS için kullanım durumları

İşe alım yöneticileri bir ATS'nin en aktif kullanıcılarıdır. Sistemi günlük olarak iş taleplerini yönetmek, açık pozisyonlar göndermek, başvuranları gözden geçirmek ve işe alım ile işe alım aşamalarında adayların ilerlemesini yönetmek için kullanırlar.

İşe alım yöneticileri işe alım sürecine katılmak için ATS kullanır. Sistem; iş tanımlarını, başvuranları ve geri bildirimleri gözden geçirmek ve her bir adayın durumunu görmek için etkin iş taleplerine doğrudan erişim sağlar. ATS'den mülakat hazırlamak ve yürütmek, ayrıca mülakat sonrasında niceliksel ve nitel geri bildirimleri saklamak için bilgi üretilir.

İş başvurusunda bulunanlar iş aramak ve başvurmak için ATS'yi kullanır, başvuru durumunu kontrol eder ve iş tekliflerini kabul eder.

ATS göz önünde bulundurulduğunda ne aranır?

Başvuru sahibi takip sistemleri bağımsız çözümler olarak sunulur veya aday ilişkileri yönetimi (CRM) özelliklerini içeren uçtan uca bir işe alım yazılımı platformunun bir parçası olarak dahil edilebilir.

CRM yazılımı genellikle bir ATS ile paralel olarak kullanılır. Ancak ATS'nin aksine, bu sistemler yetenekleri çekmek ve aday statüsüne geçen başvuru sahipleriyle ilişkiler kurmak için kullanılır. Aday ilişki yönetimi sistemleri, aday etkileşimine odaklanır ve genel olarak olumlu bir işe alım deneyimi oluşturur.

Bazı kuruluşlar aday veri yönetimi için bağımsız ATS başvurusunun basitliğini tercih ediyor. Ancak bu seçenek bazı sınırlamalar sunar. Aktif adayları işlemek için yeterli olmakla birlikte, bu sistemler pasif yeteneklerin katılımı ve beslenmesi için gerekli yetenekleri sağlamaz.

ATS ve CRM işlevselliğini içeren işe alım yazılımı, adaydan adaya yolculuğun tamamında en büyük esnekliği ve verimliliği sağlar. Birleşik avantajlar şunları içerir:

• Gelişmiş kariyer web sitelerine erişim
• Özel varış sayfaları
• E-posta pazarlama kampanyaları
• Daha büyük yetenek havuzları
• Kısa listeye alınan adaylardan daha fazla ilgi ve katılım
• Daha hızlı işe alım döngüleri
• Dahili paydaşlarla daha fazla iş birliği

Uçtan uca bir işe alım çözümü maliyetleri azaltır ve birden fazla sistemi paralel olarak yönetme karmaşıklığını ortadan kaldırır.

Ek hususlar şunları içerir:

• Ölçeklenebilirlik: Bir organizasyonun işe alım ihtiyaçları dalgalanacağı için yazılımın çevik ve ölçeklenebilir olması gerekir.
• Entegrasyon: Teknolojinin diğer işe alım yazılımlarının yanı sıra genel insan kaynakları teknoloji altyapısıyla nasıl entegre olacağını önceden belirleyin. Bu entegrasyonlar, manüel veri süreçlerinin ortadan kaldırılmasını ve işe alım verilerinin çalışan verileriyle birleştirilmesini destekleyecektir.
• Kullanıcı gereksinimleri: Tüm kullanıcıları (başvuranlar, işe alım görevlileri, işe alım yöneticileri) düşünün ve ATS'nin herkes için etkili ve olumlu bir deneyim sunabildiğinden emin olun.

ATS ve CRM içeren uçtan uca bir işe alım platformunun özellikleri nelerdir?

Kapsamlı bir işe alım çözümüyle yararlanabileceğiniz birleştirilmiş özelliklere ve işlevlere genel bakış:

Pozisyon kaydetme

• Tercih edilen yetkinlikleri vurgulayan iş tanımları oluşturun.
• Otomatik taramaları kullanarak cinsiyet eğilimini ve maaş karşılaştırmalarını belirleyin.
• İş arayanlar için çalışan markalı bir web sitesi oluşturun.
• Kariyer web sitelerinde ve iş bulma sitelerinde ilanları oluşturun ve yönetin.
• Talep formu başına konfigüre edilebilir uygulamaları kullanın (mobil uygulama, hızlı uygulama, çok aşamalı).

Başvuru sahiplerini gözden geçirme

• Tek bir veri tabanı kullanarak harici ve dahili uygulamaları arayın.
• Her bir ilan için uygulama öncesi tarama sorularını konfigüre edin.
• Ayrıştırma dahil olmak üzere, résumé verilerinin depolanmasını ve analizini otomatikleştirin.
• Her bir rol için kişiselleştirilmiş otomatik bildirimler ve uyarılar alın.
• Üçüncü taraf ajanslara güvenli erişim sağlayın.
• İşe alım sürecinin tamamında gerçek zamanlı raporlar ve analitikler oluşturun.

Adaylarla mülakat yapılıyor

• Mülakatları programlayın ve ilerlemeyi izleyin.
• Geri bildirim toplayın ve aday değerlendirmelerini otomatik olarak konsolide edin.
• Mevcut bilgiler ve durum için bir aday portalına güvenli erişim sağlar.

İşe alma ve işe başlatma

• Önceden doldurulmuş veriler içeren markalı şablonlara ve formlara erişin.
• Daha hızlı dönüş için elektronik imza özelliklerine sahip teklif mektupları oluşturun ve sunun.
• Etkinleştirme sürecini otomatikleştirin.

Bir kuruluş ATS'yi ne zaman uygulamalı?

Bir ATS uygulaması, hızla büyüyen ve genel iş stratejisiyle bağdaşan iddialı işe alım hedefleri olan kuruluşlar tarafından dikkate alınmalıdır. Ek gereksinimler, yüksek talepte bulunan özel bir beceri kümesini veya rolü hedeflemeyi, toplu işe alım çabalarını desteklemeyi veya merkezi bir veri modeli ile otomatik iş akışlarının zaman ve para tasarrufu sağlayacağı İK içindeki önemli verimsizlikleri çözmeyi içerebilir. Bu verimsizlikler şunlar olabilir:

• İşe alım çabaları bir elektronik tabloda izlenir.
• Aynı iş ilanının birden fazla iş bulma sitesine manuel olarak gönderilmesi gerekmektedir.
• Çok sayıda ilgisiz uygulamayı gözden geçirmek için zaman harcanır.
• İşe alım ekibinden geri bildirim ve kararlar almak zordur.
• Mevcut bir kariyer sitesini oluşturmak, sürdürmek veya iyileştirmek için dahili kaynaklar mevcut değildir.
• İşe alımın değerini ölçmek zor ve tutarsızdır.

ATS'mi ne zaman yükseltmeliyim?

Birçok kuruluş, mevcut bir ATS'den CRM'deki aday katılım özellikleri de dahil olmak üzere uçtan uca bir işe alım yazılım platformuna yükseltmeyi seçer.

Kullanım dışı ATS'ler şu İK verimsizliklerine yol açabilir:

• Her iş açılışı için aynı iş başvurusu sunulur.
• İşe alım sürecinde büyük bir teslim etme oranı oluşur.
• Aday besleme ve katılım zor ve etkisizdir.
• Bilinçsiz önyargının varlığı bilinmemektedir.
• Böyle toplu işe alım, dahili ilerleme ve sanal işe alım gibi belirli işe alma stratejileri imkansız değilse zordur.

Başvuru sahibi izleme sistemleri, özellikle uçtan uca işe alım çözümlerine entegre edildiğinde İK'nın en iyi adayları çekmesi, tanımlaması, katılması ve işe alması için modern ve güvenli bir platform sağlar. ATS, işe alım çabalarının şirketin tahmini büyümesiyle mükemmel şekilde senkronize edilebilmesi için zaman alan manüel süreçleri ortadan kaldırır.