İşlemsel tedarik yöntemlerinin ötesine geçme

Tedarik, işlemsel satınalma ve kayıt tutmadan çok yönlü bir yönetim disiplinine dönüşmüştür. Günümüzde taktiksel, analitik ve kişilerarası beceriler gerektirir. Tedarik, bir işletmenin faaliyet göstermesi gereken tüm mal ve hizmetler için araştırma, kaynak belirleme, satın alma, alma, kontrol etme ve ödemeyi onaylama süreci olmaya devam eder. Hammadde ve makinelerden danışmanlık ücretlerine ve konferans tablolarına kadar bu önemli grup yer alıyor.

Tedarik, maliyet dengeleme önceliklerine ek olarak bir kuruluşun gelir stratejisinde giderek daha büyük bir rol oynar. Aynı zamanda bu yoğun ekip, hız ve şeffaflık için müşteri beklentilerinin yanı sıra küresel bir tedarik zincirinin dolaşması için eklenen fırsatlara ve baskılara da sahiptir. Bu, işletmelerin, süreçleri kolaylaştırmak ve şirket verilerini korumak için yeni yollar aramasını sağlar.

İş birliğine dayalı tedarik tanımı ve avantajları

İşbirliğine dayalı tedarik, tedarik faaliyetlerinin dahili departmanlar, tedarikçiler ve harici iş ortakları arasında stratejik olarak uyumlu hale getirilmesi ve entegre edilmesi anlamına gelir. Yaklaşım toplu satınalma gücünden yararlanabilir ve şirketlerin maliyetleri düşürmesine, verimliliği artırmasına, görünürlüğü genişletmesine ve uyumluluğu güçlendirmesine yardımcı olabilir.

Katılımcılar silolarda faaliyet göstermek yerine kaynak yaratma, sözleşme yapma, satınalma, tedarikçi yönetimi ve ödemeleri basitleştirmek için bilgiler paylaşırlar. Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımı sistemleri bağlamında, iş birliğine dayalı tedarik SAP Business Network gibi dijital platformlar aracılığıyla entegre edilebilir. Bu bulut tabanlı çözümler, alıcıları ve tedarikçileri gerçek zamanlı olarak birbirine bağlamak, işlemleri otomatikleştirmek ve iş birliğini teşvik etmek için bir merkez görevi görür. Bu durum; alıcılar, iş ortakları ve tedarikçiler farklı yazılım ve donanım çözümlerinde operasyonlar yürütmesine rağmen daha az sürtünmeye neden olur.

İşbirliğine dayalı tedarik neden artık isteğe bağlı değil?

Tedarik profesyonelleri, malzemelerin belirsiz kullanılabilirliği ile artan maliyetler nedeniyle ek envanter stoklama giderleri arasında sıkışır. Yine de tedarik ekipleri, uyumlu ve bütçe dahilinde kalırken bunların hepsini çalıştırmalıdır. Aniden, tarihsel olarak operasyonel bir rol artık iş sonuçlarını doğrudan etkiler. Başarılı olmak için, dahili ekiplerin aşırı harcama yapmadan her gün daha fazlasını yapmasına yardımcı olmak için yeni araçlar ve süreçler arıyorlar.

Geleneksel tedarik modelleri küresel aksaklıklara, düzenleme değişikliklerine ve yükselen müşteri beklentilerine ayak uydurmakta zorlanır. Manüel süreçler, eski araçlar ve parçalı iletişim yöntemleri ile karakterize edilirler.

Bulut tabanlı modern ERP sistemleri çalıştıran kuruluşlara bile satıcılarının süreçlerinde ve zaman çizelgelerinde şeffaflık olmaması neden olabilir. Sonuç, diğer şeylerin yanı sıra envanteri ve siparişlerin veya ödemelerin durumunu verimli bir şekilde görüntüleme olanağının sınırlı olmasıdır.

Tüm dünyadaki tedarik ekipleri, boşluğu kapatmak için ERP çözümlerini satıcılarla güvenli bir şekilde paylaşacak şekilde genişletiyor ve iş birliğine dayalı tedarik ve diğer tedarik zinciri işlevlerine adanmış bulut platformlarındaki verileri otomatikleştiriyor. Bu, yaygın zorluklara yanıt verir ve aşağıdakiler gibi avantajlar sunar:

• Tüm tarafların her işlemin durumunu görmesine izin vererek görünürlüğü geliştirme.
• Satın alma siparişlerini, faturaları ve ödemeleri otomatikleştirerek döngü sürelerini azaltma.
• Paylaşılan hedefler ve performans takibi ile tedarikçi ilişkilerini geliştirme.
• Proaktif iş birliği ve acil durum planlaması ile riskleri azaltma.

Bu yeni özellikler, ekiplerin işlemsel operasyonlardan stratejik operasyonlara kaymasına olanak sağlayarak iş birliğine dayalı tedariği yalnızca faydalı olmakla kalmaz, önemli hale getirir.

Tedarik iş birliğinde kilit roller, süreçler ve paydaşlar

Bir tedarik iş birliği çözümüne bütçe ayırmadan, iş akışlarını değiştirmeden veya BT desteğinin devreye girmesinden önce, kimlerin dahil olması gerektiğini ve önerilen zamanlamayı değerlendirmek önemlidir.

Tedarik iş birliği için bir iş planı oluşturmak çeşitli faktörlere dayalıdır: şirket modernleştirme ihtiyacını, operasyonel verimlilik için e-faturalamaya yönelmeyi, e-faturalama gerektiren vergi düzenlemelerini ve işletmenin başka bir alanına yeniden yatırım yapılabilecek uzun vadeli tasarrufları tanır.

Tartışma ve giriş tipik olarak birincil bir bulut geçiş projesi bir süredir sorunsuz bir şekilde yürütüldükten sonra gerçekleşir. Son modernizasyon yükseltmelerinin değerini göstermek için paydaşlarla bir araya gelirken pozitif KPI'ların araştırılması ve sunulması faydalıdır.

Tedarik departmanına ek olarak bu durum şunları içerebilir:

• Tedarik harcamalarını izleyen, bütçelemeyi tahmin eden, finansal uyumluluğu sağlayan ve maliyet-fayda analizlerini destekleyen finans .
• Düzenleyici gerekliliklerin ve iç politika standartlarının karşılanması ile ilgili tüm konulara ilişkin sözleşmeleri inceleyen Yasal ve Uyum.
• Lojistik, stok, teslimat ayrıntıları ve tedarik yöntemlerini koordine eden Operasyonlar ve Tedarik Zinciri Yönetimi.
• BT ve sistem analistleri, şirketin ihtiyaçlarına en uygun çözümü tartmak ve bir tedarik platformu sağlayıcısı ile veri entegrasyonunu denetlemek.

Tedarik iş birliği araçları: Özellikler ve ekosistem

En yeni tedarik iş birliği araçları; ölçeklenebilirliği, birlikte çalışabilirliği ve gerçek zamanlı veri değişimini destekleyen bulut tabanlı, API özellikli mimarilerdir. Ancak halen şirket içi veya hibrit ortamlar çalıştıran şirketler de bu modern araçlardan middleware ve konektörler aracılığıyla yararlanabilir.

Tedarik platformları nispeten yeni olsa da, sağladıkları özellikler finans ve tedarik yönetimi profesyonellerinin dikkatini çekiyor. Örneğin, SAP Business Network birbiriyle işlem yapmak ve işbirliği yapmak için üç milyondan fazla işletmeyi destekler. Kullanıcılar zamandan tasarruf eden süreç otomasyonunun keyfini çıkarır ve platformun uyumluluk ve entegrasyon sorunlarını çözdüğünü takdir eder. Katılımcılar, hangi ERP sistemini kullandıklarından bağımsız olarak ağ üzerindeki başka herkesle veri göndermek ve almak için iş ortamlarını kurarlar. Bir şirketin satıcıları veya tedarikçileri zaten ağda değilse davetler kolayca katılmaya (çoğu zaman ücretsiz olarak) gönderilebilir.

Bu, elektronik veri değişimi (EDI) ve elektronik tabloları e-posta yoluyla geri gönderme gibi daha eski süreçlere ilişkin belirgin bir iyileştirmedir. EDI, tedarikçilerin ve alıcıların satın alma siparişleri ile faturaları elektronik olarak paylaşmasına olanak sağlarken katı mimarisi, doğru otomasyona veya uyumluluk kontrollerine olanak sağlamaz. Bunlar hem gönderen hem de alıcı tarafından manüel olarak yapılmalıdır. Bu da zaman ekler ve hatalar için fırsat sunar. EDI sistemleri, belgelerde yer alan verilerin analizini yapamaz veya bilgilendirici raporlar oluşturamaz. İş birliğine dayalı tedarik özellikleri bu sorunlu noktaların çoğunu çözer.

Bir tedarik işbirliği çözümünde aranacak katma değerli özellikler arasında şunlar yer alır:

• Belge paylaşımı: Otomatik elektronik satınalma siparişlerini, faturaları, ödemeleri ve teyitleri etkinleştirin.
• Ağ keşfi: Belirli ölçütleri veya derecelendirmeleri karşılayan, kaynak yaratma ihtiyaçlarını gönderen, teklif alan ve daha fazlasını yapan yeni tedarikçiler arayın.
• Tedarikçi self servis portalları: Tedarikçilerin profilleri yönetmelerine, RFQ'lara yanıt vermelerine, satın alma siparişlerini faturalara çevirmelerine ve fatura göndermelerine ve siparişleri izlemelerine izin verin.
• Analitik gösterge tabloları: Harcama, tedarikçi performansı ve süreç verimliliği hakkında analizler sağlayın.
• İş akışı orkestrasyonu: Onayları, eskalasyonları ve istisna işlemeyi otomatikleştirin.
• Uyumluluk kılavuz sınırları: Satın alma siparişlerini ve faturaları eşleştirin, siparişlerin ve faturaların alıcı parametrelerine ve sözleşmelerine uygun olduğundan, onaylanan satıcıları ülkeye göre kullandığından ve yasal gereklilikleri karşıladığından emin olun.
• ERP sistemleriyle entegrasyon: Veri tutarlılığını sağlayın ve ERP ortamlarındaki en çok manüel girişi ortadan kaldırın.

İşbirliğine dayalı tedarik platformları güvenli, dokunulmaz işlemler ve gerçek zamanlı koordinasyon sağlar. Bunlar; kaynak yaratma, lojistik ve varlık zekası ağlarını içeren birleşik bir dijital tedarik zinciri oluşturan daha geniş bir ekosistemin parçasıdır.

Kaçınılması gereken ortak iş birliğine dayalı tedarikle ilgili zorluklar

Tedarik iş birliği platformlarının birçok avantajına rağmen satın alma süreci yine de zorlayıcı olabilir. Bu genellikle birkaç nedenden kaynaklanır: dönüşüm yorgunluğu, zamanlama, satıcı direnci veya yatırım getirisi verisi eksikliği. İlgili ekip sayısı, teknik planlama ve ilk yatırım göz önüne alındığında bu anlaşılabilir.

Ancak, tasarruflu tedarik yöneticileri bu endişeleri somut sorun noktalarını ve olumlu sonuçları kullanarak paydaşları eğiterek çözebilir. Örnekler arasında şunlar yer alır:

Entegrasyon eksikliği: Bağlantısı kesilen sistemler veri akışını ve görünürlüğünü engeller.
Çözüm: Sorunsuz entegrasyon sağlamak için ERP tabanlı bir platform kullanın.

Sınırlı tedarikçi katılımı: Tedarikçiler dijital platformları benimsemekte yavaş olabilir.
Çözüm: Kabul desteği sunun ve daha hızlı ödeme ve daha az hata gibi karşılıklı faydaları vurgulayın. Satıcılarının ve müşterilerinin çoğunun ağda olduğunu keşfedebilirler.

Güvenlik ve uyumluluk riskleri: Kurumlar arasında veri paylaşımı güvenlik açıklarını ortaya koyar.
Çözüm: Güçlü güvenlik, denetim izleri ve uyumluluk sertifikalarına sahip bir platform seçin.

Görünürlük eksikliği: Kesikli sistemler çok adımlı, manuel tedarik süreçleri gerektirir.
Çözüm: Paylaşılan bir sistemde sözleşmeleri, e-faturalamayı ve performans izlemeyi birlikte yazmaya izin verin.

Ek maliyetler: Liderlik ek bütçe ayırmaya eğilimli olmayabilir.
Çözüm: Daha fazla yatırım satmak için bir pilot program çalıştırın ve doğrulanmış yatırım getirisi istatistikleri sağlayın.

Liderlik hala ikna edilmezse, üçüncü taraf raporları tereddütlerini güvence altına alabilir. IDC Business Value White Paper'a göre "SAP Business Network'ün İş Değeri - Alıcı Kuruluşlar için"¹ müşteri olumlu yatırım getirisi dönüşlerini şu biçimde bekleyebilir:

• Daha hızlı pazara giriş hızı.
• Daha hızlı ürün ve sipariş teslimatı.
• Daha hızlı yeni iş ortağı etkinleştirmesi.
• Daha hızlı belge teslimatı.
• Artan elektronik satın alma siparişi kullanımı.
• Fatura onayı döngü sürelerinde azalma.
• Daha fazla fatura istisnasız işlendi.

Yardımcı olabilecek diğer üçüncü taraf kaynaklar ise IDC işletme değeri^{hesaplayıcı2} ve IDC İş Değeri Beyannamesi, "SAP Business Network'ün İşletme Değeri - Satış Organizasyonları İçin."³ Giriş teyit edildiğinde, belirlenen süreçlerden zaman tasarrufu sağlayan iş akışlarına kadar bir yol haritası oluşturma zamanı gelmiştir.

Tedarik liderleri için iş birliği yol haritası geliştirme

Bir tedarik iş birliği çözümünün entegre edilmesi, şirket genelindeki bir bulut geçişine kıyasla küçük bir girişim olsa da optimum sonuçlar için stratejik bir yol haritası oluşturulması önerilir. Bu tatbikat, tüm tarafların ihtiyaçları, gereksinimleri ve beklentileri üzerinden düşünmelerini sağlıyor. Ayrıca herhangi bir değişiklik yönetimi adımı veya eğitim için planlama yapmak için uygun bir zaman da söz konusudur. Çalışanlar, kullanılabilir oldukları anda yeni tedarik işbirliği araçlarını kullanmaya hazır hale gelir. Dikkate alınması önerilen adımlar şunlardır:

1. Mevcut durumun değerlendirilmesi: Mevcut tedarik süreçlerinin, sistemlerin ve paydaş katılımının değerlendirilmesi. Ekibiniz en çok neyle mücadele ediyor? En çok hangi adımlar hataya veya yanlış iletişime eğilimlidir? Ekip nelerin değiştirilmesini istemiyor?
2. İşbirliği hedeflerini tanımlama: Maliyet tasarrufu, çeviklik veya sürdürülebilirlik gibi iş öncelikleriyle uyumlu hareket edin. Senin önceliklerin nedir? Başarıyı nasıl tanımlayacaksınız? Daha hızlı faturalama mı? Daha az hata? Daha dayanıklı bir tedarik zinciri mi?
3. Doğru platformu seçin:  ERP sisteminizle entegre olan ve işbirliği ihtiyaçlarınızı destekleyen araçları seçin. Halihazırda bir tedarik platformu kullanan satıcılar veya tedarikçiler mi? Aksi takdirde kolayca katılabileceklerinden emin olun. Bu nedenle, benimseme olasılığı daha yüksektir.
4. Paydaşlarla etkileşim kurma: Girişlerini almak, soruları yanıtlamak ve satın alma işlemlerini güvenli hale getirmek için tedarik, finans, BT ve tedarikçileri sürece erken dahil edin. Herkesin ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan tedarik platformunu seçin.
5. Pilot ve yineleme: Küçük bir tedarikçi veya kategori grubuyla başlayın, sonuçları ölçün ve ayrıntılandırın. Örneğin, seçtiğiniz ağ üzerinde zaten anahtar bir tedarikçi varsa öncelikle tedarikçi ile entegrasyon sağlayın. İş akışlarını kurun, ekibi eğitin ve üç ay gibi belirlenen bir dönemdeki iyileştirmeleri değerlendirin.
6. Ölçeklendirin ve optimize edin: Avantajlar ve yatırım getirisi inandırıcıysa iş ortaklarınızın, tedarikçilerinizin ve alıcılarınızın geri kalanında kullanıma sunun. Sürekli gelişimi teşvik etmek için analitikleri kullanarak süreçleri ayrıntılandırmak için iş birliğini genişletin.

Tedarik iş birliğini bugün keşfetmeye başlayın

Manuel ve silolanmış işlemsel tedarik süreçlerinin günleri, işletmelerin daha az sürtünmeyle ticaret yapmasına olanak sağlayan bulut tabanlı ağlar yardımıyla aşamalı olarak sona eriyor. Bu yeni araçların kullanıldığı tedarik ekipleri daha kolay bir şekilde şunları yapabilir:

• Yeni tedarikçileri keşfedin ve hızlı bir şekilde sözleşme koşullarına gelin
• Değişen tedarik zinciri koşullarına daha hızlı yanıt verin
• Satın alma ve satış sürecinin tüm adımlarına ilişkin daha iyi görünürlük elde edin
• Tüm dahili ve harici düzenlemelere ve ilkelere uyun

İşbirliğine dayalı bir tedarik platformunu kullanmak tedarik zincirinize ilişkin görünürlüğü, verimliliği ve uyumluluğu inceler. Doğru çözüm hazır olduğunuzda ve şirketinizin dönüşümünü destekleyecek birçok seçenek mevcuttur.