Bordro yönetim sistemi nedir?

Bordro yönetim sistemi çalışan ücretlerini, çalışılan saatleri, kesintileri ve ödeme dönemi başına vergi stopajını hesaplamak için kullanılır. Çalışılan saatlerin doğru ödenmesini sağlamak için genellikle zaman ve katılım sistemleriyle yakından entegre edilir.

Bir organizasyon bordroyu manüel olarak yönetebilir, özel yazılım kullanabilir veya bu işlevi üçüncü taraf bir sağlayıcıya gönderebilir. Bordro yönetim sistemi, insan sermayesi yönetiminin (HCM) temel bileşenidir.

Bordro yönetimi neden önemlidir?

Bir bordro yönetim sistemi, şirketlerin karmaşıklığı azaltmasına, riski yönetmesine ve etkili bir şekilde ölçeklenmesine yardımcı olabilir. Ayrıca, gelişmiş bordro yazılımı çalışanlara önemli raporlar oluşturma, trendler hakkında içgörüler edinme ve verileri departmanlar arası sistemlerle entegre etme fırsatı sunar.

Doğru bordro yönetimi insan kaynakları (İK) gibi departmanlar için çok önemlidir. Şirket kayıtlarının doğru şekilde bakımının yapılması ve vergi düzenlemeleri ile iş kanunları ile uyumluluğun sağlanması için İK ve bordro; maaş, yan haklar ve çalışan durumuyla ilgili bilgilere erişmelidir.

Ve uyum yanlışı almak pahalı olabilir. IRS, 2023'te ABD'li işverenlerin yanlış hesap veya eksik ödemeler nedeniyle yaklaşık 8,5 milyar dolar sivil ceza aldığını, 2021'de ise "isim ve utanç" kampanyası ve davasını değerlendirerek yüzlerce Birleşik Krallık işvereni için milyonlarca lira para cezası ve tazminat masraflarına yol açtı. Küçük hatalar bile halkın utanmasına, itibar kaybına ve düşük morallere yol açabilir, bu yüzden şirketlerin bordro yönetimini doğru almaları önemlidir.

Bordro yönetiminin bazı yöntemleri nelerdir?

Her ölçekten işletmenin, çalışanlara zamanında ödeme yapmak ve uyumluluğu sürdürmek için doğru bordroyu yönetmesi ve sürdürmesi gerekir. Her biri için avantajların ve dezavantajların yanı sıra farklı seçenekler de vardır. Bordro yönetimi için üç temel yöntem aşağıda verilmiştir:

1.     Manüel bordro yönetimi

Bu tür bordro yönetimi, ücretlerin, kesintilerin ve bordro vergilerinin bir elektronik tabloya veya basit bir muhasebe yazılımına manüel olarak girilmesini içerir. Küçük ölçekli işletmeler ve girişimler, maliyetlerden tasarruf etmek için manüel bordro yönetimini kullanmaya teşvik edilebilir. Ancak bu yöntem zaman yoğundur ve güvenlik tehditleri, veri kaybı ve insan hatasına karşı potansiyel olarak savunmasızdır.

2.     Bordro yönetim yazılımı

Bu türde özelleştirilmiş yazılım bir bilgisayarda veya bulutta bulunur ve bir şirketin bordro otomasyonunu düzenlemesine ve kolaylaştırmasına yardımcı olabilir. Bordro yönetimi yazılımı bulutta giderek daha fazla yönetilir, genel olarak ücret alınır ve abonelik temelindedir. Şirketlerin maliyetli bordro hatalarından kaçınmasına, uyumluluk güncellemelerine dikkat etmesine, operasyonlar yeni coğrafyalara açıldıkça bölgeler arasında ölçeklenmesine ve çalışan verilerini düzenli ve güvenli tutmasına yardımcı olabilir.

3.     Bordro dış kaynak kullanımı

Bordro yönetimini şirket içinde çalıştırma isteği veya kaynağı olmayan şirketler, bu süreci yönetmek için harici bir hizmet sağlayıcısını işe alabilir. Üçüncü taraf bir şirket idari yükün bir kısmını kaldırabilirken, bu pahalı olabilir ve sürecin doğrudan kontrolünden vazgeçmeyi gerektirir.

Bordro yönetimi sürecinin aşamaları nelerdir?

Bordro, sistemin amaçlanan şekilde doğru ve verimli çalışmasını sağlamak için kuruluşların izlemesi gereken adımları içermektedir. Sonuçta tek bir yanlış adım, gecikmiş maaş çeki veya para cezası ile sonuçlanabilir. Bordro yönetiminin üç ana aşaması şunlardır:

1. Bordro öncesi aşaması

İstihdam durumu, saatlik ve fazla mesai oranları, maaş, zaman izleme bilgileri, ikramiyeler, fazla mesai veya komisyonlar, ücretli izin veya kesintiler gibi temel çalışan verilerinin toplanmasını içerir. Organizasyonların ayrıca bordro sistemlerinin en son verilerle, iş politikalarıyla ve uyumluluk düzenlemeleriyle kurulmasını sağlaması gerekir.

2. Hesaplamalar evresi

Çalışanın net veya eve devir ödemesini almak için brüt ödemenin hesaplanmasını ve ardından kesintilerin uygulanmasını içerir. Fonları zamanında dağıtmak ve bordroyu zamanında tutmak için gerekli şirket içi onayları almak kritik önem taşır.

3. Bordro sonrası aşama

Çalışanlara ücret dağıtılmasını, sosyal sigorta ve emeklilik katkı paylarının yapılmasını, doğru mali kayıtların tutulmasını ve gerekli form ve raporların devlet kurumlarına ibraz edilmesini içerir. Şirketin bulunduğu yere bağlı olarak, işverenlerin belirli bir yıl boyunca çalışan kayıtlarını tutmaları gerekecektir. Örneğin IRS, ABD'li işletmelerin istihdam vergileri kayıtlarını en az dört yıl boyunca tutması gerektiğini belirtiyor. İç ekiplerin de doğruluğu sağlamak ve iyileştirilmesi gereken tüm alanları ele almak için iç süreçleri düzenli olarak gözden geçirmesi gerekmektedir.

Bir bordro yönetim sisteminin işlevleri nelerdir?

Bordro yönetiminin ayrıntılarını daha ayrıntılı inceleyen modern bir bordro sistemi, şirketlere aşağıdaki konularda yardımcı olabilir:

• Çalışan ücretlerinin hesaplanması: Brüt ödemeyi, kesintileri ve net ödemeyi otomatikleştirip hesaplayarak vergi yükümlülükleri ve iş yasaları ile uyumluluğu sağlayın. Vergiler ve kesintiler arasında yerel, eyalet, eyalet, bölge, federal veya ülke vergileri, emeklilik veya sağlık sigortası hak tutarları ve brüt ödemeden alınan diğer tüm stopaj vergileri yer alır.
• Bordro vergileri işleme: Devlet kurumlarına kesintileri hesaplayın ve havale edin.
• Bordro kayıt tutma gereksinimlerine uymak: Çalışanlar ve sözleşmeli çalışanlar için üç aylık ve yıllık vergi raporlarının ve yıl sonu formlarının bakımını yapmak.
• Çalışanlara ücret bildirimleri sağlama: Çalışanlara, ödeme dönemi ve yılbaşından bugüne kadar elde ettikleri kazançların ve kesintilerin dökümünü kağıt veya elektronik beyanlar yoluyla verin. Bazı bordro sistemleri ayrıca çalışanların ödeme bildirimleri hakkında e-posta veya metin mesajlarını kabul etmelerine izin verir.

Bulut tabanlı bordro yönetim sistemini kullanmanın avantajları nelerdir?

Bordro sistemleri daha fazla verimliliği destekler ve işletmelerin, zaman alan İK görevlerinden tasarruf etmesine yardımcı olur. Bulut tabanlı bordro yazılımı ve her yerdeki erişim arayüzü sayesinde bordro ekipleri parmaklarının ucunda duyarlı ve güçlü araçlara sahiptir. Giderek bordro da stratejik bir işlev olarak tanınıyor. Forbes'ta belirtildiği gibi, yapay zeka destekli bordro sistemleri, bordroyu güven ve dönüşüme dönüştüren kuruluşların şeffaflığı artırmasına, hataları azaltmasına ve daha kişiselleştirilmiş çalışan deneyimleri sunmasına yardımcı oluyor.

• Doğru hesaplamalar: Hesaplamaları otomatikleştirmek, bordroyu işlerken şirketlerin hatalardan kaçınmasına, zamanında ve doğru ödeme sağlamasına yardımcı olur.
• Uyumluluk yardımı: Yeni yasalar çıkarıldığında veya mevcut yasalar değiştiğinde, bordro yönetimi yazılımı bu değişiklikleri düzenlemelere dahil ederek işletmelerin kritik son tarihlerden önce kalmasını ve cezalardan kaçınmasını sağlayacak şekilde çok daha iyi konumlandırılır. Birden fazla bölgede ve ülkede faaliyet gösteren şirketler için, gelişmiş bulut tabanlı bordro, bunları uyumlu tutmak için global yerelleştirme özellikleri içerir.
• Vergi formlarına erişim: Çalışanlar vergi formlarına kendi başlarına kolayca erişerek İK yükünü azaltabilirler.
• Esnek ödeme seçenekleri: Çalışanlara doğrudan mevduat veya çek yoluyla mı, yoksa şirket tarafından sağlanan başka bir seçenek aracılığıyla mı ödeme yapılmasını istediğinizi seçebilirler.
• Ayrıntılı kayıt tutma: Ekipler bordro ayrıntılarını gerçek zamanlı verilere göre konsolide edebilir ve tek tuşa basarak özelleştirilmiş raporlar oluşturabilir. Trendleri ve modelleri belirlemek için bordro veri analitiklerini kullanmak, İK ve şirket liderlerinin daha iyi iş kararları almasına yardımcı olur.
• Çalışan self servisi: Çalışanlar ödeme bildirimlerine ödemelerin ve kesintilerin dökümüyle erişebilir, şeffaflığı artırabilir.
• Daha az bordro hatası: Yazılım tabanlı bordro, manuel veri girişi ve hesaplamaları ve buna bağlı hata olasılığını ortadan kaldırır.
• Otomatik uyarılar: Bordro yöneticileri olası sorunlara dikkat çekmek ve önemli tarihler, son tarihler ve uyumluluk güncellemeleri için anımsatıcılar ayarlamak üzere yazılımdaki uyarıları etkinleştirebilir.

Bordro'nun gelişimi

Bordro uzun süredir bir arka ofis işlevi olarak görülüyor, ancak çoğu zaman gözden kaçırıldı. Bugün o algı değişiyor. SAP SuccessFactors Başkanı Dan Beck'in yakın tarihli bir Forbes makalesinde belirtildiği gibi bordro, iş gücü genelinde güven, şeffaflık ve dönüşümün stratejik bir etkeni haline gelmektedir.

Beck, “Bordro sadece hesaplamalarla ilgili değil; halkınıza bağlılıktır” diyor. "Doğru, zamanında ve şeffaf olduğunda güven oluşturur, kültürünüzü güçlendirir ve çalışanları bağlı tutar."

Yapay zeka bu mesaiyi hızlandırıyor. Akıllı bordro sistemleri, kişiselleştirilmiş ödeme bildirimlerinden dolandırıcılık tespitine ve stratejik iş gücü analizlerine kadar kuruluşların anlamlı çalışan deneyimleri sunmak için işlemlerin ötesine geçmesine yardımcı oluyor. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll, örneğin, aşağıdakileri yapmak için yapay zekayı kullanır:

• Ödeme makbuzu verilerini basitleştiren Ödememi Açıkla gibi özelliklerleödeme saydamlığını artırın.
• Ödeme kontrollerini etkilemeden önce anormallikleri belirleyerek verimliliği artırın ve hataları azaltın.
• Dolandırıcılığı algılayın ve gerçek zamanlı örnek analiziyle uyumluluğu sağlayın.
• Planlamayı ve bütçelemeyi bilgilendirmek için ücretlendirme ve iş gücü maliyetlerine ilişkin stratejik içgörüleri ortaya çıkarın.

Bordro yönetim sistemi nasıl seçilir?

Doğru bordro yönetim sistemini seçmek söz konusu olduğunda, işletme karar vericilerinin bir sistem seçmeden önce ihtiyaçlarını değerlendirmeleri ve istemeleri şarttır. Ne harcayabileceklerini ve sahip olmaları gereken özellikleri belirledikten sonra şu soruları yanıtlayabilirler:

1. Sağlayıcının itibar ve deneyim düzeyi nedir?

Web sitelerini inceleyin, müşteri deneyimlerini ve vaka çalışmalarını okuyun ve bir sağlayıcının artılarına ve eklerine bakın. Ayrıca taahhütte bulunmadan önce yazılımı test etmek için canlı demo veya ücretsiz deneme için kaydolun.

2. Sistem ne kadar güvenli?

Sağlayıcının şifreleme kullanıp kullanmadığını, veri koruma düzenlemelerine uyup uymadığını ve özelleştirilebilir kullanıcı erişimi sunup sunmadığını öğrenin. Veri yedekleme ve kurtarma süreçleri hakkında da bilgi edinin.

3. Sağlayıcı, iş yapılan ülkeleri ve bölgeleri destekliyor mu?

Şirketin faaliyet gösterdiği veya genişlemeyi planladığı lokasyonlar için sağlanan yerelleştirme düzeyini öğrenin. Buna dil, para birimi, tarih ve saat dilimi desteği dahildir ve her ülkede farklı olabilecek belirli alanlara, hesaplamalara ve raporlara çok daha fazla yer verilir.

4. Sağlayıcı, şirketlerin değişen düzenlemelere uymasına yardımcı oluyor mu?

Satıcının bordroyu etkileyen yasal düzenlemeleri izleyip izlemediğini ve uyumluluğa yardımcı olacak zamanında güncellemeler sağlayıp sağlamadığını belirleyin. Ayrıca, bir sağlayıcının çeşitli ajanslar ve hangi ülkeler ve bölgeler için dosya açmak için gereken raporları destekleyip desteklemediğini öğrenin.

5. Yazılım diğer sistemlerle entegre mi?

Temel bilgileri tutarlı tutmak, veri girişini çoğaltmaktan kaçınmak ve olası hataları önlemek için HCM yazılımı gibi mevcut sistemlerle entegrasyon sunan bir sağlayıcı arayın. API erişimi sağlayan bir bordro sistemi, organizasyonların kendi platformlarını özelleştirmelerine ve diğer araçlarla bağlantı kurmalarına olanak sağlar, ancak bu, bu entegrasyonların tüm bağlı sistemlerde yapılan değişikliklerden haberdar olmasını sağlama ihtiyacı da doğurur.

6. Raporlama özellikleri nelerdir?

Bir sağlayıcının ne tür raporlar üretebileceğini (emeklilik katkı paylarının analizi veya bordro vergi yükümlülüğü gibi) öğrenin. Ayrıca, tahmin ve karar alma işlemlerine yardımcı olacak analitik özellikler olup olmadığına bakın.

7. Maliyet bütçelere mi yoksa beklenen büyümeye mi uyuyor?

Gerekli olan lisanslama koltuğu sayısını ve ilk ücretten yinelenen ücretlere kadar toplam maliyeti belirleyin. İşletmenin boyutu ve karmaşıklığı büyüdükçe platformun ölçeklenip ölçeklenemeyeceğini öğrenin. Bu masrafları, yanlış bordronun veya yasal düzenlemelere uyulmamasının olası maliyetlerine göre dengeleyin.

Sektöre göre bordro yönetimi kullanım durumları

Bulut tabanlı sistemleri uygulayan ve İK ve bordro operasyonlarını başarıyla iyileştiren üç sektördeki şirket örnekleri aşağıda verilmiştir.

Gayrimenkul

İki yıl içinde 450'den 670 çalışana genişledikten sonra Avustralya'nın en büyük mülk gruplarından birinin daha iyi takım desteğine ve operasyonel verimliliğe ihtiyacı vardı. Temelde oluşturulan bordroya sahip konsolide bir İK platformunun bu organizasyona doğruluk, hız ve uyumluluk konusunda nasıl yardımcı olduğunu öğrenin. GPT Grubu'nun hikayesini okuyun.

Spor ve eğlence

Büyük bir spor ve eğlence şirketi çalışan deneyimini ve iş yerinde karar alma sürecini geliştirmek istedi. Tek bir veri kaynağına sahip olmanın bu kuruluşun İK süreçlerini otomatikleştirmesine, işe başlatma işleme süresini azaltmasına, bordro operasyonlarını kolaylaştırmasına ve daha bilinçli iş gücü kararları almasına nasıl yardımcı olduğunu öğrenin. Köpekbalıkları Spor ve Eğlence'nin hikayesini okuyun.

Tüketici ürünleri

Dünyanın en büyük gıda şirketlerinden birinin çalışan deneyimini ve kültürünü geliştirmek için süreçlerini yükseltmesi gerekiyordu. Bulut bordro yönetim sisteminin, bu kuruluşun Orta Doğu'daki akıllı telefonlara self servis araçlara ve diğer verilere erişim sağlamasına nasıl yardımcı olduğunu öğrenin. BRF'nin hikayesini okuyun.

Bordro yönetim sistemlerini keşfedin

Her ölçekten büyüme odaklı işletmeler, iyileştirilmiş süreçlerden ve gelişmiş bordro yönetiminden faydalanabilir. Şirketlerin, iş hedeflerini destekleyecek, gelecekteki zorluklarla karşılaşacak ve çalışan ihtiyaçlarını karşılayacak donanıma sahip olduğundan emin olmak için yardımcı İK ve bordro kontrol listesini burada bulabilirsiniz.

SAP SuccessFactors Employee Central Payroll'un, şirketlerin global iş gücü için bordro süreçlerini basitleştirmesine nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin. Ülkeye özgü ve bölgesel düzenlemelere bağlı olan bordroyu zamanında, güvenli ve verimli bir şekilde güvenli bir şekilde yürütmek.