Harcama analizi: en üst düzey kılavuz

Günümüzün baş döndürücü rekabeti ve ışık hızındaki değişim dünyasında, şirketiniz için oyun değiştirici olabilecek bir fırsatı yakalamak veya bir risk bulmak için sadece dakikalarınız olabilir. Hızlı bir şekilde pivot yapmak ve hızlı iş kararları almak için güvene ihtiyacınız var; sizi desteklemek ve durumunuza dair net bir bakış açısı sunmak için güvenilir bir anlayışa sahip olduğunuzu hissetmeniz gerekir. Burada harcama analizi süreci ve bunu destekleyen harcama analitiği araçları ve metodolojileri devreye girer.

Harcama analizi yalnızca geçmiş harcamalarınız hakkında temel bilgiler sağlamakla kalmaz, aynı zamanda harcama modellerini tahmin etmek ve gelecekteki planlama için stratejik tahminler yapmak üzere analitik araçları için temel sağlar.

The Economist Group'tan yayınlanan yakın tarihli bir rapora göre, C-suite katılımcılarının yaklaşık üçte biri harcama analitiğini gelecek yıl için en önemli öncelik olarak gösterdi. Özellikle yapay zeka destekli özellikleri içeren güçlü harcama analizi araçları, modern karmaşıklıklarda gezinmek ve işletmenizi ve tedarik operasyonlarınızı optimize etmenizi sağlamak için çok önemlidir.

Ayrı veri kümelerini sistematik olarak gözden geçirip analiz ederek, harcama analitiği çözümleri ve uygulamaları verimsizlikleri ortaya çıkarmanıza, daha güçlü bir konumdan görüşmenize ve tedarikçilerinizle daha iyi ilişkiler kurmanıza yardımcı olabilir.

Harcama analizi nedir?

Harcama analizi, karmaşık harcama bilgilerinin toplanması, temizlenmesi, sınıflandırılması ve analiz edilmesi için veriye dayalı süreçtir. Hedefleri; daha düşük tedarik maliyetleri, daha fazla verimlilik ve daha yüksek uyumluluk gibi temel hedeflere ulaşmanıza yardımcı olmaktır. Temel olarak, harcamalarınızı daha iyi anlamanıza ve optimize etmenize yardımcı olacak bazı soruları ele alır:

• Neye para harcıyoruz?
• Ne kadar ödedik?
• Kimden satın alıyoruz?
• Bunu yapmanın daha iyi bir yolu var mı?

Tarihsel olarak harcama analizi emek yoğun ve manuel bir süreçti. Tedarik ekipleri, farklı veri kaynakları ve elektronik tablolar aracılığıyla ilerlemek zorundaydı ve genellikle fırsatları veya riskleri kaçırdılar. Ancak neyse ki günümüzün yapay zeka destekli harcama analizi araçları bu görevleri otomatikleştirir ve talep üzerine veri analizleri sağlar. Bu, birden fazla kaynaktan alınan verilerin entegrasyonunu ve standartlaştırılmasını kolaylaştırır ve bilgileri gerçek zamanlı olarak analiz etmeyi kolaylaştırır. Bu da iş sonuçlarını iyileştiren zeka tabanlı kararlar almanıza yardımcı olur.

Harcama analizi süreci

Harcama analizi süreci, bir şirketin benzersiz ihtiyaçlarını ve zorluklarını yansıtacak şekilde değişiklik gösterebilirken yine de sürekli olarak güncellenen raporlara ve veri kümelerine ve güçlü analitiklere erişime dayanan yapılandırılmış ve sistematik bir taahhüttür. Tipik bir süreç şu şekilde çalışır:

Doğrudan, dolaylı ve hizmet harcama verilerini yakalayın

Buna ERP, borç hesapları (AP) sistemleri, e-tedarik platformları, gider yönetimi sistemleri ve iş birimleri dahil olmak üzere işletmeniz genelinde farklı sistemlerden veri yakalama dahildir. Organizasyonun harcamalarına ilişkin eksiksiz bir tablo sunmak için hem doğrudan harcama (üretim için hammaddeler gibi) hem de dolaylı harcamalar (ofis malzemeleri ve yardımcı programları) için bilgiler toplanmalıdır.

Verileri temizleme, silme ve zenginleştirme

Veriler toplandıktan sonra, verileri kullanışlı hale getirmek için temizleyebilir ve standartlaştırabilirsiniz. Bu, biçimleri birleştirmeyi, çift kayıtları ortadan kaldırmayı ve boş alanları işlemeyi içerir. Ardından, bilgileri her bir tedarikçi için kredi puanı numaraları gibi başka veri noktalarıyla zenginleştirebilirsiniz.

Tüm harcama verilerini kategorize et

Temizleme işleminden sonra verilerinizi standart harcama kategorilerine ayırmanız gerekir. Bu adım, benzer harcama türlerini gruplayan bir mantıksal taksonomi oluşturmayı içerir ve bu da analiz etmeyi ve yönetmeyi kolaylaştırır. Kategori yönetimi, hammaddeler ve BT hizmetleri gibi dolaylı harcama kategorileri gibi doğrudan harcama kategorilerini içerebilir.

Harici verilerle birleştir

Harici verileri dahili harcama verileriyle entegre etmek daha kapsamlı bir analiz sağlar. Modern yazılım çözümleri, geçmişten gelen manuel sistemlerle mümkün olmayacak bulgular sunmak için özelleştirilmiş veri birleşmelerine ve raporlara izin vererek bu süreci geliştirmektedir.

Ham verileri eyleme geçirilebilir öngörülere dönüştürün

Analitik ve öngörülü modelleme uygulaması ile trendleri hızlıca ve daha doğru şekilde belirleyebilir, gelecekteki harcamaları tahmin edebilir ve maliyet tasarrufu fırsatlarını ortaya çıkarabilirsiniz.

Maliyet tasarrufu için riskleri ve fırsatları belirleyin

Daha sonra tedarikçi bağlılıkları veya uygunluk sorunları gibi olası riskleri tanımlamak için dönüştürülen verilerinizi analiz edebilirsiniz. Bu süreç, verimsizlik ya da aşırı harcama alanlarını ön plana çıkararak maliyetleri düşürme fırsatlarını da ortaya koyuyor.

Son kullanıcıları güçlendirmek için içgörülerden yararlanın

Veri bilgidir, bilgi de güçtür. Günümüzde sunulan özelleştirilmiş bilgiler ve raporlar, oyun değiştiren bazı analizler sağlayabilir. Ama sonuçta insanların üzerlerinde hareket etmek için sorumluluk almaları gerekir. Bu son önemli adımda, bulgularınızı ve kritik zekâya erişiminizi (doğru ekiplerle) paylaştığınızdan emin olmanız önemlidir.

Tedarik ve işletme genelinde harcama analizinin avantajları

Artan görünürlük ve zeka sayesinde harcama analizi, tedarik ekibinizin aşağıdaki avantajlardan bazılarını gerçekleştirmesini kolaylaştırır:

• Daha düşük maliyetler: Harcama analizi, tasarruf fırsatlarını ve olası riskleri vurgular, daha iyi şartlarda pazarlık yapmanıza, alışverişleri konsolide etmenize ve daha uygun maliyetli tedarikçilere geçiş yapmanıza yardımcı olur.
• Daha iyi risk yönetimi: Harcamaları analiz etmek, olası tedarik zinciri açıklarını gösterebilecek fazla ödemeleri veya örnekleri belirlemenize yardımcı olur.
• Geliştirilmiş stratejik kaynak yaratma: Harcama trendlerine ilişkin ayrıntılı içgörüler, daha hızlı kararlar almanıza, daha güçlü bir pozisyondan görüşmenize ve stratejik kaynak yaratma süreçlerinizi işletmeler arası hedeflerinizle ve hedeflerinizle daha iyi uyumlu hale getirmenize olanak sağlar.
• Kolaylaştırılmış tedarik süreçleri: Harcama analizi, verimsizlikleri ve darboğazları belirlemenize yardımcı olur. Bu keşifler süreç iyileştirmelerine, daha hızlı döngü sürelerine, daha düşük işçilik maliyetlerine ve genel olarak daha iyi tedarik performansına yol açabilir.
• Gelişmiş tedarikçi ilişkileri yönetimi (SRM): Daha güçlü ortaklıklar geliştirmek ve tedarikçilerinizin belirlediğiniz standartları ve beklentileri karşıladığından emin olmak için SRM ve tedarikçi performansına ilişkin içgörülerden yararlanabilirsiniz.
• Optimize edilmiş sözleşme yönetimi: Sözleşme yönetimi sürecine analitik eklemek, zorlukları ve fırsatları tespit etmek için ince baskının ötesinde görmenize yardımcı olur. Bu analizler, sözleşmenin yaşam döngüsü boyunca devam eden ve yenilenen en iyi dönemleri görüşmenize olanak sağlar.
• Performansı kıyaslama yeteneği: Harcama analizi, kuruluşunuzun performansı şirket içinde ve endüstri standartlarıyla karşılaştırmasına, en iyi uygulamaları belirlemesine, hedefler belirlemesine ve sürekli iyileştirmeyi teşvik etmesine olanak sağlar.

Harcama analizi örneği

Harcama analizi çözümlerini entegre ederek, Powerhouse giyim markası American Eagle Outfitters, harcama görünürlüğünü ve uyumluluğunu birden fazla tedarik kategorisinde optimize etti. Bu, ayrıntılı harcama verilerine hızlı erişime olanak sağlar ve bu da şirketin, tedarik politikalarıyla yüksek düzeyde uyumluluk sürdürmesine yardımcı olur. Özellikle, American Eagle Outfitters sürekli olarak satın alma siparişi uyumluluğu için %80'lik bir hedefe ulaşarak önemli ölçüde tasarruf sağladı.

Ayrıca, birden fazla kaynak sisteminin entegrasyonu gerçek zamanlı harcama analizlerini kolaylaştırdı ve American Eagle Outfitters'ın maliyet düşürücü fırsatları belirlemesine ve bunlara göre hareket etmesine olanak sağladı. Entegre harcama analizi çözümlerinin bu stratejik kullanımı American Eagle Outfitters'ın satıcı ilişkilerini güçlendirdi ve genel tedarik verimliliğini artırdı.

Tekil harcama nedir?

Haydut harcamalar olarak da bilinen Maverick harcamaları, çalışanlarınız tedarik politikalarınızı atlatan satın almalar yaptığında gerçekleşir. Online satın alma kolaylığı ile B2B mal ve hizmetleri bile internet bağlantısı olan herkes tarafından giderek daha fazla edinilebilir. Alıcı yasal veya düzenleyici gereksinimlere bağlı değilse bu tür harcamalar; daha yüksek maliyetler, kaybedilen görünürlük, güvenilmez kalite ve olası uyumluluk sorunları dahil olmak üzere birçok soruna ve riske yol açabilir. Ayrıca, kayırılmayı takdir etmeyebilecek, tercih edilen tedarikçilerle olan ilişkilerinize de zarar verebilir.

Harcamalarla ilişkili eğilimleri tespit etmek için harcama analizi çözümlerinizi kurarak ve ekiplerinizi bu uygulamanın riskleri hakkında eğiterek, neden olduğu sorunlara karşı kendinizi korumaya yardımcı olabilirsiniz.

Harcama analizi metrikleri ve KPI'leri

En iyi harcama analizi çözümü, gerçek zamanlı gösterge tabloları ve raporlar aracılığıyla çeşitli metrikleri ve temel performans göstergelerini (KPI'ler) izlemenize yardımcı olabilir. Bu tür metrikler size tedarikçiler, kategoriler, kaynak belirleme süreçleri, fiyatlandırma ve daha fazlası genelinde genel harcama ve performansa ilişkin bir pencere sunar. Harcama analizinde kullanılan bazı ortak KPI'ler şunlardır:

• Tasarruf: Bu temel KPI, iyileştirilmiş tedarik stratejileri, daha iyi tedarikçi görüşmeleri ve daha verimli süreçlerle elde edilen giderlerdeki azalmayı ölçer. Maliyet tasarruflarını izleyerek harcama yönetimi çabalarınızın finansal avantajlarını ölçebilirsiniz.
• Yönetim altındaki harcama: Bu KPI, tedarik ekibi tarafından etkin olarak yönetilen toplam harcamayı ifade eder. Harcamalarınızın ne kadarının kontrol ve optimize edildiğini anlamanıza yardımcı olur. Yönetim altındaki daha yüksek harcama düzeyleri, daha iyi gözetim ve daha etkili tedarik uygulamalarına işaret eder. Metrik, tüm harcamaların görünür ve hesaba katılmasını sağlayarak geçici harcama riskini azaltır.
• Tedarikçi performansı: Tedarikçi performansını değerlendirmek için zamanında teslim oranları, hata oranları ve sözleşme koşullarıyla uyumluluk gibi metrikleri karşılaştırabilirsiniz. Düzenli izleme, görünür ve kararlaştırılan bir çubuk ayarlar ve daha güçlü tedarikçi ilişkilerini destekler.
• Operasyonel KPI'ler: Operasyonel KPI'ler, tedarik süreçlerinin verimliliğini ölçer. Bunlar arasında satınalma siparişlerinin işlenmesine ilişkin döngü süresi, sipariş gerçekleştirmenin doğruluğu ve fatura işleme verimliliği gibi metrikler yer alabilir. Operasyonel KPI'lerin iyileştirilmesi, daha kolaylaştırılmış tedarik süreçlerine ve daha düşük operasyonel masraflara yol açar.
• Ödeme koşulları: Genellikle az kullanılan bir araç olan ödeme analizi, tedarikçilere ödemelerin hangi koşullarda yapıldığını inceler. Bu; ortalama ödeme günleri, alınan erken ödeme indirimleri ve kararlaştırılan ödeme koşullarına uygunluk gibi şeylerin değerlendirilmesi anlamına gelir.
• Çalışan KPI'leri: Çalışan KPI'leri, tedarik personelinin performansını ve verimliliğini ölçer. Bunlar arasında çalışan başına işlenen satınalma siparişi sayısı, sipariş yerleştirmelerinin doğruluğu ve tedarik politikalarına uygunluk düzeyi gibi metrikler yer alabilir. Çalışan KPI'lerinin izlenmesi, eğitim ihtiyaçlarını belirlemenize, genel ekip performansını artırmanıza ve tedarik işlevinin verimliliğini ve etkinliğini artırmanıza yardımcı olabilir.

Harcama analitiği yazılımında neler aranır?

Bulut tabanlı, yapay zeka destekli harcama analitiği çözümleri herhangi bir ciddi tedarik ve tedarik zinciri stratejisi için esastır. Dijital dönüşüm yolculuğunuzda hangi aşamada olduğunuzdan bağımsız olarak veri entegrasyonunu, görünürlüğü ve doğruluğu geliştirmeye yönelik attığınız her adım hem kısa hem de uzun vadede karşılığını alacaktır. Harcama analizi yazılımınızda beklemeniz gereken temel özelliklerden sadece birkaçı olarak aşağıdakileri arayın:

• Kapsamlı veri entegrasyonu: Yazılım, tüm harcama verilerini tek bir yerde konsolide etmek için mevcut finansal, ERP ve tedarik zinciri sistemleriyle entegre olmalıdır.
• Gerçek zamanlı gösterge tabloları ve raporlama: Temel harcama metriklerine ve iş akışı süreçlerine ilişkin hızlı analizler sağlayan uyarlanabilir, gerçek zamanlı gösterge tabloları arayın.
• Gelişmiş analitik ve yapay zeka özellikleri: Yazılım, ham verileri eyleme geçirilebilir içgörülere dönüştürmek ve gelecekteki harcama trendlerini tahmin etmek için yapay zekadan yararlanmalıdır.
• Kullanıcı dostu arayüz: Minimum eğitim gerektiren ve hem masaüstü hem de mobil cihazlarda çalışan sezgisel, kolay gezinilebilir bir arayüz elde ettiğinizden emin olun.
• Ölçeklenebilirlik ve esneklik: Kuruluşunuzla ölçeklenebilen, yeni sistemlerle entegre olabilen ve değişen tedarik ihtiyaçlarına uyum sağlayabilecek bir yazılım seçin.
• Güçlü güvenlik ve uyumluluk özellikleri: Yazılım, hassas verileri korumak için güçlü güvenlik önlemleri içermeli ve ilgili düzenlemelere uymalıdır.
• Özelleştirilebilir raporlama ve analitik: Özel raporların oluşturulmasına ve belirli ihtiyaçlara göre ayrıntılı veri analizine olanak sağlayan bir yazılım seçin.

Devamını oku