Finansal kapanış, uzun süre kitapların insanca mümkün olduğunca hızlı kapatılması için yoğun bir baskı ile desteklenen, hataya açık görevlerle ilişkili bir süreçtir. Önemli iş kararları genellikle dengeye takılsa da, bağlı oldukları mali tablolar ve raporlar yalnızca doğrulukları ve güvenilirlikleri kadar iyidir.

Günümüzde orta ölçekli işletmeler yoğun bir rekabetle karşı karşıya ve iş modellerini hızlı bir tempoda pivot edip uyarlayabilmeli. Verimli ve güvenilir finansal kapanış süreçleri, kurumsal planlama ve karar alma sürecine güven ve hız kazandırmaya ve yatırımcıların ve hissedarların gördüklerinde iyi bir şey fark etmelerine yardımcı olur.

Finansal kapanış nedir?

Mali kapanış, şirketin mali durumuna ilişkin ayrıntılı bir görünüm için gerekli mali tabloların ve raporların sunulmasına yol açan yinelenen bir gözden geçirme ve mutabakat sürecini ifade eder. Başka bir deyişle, mali kapanış, muhasebe ekiplerinin belirli bir zaman aralığında (bir ay, üç aylık dönem veya bir mali yıl) "defterleri kapatmak" için üstlendiği tüm mali yönetim aktivitelerinin toplamıdır. Bir muhasebe kapanışının bitiş hedefi, aşağıdakiler de dahil olmak üzere ayrıntılı ve kapsamlı raporlar sunmaktır:

• Bilanço veya mali durum tablosu
• Gelir tablosu veya kâr ve zarar hesabı
• Nakit akışı tablosu

“Mali kapanış” ile “defterleri kapatma” arasındaki fark nedir?

Bu iki terim arasındaki farkı bilen insanlar bile genellikle bunları biraz değişerek kullanırlar. Yine de operasyonel açıdan bakıldığında, mali kapanış ile defterleri kapatma arasında bir ayrım söz konusudur ve orta ölçekli işletmelerin muhasebe süreçlerini kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımı gibi tek bir bulut sistemine daha iyi entegre etmeye çalışması giderek daha önemli hale gelir.

Şu anahtar terimlerin tanımı şöyledir:

• Mali kapanış, defterleri fiilen kapatma eylemi de dahil olmak üzere defterleri kapatmaya yarayan tüm muhasebe süreçlerini ifade eden bir şemsiye terimdir. Sonuç, paydaşlara ve yöneticilere şirketin mali durumuna ilişkin doğru bir açıklama sağlayan mali raporlar ve tablolardır. Bu düzenli olarak meydana gelir; bunlar aylık, üç aylık, yıllık veya başka olabilir.
• Defterlerin kapatılması, dönem için defteri kebir veya “defterlerin” mutabakatı yapılıp kapatıldığında mali kapanış sürecindeki adımdır. Bu adımdan sonra, söz konusu süre zarfında şirketin mali durumunu göstermek için mali raporlar üretilir.

Mali kapanış sürecindeki temel adımlar

Mali kapanış sürecinde temel olarak beş adım vardır: kaydetme, analiz etme, kapatma, konsolide etme ve raporlama. Kapanış son tarihi belirlendiğinde defterlerin kapatılabilmesi ve sürecin sonraki mali dönem için yeniden başlatılması için tüm mali tabloların bakiyesinin mutabakatı yapılmalıdır.

Kaydet, analiz et, konsolide et

• Mali işlemler oluşturmak, söz konusu mali dönem için işletme genelinden varlıkları, borçları, özsermayeyi, geliri ve giderleri kaydetmeyi içerir.
• Mali muhasebenin gerçekleştirilmesi hesap analizi ve mutabakatı, gelir gerçekleşmesi, amortismanın hesaplanması ve dönemselleştirme muhasebesi gibi ek görevleri içerir.

Kapat

• Birim kapanışı, işlemlerin kaydını ve mutabakatını durdurduğunuz ve defterlerin mutabakatını yapmaya ve kapatmaya hazır olduğunuz noktadır.
• Şirket kapanışı, defterler kapatıldıktan sonra gerçekleşir ve ortak bir hesap planına eşleme, bazı çevirilerin ortak bir para birimine çevrilmesi, şirketler arası mahsuplaştırmalar ve yatırımların hesaplanması dahil olmak üzere bölümler ve tüzel kişilikler genelinde mali konsolidasyon için gereken ek adımları içerir. Orta ölçekli işletmeler büyüdükçe bu aktivitelerin bazılarını otomatikleştirip entegre ederek kontrol ve doğrulama kontrollerine daha hızlı erişmeleri gerekecek.

Rapor

• Mali raporlamanın gerçekleştirilmesi mali kapanış sürecindeki son adımdır. Raporlama daha karmaşık ve talepkar hale geldikçe finans ekipleri daha hızlı, daha esnek raporlar sunma baskısı hissediyor. Mobil cihaz arayüzleri ve güçlü finansal yönetim sistemleri, kişiselleştirilmiş, gerçek zamanlı raporları her zaman ve her yerde çalıştırmak için ideal bir cevaptır.

ERP finansal kapanış yazılımı, defterleri kapatmak için tamamlamanız gereken görevlerin anlık görüntüsünü gösterebilir.

Finansal kapanışta en önemli 5 zorluk

Birçok orta ölçekli şirket giderek daha karmaşık küresel muhasebe zorluklarıyla karşı karşıya, ancak işleri halletmek için küçük takımlara güvenmeleri gerekiyor. Bunlar için muhasebe uygulamalarını kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek ve bu zorlukların üstesinden gelmek çok önemlidir.

Finans ekipleri için en önemli zorluklar şunlardır:

1. Çözüm Ortaklarının yapısı ve muhasebesi eksikliği: Finans ekibi liderleri için mali kapanış süreci "muhasebe 101"dir. Bu, orta ölçekli şirketlerde genellikle mali kapanış sürecini ayrıntılı olarak bilen birkaç üst düzey kişinin daha resmi, ayrıntılı standart işletim prosedürleri (SOP'ler) sunma ihtiyacı hissetmediği anlamına gelir. İşletmeler daha karmaşık hale geldikçe güçlü SOP'lara ihtiyaç duyarlar, ancak daha sıkı operasyonel prosedürlere giriş yapmak zor olabilir, bu nedenle önerilen yeni finansal sistemlerin veya çözümlerin hızla fayda ve kullanım kolaylığı göstermesi gerekir.
2. Ay sonu kapanışında zaman baskısı: C-suitinden hissedarlara, önemli stratejik kararlar finansal kapanış raporlarının anlatması gereken hikayeye bağlıdır. Yani, hız motivatör olur. Bazen daha fazla verimlilik ve zaman yönetimi ile sonuçlandığında bu iyi olur. Ancak çoğu zaman bunlar sorgulanabilir kısayollara veya silolara yol açar. Burada en hızlı kişiler, tüm ekibin tamamında bu görevleri yaymak ve otomatikleştirmek ve işletme genelinde standart mali kapanış süreçlerini daha iyi anlamaya yardımcı olmak için zaman ayırmak yerine kitapları kapatmakla görevlidir.
3. Yanlış ve geç finansal veriler: Aldığı tek şey, mali kapanışın tamamını bozmak için işletmenin bir alanından yanlış veya eksik verilerdir. Her departman henüz çok sayıda şirkette (özellikle de hızlı büyüyen orta ölçekli işletmeler) faturalar, giderler ve satın alma siparişleri üretir. Frantik bir şeylerin ay sonunda talep edilmesi hüsrana ve hatalara yol açar. Birçok işletme, tüm ay boyunca tutarlı ve sürekli muhasebe ve departman raporlamasını desteklemek için araç ve çözüm eksikliği yüzünden meydan okuyor.
4. Silolar ve zayıf finansal veri entegrasyonu: Doğru olmayan ve gecikmiş departman verilerinin yanı sıra finans ekipleri, işletme genelinde silolanmış ve farklı raporlama sistemleriyle de mücadele eder, genellikle hesap adları ve sayıları, adlar ve ürün sayısı, müşteriler, bölümler vb. için farklı meta veriler veya veri yapıları ile. Bu, muhasebecilerin yalnızca mutabakata varmaları ve farklı bilgilere anlam vermeleri gerektiği anlamına gelir. Ayrıca verilerin tutarlı bir yapıda olmasını sağlamak için genellikle manuel, hataya açık süreçlere başvurmaları gerekir.
5. Otomatikleştirilmiş muhasebe eksikliği: Orta ölçekli şirketler büyüdükçe kitaplarının karmaşıklığı da artar. Bu, giderek zorlaşan kurumsal güvenliği ve yönetim standartlarını önemli ölçüde uygulama ihtiyacından bahsetmez. Halihazırda mevcut olan süreçlere bağlanan birçok işletme, manuel olarak gerçekleştirilen görevler olarak bu ek kalemler üzerinde cıvatalama girişiminde bulunur. Bu yalnızca hata riskini artırmakla kalmaz, aynı zamanda ölçeklenebilirliği ve veri entegrasyonunu da sınırlar. Yapay zeka (AI) destekli ERP iş yönetimi sistemlerinin gücü olmadan, orta ölçekli işletmeler kritik bir muhasebe kitlesine ulaşacak ve bunun ötesinde manüel süreçleri kullanarak büyüyemeyecek.

Daha sorunsuz bir mali raporlama ve muhasebe kapanışı için en iyi uygulamalar

Mali kapanış süreci tarafından sunulan raporlar ve içgörüler, işletmenizin büyümesi ve çalışması için en önemli olanlardan bazılarıdır; ancak karmaşıklıkları ve ayrıntıları nedeniyle genellikle kurumsal aktivitelerin en hayali arasında yer alırlar. Ancak prosedürleri standartlaştırarak, iyi iletişim stratejileri geliştirerek ve güçlü muhasebe yazılımı çözümlerinden yararlanarak işletmeler süreci tamamen daha kolay ve çok daha verimli hale getirebilir.

• Verimsizlikleri ve hataya açık muhasebe süreçlerini belirleyin. Muhasebe uygulamalarını dijitalleştirirken ve modernleştirirken, en iyi orta ölçekli işletmelerin çoğu departmanlardan temsilcilerden oluşan bir görev gücü oluşturur. Finans ekibi, onlara arayacakları bir dizi risk ve sorun sunar ve bu bulgular daha sonra geliştirme fırsatlarının olduğu yere iyi bir anlam kazandırmak için birleştirilir ve değerlendirilir.
  
  Bu süreç tipik olarak darboğazları ve gecikmeleri ortaya çıkarır, ancak aynı zamanda bağımsız, manüel elektronik tablolarda hala yapılmakta olan mistik aktivitelere de dikkat çeker. Bu süreç, SOP'ların geliştirilmesine ve daha bağlantılı ve otomatikleştirilmiş muhasebe araçlarının kullanıma sunulmasına zemin hazırlar.
• SOP'ler oluşturmak ve dağıtmak için iyi değişiklik yönetimi uygulamaları geliştirme. Muhasebe ekibi sonuçta sorunsuz bir mali kapanıştan sorumlu tutulsa da, C-suite satın alma masraflarından satış ekibi öğle yemeği giderlerine kadar bunu gerçekleştirmek için her departmana bağımlıdırlar. Departmanların hızlı ve doğru bir şekilde teslim etmesi bekleniyorsa, işletme genelinde herkesin aynı şarkı sayfasından şarkı söylemesini sağlamak şirkette görevlidir.
  
  Bu, en iyi orta ölçekli işletmelerde genellikle görevleri standartlaştırmanın önemini ve kimlerin ne zaman, ne zaman ve nasıl mali görevlerini tamamlamaları ve göndermeleri gerektiğini bildirmeye yardımcı olmak için iyi bir değişiklik yönetimi stratejisiyle başlar. SOP'lar oluşturulup kullanıma sunuldukça bu, ERP çözümü gibi akıllı finansal yönetim araçlarının kullanımını tanıtmak ve desteklemek için ideal zamandır.
• Sürekli bir muhasebe sürecinin uygulanması ve desteklenmesi. “Sürekli muhasebe”, her ayın 29'^unda panik içinde çalışan tüm departmanlar yerine, mali kapanış görevlerinin raporlama dönemi boyunca daha eşit bir şekilde yayılması için iş akışlarının kurulduğu anlamına gelir.
  
  Otomatik finans araçlarının kullanılması, günlük departmanlar arası verileri gerçek zamanlı olarak toplamak ve entegre etmek için bu süreci bulut üzerinden mobil uygulamalar ve şablonlar gibi şeylerle kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Bu, ay sonu paniğini önlemeye yardımcı olur ve ekiplerin hataları erken tespit etmesine (ve düzeltmesine) olanak sağlar. Son olarak, kitaplar güncel tutulduğunda, işletmeler şoklardan veya fırsatlardan kaçınmak için ay boyunca herhangi bir dönemde “yumuşak bir kapanış” gerçekleştirebilirler.
• Mali kapanışı otomatikleştirin ve dijitalleştirin. Bulut tabanlı finansal çözümler sunan, yapay zeka destekli bir ERP ile orta ölçekli işletmeler değerli zamanları yeniden tahsis edebilir. Finans ekipleri, manuel görevleri yerine getirmek ve dağınık verileri anlamlandırmak yerine, şirketlerin hızla değişen pazarda hızla büyümesine ve pivot yapmasına yardımcı olan stratejik ve kalifiye aktivitelere daha fazla zaman ayırabilir.
  
  Bulut sistemleri, yöneticilerin aygıtlarından, masalarından veya nerede olursa olsun ay boyunca dilediğiniz zaman raporları özelleştirmelerine ve ayrıntılı öngörüler elde etmelerine olanak sağlayan gerçek zamanlı gösterge tabloları sunar. Ayrıca muhasebe ekibine, farklı veri kümelerini otomatik olarak entegre eden ve standartlaştıran ve işletme genelindeki verileri toplamak ve analiz etmek için komut tabanı sağlayan araçları kullanarak işletme genelindeki bilgilere açık erişim sağlar.
• Her mali kapanıştan sonra bir araya gelin. Bu özellikle, özellikle yeni dijital araçları ve SOP'leri uygulamaya ve yerleştirmeye çalışırken büyüyen ve iş modellerinihızla değiştiren orta ölçekli işletmeler için önemlidir. Son kapanış sırasında devam eden tüm usul zorlukları ve epiphaneler, yapılan bir veya iki günden daha fazla takımın aklında asla fresk olmayacaktır.
  
  Birçok işletme, ekiplerin site dışına çıkabilecekleri, belki de yemek yiyebilecekleri ve süreci geliştirmek ve kolaylaştırmak için fikirlerini analiz etmek ve paylaşmak için bir an ayırabilecekleri düzenli mali kapanış brifingi toplantıları kurmak için bu anlık yakın nefes sonrası avantajlardan yararlanıyor.

Otomasyon ve görev listeleri, söz konusu onay listesinde görüldüğü gibi mali kapanış sürecinin iyileştirilmesine yardımcı olur.

Finansal kapanış yazılımını kullanmaya başlayın

Efsaneye göre NASA'yı ziyaret ederken, Başkan Kennedy akşam saatlerinde çalışan bir hademe geldi. Kennedy ona neden bu kadar geç saatte orada olduğunu sorunca adam, “Çünkü bir erkeği aya koymaya yardım ediyorum” diye yanıtladı. O eski hikaye bugün biraz komik gibi görünse de, yine de mesajı son derece güçlü kalır.

Günümüzün hızlı ve rekabetçi küresel pazarlarında çevik ve dayanıklı olmak için orta ölçekli işletmelerin, tüm ekiplerine ortak bir amaç anlayışı ve şirketin hedeflerine yönelik bir anlayış sergilemek için çaba göstermeleri gerekir. Bu da dahili silolar, verimsiz süreçler ve hataya açık manüel iş akışları arasında kolayca gerçekleşemez. Finansal dijital dönüşüm bir gecede gerçekleşmek zorunda değil. En iyi bulut mali kapanış araçlarını kullanmaya başlamak düşündüğünüzden daha kolay olabilir. Benzersiz iş ihtiyaçlarınıza göre uyarlanan seçenekler ve çözümler hakkında daha fazla bilgi edinmek için yazılım satıcınıza ulaşın.