Kurumsal kaynak planlama yatırım getirisini (yatırım getirisi) hesaplama süreci yeterince basit görünüyor: maliyetleri toplayın, avantajları artırın ve iki rakamı karşılaştırın. Ancak sonuçlarınızın geçerli ve kullanışlı olduğundan emin olmak için göz önünde bulundurulması gereken bir dizi faktör vardır. Hem mevcut sistem hem de değerlendirme altındaki yeni sistem için şimdi ve gelecekte hem maliyetlere hem de avantajlara ilişkin eksiksiz bir görünümün olması önemlidir. Aşağıdakiler düzinelerce ERP uygulamasına dayalı uzman ipuçlarıdır.

ERP yatırım getirisi analizi için hazırlık

Yatırım getirisi analizi için makul bir zaman aralığı kullanın. Analizinizin hem maliyetlerin hem de avantajların tam ömrünü kapsayacağından emin olmak için en az beş yıllık bir zaman çerçevesi düşünün.

Eski sistem ve yedek ERP sistemi arasındaki maliyet farklarını arayın. Bunu yapmak için, eski sisteminizin yanı sıra gelecekteki ERP yükseltme maliyetlerinin bakımını yapmak üzere geçerli maliyetleri de numaralandırmanız gerekir. Sistemleri değiştirmek için temel motivatörün rekabetçi kalmak için yeni işlevler eklemek olduğunu unutmayın, bu nedenle eski sistem için yükseltme maliyetlerinin gerçekçi bir tahminini içerir.

Mükemmel ol. Her maliyet tahminini topladığınızdan emin olun: yeni sistemi almak, uygulamak ve etkin şekilde çalıştırmak için. Birçok durumda yeni sistem işletim maliyetleri mevcut sistem maliyetlerinden daha az olacaktır. ERP yatırım getirinizi hesaplarken öngörülen avantajları da göz önünde bulundurun ve bu avantajların zaman içinde gerçekleşeceğini göz önünde bulundurun.

Pozitif ama gerçekçi olarak düşün. Şirketiniz ürün temelliyse (örneğin bir distribütör veya üretici) önemli bir stok azaltımı öngörebilirsiniz, ancak hangi sonucun tipik olduğunu anlamak için ev ödevinizi yapın. Tasarrufun ne otomatik ne de hemen gerçekleşmeyeceğini de göz önünde bulundurun.

Neden bu kadar ayrıntılı bir çalışma? Yatırım getirisi genellikle finansal planlama amaçları için gereklidir. ERP yatırımınızı gerekçelendirmek ve sistem performansını uygulandıktan sonra beklentilere karşı değerlendirmek için toplam proje maliyetlerini ve avantajlarını anlamak da önemlidir. Aşağıdaki ERP Yatırım Getirisi hesaplayıcı çalışma sayfası, süreci daha sorunsuz hale getirmek için ipuçları ve tavsiyeler sunarken maliyetlerinizi doğru şekilde belirlemenize yardımcı olabilir.

Bu çalışma sayfası kullanılıyor

Bu sayfa tamamlanacak tablolar dizisi boyunca size yol gösterecektir. Her adımda, söz konusu tabloların doldurulmasına yardımcı olacak bilgiler sunulur.

Sürece devam ederken bu tablolara göre kendi özel elektronik tablolarınızı oluşturabilirsiniz. Size yardımcı olmak için indirilebilir bir ERP yatırım getirisi şablonu çalışma sayfası da oluşturduk.

Bir ERP yükseltmesinin yatırım getirisini hesaplamak için üç önemli adım vardır:

• Masrafları hesaplama
• Avantajları tahmin edin
• Yatırım getirisini hesaplayın

1. ERP masraflarını hesaplama

ERP sisteminiz nasıl dağıtılacak?

ERP sisteminin nasıl dağıtıldığı maliyet tahminlerini önemli ölçüde etkiler. Çeşitli seçenekler mevcuttur:

• Şirket içi (şirket içi): Şirket içi dağıtım, eski ERP sistemlerinin on yıllardır uygulanma biçimidir. Donanım ve yazılım bir şirketin kendi sunucularına satın alınır ve kurulur, sistem şirket tarafından korunur ve yükseltilir.
• Bulut: Bulut dağıtımında sistem, genellikle bir üçüncü taraf sağlayıcının sahip olduğu ve desteklediği donanım ve yazılımla internet üzerinde çalışır. İşletmeler hizmete abone olurlar: hizmet olarak yazılım (SaaS) ERP olarak adlandırılan bir lisanslama modeli.
• Hibrit: Bu modelde, hibrit bulut oluşturmak için şirket içi dağıtım ve bulut öğeleri birleştirilebilir. Bu, şirkete nihai esnekliği sağlar ancak önemli ölçüde daha fazla BT personeli katılımı gerektirir.

Hangi dağıtım seçeneklerini karşılaştıracaksınız?

Her iki sistemin ERP maliyetini hesaplayın

Çalışma sayfasının bu bölümü, hem mevcut ERP eski sistemi hem de yeni yedek sistem için toplam sahip olma maliyetini (TCO) hesaplamak üzere tasarlanmıştır. Genellikle dört yatırım alanı vardır:

• Altyapı
• Yazılım
• Uygulama
• Devam eden personel masrafları

İlk proje gerekçesi için bu maliyetlerin (teklif ve teklifler için dışarı çıkmadan önce) tahmin edilmesi gerekecektir. Burada listelenen öğelerin çoğu veya çoğu bir paket teklifine dahil edilebilir ancak işin tamamlanması için ek hizmetler, eğitim, donanım ve yazılım için ödeme yapılması beklenir.

Mevcut sisteminiz eskiyse, geliştirici tarafından iyi desteklenmiyorsa veya "düşük düzeydeyse" yani geliştirici düzeltmeleri ve sürümleri ile güncel değilse büyüme ve destek maliyetleri önemli ölçüde daha yüksek olacaktır.

ERP altyapı maliyetleri

Başlangıç maliyetlerine ek olarak, yükseltmelerin maliyetini ve ilk satın almanın ötesindeki genişlemeyi tahmin edin. Bu zaman odaklı bir tahmin olduğundan, tüm maliyetler ömrün beş yılı boyunca (en azından) çoğaltılacaktır; bu yükseltme ve genişletme maliyetlerini ilk yıl boyunca yükseltmeniz veya genişletmeniz gerekmeyeceği için gelecek yıllarda yerleştirin.

• Başlangıç donanımı: Örneğin bilgisayarların, sunucuların, yazıcıların satın alma veya kiralama maliyeti. Karşılaştırma tablosunda bu gider "eski sistem" için zaten harcanmış olmalıdır.
• Devam eden yükseltmeler ve bakım: Yukarıdaki altyapı için sürekli maliyetler. SaaS ile altyapı bakım maliyetleri olmayacak veya düşük olacaktır.
• Sistem yazılım lisansı: Örneğin işletim sistemi, veritabanı, yardımcı programlar içerir.
• Sistem yazılımı yükseltmeleri ve bakımı: Yukarıdaki sistem yazılımı için devam eden maliyetler. SaaS ile altyapı bakım masraflarının düşük veya hiç olmaması beklenmektedir.
• Ağ oluşturma ekipmanı ve ücretleri: Ağ ekipmanı ve hizmetler için ilk bütçe.
• Kullanıcı cihazları: Çeşitli bilgisayarlar, tabletler, tarayıcılar vb. satın alma, değiştirme ve bunların bakımını yapma maliyeti.
• Altyapı tesisleri ücretleri: Alan ve enerji üretim ve dağıtım şirketleri için sistemin gerektirdiği hesaplanan masraflar.

ERP yazılım maliyetleri, işletme ve verimlilik uygulamaları

Burada, ilk satınalmanın ötesindeki yükseltmeler ve genişletme maliyetleri için bütçe ayırmak istersiniz. Tedarikçinin fiyatlandırma stratejisine bağlı olarak ek kullanıcılar veya uygulamalar eklendikçe yıllık ücretler zaman içinde artabilir.

• Sürekli lisans ücreti başlangıç maliyeti: Özellikle şirket içi maliyetlerin yanı sıra barındırılan ve karma lisanslama seçeneklerinden bazıları. Bu zaten eski sistem için harcandı.
• Sürekli lisans devam eden yıllık ücret: Bu, güncellemeleri ve destek düzeylerini kapsar. Bir ERP sistemi için genellikle yıllık liste fiyatının %16-20'si kadardır. Yılda %20 oranında ruhsat her beş yılda bir “onarılır”.
• Yıllık abonelik (SaaS): Bulut uygulamaları için teklif edilen veya tahmini yıllık abonelik masraflarını kullanın.
• Yıllık bakım ücretleri (SaaS): Başka bir yerde yer almayan yazılımda ihtiyaç duyulacak ek destek ücretleri. SaaS yazılım bakım ücretlerinin çoğu aboneliğe dahildir.

ERP uygulama maliyetleri

Daha sonra hem başlangıç sistemini hem de planlanan yükseltmeleri beş yıllık döneme uygulama masraflarını tahmin etmeniz gerekir. Çoğu yazılım tedarikçisinin bir yıl içinde bir veya iki ana sürümü vardır. Her sürüm aslında mini bir uygulamadır. Öncelikle proje ekibi, geçerli iş süreci üzerindeki genel etkiyi belirlemek için sürümü gözden geçirmelidir. Ardından sürüm yüklenir ve test edilir. Canlı kullanıma geçmeden önce kullanıcılar yeni yazılım üzerinde yeterli düzeyde eğitilmelidir. Dikkate alınması gereken olası maliyetler arasında şunlar yer alır:

• Proje ekibi kadrolama: BT personeli ve kullanıcıları için bütçelenen sürede (fazla mesai dahil) faktör.
• Danışmanlık ücretleri: Tedarikçinin dahil olacağı yardımın ötesinde ihtiyaç duyabileceğiniz ilk yardımı belirleyin.
• Veri dönüştürme, giriş ve test etme: Veri girişi, test veya gerekli diğer temel görevler için personeli veya tempoları kullanın. (Bu genellikle bütçelenir ve bu da veri kalitesi sorunlarına yol açabilir.)
• Kullanıcı eğitimi ve eğitimi: Bazı ilk son kullanıcı eğitimleri tedarikçi tarafından dahil edilir ancak sisteminizden en iyi şekilde yararlanmak için kesinlikle önerilir.

Devam eden ERP personel masrafları

Yeni ERP iş sisteminizi çalışır durumda tutmak için "normal" operasyonel maliyetleri tahmin edin. Devam eden (yinelenen) maliyetleri dikkate alırken mümkün olduğunca gerçekçi olun ve yıllık bazda eskalasyon veya enflasyon için makul bir beklenti ekleyin. Önemli öğeler, şirket içi BT personelinin yanı sıra danışmanların zaman ve giderlerinin bir karışımı olacaktır. Örneğin:

• Altyapı desteği maliyetleri: Bu, tedarikçi önerisinin dahil edilmesinin ötesinde destek için bütçelendirilen zamanı kapsar. SaaS ile ya altyapı bakım maliyetleri olmayacak ya da minimum maliyetler oluşacak.
• Yedekleme ve olağanüstü durum kurtarma: Harici veya şirket içi uygulamaları dahil edin.
• Ağ ve cihaz desteği: Örneğin ağ, PC'ler ve mobil için gereken tahmini destek.
• Periyodik hata düzeltmeleri: Bu, BT personelinin hata düzeltmeleri akışını uygulaması içindir.
• Yazılım entegrasyonları: Yazılım ürünleri güncellendikçe düzenli olarak bakım yapılması beklenir.
• Yazılım uyarlamaları: Yazılım sürümü döngülerinde güncellenmiş veya yeniden uygulanmıştır.
• Kullanıcının mobil cihaz desteği: Uygulama geliştirme ve destek için çaba gereklidir.

Eski ERP ve yeni ERP sisteminizin toplam maliyetini belirleyin

Yukarıdaki dört tablodan, her yatırım alanının toplamının yanı sıra yeni sistem maliyetlerinin ara toplamlarını aşağıdaki tabloya aktarın. Artık yeni bir sisteme geçiş için toplam tasarrufları veya ek maliyetleri görebilirsiniz. “5 Yıllık Fark” için negatif ve pozitif ara toplamların karışımını bekleyin.

Bu bilgilerle ne yapmalı?

• Toplam “5 Yıllık Fark” pozitifse eski sisteminizin bakımının daha pahalı olduğu anlamına gelir. Bu tutar doğrudan bir avantajdır ve Tablo 8'e eklenmesi gerekir : ERP avantajlarının özeti (aşağıdaki).
• Toplam “5 Yıllık Fark” negatifse, yeni sistemin o zaman mevcut sisteminizi korumak için uygulanması daha pahalı olacağı anlamına gelir. Ek avantajlar bir sonraki bölümde ele alınacaktır.
• Yeni Sistem’in 5 Yıllık Maliyetlerinin toplamı, yatırım getirisi hesaplamasında aşağıda “yatırım” olarakkullanılacaktır.

2. ERP avantajlarını tahmin edin

Yeni sistemin beş yıllık maliyeti, eski sistemi koruma maliyetinden fazlaysa, değişikliği haklı çıkarmak için yeterli ek faydaya ihtiyacınız olur - aksi takdirde, neden geçiş yapmalısınız?

Örneğin, yeni bir ERP'ye yükseltme sonucunda daha fazla gelir ve daha yüksek marjlar bekliyorsanız veya sistem daha fazla değer ve daha yüksek düzeyde müşteri desteği sunacaksa bu avantajlar yeni bir ERP yükseltmesini rasyonelleştirmenize yardımcı olabilir.

Yeni sistemin bazı faydaları doğası gereği ayrılması ve yeni sisteme atanması biraz daha zor ancak bunun için çabaya değer. Çoğu durumda, yeni sistem uygulamasını haklı çıkarmaktan daha fazlasına pek çok doğrudan fayda olacaktır. Ancak dolaylı faydaları belgelemek ve tahmin etmek, proje planlamasına, önceliklerin belirlenmesine ve kuruluş üzerindeki ERP uygulamasının sonuçlarının ölçülmesine yardımcı olacaktır. Bu avantajlara parasal değer atayamasanız da devam edin ve bunları yatırım getirisi çalışma sayfasında ve proje planında listeleyin.

ERP avantaj örnekleri

Bu çalışma sayfası için ERP avantajları beş iyileştirme alanı şeklinde düzenlenmiştir:

• İnsan verimliliği
• Karar
• Finans ve muhasebe
• Operasyonlar
• İş teknolojisi

Aşağıdaki listeler faydaların örnekleridir. Müşteri başarı hikayelerini, analist raporlarını, iş gereksinimlerini, yazılım seçeneklerini ve yeni teknolojiyi gözden geçirirken sizin ve ekibinizin ortaya çıkaracağı daha birçok şey olacaktır. Olası faydaları listeleyin ve süreç iyileştirmeleri ve mali değerleri için ilk tahminleri yakalayın.

İnsan verimliliği

• Mobil cihazları dilediğiniz zaman dilediğiniz yerde çalışmaya izin verecek şekilde destekleyin.
• Garip prosedürler ve "kullanıcı dostu" olmayan eski ERP sistemleriyle ilişkili yavaş sistem yanıtı sayesinde veri girişinde verimliliği ve doğruluğu artırın.
• Kullanıcıların çalışmaya başlamaları için gereken eğitim süresini azaltan rol tabanlı, modern bir kullanıcı arayüzü (UI) ile üretkenlik süresini azaltın.
• Standart süreçlerle değişkenliği azaltmak için kontrollü, yönetilen bir ortam oluşturulmasına yardımcı olur.

Karar Verme

• Verilerdeki yanlışlıkları azaltmak ve gereksiz verileri ortadan kaldırmak için sistemleri konsolide edin.
• Kurumsal içi iletişimleri daha etkili hale getirmek ve yanlış anlaşılmalardan ve karışıklıklardan kaçınmaya yardımcı olmak için bilgileri (tek bir doğru kaynak) merkezileştirin ve yönetin.
• Daha iyi karar almaya yönelik içgörüler sağlamak için modern analitik araçlarla Büyük Verilere erişin.
• Hızlı ve doğru self servis sorgular sağlamak için uyarılar ve gösterge tabloları gibi kullanıcı dostu araçlar sağlayın.

Finans ve muhasebe

• Şirket genelinde finans ve muhasebe süreçlerini kolaylaştırın.
• Aylık kapanışları hızlandırın ve finansal raporlamanın doğruluğunu artırın.
• Alacak hesaplarını alacak tahsil süresini (DSO) azaltarak iyileştirin.
• Verilerin organize ve kolayca kullanılabilir olmasının yanı sıra doğru ve eksiksiz olması nedeniyle denetimlerin stresini azaltın.
• Düzenlemelere uygunluğu kolaylaştırın.

Operasyonlar

• Şirket genelinde iş operasyonlarını iyileştirin ve kullanım dışı süreçleri modernleştirin.
• E-ticareti müşteri ve sipariş yönetimine entegre edin.
• Daha iyi planlama sistemleri sayesinde operasyonel işçilik maliyetlerini azaltın.
• Teklif verme sırasında bir firma ürünü veya teslimat tarihi ile müşteri memnuniyetini artırın.
• Tedarikin kaotik olmaktan ziyade proaktif ve kontrollü hale gelmesine ve hızlandırmaya güvenmesine yardımcı olun.
• Daha iyi stok planlaması ve kontrolü sayesinde açıkların, karşılanamayanların veya müşteri hayal kırıklıklarının oluşumunu artırmadan stoku azaltın.

İş teknolojisi

• İşi geride bırakan kullanım dışı altyapıyı değiştirin.
• Çeşitli departmanların iş sistemleri arasındaki etkileşimi geliştirin.
• Bağımsız eski uygulamaları konsolide edin ve Excel elektronik tabloları ile manüel geçici çözümlerin kullanımını azaltın.
• Yapay zeka (AI), öğrenen makineler ve Nesnelerin İnterneti (IoT) gibi yeni teknolojilere erişin.
• Bir iş büyüdükçe büyümek üzere tasarlanmış modern sistemlerle ölçeklenebilirliğe giden yolu sağlayın.
• Güncel sistemler ve kontroller ile veri güvenliğini zorlayın.
• Satıcı tarafından artık desteklenmeyen eski sistemler için destek bulma sorununa izin verin.

ERP iyileştirmelerini belgeleme

Aşağıdaki çalışma sayfası, süreç iyileştirmeleri ve mali değerleri için gözlemlerinizi ve tahminlerinizi belgelemeye yönelik örnek bir elektronik tablodur. Her bir sütunu kendi elektronik tablonuzda doldurmayı unutmayın.

• Yukarıda listelenen beş iyileştirme alanından her biri için bir çalışma sayfası oluşturun.
• İyileştirilecek süreçlerin her birinin altında kayıt altına alın.
• Yıllık doğrudan ve dolaylı tutarları tahmin edin.
• Beş yıllık toplam değeri hesaplayın.
• Dolar tutarı belirlenemese bile faydayı belirtin.

Kuruluşunuzdaki her bir departman için doğrudan ve dolaylı faydaları belirleyin. Finans ve muhasebe alanındaki avantajlara bir örnek aşağıda verilmiştir. Organizasyonunuzdaki her departman için bunun gibi bir tabloya ihtiyacınız olacak.

Tüm ERP avantajlarını özetleyin

Tüm iyileştirme alanları dikkate alındıktan sonra, toplam faydayı belirlemek için her departmandan beş yıllık toplamın toplamını ekleyin.

Ayrıca Tablo 6: 'deki Maliyet Özeti 'nden "Toplam 5 Yıllık Fark"ın pozitif olduğunu tespit ettiyseniz, eski sisteminizin bakımını yapmak daha pahalı olacaktır. Tasarruf tutarı doğrudan bir yan yardım tutarıdır ve 6. satırda aşağıdaki tabloya eklenmelidir. Bu sayı negatifse (yeni sistem masrafları mevcut olandan daha fazladır), satır 6'ya sıfır (0) yerleştirin.

3. ERP yatırım getirisini hesapla

Bu evre için elektronik tabloya ihtiyacınız olmayacak.

Bu noktada, bu formülü kullanarak ERP yatırımınızdaki yatırım getirisini hesaplamak için ihtiyacınız olan tüm bilgilere sahip olmanız gerekir:

Yatırım Getirisi = (Faydalar – Yatırım)/Yatırım

Burada bilgileri bulabilirsiniz:

• "Yatırım", Tablo 6'daki toplam "Toplam Yeni Sistem 5 Yıllık Masrafları"dır : ERP Maliyetlerinin Özeti
• "Avantajlar", Tablo 8'deki "Toplam Proje ERP Avantajları"dır : ERP Avantajlarının Özeti

Çoğu durumda fayda yatırımdan daha büyük olur ve 1'den büyük bir oran ile sona erersiniz.

Örneğin, beş yıllık fayda 2.000.000 ABD doları ve beş yıllık yatırım 575.000 $ ise bu oran (2.000.000 - 575.000 $) / 575.000 = 2.479 ABD doları olur ve bu 2,5'e yuvarlanır.

ERP sisteminizin yükseltilmesinden elde edilen yatırım getirisi yüzdesini elde etmek için bu oranı 100 ile çarpın. Örneğimizde 2,5 oranı %250 yatırım getirisini temsil etmektedir.

Sonraki adım

Avantajlar ve yatırım getirisi sağlamsa, bir sonraki adım şirketinizin planlama ve bütçeleme süreciyle eşleşme çabasını genişletmektir. Yazılım hem işletme bütçelerini hem de sermaye bütçelerini etkilediği için daha fazla paydaş dahil etmeniz gerekebilir.

• Tahminleri oluşturan sponsorluk yöneticileri ve ekip üyeleri ile iletişim kurmak.
• Destekleyici satışlar, maliyetler ve diğer dokümantasyonu sağlama.
• Yıla göre belirli satış ve masraf tahminleri oluşturun.
• Toplam sahip olma maliyeti (TCO), geri ödeme dönemi ve diğer hesaplamalar için finansal analiz verileri hazırlama.