Yeni ERP yazılımlarını uygularken şirketler genellikle gereksinimlerini tanımlamak için çok zaman harcarlar ancak uygulamayı yönlendirecek ekibi nispeten az bir şekilde birleştirirler. Yine de ERP proje ekibi, hedefteki uygulama ile yan yana giden bir proje arasında fark yaratabilecek en büyük başarı faktörünü sorgulamaz.

Ayrıntılı olarak basit, işte başarılı bir uygulamanın formülü: doğru kişiler, doğru becerilere sahip, doğru adımları takip etme. Ekip seçim süreciyle birlikte ERP planlamanızı başlattığınızdan emin olun. Bu sekiz adım, proje ekibinizi yapılandırmanıza, planınızı oluşturmanıza ve doğru önlemleri yerine getirmenize yardımcı olur.

Başarılı bir uygulama formülü: doğru kişileri, doğru becerileri, doğru adımları takip ederek.

1. Bunun bir BT projesi olmadığını tanı

ERP sistemleri bilgi teknolojisine dayalı olduğundan insanlar genellikle ERP uygulamalarının BT projeleri olduğunu varsayar. Öyle değil. ERP sistemi, şirketinizin tüm operasyonunun omurgasıdır. Bu nedenle her departmanın taahhüdüne ve taahhüde ihtiyacınız vardır. Yeterli organizasyonel destek olmadan BT destekli bir uygulama, pahalı gecikmeler, kullanıcı direnci, memnuniyetsizlik ve hatta salt başarısızlıkla sonuçlanabilir.

BT departmanınız donanım ve yazılım kurulumuyla ilgilenecektir (yeni sistem yerinde kurulmuşsa). BT, hem şirket içinde hem de işletmeye bağlı diğer verilere bağlı sistemler ve ekipmanlarla uyumluluk ve entegrasyondan da sorumlu olacaktır. Bununla birlikte, sistem konfigürasyonunu yönlendirecek yeni iş süreçlerini tanımlama sorumluluğu, sistem kullanıcılarının omuzlarına katlanır.

2. Güvenli yönetici taahhüdü

CIO'nuz veya CTO'nuz uygulama projesini şüphesiz onaylarken, bunların katılımı orada sona ermez; ERP yatırımı üzerinde imza atmak yalnızca başlangıçtır. Yöneticiler, büyük bir ERP uygulama projesinin etkisini anlamalı, insanların projeye zaman ve enerji ayırmasına olanak sağlamak için gerekli takasları yapmaya istekli olmalı ve desteklerine ilişkin görünür kanıtlar sağlamalıdır.

Yöneticiler en erken başlangıç toplantılarından itibaren taahhütlerini dile getirmelidir. Ekibin ilerlemesini takip ederek, uygun olduğunda ve uygun olduğunda teşvik sunarak dahil olmaya devam etmeliler. Ayrıca yönetici katılımı olmadan çözülemeyen çatışma veya sorunlar ortaya çıktığında nihai otorite olarak görev yapmalılar.

Herhangi bir projede diğer önceliklerin proje taahhütlerine müdahale ettiği zamanlar olacaktır. Müşteri talepleri, eğitim oturumları veya rakip projeler ekip üyelerini kolayca uzaklaştırabilir. Çalışanlar, görünür yönetici bağlılığı ve odaklanmış kalma “izni” olmadan bu dikkat dağıtıcılara karşı koymaya sıkı basacaktır.

3. Doğru proje ekibi liderini seçin

Akıllı ve özel bir proje lideri tarafından yönetilen etkili bir proje ekibinin, bir ERP projesini başarılı bir şekilde, zamanında ve bütçeye yönlendirmesi gerekir. Ekip lideri işin operasyon tarafından gelmeli ve çoğu kişinin bir sorusu ya da sorunu olduğunda yöneldiği kişi, şirketin işini, iç siyasetini ve kuruluşunuzda işlerin nasıl işlediğini bilen biri olmalıdır. Proje lideri bir departman başkanı olabilir ama birçok durumda olmayacak. Mümkünse bu kişiyi seçim sürecine katılıma olanak sağlamak için mümkün olduğunca erken tanımlayın.

Ekip lideri, görevleri, çizelgeyi ve maliyetleri izlemek için proje yönetimi yazılımının kullanımı konusunda yetkin olmalıdır. Önceki proje yönetimi deneyimi faydalıdır ancak gerekli değildir; proje yönetimi teknikleri ve araçlarında belirlenen kişiyi eğitmek için bol miktarda kaynak mevcuttur.

4. ERP uygulama ekibinizde doğru kişileri alın

Uygulama ekibi yapınız organizasyonunuzu yansıtmalıdır. Proje ekibi üyeleri, başta sistemin birincil kullanıcıları ve lehtarları olmak üzere tüm önemli işlevsel departmanları temsil etmelidir. Departmanlar; mühendislik, satış ve müşteri saha hizmeti, tedarik, finans ve muhasebe, BT, fiziksel üretim yeri ve bakım, insan kaynakları veya işletmenizin nasıl organize olduğuna ve sisteminizin erişiminin genişliğine bağlı olarak insan kaynaklarını içerebilir.

Ekip, projenin planlanmasından ve düzenlenmesinden sorumludur ve ilerlemeyi gözden geçirmek ve ortaya çıkan sorunları ele almak için düzenli olarak toplantı yapmalıdır. Her bir ekip üyesi, işlevsel alanındaki aktiviteleri koordine etme sorumluluğunu üstlenecek, genellikle bireysel görev ekiplerini çeşitli görevleri yerine getirmek üzere oluşturacak ve yönlendirecektir. Üyeler, bu görevler üstlenildiğinden ve tamamlandığından proje ekibine geri bildirimde bulunacaktır.

Çoğu durumda, proje ekibi haftalık olarak veya kritik ya da yüksek aktivite dönemlerinde daha sık bir şekilde buluşur. Üst düzey yöneticilerin ekip toplantılarına katılması beklenmezken, ekip lideri tarafından düzenli raporlama yapılarak tüm uygulama aktivitelerinden ve kararlardan haberdar olmaları gerekir. Şirket genelinde durum raporlaması da heveslerin ve ilginin yüksek tutulmasına yardımcı olmak için kesinlikle önerilir.

5. Yapılandırılmış ve kapsayıcı bir uygulama planlama süreci izleme

Proje ilk önerildiğinde veya tanımlandığında planlama erken başlamalıdır. Proje planı, yeni bilgiler sunulduğunda sürekli olarak güncellenecek ancak her aşamanın başlangıcında "kilitli" olmalıdır. Bu noktadan sonra ek değişiklik yapılması gerekebilirken, mümkünse süreç ortasında yapılacak değişikliklerden kaçınılmalıdır. Projenin hedeflerini eklemeye veya değiştirmeye devam etme eğilimi, projenin başarılı şekilde tamamlanması için muhtemelen en büyük tehdittir. Süreç sırasında iyi fikirler ortaya çıkabilir, ancak görünüşe göre küçük değişiklikler bile projenizi yavaşlatabilir veya raydan çıkarabilir. Bu fikirleri ikinci aşama için kenara koyun.

Erken planlama sürecine dahil olan (gelecek) kullanıcı topluluğunu edinin. Bu neden bu kadar önemli? Bunlar, işin ve süreçlerinin "olduğu gibi" açıklaması için temel bilgi kaynağıdır. Buna ERP teklif talebinizin (RFP) gereksinim tanımı kısmında ihtiyaç duyarsınız. Sistemin günlük süreçleri bağlamında ihtiyaçlarını gerçekten karşılayıp karşılamadığını size söyleyebilmeleri için bunların seçim sürecine dahil olmasını istersiniz. En önemlisi, spesifikasyon ve seçim sürecine erken ve sürekli katılım, yeni bir şey onlara itiştiğinde genellikle kullanıcı topluluğu arasında mevcut olan her türlü değişime karşı direncin üstesinden gelinmesine yardımcı olacaktır.

Bunlar ve diğer ERP uygulaması ve en iyi planlama uygulamaları, yatırımınızdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olabilir.

Erken planlama sürecine dahil olan (gelecek) kullanıcı topluluğunu edinin.

6. Proje planınızı izleyin

Projeyi ve projenin ilerlemesini planlamak ve izlemek için proje yönetimi araçlarını kullanın. Aralarından seçim yapılabilecek nispeten ucuz birçok proje yönetimi yazılım paketi bulunmaktadır. Yazılım, programı hazırlamaya, kaynak ihtiyaçlarını belirlemeye ve olası çakışmaları tespit etmeye yardımcı olacaktır. Tüm proje planı yüklendiğinde, her bir görevi ve plana ilişkin genel ilerlemeyi izlemenize yardımcı olur ve herhangi bir kaydırmanın etkisini (diğer zaman çizelgelerini etkileyebilecek görevlerin geç tamamlanmasından kaynaklanan gecikmeler) belirlemenize yardımcı olur. Araçlar ayrıca bütçeye göre harcamaları izleyecek ve üst yönetimi finansman ve kaynak ihtiyaçları hakkında bilgilendirecektir.

Proje planından sapmalar belirlendiğinden proje ekibi bunları hızlı bir şekilde ele almalıdır. Küçük kaymalar henüz küçükken çözülmediği takdirde önemli sorunlar haline gelir. Her görev ekibi lideri, haftalık toplantıda etkin projelerin durumunu proje ekibinin geri kalanına bildirmelidir. Böylece proje ekibi, herhangi bir gecikmiş veya kesintili görevi nasıl programa geri getireceğini çözebilir. Termin planı ayrıdır - başka etkiler olacağından, planlanan hiçbir aktivitenin kaymasına izin vermeyin. (Planın kritik görevlerine ve safhalarına biraz minder oluşturmanın bir sakıncası yok. Eli Goldratt'ın Kritik Zinciri'nden bazı proje yönetimi ilkelerini benimsemeyi düşünebilirsiniz, bu arabellekleri daha etkili hale getirmenin yolları da dahil.)

7. Kullanıcıların sisteme “sahip” olduğundan emin olun

Bu nokta tekrarlayıcı: uygulamanızın başarısı, kullanıcı topluluğunun sisteme sahip olma duygusu hissetmesine bağlıdır. Kullanıcılar en başından beri sürecin bir parçasıysa, en azından kendi fikirleri olduğundan, bu belirli sistemi seçmek ve sizin yaptığınız gibi yapılandırmak için daha büyük bir sorumluluk duygusu hissedeceklerdir.

Herhangi bir uygulamada, zamanların zor veya beklenmeyen engellerin ortaya çıktığı anlar olacak. Kullanıcılar bunun kendi sistemi olduğunu hissetmiyorsa sorunu kazıp gidermek yerine başkasını –yöneticiler, yöneticiler, BT ya da sistemin kendisi- suçlamak kolay. Sahiplik taahhüdü kazanmanın anahtarı, proje planlamasına ve hedef belirlemeye erken katılımdır.

“Benim için içinde ne var?” Faktör o sahiplenme duygusunun kazanılmasında da önemlidir. Her kullanıcı yeni sistemden faydalar görmelidir: ister kullanım kolaylığı, kolaylık, bilgilerin doğruluğuna daha fazla inanma, daha fazlasını başarma ve organizasyon üzerinde daha büyük bir etkiye sahip olma yeteneği ya da stres, fazla mesai ve hayal kırıklığı. Bu “yumuşak” faydalardan bazıları, kullanıcıları sistemi benimsemeye ve başarılı olmaya teşvik etmede önemlidir. Eğitim ve öğretim, kullanıcıların sistemin iş hayatlarını ve iş performanslarını nasıl iyileştireceğini anlamalarına yardımcı olmak için anahtardır.

Uygulamanızın başarısı, kullanıcı topluluğunun sisteme sahip olma duygusu hissetmesine bağlıdır.

8. ERP proje ekibinizin başarısını ölçün

Proje ekibi etkinliğinin nihai ölçümü, elbette başarılı bir uygulamadır, zamanında ve bütçede tamamlanır. Ancak ara önlemler tam da önemli. Proje planı, her bir görev için kaynaklar tayin edilmiş şekilde bir zaman çizelgesine yerleştirilen bir dizi bağımsız görevden oluşur. Plan onaylandıktan sonra ekibin sorumluluğu, tüm görevlerin planlandığı şekilde tamamlanmasını yönetmektir.

Tamamlandığında münferit görevler kilometre taşı görevi görür. Proje ekibinin, görevleri hedefte tutmak için gereken düzeltici eylemlere veya kaynak yeniden konumlandırmasına karar verebilmesi için her hafta zaman ve kaynak kullanımının yanı sıra ele alınacak zorluklar, çakışmalar veya sorunlar da dahil olmak üzere görev ilerlemesini raporlamaları gerekir. Yoldaki tüm görevlerin başarıyla tamamlanması, hem görev liderlerinin performansına hem de daha büyük proje ekibine yönelik bir ölçüm görevi görür.

ERP Yatırım Getirisi (yatırım getirisi) beklentilerinin elde edilmesi de ekibin başarısının bir ölçüsüdür, özellikle bu yatırım getirisi beklentileri ilerleme veya sürekli iyileşme göstermek için gerçekçi olarak zaman aşımına uğramışsa.

Son olarak, proje ekibinin iletişimi, daha az doğrudan bir önlem iken, başka bir başarı göstergesi. Ekip, proje durumunu büyük ölçüde ve zincir olarak departman yöneticilerine ve şirket yöneticilerine ne kadar iyi iletti? Güçlü iletişim başarılı bir projenin temel bir bileşenidir.

Özet

ERP uygulaması için kurum genelinde katılım ve destek gereklidir. Proje ekibi, uygulamayı kendilerinin gerçekten "yapmamasına" rağmen uygulamanın merkezinde yer alıyor. Ekibin birincil işi, projeyi planlamak ve yönetmek, desteği listelemek ve kurumun motivasyonunu korumak ve planlanan tüm görevlerin ve aktivitelerin başarısı doğrultusunda (proje başarıyla tamamlanana kadar) ilerlemektir.