Doğrudan tedarik, şirketinizin ürettiği temel şeyleri yapmak için tüm "linchpin" bileşenlerine sahip olduğunuzdan emin olmaktan sorumludur. Diğer yandan dolaylı tedarik, ışıkları açık tutmak ve işletmenizin sorunsuz ve verimli bir şekilde çalışmasını sağlamak için önemli olan diğer her şeyi içerir.

Doğrudan tedarik aktiviteleri daha büyük bütçeler içerir ve daha merkezi ve stratejik olarak yönetilebilir. Ancak bu kadar sık gözden kaçırılan şey, birçok işletmede dolaylı tedarik maliyetlerinin tedarikle ilgili giderlerin önemli bir kısmını oluşturabilmesidir. Buna rağmen, dolaylı tedarik genellikle merkezsizleştirilir ve tutarsız bir şekilde yönetilir ve büyük gelişme potansiyeli vardır. Günümüzün en iyi teknolojileri ve harcama yönetimi uygulamaları, ekiplerinizin, verilerinizin ve sistemlerinizin sorunsuz bir şekilde entegre olmasını ve birlikte iyi çalışmasını sağlayarak tüm harcama yönetimi süreçlerinize daha birleşik ve bütünsel bir yaklaşım sergilemenize yardımcı olur.

Doğrudan tedarik nedir?

Doğrudan tedarik, şirketinizin sattığı malların veya hizmetlerin üretiminde doğrudan kullanılan hammadde, bileşen ve işçilik satınalma sürecini ifade eder.

Bu harcama aktivitesi, birincil ticari işlemlerinizle çok yakından ilişkilidir. Üretim hattınızı temin eder ve müşterilerinize sunduğunuz nihai ürünün kalitesini etkiler. Buna örnek olarak bir araba üreticisi tedarik etmek, çelik ve lastik satın almak verilebilir. Doğrudan tedarike bakmanın bir diğer yolu da temel operasyonlarınıza yakınlığının hemen sağlanmasıdır. Ofis malzemeleri olmadan, bir oto üreticisi hala araba yapabilirdi. Fakat metal veya kauçuk olmadan birincil işlem durur.

İyi doğrudan uygulamalar genellikleharcama analitikleri, stratejik kaynak yaratma ve malzeme gereksinimleri planlaması(MRP) dahil olmak üzere e-tedarik çözümlerinden ve araçlarından yararlanır. Bu, şirketlerin bu ilişkileri yönetmek için güvenilir tedarikçilere ve verimli sistemlere sahip olmasını sağlamaya yardımcı olur; bu da ideal olarak daha verimli ve dayanıklı operasyonlara yol açar.

Dolaylı tedarik nedir?

Dolaylı tedarik, şirketinizin çalışmasını sağlamak için önemli olan ancak temel ürünlerinizin veya hizmetlerinizin üretimine doğrudan girmeyen mal ve hizmetlerin satın alınmasını içerir. Bu harcama kategorisi; bakım, onarım ve operasyonların (MRO) yanı sıra BT hizmetlerini ve hizmet olarak yazılım (SaaS) aboneliklerini, pazarlamayı, gayrimenkulü, dış kaynaklı profesyonelleri ve çok daha fazlasını içerir.

Dolaylı tedarikin tanımı 50 yılda gerçekten değişmezken, günümüzün dijital dönüşümü hem şirketlerin hem de müşterilerinin nasıl iş yaptığı konusunda belirgin bir değişim yaşadı. Bazı dolaylı giderler, yerel hizmetler veya ofis malzemeleri gibi zamansız. Ancak büyük ölçüde kayan şey SaaS çözümlerine, siber güvenliğe ve giderek daha güçlü ve uzmanlaşmış yazılımlara güvenmemizdir. Günümüz harcama yönetimi ekipleri genellikle kırtasiye, reklam hizmetleri ve hatta gayrimenkullere daha az harcama yapıyor. Ancak bu, dijitalleşmeye, self servis pazarlama araçlarına ve uzaktan çalışmaya yönelik bir kaymayla, genel olarak dolaylı giderlerin azaltılmasından daha fazlasını yaptı. Şirketler ve üreticiler giderek dijitalleştikçe, bazı "zor" iş giderlerine daha az harcama yapmalarına rağmen büyümelerine ve rekabet etmelerine yardımcı olmak için diğer türde araç ve çözümlere olan ihtiyacı artırdıklarını fark ediyorlar.

Doğrudan ve dolaylı tedarik: Farklılıklar nelerdir?

Bu iki tedarik modeli arasındaki temel fark , bunların nasıl yürütüldüğü değil, bunlara neden ihtiyaç duyulduğu ve nelere ihtiyaç duyulduğudur. Kaynak yaratmadan ödemeye kadar en iyi uygulamalar, doğrudan veya dolaylı olsun tüm satın alma faaliyetlerinize titizlikle uygulanmalıdır.

• İş sürekliliği ve stratejik önemi: Doğrudan tedarik faaliyetleri iş sürekliliği açısından hemen kritik öneme sahiptir. Hammadde tedarikindeki aksaklık, satışı ve kârlılığı etkileyerek üretimi durdurabilir. Dolaylı tedarik, işletme üzerinde daha az etkiye sahiptir ancak bu harcama kategorisinin etkin bir şekilde yönetilmesinin kümülatif etkisi, genel iş sağlığı üzerinde önemli bir etkiye sahip olma eğilimindedir.
• Bütçe boyutu ve sözleşme uzunluğu: Doğrudan tedarik genellikle daha büyük bütçe tahsislerini ve daha uzun sözleşme sürelerini içerir. Buna karşılık dolaylı tedarik, yıldan yıla (veya hatta günden güne) değişiklik gösterebilecek operasyonel ihtiyaçlara odaklanarak daha kısa sözleşme koşullarına sahip daha küçük, daha değişken harcama tutarları içerebilir.
• Planlanan ve doğal harcama: Doğrudan tedarik, üretim çizelgeleri ve pazar talebi ile uyumlu olacak şekilde titiz bir planlama ve tahmin gerektirir. Dolaylı tedarik sayesinde, daha acil operasyonel gereksinimlere dayalı olarak ihtiyaç duyulduğu şekilde yapılan satınalmalarla esnekliğe genellikle biraz daha yer verilir.
• Tedarikçi ilişkilerinin önemi: Doğrudan tedarikte tedarikçi ilişkileri yönetimi (SRM) uyumluluğu sağlamak, tedarikçi uzmanlığına ve önerilerine erişmek ve tutarlı tedarik ve kalite sağlamak için uzun vadeli iş ortaklıkları içeren tipik olarak daha stratejik. Dolaylı tedarikte odak noktası, toplu indirimlerden yararlanmak, kalite kontrolünü artırmak ve yönergelere ve düzenlemelere uymak için insanları bu onaylı tedarikçilerden satınalma yapmaya teşvik etmektir.
• Stok yönetimi: Doğrudan tedarikte stok yönetimi, stok fazlalığını veya stok eksikliklerini önlemek için üretim ihtiyaçları ile maliyeti dengelemeye yönelik stratejik bir aktivitedir. Dolaylı tedarik, tedarik edilen mal veya hizmetlerin niteliğine bağlı olarak eksiklik ve fazla risklere karşı savunmasız olamaz.
• Organizasyonel kurulum: Doğrudan tedarik geleneksel olarak belirli bir tedarik ekibi tarafından net bütçeler ve KPI'ler ile yönetiliyordu, ancak dolaylı tedarik genellikle daha az titizlikle kontrol ediliyor veya izleniyor. Bu da geçmişte doğrudan ve dolaylı arasında bir ayrım olsa da, günümüzün en iyi harcama yönetimi profesyonellerinin dolaylı tedariki daha bağlantılı ve sistematik bir şekilde yönettiklerini unutmamak gerekir.

Doğrudan tedarikle ilgili sık karşılaşılan zorluklar

Bu harcama kategorisine ilişkin zorlukların çoğu şirketiniz dışında ortaya çıkabilir. Bu tür sorunlarla uğraşmak için ekipleriniz ve tedarikçileriniz arasında iyi iş birliğine sahip olmak ve doğrudan harcama aktivitelerinizin veri odaklı ve merkezi olduğundan emin olmanız önemlidir.

• Tedarik zinciri dalgalanması: Son birkaç yıl bize gösterdiği gibi, "asla asla" günümüz iş dünyasında yaşamak için iyi bir aksiyom. Hava olaylarından siyasi huzursuzluğa kadar karmaşık (ve büyüyen) bir dizi küresel olay, tedarik zincirinizi bozabilir. Doğrudan tedarik ekiplerinin tedarik zinciri yönetimi ile iş birliği yapması ve işletme genelinde dayanıklılık geliştirme verilerinden yararlanıp bunları analiz etmesi her zamankinden daha önemlidir.
• Kalite kontrolü: En iyi niyetlerle bile tedarikçileriniz sizi kalite cephesine indirebilir. İyi SRM taktikleri ve küresel ve bölgesel pazar trendlerinin sürekli olarak izlenmesi, kalite sorunlarını öngörmenize ve gerektiğinde pivot yapmanıza yardımcı olabilir.
• Emtia fiyatı dalgalanmaları: Sektörünüze bağlı olarak, temel üretiminiz için ihtiyaç duyduğunuz hammaddelerin fiyatındaki ve kullanılabilirliğindeki değişimlere karşı özellikle savunmasız olabilirsiniz. Yine bütçelerinize pazar istihbaratının üstünde kalarak ve tampon inşa ederek, bu tür olaylara daha hazırlıklı olabilirsiniz.
• Tedarikçi bağımlılığı: Harika bir tedarikçi bulduğunuzda, şikayette bulunulmaya çalışılıyor. Ancak, bir tedarik ortağı, kendilerinin hatasız bir şekilde birden teslim etmeyi başaramayabilir. Diğer bazı denetlenmiş ve kullanılabilir seçenekler olmadan kendinizi korkutucu bir noktada bulabilirsiniz.
• Mevzuata uygunluk ve sürdürülebilirlik: Doğrudan tedarik harcamalarınız tipik olarak daha büyüktür ve hammaddeleri, uzun mesafeli sevkiyatı, yabancı işgücü güçlerini ve diğer karmaşık bileşenleri içerebilir. Doğrudan tedarik ekiplerinin çevresel, sosyal ve yönetişim (ESG), yasal ve çok sayıda diğer yönetmelik söz konusu olduğunda hem yerel hem de küresel uyumluluğun üstünde olması gerekir ve bu genellikle dolaylı tedarik aktiviteleri üzerinde önemli bir etkisi yoktur.

Dolaylı tedarikle ilgili sık karşılaşılan zorluklar

Dolaylı tedarik zorlukları genellikle kuruluşunuzdan kaynaklanır. Bu kötü haber ve iyi haber. Siloları ve modası geçmiş araç ve uygulamalara göz yummaya devam ederseniz kötü haberler. Ancak bu konularla başa çıkmaya hazırsanız iyi haber çünkü -siyaset ve hava olaylarının aksine bu tür zorluklar sizin kontrolünüzün içindedir.

• Düşük harcama görünürlüğü: Departmanlar doğru protokolleri takip etse bile bu harcama yakalanmaz ve diğer giderlerinizle entegre edilmezse merkezi incelemeye tabi tutma fırsatını kaybedebilirsiniz. Bu, maliyet tasarrufu fırsatlarını belirleme veya israf harcamalarını ortadan kaldırma olanağının azaltılması anlamına gelir.
• Maverick harcaması: Çoğu maverick harcama iyi niyetlidir ve yalnızca "resmi" kanallardan geçmenin yavaşlığı veya satın alma protokollerine ve politikalarına uyulmasını otomatikleştiren çözümlerin bulunmamasından kaynaklanır. Yine de önemli hasara neden olabilir, maliyetleri artırabilir ve organizasyonel veya düzenleyici gereksinimleri karşılamayan satınalma risklerini artırabilir.
• Veri ana verileri ve farklı veriler: Dolaylı gider ve kaynak yaratma verilerinin toplanması, standartlaştırılması ve diğer tüm kritik iş verileriyle birlikte analiz edilmesi gerekir. Bu bilgileri yakalamaya ve merkezileştirmeye yönelik sıkı bir politikanız ve uygulamanız yoksa, daha doğru tahmin ve daha düşük maliyetler dahil olmak üzere avantajlarını kaybedersiniz.
• Fazlalıklar ve fazlalıklar: Dolaylı tedarik genellikle yetersiz koordinasyon ve planlama nedeniyle fazla tedarikle veya yedekli hizmetlerle sonuçlanır. Otomatik çözümlerle sağlanan gelişmiş görünürlük, işletmenin başka bir yerinde daha iyi kullanılabilecek bu fazla sermayeyi serbest bırakmanıza yardımcı olur.
• Şirket kültürü: Eski alışkanlıklar çok ölür. Birçok şirkette, dolaylı tedarike çok fazla uyumlu strateji uygulanmadı. Dolaylı harcamayı merkezi süreçlerinize entegre etmek, iyi yazılımdan daha fazlasını gerektirir. İşletmeniz genelinde görünürlüğün ve silo parçalamanın önemine ilişkin şeffaf iletişim ve netlik gerektirir.

Doğrudan ve dolaylı tedarikin harcama yönetimi üzerindeki etkisi

Doğrudan harcama, toplam maliyetlerin önemli bir kısmını oluştururken, envanter maliyetlerini etkin bir şekilde kontrol altında tutabilen ölçek ve hacim indirimlerinin ekonomileri için fırsatlar sunar. Tersine, dolaylı harcamalar satılan malların maliyeti üzerinde aynı etkiye sahip olmasa da verimsizliklerin giderleri artırıp operasyonel gecikmeler ve aksaklıklara yol açabilmesi iş başarısı için giderek daha kritik bir öneme sahiptir. Dolayısıyla bütünsel harcama yönetimi, bu harcama kategorilerinin (ve tüm) dengelenmesi için hayati önem taşır ve her birinin kuruluşunuzun genel mali sağlığı, büyümesi ve operasyonel akışkanlığına mümkün olduğunca fazla katkıda bulunmasını sağlar.

Doğrudan/Dolaylı Tedarik Yazılımında Neler Aranır?

Dijital dönüşüm yolculuğunuzda ilerlerken aşağıdakiler de dahil olmak üzere harcama yönetimi aktivitelerinizi entegre etme, özelleştirme ve otomatikleştirme yeteneğinizi artıracak özelliklere sahip yazılımlar seçin:

1. Kapsamlı entegrasyon özellikleri: ERP ve harcama yönetimi sistemlerinizde entegrasyon, tedarik verilerinin üretim ve operasyonel ihtiyaçlarla uyumlu olmasını sağlar. Bu, doğrudan ve dolaylı tedarik arasında bir denge kurmak için gereklidir.
2. Gelişmiş analitik ve raporlama: Doğrudan ve dolaylı tedarikin farklı odakları ve etkileri göz önüne alındığında analitikler, her birinin benzersiz zorluklarını ve fırsatlarını ayırt etmek ve yönetmek için çok önemlidir.
3. Kullanıcı dostu arayüz: Herhangi bir araç yalnızca ekibinizin istekleri ve kullanma kabiliyetleri kadar iyidir. Sezgisel ve basit bir arayüz ve gösterge tablosu arayın.
4. Otomatik iş akışı yönetimi: Otomasyon, süreçleri kolaylaştırır, manüel görevleri azaltır ve doğruluğu ve hızı artırır. Bu, ekiplerinizin manüel görevlerin tutarlı bir şekilde izlendiğinden emin olarak stratejik konulara odaklanmasına olanak sağlar.
5. Sağlam satıcı yönetim araçları: Bir satıcının hangi hizmetleri veya ürünleri sağladığından bağımsız olarak, hem doğrudan hem de dolaylı tedarikte kalite ve güvenilirliği korumak için standartlaştırılmış ve güvenilir satıcı yönetimi özellikleri esastır.
6. Esnek uyarlama seçenekleri: Raporlardan iş akışlarına ve otomatikleştirilmiş süreçlere kadar uyarlama, ekiplerinizin her bir tedarikçi, satıcı veya operasyonel aktivite ile ilişkili benzersiz ihtiyaçlara ve zorluklara uyum sağlayabilmesini sağlar.
7. Güvenlik ve uyumluluk özellikleri: Mevzuata uygunluk ve hassas işlem verilerinin korunması söz konusu olduğunda, itibarınızı, müşterilerinizi, tedarikçilerinizi ve ekip üyelerinizi korumak için güçlü yapay zeka destekli güvenlik özellikleri çok önemlidir.
8. Mobil olarak optimize edilmiş çözümler: Tedarik faaliyetleriniz işletmenizin tamamında daha hassas ve daha iyi entegre hale geldiğinden, ister masaüstünde ister mobil cihazda olmak üzere harcama yönetimi çözümlerinizin esnek kullanımı desteklediğinden emin olmak isteyeceksiniz.