İş Akışı Yönetimi: İş akışı otomasyonu ve iş süreci yönetimi için yeni başlayanlar kılavuzu
İş akışı yönetimine genel bakış
İş terimi olarak, iş akışı yönetimi gerçekten 1980'lerde, e-posta, masaüstü bilgisayarlar ve dijital hale getirilmiş iş sistemlerinin erken kullanıma sunulmasının yanı sıra ortaya çıktı. İnsanlar bu yeni teknolojilerin hataları azaltmaya ve tekrarlayan görevleri kolaylaştırmaya nasıl yardımcı olabileceğini çok hızlı bir şekilde anladılar. Günümüzde akıllı, bulut bağlantılı yazılımlar ve dijitalleştirilmiş iş akışı yönetim sistemleri, insan iş ortaklarını gittikçe artan verimlilik ve çeviklik, daha kısa döngü süreleri ve hata oranı ve daha iyi uyumluluk elde etmek için destekler.
İş akışı nedir?
İş akışı, belirli bir sonuç elde etmek için tamamlanan bir dizi bağlı aktivite veya görev dizisi olarak tanımlanabilir. Yapılandırılmış iş akışı, belirli bağlılıkları veya gereksinimleri karşılamak için sıralı veya paralel olabilecek ayrı bir yol izler. Genellikle yol, her bir istenen iş sonucuna benzersiz olarak tanımlanmış varyasyonlara sahip olur.
Üç tür iş akışı vardır:
- Tam manüel: Örneğin, manüel bir iş akışı, bir belge ile kağıt tabanlı ve manüel olarak yazılan notlar ve imzalar (fiziksel olarak ofiste veya üretim alanında geçirilebilir) olabilir.
- Yarı otomatik: Kısmen otomatikleştirilmiş iş akışında sürecin parçaları otomatikleştirilir. Dosyalar eklenmiş bir e-posta zinciri düşünün, e-posta gövdesinde yorumlar ve eklenen dosyalardaki değişiklikler mevcut görevin işleyeni için uygun olduğunda iletildi.
- Tamamen dijitalleştirilmiş veya otomatikleştirilmiş: Otomatik iş akışları, belirlenen iş kurallarına göre yapılandırılmış ve tanımlanmış bir şekilde özel bir iş uygulamasında çalışır.
İş akışı yönetimi veya iş süreci yönetimi: Farkı nedir?
İş akışı, adımlardan ve görevlerden oluşan daha belirli, bağımsız bir dizedir. Buna karşılık iş süreci, bazı görevlerin otomatikleştirilebileceği, diğer aktivitelerin bulunamayabileceği görevler, iş akışları, aktiviteler ve yönergeler koleksiyonu için daha geniş bir terimdir.
Örneğin, tanımlanan bir veya daha fazla varyantla satınalma için basit bir onay iş akışı düşünün, satınalma değeri belirli bir tutarı aşarsa bir iş kuralı, satınalma siparişinin ikinci bir departmandan onaylanmasını gerektirebilir. Bu iş akışı, bir organizasyonda mal ve hizmet satın almaya yönelik daha büyük bir iş sürecinin parçasıdır ve satıcı seçimi, tedarik vb. için yönergeleri içerir.
Aşağıda bazı yaygın iş akışı örnekleri verilmiştir:
Satınalma siparişi onaylama
Tatil talebinin yetkilendirilmesi
Fatura ödemesinin işlenmesi
Çalışanı işe alma
Yedek parça talep etme
Müşteriye fatura gönderme
İş akışı yönetim yazılımı neden bu kadar önemli?
İş akışı yönetimi, ayrık süreçleri dijitalleştirme ve sonuçları yönetme sürecidir. İş akışı yönetimi yazılımı, bu iş akışlarını oluşturmanıza, çalıştırmanıza ve yönetmenize olanak sağlar. Özel yazılım çözümlerinden beklenen temel avantajlardan ve sonuçlardan bazıları şunlardır:
Daha fazla verimlilik: İlgili herkes için daha kolay sonuçlar elde ederken daha hızlı ve daha iyi sonuçlar elde etmek için otomasyon oranınızı artırın. Örneğin, tamamen dijital hale getirilmiş bir iş akışı ile ilgili taraflar; ofiste, evde veya hareket halindeyken herhangi bir yerden çalışarak açıkça tanımlanmış dijital görevlere kolayca erişebilir, bunları gözden geçirebilir ve işleyebilir.
Gelişmiş çeviklik: Değişen operasyonel ihtiyaçları karşılamak için standart iş akışlarını uyarlayın, yeni iş modellerini desteklemek için süreç yenilikleri oluşturun ve daha fazla dayanıklılık ve çeviklik için bozuk süreçleri düzeltin.
Daha güçlü uyumluluk: Net sorumluluklar ve veri tabanlı denetim izleri ile süreç sonuçlarını izleyebilir, yönetebilir ve politika ve düzenlemelere uyulmasını daha iyi sağlayabilirsiniz.
İş akışı yönetim sistemleri ve çalışma şekilleri
İş akışı yönetim sistemleri, kullanıcının farklı iş veya süreç türleri için farklı iş akışları tanımlamasına olanak sağlar. Örneğin, bir üretim ayarında tasarım belgesi tasarımcıdan teknik direktöre ve son olarak da üretim mühendisine otomatik olarak yönlendirilebilir. İş akışının her aşamasında, belirli bir görevden bir kişi veya grup sorumludur. Görev tamamlandığında iş akışı yönetimi sistemleri, sonraki görevden sorumlu kişilerin bilgilendirilmesini ve süreç aşamasını yürütmek için ihtiyaç duydukları verileri almalarını sağlar.
İş akışları daha karmaşık bağlılıklara da sahip olabilir. Örneğin, bir belge çeşitli dillere çevrilecekse çeviri yöneticisi dilleri seçebilir ve ardından her seçim farklı bir çevirmen için iş emri formu olarak etkinleştirilir. Yalnızca tüm çevirmenler ilgili görevlerini tamamladığında süreçteki sonraki görev etkinleştirilir. Bu, oturum açma sıkışıklıklarını izlemeye ve daha büyük ekipleri hedefte tutmaya yardımcı olur.
İş akışı yönetim yazılımı, burada gösterildiği gibi, süreçleri yönetmenize ve sürecinizdeki varyasyonları tanımlamanıza yardımcı olabilir.
İş akışı yönetim sistemi örnekleri işlemde
Her işletmenin kendine özgü ihtiyaçları olacak. Aşağıda modern iş akışı yönetim sistemlerinin nasıl uygulanabileceğine ilişkin birkaç örnek verilmiştir:
Mevcut iş uygulamalarını optimize etme: Birçok kurumsal uygulama, sistemde henüz eşlenmemiş iş süreçlerini tanımlamak ve oluşturmak için yerleşik araçlarla ve iş akışı şablonlarıyla birlikte sunulur. İş akışlarında değişiklik yapılması gerektiğinde, yöneticilerin baştan başlamaları gerekmez. Yöneticiler değişiklik oluşturmak için sistemin mevcut işlevlerinden yararlanabilir. Ayrıca en iyi modern yazılım araçları, halihazırda gömülü olan yapay zeka (AI) ve süreç otomasyon araçlarına sahip ek otomasyon özellikleriyle geliyor.
Yan yana uygulama uzantılarını kullanma: Birçok şirket, yazılım uygulamalarını mümkün olduğunca az değişiklikle çalıştırmayı tercih ettikleri anlamına gelen "temiz çekirdek" tutmayı tercih eder. Bu, yeni iş akışlarının ve süreç inovasyonlarının mevcut sistemlerden verilerden yararlanabileceği ancak mevcut iş uygulamalarının dışında oluşturulmuş olduğu anlamına gelir. "Uygulama içi" uygulama uzantılarının aksine "yan yana" olarak adlandırılan uygulama uzantıları genellikle bulutta oluşturulur ve çalıştırılır.
Departmanlar arası süreçleri düzenleme: Bulut tabanlı iş akışı yönetimi sistemleri de iş kolları arası orkestrasyonlar için tercih edilen seçenektir. Bunlar farklı uygulamalara, sistemlere ve hizmetlere yayılan iş süreçleridir. Bu, otomasyon gereksinimlerinizin farklı uygulamalarda ve konumlarda çalışan, bağlantısız birden fazla iş akışını bağlamanız için ihtiyaç duyduğu karma altyapıları içerir. Ayrıca iş ortakları ve tedarikçiler gibi harici süreç katılımcılarına belirli bir iş akışı sunmak istediğiniz süreçlerle çalışır ve ardından bu iş akışının sonucunu kullanarak dahili olarak bir sonraki adımı başlatır.
Konu uzmanlarının iş akışlarını uyarlamasını kolaylaştırmak: Yalnızca basit talep veya onay formlarını içeren departman süreçlerinde bazı otomatikleştirilmiş iş süreçleri düşük kodlu/kodsuz (LCNC) geliştirme platformları ile ele alınabilir. Bu, sürükleyip bırakma ve basitleştirilmiş görsel işlevlerin, iş kullanıcılarının ekiplerinin belirli ihtiyaçlarına göre uyarlanmış basit iş akışı uygulamalarını hızlı bir şekilde oluşturmasına olanak sağladığı anlamına gelir.
İş akışı yönetim teknolojileri
İş akışı teknolojileri, net sorumluluklarla standartlaştırılmış süreçlere olanak sağlar ve farklı görevleri tanımlanmış bir yol içinde birbirine bağlar. Bir veya daha fazla yeni otomasyon teknolojisiyle akıllı bileşim, süreç akışındaki otomasyon düzeyini artırarak daha hızlı ve daha iyi süreç sonuçları elde edilmesini sağlar. Dahası, değer oluşturmaya veya daha iyi bir deneyim sunmaya yardımcı olarak yenilikçi yeni süreçler sağlar. Aşağıda, modern iş akışı yazılımında kullanılan bazı gelişmiş teknolojilere örnekler verilmiştir:
Büyük Veri: Büyük Veri teknolojileri ve bu verilere ilişkin gelişmiş görünürlük, iş süreçlerinde entegre ve doğrudan kullanılabilecek çok miktarda bilgiyi kullanılabilir hale getirir. İş akışı örneği aşağıda verilmiştir: Yarı otomatik - mali raporlar, yatırım kararı alınmadan önce ilgili gözden geçirenler ve onaylayanlar arasında e-posta yoluyla geri gönderilen bir sermaye gideri (CAPEX) onay süreci hakkında düşünün. İlgili veri kaynaklarında çizilen iş akışı sistemi, gerekli raporları otomatik olarak oluşturabilir ve sürecin belirli bir noktasında doğru kişilerin kullanımına sunabilir. Daha fazlası, tanımlanmış iş kurallarına dayalı olarak veya yapay zeka (AI) ve makine öğrenimi özelliklerinden yararlanarak (aşağıya bakın) entegre veriler, karar vermeye yön vermek, süreci hızlandırmak ve rutin görevler veya değerlendirmelerden karar vericileri rahatlatmak için kullanılabilir.
Yapay zeka: Makine öğrenimi, doğal dil işleme (NLP), bilgisayar vizyonu ve robotik süreç otomasyonu (RPA) gibi yapay zeka teknolojileri , daha önce insanlar tarafından yalnızca manuel veya yarı otomatik şekilde yürütülebilen süreç adımlarının otomatikleştirilmesine yardımcı olabilir.
Makine öğrenmesi: Makine öğrenmesi, bir süreç adımının örüntüleri algılamak veya tahminler ve öneriler yapmak için karmaşık veri analizi gerektirdiği durumlarda uygulanabilir. Yumuşak içeceklerdeki ikmal siparişinin hava tahminine yüksek oranda bağlı olabileceği spor etkinliklerine bir katman düşünün.
Doğal dil işleme (NLP): NLP, sohbet botlarının veya dijital ses asistanlarının bir süreç içindeki belirli etkileşimleri otomatikleştirmesine veya basit iş akışlarını tamamen otomatikleştirmesine olanak tanır. Satın alma siparişlerinin veya faturaların durumu gibi yüksek hacimli rutin sorgulara verilen otomatik yanıtları düşünün.
Bilgisayar vizyonu: Bilgisayar vizyonu, daha sonra diğer süreçleri otomatikleştirmek veya bilgilendirmek için kullanılabilecek karmaşık, bağlamsal bilgileri görüntülerden ayıklayabilir. Bir örnek olarak, yüzey hareketi izleme için uydu görüntülerini analiz ederek bakım süreçlerini bilgilendiren ve altyapısını tehlikeye atabilecek olaylar durumunda servis ekiplerini otomatik olarak tetikleyen enerji üretim ve dağıtım şebeke operatörleri verilebilir. Alternatif olarak, bilgisayar vizyonu, servis taleplerini yalnızca sabit bir zaman çizelgesinde değil, hizmet taleplerini tetiklemek için otomatik bir görsel kontrolün kullanıldığı tahmini bakım ve onarım termin planı oluşturabilir.
Robotik süreç otomasyonu (RPA): RPA, sistemlerle kullanıcı etkileşimlerini taklit ederek süreç akışları içinde yinelenen manüel görevleri yürütür. Tipik bir kullanım durumu, elektronik tablolardan veya tedarikçi e-postaları gibi diğer belgelerden yalnızca bu görevi hızlandırmakla kalmayıp veri doğruluğunu da artıran bir iş sistemine veri kopyalayıp yapıştırarak entegrasyon boşluklarını birbirine bağlamaktır.
Satış sürecindeki durum ve anahtar metrikleri gösteren iş akışı yönetimi yazılımı.
İş akışı yönetimi ve otomasyon trendleri
Hiperotomasyon ve akıllı otomasyon
Bunlar her geçen gün gittikçe daha fazla duyduğumuz terimler. Aslında Gartner yakın tarihli bir ankette yöneticilerin %85'inden fazlasının "önümüzdeki 12 ay içinde organizasyonlarının hiperotomasyon yatırımlarını artıracağına ya da sürdüreceğine ve %56'dan fazlasının zaten dört veya daha fazla eşzamanlı hiperotomasyon girişimine sahip olacağına" işaret etmektedir.
Modern iş akışı yönetimi ve otomasyon çözümleri, yukarıda bahsedilen teknolojilerin çoğunu veya tamamını tek bir çözümde birleştirerek bu trendi ele alır. Bu yaklaşım yalnızca farklı satıcılardan gelen farklı teknolojilerin bir yaması tarafından oluşturulan zorluklardan kaçınmakla kalmaz; aynı zamanda otomasyon çalışmalarını da önemli ölçüde kolaylaştırır. Kullanıcılar, öğrenmeden ve farklı geliştirme araçları arasında geçiş yapmadan tek bir projeden gerektiğinde tüm yeteneklere erişebilir ve bu özelliklerden yararlanabilir.
Düşük kod/kod içermeyen otomasyon (LCNC) otomasyonu
Bu, iş akışı yönetiminin altyapısını değiştiren ek bir trenddir. Vatandaş geliştirici, karmaşık yazılım sistemlerinin güçlü bir kullanıcısı olan ve teknolojiden rahatça yararlanabilen ancak programlama veya kodlama becerilerine sahip olmayan biridir. Görsel araçlar ve sürükle ve bırak önceden oluşturulmuş içerik, düşük kodlu/kodsuz çözümleri vatandaş geliştiriciler için bir oyun değiştiricisi yapar. LCNC, kod yazamamalarına rağmen kapsamlı öznel uzmanlıklarına dayanarak iş akışları ve süreçleri oluşturmalarını ve uyarlamalarını mümkün kılar.
Ve LCNC profesyonel geliştiricilere de çok büyük değer katıyor. Standart görevleri her zamankinden çok daha hızlı tamamlamak için aynı sürükle ve bırak basitliğini kullanabilirler. Geliştiriciler, profesyonel LCNC uygulama araçlarını kullanarak daha karmaşık iş akışları ve otomasyon oluşturabilir ve bu kullanıma hazır özel içeriği daha kolay bir şekilde kullanılabilir hale getirebilir.
İş Akışı yönetimi SSS'ler
SAP Build Process Automation'ı keşfedin
İş akışlarınızı kolaylaştırmanıza yardımcı olmak için akıllı çözümler hakkında daha fazla bilgi edinin
Süreç iyileştirmeyi teşvik etme
İş süreci dönüşümünüzü bugün basitleştirin ve hızlandırın.
