Süreç otomasyonu nedir?
Süreç otomasyonu, tanımlanan organizasyon hedeflerine ulaşmak üzere iş süreçlerini ve işlevlerini otomatikleştirmek için yazılım ve teknolojilerin kullanımı olarak tanımlanır.
Süreç otomasyonuna genel bakış
Bugünün iş liderlerini gece ayakta tutan nedir? Bir şey için, rekabetin her zamankinden daha sert olduğu gerçektir. Bir diğer endişe ise müşteri ve pazar taleplerinin değişerek geliştiği yıldırım hızıdır. Rekabet etmek ve başarılı olmak için işletmelerin, yalnızca daha rekabetçi ve kârlı hale gelmek için değil, dayanıklılıklarını ve çevikliklerini artırmak için mümkün olan her avantajı ele geçirmeleri gerekir. Süreç otomasyonunun geldiği yer burası.
İşletmeler, rekabet güçlerini ve kârlılıklarını teşvik etme mücadelesinde güçlü bir araç olarak süreç otomasyonuna giderek artıyor. Gartner'ın küresel sektör liderlerine yönelik yakın tarihli bir anketine göre, katılımcıların %80'i otomasyonu temel iş öncelikleri ve başarı taktiklerinden biri olarak gösterdi.
Süreç otomasyonu tanımı
Süreç otomasyonu, bir ürün üretmek, bir çalışanı işe alma ve işe alma veya müşteri hizmeti sağlama gibi tanımlanan organizasyon hedeflerini gerçekleştirmek için iş süreçlerini ve işlevlerini otomatikleştirmek üzere yazılım ve teknolojilerin kullanımı olarak tanımlanır.
İş süreci otomasyonu (BPA) ve dijital dönüşüm
İş Süreci Otomasyonu başlangıçta, iş süreci yönetiminin (BPM) daha geniş kapsamlı alanının tek bir yönüydü. BPA, zaman alan ve tekrar eden görevleri devralarak arka uç verimliliğini geliştirmeye odaklanmıştır. Ancak günümüzde BPA artık sadece BPM'nin bir bileşeni değildir, arkasındaki itici güç ve herhangi bir dijital dönüşüm yolculuğunun merkezi bir temel taşı haline gelmiştir. Yapay zeka ve öğrenen makineler gibi teknolojilerle desteklenen dijital dönüşüm, modern iş süreci otomasyonunun kapsamının ve ölçeklenebilirliğinin neredeyse yetersiz olduğu anlamına gelir. Modern BPA çözümleri artık hem arka uç hem ön uç uygulamalarına entegre edilerek tedarik zincirlerinden İK, finans, müşteri hizmetlerine ve sonrasına kadar süreçleri kolaylaştırabilir.
İş süreci otomasyonunun aşamaları
İş süreci otomasyonu örnekleri
Ad-hoc veya tek seferlik aktiviteler veya görevler, süreç otomasyonu için ideal adaylar değildir. Bu teknoloji resmileştirilmiş adımlar, diziler ve kurallar ile tekrarlayan görevler için daha uygundur. Otomasyon, iş sürecinin her seferinde, doğru kişileri, doğru bilgileri doğru sırada, doğru bilgileri dikkate alarak ve belirtilen bir zaman aralığında gerçekleştirilmesini sağlar. Planlı ve modellenmiş bir iş süreci, gereksiz görevleri ve aktiviteleri azaltarak verimliliği artırmanın ilk adımıdır. Süreç otomasyonu öncelikleri işletmeden işletmeye değişmekle birlikte, süreç otomasyonundan sıklıkla yararlanılan bazı alanlar aşağıdadır.
İşe Alım. Süreç otomasyon araçları, en iyi yetenekleri bulup kapsayabilmeniz için résumés ve referansları hızlı ve verimli bir şekilde yükleyebilmenin yanı sıra değerlendirmeleri, retleri veya sonraki işlemleri hızlı bir şekilde işlemek de dahil olmak üzere çeşitli işe alım aktivitelerinin kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir.
Çalışanın işe başlaması ve eğitimi. Kayıt işlemesinden uyumluluk ve eğitime kadar süreç otomasyonu, işe alım ve işe başlatma görevlerini basitleştirmeye yardımcı olabilir. Bu, etkileşimde bulunan ve üretken bir çalışanın daha hızlı gelişmesine yol açar.
Ödeme ve bordro süreçleri. Son birkaç yıldır birden fazla bölgede çalışan dev işçi ve uzaktan çalışan sayısında büyük bir artış görüldü. Otomatik süreçler, işletmelerin hem düzenli bordro aktivitelerini kolaylaştırmasına hem de yüklenicilerin ve harici satıcıların ödemelerini kolaylaştırmasına yardımcı olabilir.
İş gücü planlaması. Özellikle birden fazla konum ve departmanda çalışan çizelgelemesini yönetmek için bir zorluktur. Departmanlar arasında izin taleplerini ve iş seyahatlerini senkronize etme yeteneği, devamsızlıkların kapsanması ve İK ve bordro ekiplerinin yönetici görevlerini daha iyi otomatikleştirebileceği anlamına gelir.
Daha basit ve tutarlı faturalama. Fatura oluşturma ideal olarak muhasebe departmanlarının alıcısı olmalı olsa da her zaman böyle bir durum söz konusu değildir. Otomatik faturalama süreçleri hataları, muhasebe ve yasal riskleri azaltmaya yardımcı olabilir.
Müşteri deneyimi. Rekabetçi bir ortamda, sorun ve gecikmeler yaşarlarsa müşterilerinizin uzaklaşması her zamankinden daha kolaydır. Süreç otomasyonu, daha kişiselleştirilmiş bir müşteri deneyimi oluşturmaya ve süreç akışları aracılığıyla müşterileri hızlı ve doğru şekilde taşımaya yardımcı olur.
Uyumluluk ve düzenleyici görevler. Çeşitli iş süreçlerinin uygunluk ve düzenleme gereksinimlerine uyması esastır. Süreç otomasyonu çözümleri günlük dosyaları oluşturur ve görünür bir veri izi bırakarak bu aktivitelerin gerçek zamanlı olarak izlenmesini ve gözden geçirilmesini kolaylaştırır. Örneğin, bakım ekipleri enerji santrali çalışmalarına erişim izni vermeden önce yöneticiler, potansiyel olarak tehlikeli olan tüm sistemlerin başarıyla tamamlandığını teyit edebilir ve gerekli kapatma güvenlik protokollerini günlüğe kaydedebilir
Temel iş süreci otomasyon teknolojileri
Robotik süreç otomasyonu ve iş akışı otomasyon çözümleri herhangi bir dijital otomasyon dönüşümünün merkezindedir.
Robotik süreç otomasyonu (RPA)
RPA, montaj hattında görebileceğiniz fiziksel robotlara atıfta bulunmaz. Bunun yerine RPA araçları ve botları, çeşitli görevleri ve etkileşimleri otomatikleştirmek ve basitleştirmek amacıyla iş sistemlerine entegre edilir. RPA, BPA'nın birincil bileşenidir. Tekrarlanan iş görevlerini tamamlamak için insan eylemlerini taklit etmek ve kopyalamak üzere programlanan yazılım ve botları tanımlar. RPA yazılım robotları sistemlerde gezinebilir, verileri okuyup girebilir ve çok çeşitli kural temelli görevler gerçekleştirebilir.
İş akışı otomasyonu
İş akışı otomasyonu genellikle RPA ile değiştirilebilir şekilde kullanılır ancak bu doğru değildir. İş akışı otomasyonu; görevlerin, belgelerin ve işle ilgili aktivitelerdeki bilgilerin akışını, tanımlı iş kurallarına uygun olarak bağımsız olarak gerçekleştirmesi olarak tanımlanabilir ve bir iş akışının tamamındaki belirli görevlere atıfta bulunur.
Süreç otomasyonunda kullanılan bazı teknikler ve terimler
Süreç otomasyonu basit olabilir ve yalnızca birkaç temel görev içerebilir veya daha büyük bir IPA ve hiperotomasyon yolculuğunun parçası olabilir. Aşağıda en iyi süreç otomasyonu sonuçlarına giren teknik ve teknolojilerden bazıları yer almaktadır:
Hiperotomasyon Hiperotomasyon teknolojinin kendisi değil, kuruluşun mümkün olduğunca hızlı bir şekilde mümkün olduğunca iş ve BT süreçlerini tanımlamak, incelemek ve otomatikleştirmek için üstlendiği stratejik bir girişimdir. Bunu yapmak için hiperotomasyon; yapay zeka/makine öğrenmesi, RPA, modern ERP sistemleri ve düşük kodlu/kodsuz geliştirme araçları dahil olmak üzere birden fazla teknolojinin, aracın ve platformun entegrasyonuna ve orkestrasyonuna dayanır.
Akıllı süreç otomasyonu (IPA) McKinsey, IPA'yı "temel süreç yeniden tasarımını robotik süreç otomasyonu ve makine öğrenimi ile birleştiren yeni teknolojiler kümesi" olarak tanımlar. Yinelenen, çoğaltılabilir ve rutin görevleri otomatikleştirmeye ve basitleştirmeye yardımcı olan yapay zeka ve yeni nesil araçlarla iş süreçlerini zenginleştirir. Bu sadece IPA'nın insan faaliyetlerini ve görevlerini taklit edemeyeceği anlamına gelir - aslında bunları yapmayı öğrenebilir. Yapay zeka ve bilişsel teknolojiler, karar alma yeteneklerinin kural temelli otomasyona dahil edilmesine olanak sağlayarak insan işçilerinin performansının iyileştirilmesine, hızın artmasına, riskin azaltılmasına ve gelişmiş müşteri yolculuklarına yol açar.
Düşük kod/kodsuz otomasyon Düşük kodlu/kodsuz kod (LCNC) sürükle ve bırak işlevselliği, görsel araçlar ve çok sayıda önceden oluşturulmuş içerik ile donatılmış uygulama ve entegrasyon araçlarını ifade eder. LCNC araçları, programlama veya kodlama becerileri az olan ya da olmayan birisinin kapsamlı ilgili konu uzmanlıklarına dayalı süreçleri otomatikleştirmesini mümkün kılar. Ancak, LCNC otomasyon teknolojileri aynı zamanda BT ekiplerinin üst düzey yönetişime sahip olabilmelerini sağlamak ve tüm yeni otomatik süreçlerin veya uygulamaların en katı güvenlik ve uyumluluk standartlarını karşılayarak sistem içinde iyi bir şekilde entegre olmasını sağlamak için sağlam garantilerle donatılmıştır.
Büyük Veri Veri, hacmi nedeniyle yalnızca "Büyük" olarak sınıflandırılmaz. Büyük Veri, hacmiyle ilgili ancak karmaşıklığı ve hızı ile ilgili bir dizi ölçüt ile tanımlanır. Yapılandırılan veriler, elektronik tabloda göreceğiniz gibi biçiminde çizgiseldir. Her şey bir sütuna veya satıra sığar. Yapılandırılmamış veriler ise müşteri geri bildirimleri, e-postalar, videolar veya resimler gibi daha az ölçülebilir bilgilerden oluşabilir. Büyük Veriler, tanımlanan iş kurallarına dayalı olarak veya yapay zeka (AI) ve makine öğrenmesi özelliklerinden yararlanılarak iş süreci otomasyonunda entegre edilebilir ve doğrudan kullanılabilir. Bu entegre veriler daha sonra karar almaya yön vermek, süreçleri hızlandırmak ve yinelenen görevler ile değerlendirmelerden rahatlama sağlamak için kullanılabilir.
Yapay zeka RPA teknolojileri, yapılandırılmış verilerle en iyi şekilde çalışmak için oluşturulmuştur, ancak en değerli içgörüleriniz ve intel'iniz yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış verilerde tutulur (taranmış görüntülerde, web sayfalarında, PDF belgelerinde ve çok daha fazlasında). Yapay zeka teknolojileri bu verileri işleyebilir ve RPA'nın anlayabileceği ve kullanabileceği yapılandırılmış bir biçime dönüştürebilir.
Doğal dil işleme (NLP) En iyi NP destekli sohbet botları insan konuşmasının bilgilendirici içeriğinden öğrenseler de bağlam ve ton yorumlamayı da öğrenirler. Süreç otomasyonunda, NLP araçları etkileşimleri daha iyi yönlendirmeye ve hem dahili hem de müşterilerden gelen standart sorguları yanıtlamaya yardımcı olabilir.
Makine öğrenmesi Büyük Veri, makine öğrenmesi teknolojilerinin karar vermelerine yardımcı olmak için bağlı olduğu büyük veri hacimlerini sağlar. Makine öğrenimi (ve bunu güçlendiren algoritmalar) RPA, AI ve NLP gibi diğer araçlarla entegre olduğunda eğilimleri ve desenleri algılama becerisinin yanı sıra hem verilerden hem de insan kullanıcılarından bilgi edinir. Bu, süreç otomasyonunu daha da doğru ve kullanışlı hale getirir.
Akıllı ERP sistemleri İşletmeler, gündelik ve finansal görevlerini yönetmek ve koordine etmek için yıllardır ERP sistemlerine güveniyor. Ancak günümüzün ERP'leri, işletmenin ve operasyonlarının hemen her alanına zeka ve destek sunmak için kapasitede (yapay zeka ve makine öğrenimi teknolojileri ile) büyüdü. Birçok otomasyon işlevi zaten modern ERP sistemlerinin bir parçasıdır.
İş süreci otomasyonunun avantajları
Süreç otomasyonu için en büyük etkenler, artan hız ve verimlilikten gelen bariz avantajlar ile çeviklik ve inovasyon için daha fazla fırsat elde etmek zorundadır. Bu avantajlar şunları içerir:
Genel olarak daha çevik ve dayanıklı iş yapıları
Daha hızlı döngü süreleri ve ilk kez doğru oranlar dahil olmak üzere daha verimli işlemler
Daha görünür veri izleri ve izleme sayesinde gelişmiş uyumluluk
Yavaş, manuel süreçlerin yükünün azaltılması, yenilik ve büyüme özgürlüğünün artırılması
Bir kuruluş genelinde gerçek zamanlı iş birliği, ekip çalışması oluşturma ve çalışan başarısı/memnuniyeti
Gelişmiş müşteri hizmeti kalitesi ve yanıt süreleri
Süreç otomasyonu: Dijital dönüşüme doğru yolculuğunuzdaki sonraki adımlar
Uçtan uca süreç otomasyonu elde etmek, başarılı herhangi bir dijital dönüşüm yolculuğunun temel bileşenlerinden biridir. McKinsey geçtiğimiz günlerde iş süreci otomasyon hedeflerini başarıyla karşılayan sektör liderlerinin bir anketini gerçekleştirdi. Temel olarak, bu başarıların ortak üç stratejik bileşeni olduğunu buldular:
- Otomasyon, yalnızca izole birkaç süreci ele almanın bir yolu olarak silolarda ele alınmayacak şekilde, tüm organizasyon genelinde stratejik bir öncelik olarak benimsenmelidir
- Süreç otomasyonu, teknolojinin diğer şekilde değil, insanlar için çalışmasını sağlamaya odaklanmalıdır
- Piyasa şu anda özellikle öngörülemez, bu nedenle sürdürülebilir süreç otomasyonu başarısı için ölçeklenebilirliğe odaklanmak gereklidir.
Tüm iş dönüşümü yolculukları gibi her şeyin aynı anda gerçekleşmesi gerekmez. En önemli ilk adım, değişimi yönetmek ve iş gücünüzün tamamında açıkça tanımlanmış hedefler ve kilometre taşlarını iletmek için hazırlanmaktır.
Süreç otomasyonu yolculuğunuza başlayın
Uçtan uca otomasyona yönelik akıllı teknolojiler hakkında daha fazla bilgi edinin.
Başka bir yerde bulamayacağınız fikirler
Doğrudan gelen kutunuza iletilen bir doz iş zekası için kaydolun.