Kategori yönetimi nedir? Kapsamlı bir rehber.
Kategori yönetimi, benzer ürün ve hizmetlerin kategoriler halinde gruplandığı tedarike yönelik bir yaklaşımdır. Harcamaları konsolide etmek ve tasarrufları en üst düzeye çıkarmak için.
Küresel tedarik piyasalarındaki sürekli dalgalanma ve hızla değişen iş gereksinimleri ile tedarik inanılmaz derecede karmaşık hale geldi. Şirketler, tedarik tabanlarını proaktif olarak yönetmek ve satınalma harcamalarını optimize etmek için daha iyi bir yola ihtiyaç duyar. Kategori yönetimi burada parlıyor ve neden bugün bu kadar çok işletme için kritik bir en iyi uygulama haline geliyor?
Kategori yönetimi tanımı
Kategori yönetimi, mal ve hizmetleri tür, değer, tedarikçi, risk, yer veya departman gibi benzer özelliklere göre kategoriler halinde gruplandırarak tedarik etme sürecidir. Bu süreç, her kategori için toplam sahip olma maliyetini anlamayı, kontrol etmeyi ve her bir satın alma için tasarrufu ve değeri en üst düzeye çıkarmayı kolaylaştırır. Şirketler, kategori yönetimi ile tedarik sürecini kolaylaştırabilir, tedarikçi ilişkilerini güçlendirebilir, harcama analizini geliştirebilir, riski azaltabilir ve daha fazlasını yapabilir.
"Kategori yönetimini tam olarak optimize eden firmalar, riskleri azaltmanın yanı sıra 114 milyon ABD Doları tasarruf ve %500'den fazla yatırım getirisi elde edebilirler." – Gelecekteki Satınalma
Kategori yönetiminin gelişimi
Kategori yönetimi 1980'lerde geliştirildi ve tarihsel olarak, birbirinden kopuk ve zaman alıcı adımlarla izole elektronik tablolarda, belgelerde ve sunumlarda gerçekleştirilen manuel bir girişim olmuştur. Manüel olarak veri toplama, verilerin analiz edilmesi ve raporlanması için harcanan zaman; tedarik ekiplerinin strateji ve değer gerçekleştirmeye harcamak için daha az zamanı olduğu anlamına gelir.
Bugün için hızlı bir şekilde ilerleyin: Kategori yönetimi yazılımı, bu süreçteki adımların çoğunu otomatikleştirebilir ve hızlandırabilir. Kategori yöneticilerinin büyük miktarda veriyi analiz etmesine ve kategori stratejilerinin geliştirilmesini, yürütülmesini ve izlenmesini kolaylaştırmalarına yardımcı olur. Böylece günlük görevlerinde çok daha verimli ve stratejik hale gelebilirler. Modern çözümler, yöneticilerin bir araya gelmesine ve genellikle harcama yönetimi hedeflerini aşmasına yardımcı olmak için kategori içgörüleri, süreç rehberliği, şablonlar, yapay zeka destekli öneriler ve daha fazlasını sunar.
Stratejik kaynak yaratmaya karşı kategori yönetimi
Kategori yönetimi ve stratejik kaynak yaratma terimleri bazen değiştirilebilir şekilde kullanılır ancak aynı şey değildir. Stratejik kaynak yaratma, doğru tedarikçileri seçmeye ve kısa vadeli organizasyon hedeflerine ulaşmak için en iyi fiyatları görüşmeye odaklanan bir tedarik sürecidir. Stratejik kaynak yaratmanın temel amacı maliyet azaltmadır. Öte yandan kategori yönetimi, yöneticilerin para tasarrufu sağlama ve kalite, tedarikçi performansı ve verimliliği artırma fırsatlarını tanımlamasına yardımcı olmak için kategorilere yönelik segmentler. Kategori yönetimi, uzun vadede yürütülen sürekli bir süreçtir ve genellikle erken adım olarak stratejik kaynak yaratmayı içerir.
Kategori yönetiminin ilk 6 avantajı
Kategori liderliğindeki tedarik, kısmen daha az fazlalık ve daha basit tedarikçi görüşmeleri sayesinde, satın alma ekiplerinin daha sıkı bir gemi çalıştırmasına ve yeni fırsatları belirlemesine yardımcı olabilecek birçok belirgin avantaj sunar:
1. İyileştirilmiş öngörüler. Şirketler, kategorize edilen harcama ve tüm ilgili tedarikçiler için tek bir ilgili kişi ile maliyetlere, satıcı performansına ve olası tedarik zinciri sorunlarına yönelik daha fazla analiz elde edebilir. Daha iyi ve daha kârlı tedarik kararları almak için sözleşmeler, fiyatlar ve pazar eğilimlerine ilişkin derin bilgiler kullanılabilir.
2. Tasarruflarda artış. Kategorizasyon yoluyla mümkün olan kategori uzmanlıklarını ve içgörülerini çizen yöneticiler, daha iyi fiyatlar için pazarlık yapabilir ve maliyetleri azaltmak için performansı iyileştirebilir. Ve yöneticiler uzun vadeli satın aldıklarından, daha fazla para biriktirmek için ölçek ekonomilerinden yararlanabiliyorlar.
3. Risk pozisyonunda azalma. Kategori ekipleri, her satıcıya ilişkin ayrıntılı bir anlayış ve etkili daha uzun süreli çalışma ilişkileri sayesinde tedarikçi yönetimine daha proaktif bir yaklaşım sergileyebilir ve bilinmeyen veya gecelik satıcılarla başa çıkma riskini azaltabilir.
4. Daha fazla tedarik verimliliği. Zaman test edilmiş, dijitalleştirilmiş ve otomatikleştirilmiş süreçlerle ekipler, pazar değişikliklerine daha hızlı yanıt verebilir ve katma değerli aktiviteler için zaman tasarrufu sağlayabilir.
5. ESG ve SR taahhütlerine daha iyi uyum sağlar. Kategori hedefi uyumluluğu, şeffaflık ve izleme, şirketlerin çevresel ve sosyal sorumluluk taahhütlerine uymasını kolaylaştırır.
6. Yönetim altında daha fazla harcama. Akıllı otomasyon sayesinde tedarik, daha fazla sayıda kategoriyi yönetebilir ve sonuç olarak yönetim altındaki harcamayı artırabilir.
Tedarik kategorisi türleri
Kategori gruplamaları; sektörlerine, harcama politikalarına ve belirli pazara bağlı olarak işletmeden işletmeye değişiklik gösterebilir. Genel olarak, her tedarik kategorisi tür, tedarikçi, değer, lokasyon veya departman gibi benzer karakteristiklere sahip bir ürün veya hizmet grubundan oluşur. İK, teknoloji, bakım ve seyahat gibi ortak kategorilerdir.
Doğrudan harcamaları (hammaddeler ve ambalaj tedarikleri gibi temel iş ürünleri ve hizmetleri için gereken kalemler) ve dolaylı harcamaları (ofis malzemeleri gibi günlük iş işlemlerini destekleyen mallar ve hizmetler) kendi kategorilerine ayrıştırmak da yaygındır. Genellikle işletme genelinde silolarda yönetilen dolaylı harcamaları gruplama, dolaylı satınalma masraflarını standartlaştırmaya ve azaltmaya yardımcı olabilir.
Bazı şirketler kategorilerini belirlemeye yönelik rehberlik için Birleşmiş Milletler Standart Ürün ve Hizmet Kodu (UNSPSC) gibi bir global standarda yönelse de çoğu kendi dahili harcama taksonomilerini oluşturacaktır. Kategorilerin tam olarak oluşturulmasından bağımsız olarak, başarılı kategori yönetimi, bir işletmeyi yürütmek için gereken mal ve hizmetlerin segmentasyonuna yönelik standart bir çerçeve uygulamayı içerir.
Kategori yönetimi sürecinde 3 temel adım
Süreç organizasyonlar arasında değişiklik gösterebilse de kategori yönetimi genellikle üç adım içerir:
- Kategori profillerini tanımlayın. Başlamak için ekipler mevcut harcamayı analiz eder ve kategorileri belirlemek için risk ve düzenlemelerden iş mantığını düzleştirmeye kadar çeşitli faktörleri ağırlıklandırır. Sonuç olarak, satınalma için organizasyon genelinde kullanılabilen konsolide kategori taksonomisi elde edilir.
- Stratejiyi özetleyin ve planlayın. Bu adımda ekipler kategorilerini fiyatlandırma, tedarikçi performansı, tedarik ve talep tahminleri ve diğer faktörler temelinde değerlendirir ve harcamayı optimize etmeye ve değeri artırmaya yönelik fırsatları belirler. Bu bilgilere dayanarak, her bir kategorinin hedeflerine ulaşmak için belirli taktiklere ve evrelere ayrılmış bir ana strateji oluştururlar.
- Strateji yürütün ve sonuçları izleyin. Son olarak, strateji başlatılır ve sonuçlar, tedarikçiler, iş ihtiyaçları ve pazarlar sürekli olarak izlenir. Böylece ekipler değişime hızla yanıt verebilir ve kategori stratejilerini gerektiği gibi optimize edebilir.
Kategori yönetimi yazılımında aranacak öğeler
Kategori yönetimi yazılımı, tüm kategori stratejilerine ilişkin süreçleri merkezileştirmek, dijitalleştirmek ve kolaylaştırmak; ayrıca bunları elde etmek ve iyileştirmek için eyleme geçirilebilir analizler sunmak üzere tasarlanmıştır. Bunu başarmak için en iyi çözümler en azından şu özellikleri içerir:
Otomasyon. Kategori harcama profilleri oluşturmak ve stratejileri geliştirmek ve yürütmek için akıllı şekilde otomatikleştirilmiş süreçler.
Adım adım rehberlik. Sistem tabanlı öneriler, yönlendirmeli süreçler ve en iyi uygulama şablonları, araçlar ve çerçeveler.
Gerçek zamanlı izleme ve analitikler. Pazar zekası, kategoriler, fiyatlar, tedarikçi performansı, sonuçlar ve daha fazlasını gerçek zamanlı olarak izleme ve analiz etme becerisi.
Strateji yürütme. Stratejileri, planları ve inisiyatifleri kolayca kaynak yaratma projelerine veya etkinliklerine dönüştürmek için araçlar.
Entegrasyon. Kaynak belirlemeden ödemeye ve diğer tedarikçi yönetimi çözümleriyle sorunsuz entegrasyon.
Yapay zeka. Yerleşik, yapay zeka destekli fırsat analizi ve harcama verilerine ve diğer faktörlere dayalı öneriler ve strateji oluşturmaya yardımcı olmak için ChatGPT gibi büyük dil modelleriyle entegrasyon planı.
Etkili bir kategori yönetimi stratejisi için en iyi uygulamalar
Kazanan bir kategori stratejisinin geliştirilmesi aşağıdaki en iyi uygulamalarla daha hızlı gerçekleştirilebilir:
Özel bir kategori yöneticisi ve ekibi oluşturun. Büyük kategoriler ve stratejik harcama alanları zaman ve uzmanlık gerektirdiğinden, ilgili departmanlardaki bilgili paydaşlardan oluşan özel bir ekibe sahip olmak daha etkili bir süreç sağlar. Kategori yöneticisi, tüm bir kategori için pazar, yönetmelik ve fiyatlandırma trendlerinin yanı sıra kısa, orta ve uzun vadeli planların geliştirilmesini denetlemekten ve anlamaktan sorumludur.
Organizasyon genelinde tutarlı bir taksonomi oluşturun. Bu, harcamalara ilişkin daha iyi içgörüler ve görünürlük elde etmek için çok önemli bir adımdır. Bazı kuruluşlar UNSPC gibi evrensel standartları bir kılavuz olarak kullanacak, ancak daha sık şirketler, benzersiz hedefleri veya sektör ihtiyaçlarıyla daha iyi uyum içinde olan kendi iç kategorilerini oluşturacaklardır.
Harcama verilerini merkezileştirmek için otomatik çözümleri kullanın. Verileri takip etmek ve izlemek için tek bir yer sayesinde önemli içgörüleri bulmak ve raporlamak ve yönetim uygulamalarını güçlendirmek daha kolaydır.
Kategori yönetimi teknolojisinden yararlanma. Ekipler yapay zeka gibi teknolojileri kullanarak örnekleri daha kolay belirleyebilir, harcamaları otomatik olarak kategorize edebilir, tedarikçileri kategorilere göre düzenleyebilir, karşılaştırmalı değerlendirmeler yapabilir, önerilerde bulunabilir, görevleri otomatikleştirebilir ve daha fazlasını yapabilir.
Paydaşları etkileşimde ve döngüde tutun. Kazanç ve fırsatları iletmek için analitik araçları ve yazılımları kullanarak paydaşların katılımını sağlamak ve organizasyon hedefleriyle uyum sağlamak daha kolaydır.
Dinamik tedarikçi ilişkileri oluşturun. Yalnızca maliyetler yerine genel değere odaklanın ve iyi çalışma ilişkileri oluşturmak için açıkça iş birliği yapın.
Üçüncü taraf verilerin dahil edilmesi. Kategori stratejinizi tamamlamak için üçüncü taraf sağlayıcıların ilgili harici veri noktalarını kullanmak için bir mekanizma geliştirin.
Sürekli olarak kategori yaşam döngüsü süreci. Kategoriye özgü istihbarat toplayarak, stratejiyi geliştirerek ve dönemsel incelemeler yaparak dahili ve harici veri analizini geliştirin.
Bir sonraki adımı atın
Daha akıllı kategori yönetimi ile daha fazla değer elde etmeye yönelik çözümleri keşfedin.
Kategori yönetiminde yaygın hatalardan kaçının
Bu makalede, Tedarik'in kategori yönetimi söz konusu olduğunda kolayca yapabileceği üç hatayı ve bunların düzeltilmesinin özellikle belirsiz zamanlarda nasıl önemli faydalar sağlayabileceği araştırılıyor.