İnsan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) nedir?
HRMS, işletmelerin temel İK süreçlerini yönetmelerine ve otomatikleştirmelerine yardımcı olur ve yetenek yönetimi özellikleri sağlar.
İnsan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) tanımı
HRMS, genellikle insan sermayesi yönetimi (HCM) yazılımı olarak adlandırılan insan kaynakları yönetim sistemi anlamına gelir. Şirketler çalışan veri depolama, yan yardım yönetimi, zaman ve katılım ve bordro gibi temel İK süreçlerini dijitalleştirmek, otomatikleştirmek ve merkezileştirmek için bir HRMS kullanır. Ayrıca, İKYS; işe alım, işe alıştırma, performans yönetimi, hedef planlaması, öğrenme ve eğitim, ücretlendirme ve yedekleme planlaması gibi yetenek yönetimi özellikleri de sağlar.
Modern bir HRMS, tekrarlayan ve zaman alan manüel süreçleri otomatikleştirerek geleneksel iş gücü yoğunluklu elektronik tablo ve kağıt tabanlı süreçlerin yerini almaya yardımcı olur. Bu, İK ekibi üyelerinin insan hatalarını azaltmasına ve daha yüksek değere ve sonuçta daha fazla ödüllendirici işe odaklanmasına olanak tanır.
İnsan kaynakları yönetim sistemleri tarihi
1970'lerde, daha büyük şirketler temel süreçlerinden bazılarını dijitalleştiriyorlardı, özellikle bordro ve muhasebe gibi verilere ağır ve hataya açık işlevler, ancak bu ilk insan kaynakları yönetim sistemleri kapsam dahilinde sınırlıydı. 1990'lara gelindiğinde, daha güçlü ana çerçeve bilişim ve internetin yükselmesi, şirketlerin kayıt yönetimi, yan haklar yönetimi ve işe alım iş akışları gibi temel İK işlevlerini dijitalleştirmesine ve otomatikleştirmesine olanak sağladı.
Günümüzde, akıllı teknolojilerin ve bulut bağlantısının artmasıyla birlikte İK süreçleri artık işlem verileriyle sınırlı değildir. Modern bir İKYS, altyapı, yasalar ve mevzuata uygunluktaki bölgesel sapmalara dayalı olarak raporlama yapılarını gerçek zamanlı olarak ayarlamak için veri toplayabilir ve entegre edebilir. Bu sistemler aynı zamanda iş akışını otomatikleştirir ve daha akıllı ve daha elverişli süreçler oluşturmak için yapay zekadan (AI) yararlanır.
HRMS, HRIS ve HCM – kısaltmaları anlayabilir
İnsan kaynakları yönetimi sistemleri (HRMS), insan kaynakları bilgi sistemleri (HRIS) ve insan sermayesi yönetimi (HCM), sıklıkla değiştirilebilen ancak birkaç önemli fark bulunan İK terimleridir.
HRIS genellikle çalışan bilgilerinin bir veri tabanı üzerinde oluşturulur ve bordro işleme, zaman ve devamlılık yönetimi gibi yapıda daha doğrusal ve niceliksel olan temel İK süreçlerini desteklemek için kullanılır.
Buna karşılık, HRMS, bir HRIS'in tüm veri yönetimi yapılarını içeren, aynı zamanda daha niteliksel ve karmaşık işlevsellik ile yetenek yönetimi içeren daha kapsamlı bir sistemdir. En iyi HRMS çözümleri, işlevleri kişiselleştirmeye ve akıllı bir şekilde otomatikleştirmeye yardımcı olmak için yapay zeka, öğrenen makineler ve bulut bağlantısı gibi akıllı teknolojileri kullanır.
HCM, bir kuruluşun işe alımdan emekliliğe kadar iş gücünü yönetmek için kullandığı geniş uygulama ve yazılım kümesini tanımlamak için kullanılan bir ana terimdir. HCM sistemi genellikle insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) olarak adlandırılır ve HRIS yazılımı içerir. Teknolojik gelişmeler ve bağlantı sayesinde işletmeler artık tüm açılardan iş gücüne ilişkin net bir uçtan uca tablo elde edebiliyor. Bu, şirketlerin çalışan deneyimini önceliklendirmenin ölçülebilir değerini fark etmesine ve bunu çevreleyen İK yönetim işlevselliğini desteklemek için ilk insan yaklaşımı kullanmalarına yardımcı oldu. Bu daha bütünsel yaklaşım, İK süreçlerinin önceliklendirilmesinde ve yönetiminde bir değişikliği temsil eder.
Bugün HRMS yazılımı neden bu kadar önemli?
İşletmeler uzun yıllardır İK süreçlerini daha iyi otomatikleştirmek için yeni teknolojilerin ve yöntemlerin kullanılmasını düşündüler. Pandemiye darbe vurduğunda onunla birlikte büyük ve iş gücüne görülmemiş değişiklikler getirdi. İK ekipleri, yeni uzaktan ve dağıtılmış bir iş gücünü desteklemek ve yönetmek için yeni teknolojileri kullanmaya başlamakta zorlandı.
İlk başlarda bu geçişlerin çoğu sorunluydu, ancak şu anda, bir yıldan uzun bir süre içinde, İK liderleri uygulamalarında daha yaratıcı ve adaptif hale geldi. Bir SHRM makalesi bize bunun sonuçta iyi bir şey olduğu ortaya çıktığını söyler. İşgücünün tamamı neredeyse gecede uzaktan sağlanırken İK ekipleri iş dünyasının "ilk müdahale edenler" haline geldi ve diğer pek çok departman ve ekip lideri öncülük etti. Pandemi sonrasında, pek çok şirket aniden İK departmanlarında nasıl birveri ve insan analitiğine sahip olduklarını ve bu bilgilerin işletme çapında kararları ve stratejileri bilgilendirmesine nasıl yardımcı olabileceğini fark etti .
Günümüzde HRMS yazılımı, işletmelerin hızla değişen bu iş dünyasını organize etmesine, anlamasına ve kolaylaştırmasına yardımcı olmak açısından paha biçilmezdir. HRMS çözümleri, işletmelere merkezi çalışan verileri depolama, otomasyon özellikleri, gömülü yapay zeka ve gelişmiş analitikler sağlayarak karmaşık İK süreçlerini tek bir yere yerleştirir. Ayrıca, gelişmiş, kullanıcı dostu yetenek yönetimi özellikleri, işletmelerin sektörlerindeki en iyi yetenekleri işe almalarını, geliştirmelerini ve elde tutmalarını sağlamaya yardımcı olur.
HRMS yazılımını kim kullanıyor?
Aşağıda listelenen alanların birçoğu geleneksel olarak oldukça silole edilmiştir - geri bildirim veya birindeki yeni veriler diğerine yapılmasını gerektirmezdi. Modern bir İKYS yalnızca bu profesyonellerin her biri için süreçleri optimize edip iyileştirmekle kalmaz, aynı zamanda topladıkları verilerin ve geri bildirimlerin paylaşılmasını sağlar ve daha geniş çapta çalışan analitiği hakkında bilgi verir.
İK uzmanları: İK ekipleri için, bir İKYS'nin kullanışlılığı temel düzenleme ve çalışan verilerine erişimden yararlanarak karmaşık veri odaklı raporlama sunmanın ve karmaşık yetenek yönetimi görevlerinin otomatik hale getirilmesine olanak sağlar.
İşe Alım Yöneticileri: HRMS araçları işe alım görevlilerine iş talepleri, bakım ve kaynak adaylar yayınlamak ve işe başlatma işlevlerine erişmek ve özelleştirmek için kullanılabilecek merkezi bir portal sunar.
Yöneticiler: Yöneticiler, mobil cihazlarından bile ekip yapısını denetlemek, zaman ve devamsızlıkları izlemek, tatil ve izin isteklerini onaylamak ve çalışanların hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olmak için destek veya geri bildirim gerekip gerekmediğini görmek üzere çalışanların performanslarını izlemek için İKYS yazılımını kullanabilir.
Çalışanlar: Tek kullanıcı dostu portal, çalışanların kişisel verilerini düzenlemesine, organizasyon şemalarını, giriş zamanı ve tatil isteklerini görüntülemesine, öğrenim atamalarını görüntülemesine ve hatta kişisel kariyer hedeflerini ve gelişim planlarını yönetmesine olanak sağlayabilir.
Adaylar: Bugünün adayları, iş arayıp iş başvurusunda bulunmalarına, başvuru durumlarını izlemelerine ve elektronik imzalarla dijital teklifleri kabul etmelerine yardımcı olmak için İKYS portallarını ayırdılar.
HRMS yazılım bileşenleri
HRMS yazılımı netlik ve basitleştirme sağlayabilir. İş gücü verilerini tek bir yerde bir araya getirmek, işleri kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda giderek daha doğru ve eyleme geçirilebilir öneriler ve raporlar sunmak için farklı kaynak ve departmanlardan da içgörüler ve analizler sağlar.
İşte bir HRMS çözümünün farklı öğeleri:
HRIS: Temel İK ve bordro
Çalışan self servisi: HRIS araçları, hem çalışanların hem de ekip liderlerinin eski ve kağıt tabanlı İK yönetim görevlerinin ipucunu ortadan kaldırmasına yardımcı olur. Self servis, mobil uyumlu özellikler, çalışan veri yönetimi, raporlama ve analitik, zaman ve katılım ve bordro gibi önemli alanlarda iş gücü verimliliğini ve şeffaflığını artırmaya yardımcı olur.
Avantaj yönetimi: Karma işyeri modellerinin artmasıyla işletmeler, ABD genelinde birçok fayda gereksinimine ayak uydurmak için her zamankinden daha fazla mücadele veriyor. Otomatik yan yardımlar yönetimi, İK ekiplerini bu evrak dağının altından çıkarabilir ve çalışanların yaşamlarının bu önemli alanlarında değer verdiği bilgili tavsiye ve rehberlik sağlamak için bunları serbest bırakabilir. Self servis, mobil dostu çalışan portalları, işçileri hem kendileri hem de aileleri için bilinçli bir şekilde yararlanmaya teşvik ediyor.
Zaman yönetimi: Bordro sızıntısı , çalışanlar ve yöneticiler tarafından yapılan yanlış zaman tutma uygulamalarının sonucudur ve işletmelere toplam bordro giderlerinin %2,5'ine kadarını hesaplayabilir. Bazen kasıtlı olmakla birlikte, genellikle kullanım dışı sistemlerden kaynaklanan hatalardan ve yanlış manüel uygulamalardan kaynaklanır. Ancak bereket versin ki bu, operasyonel kayıpların daha önlenebilir alanlarından biridir ve akıllı İK yazılımı çözümlerinin kullanımıyla büyük ölçüde azaltılabilir. HRMS araçları oldukça özelleştirilebilir ve tatiller, tahakkuk ve diğer iş kurallarıyla senkronize edilebilir. Otomatik zaman ve ödeme hesaplamaları bordro işlevleri ile entegredir ve çalışanlar, zamanlarının tam görünümünü elde etmelerine yardımcı olmak için self servis erişime sahiptir.
Yetenek yönetimi
İşe alım ve işe alıştırma: HRMS çözümleri, işverenlerin en iyi yetenekleri bulup çekebildiğinden emin olmak için işe alım sürecini optimize etmelerine yardımcı olabilir. Buna, küresel yetenek kaynağı yaratma ve aday ilişkileri yönetimi için daha iyi destek dahildir. Ayrıca yedekleme planlamasını desteklemek için daha kapsamlı başvuru sahibi takibini ve kolaylaştırılmış süreçleri destekler. Yeni işe alımlar için, HRMS işebaşlatma araçları kağıtsız ve otomatik yeni işe alım iş akışları ile daha etkileşimli ve kişiselleştirilmiş bir eğitim ve işe başlatma süreci dahil olmak üzere yeni çalışanlara bir portal sağlayabilir.
Performans ve ödeme yönetimi: Performans yönetimi zor olabilir, işletmelerin objektif olarak kalırken hem niteliksel hem de niceliksel verileri dengelemesini gerektirir. HRMS araçları, yönlendirmeli eylem planlamasının yanı sıra sürekli performans yönetimi sunarak çalışan hedeflerini ve gözden geçirmelerini yönetmeye yardımcı olabilir. Ücretlendirmeyi yönetmek , işletme içinde ve dışında birden fazla faktörün değerlendirilmesini gerektiren aldatıcı bir öneri de olabilir. HRMS yazılımı, ücretlendirme planlamasını ve tasarımını etkin bir şekilde desteklemeye yardımcı olabilir.
Öğrenim ve profesyonel gelişim: Büyüme ve kariyer gelişimi çalışan deneyiminin önemli parçalarıdır. HRMS araçları; kişileri, bilgileri ve iş dışındaki uzmanları birbirine bağlayarak daha kişiselleştirilmiş ve etkileşimli bir eğitim deneyimi sunmak için akıllı teknolojiden yararlanır. Çalışanlar için bu, zaman ve kariyer planlama hedeflerini daha iyi yapılandırmalarına yardımcı olur. Zorunlu öğrenme ve uyum eğitimleri kolayca planlanabilir ve liderlik geliştirme ve yedekleme planlaması gibi daha uzun vadeli amaçlar, benzersiz ihtiyaçlarına ve taahhütlerine en uygun şekilde takvimlerine dahil edilebilir.
Satış performansı yönetimi: Herhangi bir iş lideri size söyleyebileceği gibi satış ekipleri, aday müşterileri satmak ve beslemek için en iyi durumdadırlar. HRMS, şirketlerin komisyonlar, bölgeler ve kotalar ve hatta aracı performansı gibi satışla ilgili sorunları akıcı ve merkezi olarak yönetmesine yardımcı olur .
Analitikler ve iş gücü planlaması: Veriye dayalı içgörüler, İK'yı genel kurumsal stratejiyle uyumlu hale getirmenin anahtarıdır. İK liderleri metrikler ve KPI'lar, raporlama, tahmine dayalı iş gücü modelleme ve yapay zeka destekli analitikler sayesinde stratejik ve operasyonel planlamanın yanı sıra bütçeleme ve performans yönetimini daha iyi destekleyebilir
Çalışan deneyimi yönetimi: İşletmeler,çalışan deneyimine daha fazla odaklanarak , çalışanların iş yerlerindeki deneyimleri hakkında neden hissettiklerini daha iyi anlamak için yenilikçi yollar aramalıdır. Bu, aday olarak ayrıldıkları güne ve aralarındaki her şeye aday olarak başlar. Bu bilgiyi toplamak için çalışan (VoE) teknolojilerinin ve araçlarının sesi 360 derecelik geri besleme değerlendirmeleri, anketler, davranışsal ve duygu analizi ve daha fazlasını içerir. Bu içgörüleri kullanarak organizasyonlar, her bir çalışanın deneyimlerini yaşam döngüleri boyunca kişiselleştirebilir, katılım ve üretkenliği artırabilir.
İK departmanında dijital dönüşümün bir sonraki adımları ve İKY sistemleri
İK'daki dijital dönüşüm ve herhangi bir büyük operasyonel değişim her zaman başlangıç geri çekilme ve atalet durumlarını karşılamanın yanı sıra kaçınılmaz bir riski de beraberinde getirecektir. Operasyonel bir değişime hazırlanmanın en iyi yolu, proje hedefleri ve hedefleri hakkında paylaşmaya ve iletmeye başlamaktır. Ekip liderleriniz, yöneticileriniz ve İK uzmanları arasında açık iletişim hatları olduğunda duvarları parçalamaya başlayabilirsiniz. Etkili değişiklik yönetimi ve planlama stratejileri, ekiplerinizi erken satın almaya daha iyi hazırlamaya yardımcı olabilir.
Aşağıdaki listede, İK dijital dönüşümünüze göz atarken bazı önemli kontrol listesi öğeleri vurgulanmıştır.
Veri bütünlüğü: Veri geçişi sürecine başlamadan önce, doğru kaynaklara sahip olduğunuzdan emin olun ve bu görevi başarabildiğinizden emin olmak ve insan hatasını en aza indirmek için BT yeteneğinizi geliştirin veya yeniden eğitin.
Maliyetler ve çaba: Uygulama ve entegrasyonlar dahil olmak üzere işletmenin etkilenen tüm alanlarında proje gereksinimlerini ölçün. Dağıtımın başarılı olmasını sağlamak için gerçekçi bütçeleri ve zaman çizelgelerini belirleyin.
Mevcut ve gelecekteki ihtiyaçlar: Özel hedeflerini, gereksinimlerini ve zorluklarını anladığınızdan emin olmak için başından itibaren departmanınızla ve ekip liderlerinizle yakın şekilde çalışın. İKYS'nizin tüm paydaşların değişen ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde ölçeklendirilebildiğinden emin olun.
Uygunluk: Düzenlemeler, istihdam ve diğer yasal gereksinimleri tanımlayın ve yeni sisteminizin tüm bölgelerde bu ihtiyaçları desteklediğini teyit edin.
Başlatmada hazır olma: İK ekibinizin eğitim takvimlerini ve hedeflerini geliştirmenize yardımcı olması için işe başlamaya başlayın. Tüm yöneticilerinizin, yöneticilerinizin ve çalışanların doğru şekilde eğitildiğinden ve yeni HRM Sisteminin tam değerinden yararlanmaya hazır olduklarından emin olmak için aylık kilometre taşları belirleyin.