Başvuran takip sistemi (ATS) nedir?
ATS, insan kaynakları (İK) için kurumların işe alım ve işe alma görevlerini dijital olarak yönetmesine yardımcı olan bir yazılım uygulamasıdır.
Başvuru sahibi izleme sistemine genel bakış
Başvuru takip sistemi (ATS), insan kaynakları (İK) için kurumların işe alım ve işe alma görevlerini dijital olarak yönetmesine yardımcı olan bir yazılım uygulamasıdır. İş talepleri, ilanlar ve başvurular yönetilip başvuru sahiplerinin görüntülendiği ve seçildiği iş ve başvuru sahibi bilgileri için merkezi veritabanı olarak görev yapar.
ATS; iş tanımları oluşturma, kariyer sitelerinde ve iş bulma sitelerinde iş ilanı yayınlama, résumé tarama, mülakat planlama, geri bildirim toplama, arka plan kontrolleri gerçekleştirme ve elektronik imzalarla teklif mektupları oluşturma gibi ortak görevlerin performansını destekler.
Sistem aynı zamanda iş başvurusu yapanlar için de deneyimi yönetir. Buna iş arama, çevrimiçi başvuru yapma ve bir uygulamanın durumunu kontrol etmenin yanı sıra başvuru sahiplerine bildirim oluşturma dahildir.
Başvuran takip sistemi ne işe yarar?
ATS, iş başvurusu yapanlar için bir veritabanı olarak görev yapar, işe alım süreciyle ilişkili iş akışlarını otomatik hale getirir ve yönetir. İşe alım yöneticileri ve işe alım görevlilerinin, zamanlarını en nitelikli başvuru sahiplerine odaklanabilmeleri için alınan résumés hacmini azaltmalarını sağlar.
Şirketler, iş kurallarını ATS'de programlayabilmenin yanı sıra kişisel veri başvuru sahiplerinin gönderdikleri en iyi işe alım uygulamalarını takip etmelerini sağlayabilir.
Başvuran takip sistemini kim kullanıyor?
Her büyüklükteki ve sektördeki şirketler, başvuran takip sistemlerini kullanarak iş başvurularını organize eder, arayabilir ve iş başvurularıyla iletişim kurar ve iş başvurusu süreçlerini yönetir. Daha önce ilişkili maliyetler ve altyapı gereksinimleri nedeniyle daha büyük Fortune 500 şirketlerinin alanı olmasına rağmen, günümüzde daha küçük ölçekli işletmeler buluttaki yazılım hizmeti olarak yazılım (SaaS) tekliflerinin maliyet tasarrufundan yararlanabilir.
Bir ATS neden önemlidir?
Bir ATS işe alım sürecini hızlandırır. Çevrimdışı ve kağıt tabanlı süreçlerden otomatikleştirilmiş bir dijital sürece geçilerek, işe alım ve işe alma görevleri kolaylaştırılarak, zaman tasarrufu sağlanarak adil ve en uygun işe alım uygulamalarının izlenmesi sağlanır.
Başvuran izleme sisteminin bir kuruluşa nasıl fayda sağlayabileceğine ilişkin bazı örnekler:
Daha çok başvuran: ATS, iş arayanların iş aramasını ve online başvuru yapmasını kolaylaştırarak genel başvuru sayısını artırıyor.
Hızlı işe alım döngüleri: İşe alım görevlileri başvuran kanalının tamamında hızlı bir şekilde arama yapabilir, ilgi gösteren adayları seçebilir ve zamanlarını daha yüksek değerli işlere (mülakatları, referansları ve teklifleri tarama gibi) yatırabilirler.
Paydaşlarla daha fazla iş birliği: Mülakat aşamasında, işe alım yöneticileri ATS içindeki adayları gözden geçirir ve geri bildirim sağlar. İş kuralları, adayların ilerleme durumunu tarama ve işe alma aşamalarıyla otomatik hale getirecek şekilde konfigüre edilebilir.
Başvuru takip sistemlerinin gelişimi
İnternetten önce, gizli gazetelerde ve sektör yayınlarında iş açılışları ilan edildi. Süreç kağıt tabanlı idi ve bu da zaman alıcı ve yönetimi zorlaştırdı. İş başvurusu sahipleri bir başvurunun durumunu kolayca belirleyemedi. Çok sayıda basılı başvuru sayesinde işe alım görevlileri ve işe alma yöneticileri, en nitelikli başvuru sahiplerini belirleyemedi.
Dijital ve online teknolojilerle iş başvuruları çok daha kolay hale geldi. Küresel istihdam siteleri iş fırsatlarını dünya çapında insanlara tanıttı. Aniden işe alım hacimli bir iş haline gelmişti.
İlk başvuru takip sistemleri 1990'ların sonunda geliştirildi ve tesislerde barındırıldı. Sistemler, işe alma uygulamalarında uyumluluk ve tutarlılığı sağlarken alınan résumés'in çok sayıda işlenmesine ve saklanmasına odaklanmıştır. İşe alım yöneticileri ve işe alım yöneticileri de bu kadar yüksek hacimli uygulamaların etkisini hissettiler ve bu sistemler kısa sürede ön tarama, résumé tarama, ayrıştırma, otomatik bildirimler ve analitikleri desteklemek için gelişti.
Günümüzde başvuru takip sistemleri ağırlıklı olarak bulutta konuşlandırılmakta ve hizmet olarak yazılım veya SaaS, çözüm olarak sunulmaktadır. Bulut tabanlı bir ATS, yoğun uygulama maliyetlerini ve verimsiz süreçleri ortadan kaldırarak BT'ye olan bağımlılığı azaltır.
ATS teknolojisi, şunları içerebilecek modern eleman alım gereksinimlerini destekleyecek şekilde gelişmiştir:
Sanal işe alım: Kariyer siteleri, aday iletişimi, teklifler ve mülakatlar gibi uzak iş yeri ve işe alım çalışmalarının desteklenmesi.
Toplu işe alım: Sağlık, bakkal, e-ticaret ve teknoloji gibi belirli sektörler için çok sayıda başvuru sahibini hızlı bir şekilde işe alın, görüntüleyin ve işe alın.
Yüksek başvuru hacimleri: Belirli açılışlar için büyük hacimli başvuru sahibini görüntüleme.
Dahili işe alım: Dahili ilerlemeyi teşvik etmek için çalışanları belirleyin.
Çeşitlilik ve kapsayıcılık: Bir şirketin işe alım inisiyatifleri ve taraflı olmayan işe alım uygulamaları ile uyum sağlayın.
ATS, iş açılmasından teklif mektubu sunumuna kadar işe alım sürecini destekler. İşe alım verileri kişisel veri olduğundan, başvuru takip sistemleri de şirketlerin GDPR gibi veri koruma mevzuatlarına uygun kalmalarına yardımcı olur.
ATS için kullanım durumları
İşe alım yöneticileri bir ATS'nin en aktif kullanıcılarıdır. Sistemi iş taleplerini yönetmek, açık pozisyonlar yapmak, başvuranları gözden geçirmek ve adayların işe alım ve işe alma aşamaları boyunca ilerlemesini yönetmek için günlük olarak kullanırlar.
İşe alma yöneticileri, işe alım sürecine katılmak için bir ATS kullanır. Sistem; iş tanımlarını, başvuranları ve özgeçmişleri gözden geçirmek ve her bir adayın durumunu görmek için aktif iş taleplerine doğrudan erişim sağlar. Mülakat hazırlamak ve yürütmek, ayrıca bir mülakatın ardından niceliksel ve niteliksel geri bildirim depolamak için ATS'den bilgi üretilir.
İş başvurusu sahipleri iş aramak ve iş başvurusu yapmak, bir başvuru durumunu kontrol etmek ve iş tekliflerini kabul etmek için ATS'yi kullanır.
Modern ATS'de yeni eşleşen işler için sonraki ileti.
ATS göz önünde bulundurulduğunda ne aranır?
Başvuru sahibi izleme sistemleri bağımsız çözümler olarak sunulur veya aday ilişkileri yönetimi (CRM) yeteneklerini içeren uçtan uca bir işe alım yazılımı platformunun bir parçası olarak dahil edilebilir.
CRM yazılımı genellikle bir ATS ile paralel olarak kullanılır. Ancak bir ATS'den farklı olarak, bu sistemler yetenek çekmek ve aday statüsüne geçiş yapmış başvuru sahipleriyle ilişki kurmak için kullanılır. Aday ilişkisi yönetim sistemleri, aday etkileşimine ve genel olarak olumlu bir işe alım deneyimi oluşturmaya odaklanır.
Bazı organizasyonlar, aday veri yönetimi için tek başına ATS başvurusunun kolaylığını tercih ediyor. Ancak bu seçenek bazı sınırlamaları ortaya koymaktadır. Etkin adayları işlemek için yeterli olsa da, bu sistemler pasif yeteneklerin katılımını sağlamak ve bu yetenekleri beslemek için gerekli özellikleri sağlamaz.
ATS ve CRM işlevselliğini içeren işe alım yazılımı, adaylara yönelik tüm yolculukta en büyük esnekliği ve verimliliği sağlar. Birleşik yan yardımlar şunları içerir:
İleri düzey kariyer Web sitelerine erişim
Uyarlanmış varış sayfaları
E-posta pazarlama kampanyaları
Daha büyük yetenek havuzları
Kısa listeye alınan adaylardan daha fazla ilgi ve katılım
Daha hızlı işe alma döngüleri
Dahili paydaşlarla daha fazla iş birliği
Uçtan uca bir işe alım çözümü maliyetleri azaltır ve paralel olarak birden fazla sistemi yönetmenin karmaşıklığını ortadan kaldırır.
Ek hususlar arasında şunlar yer almaktadır:
Ölçeklenebilirlik: Bir kuruluşun işe alma ihtiyaçları dalgalanacaktır, bu nedenle yazılımın çevik ve ölçeklenebilir olması gerekir.
Entegrasyon: Teknolojinin, genel insan kaynakları teknoloji altyapısının yanı sıra diğer işe alım yazılımlarıyla nasıl entegre olacağını önceden belirleyin. Bu entegrasyonlar, manuel veri süreçlerinin ortadan kaldırılmasını ve eleman alım verilerinin çalışan verileriyle birleştirilmesini destekleyecektir.
Kullanıcı gereksinimleri: Tüm kullanıcı-başvuru sahiplerini, işe alım görevlilerini, işe alım yöneticilerini göz önünde bulundurun ve ATS'nin herkes için verimli ve olumlu bir deneyim sunduğundan emin olun.
ATS ve CRM içeren uçtan uca bir işe alım platformunun özellikleri nelerdir?
Kapsamlı bir işe alım çözümüyle yararlanabileceğiniz birleştirilmiş özelliklere ve işlevlere genel bakış:
Pozisyon kaydediliyor
Tercih edilen yetkinlikleri vurgulayan iş tanımları oluşturun.
Otomatik taramalar kullanarak cinsiyet eğilimini ve maaş kriterlerini belirleyin.
İş arayanlar için çalışan markalı bir web sitesi oluşturun.
Kariyer web sitelerinde ve iş bulma sitelerinde ilanları oluşturun ve yönetin.
Talep başına konfigüre edilebilir uygulamaları kullan (mobil başvuru, hızlı başvuru, çok aşamalı).
Başvuru sahiplerinin gözden geçirilmesi
Tek bir veri tabanı kullanarak harici ve dahili uygulamaları arayın.
Her ilan için uygulama öncesi tarama sorularını yapılandırın.
Ayrıştırma dahil olmak üzere résumé verilerinin depolanmasını ve analizini otomatikleştirin.
Her rol için kişiselleştirilmiş otomatik bildirimler ve uyarılar alın.
Üçüncü taraf acentelere güvenli erişim sağlar.
Tüm eleman alım sürecinde gerçek zamanlı raporlar ve analitikler oluşturun.
Adaylarla mülakat yapılıyor
Mülakatları programlayın ve ilerlemeyi izleyin.
Geri bildirim toplama ve otomatik olarak aday derecelendirmelerini birleştirme.
Mevcut bilgiler ve durum için bir aday portalına güvenli erişim sağlar.
İşe alma ve işe başlatma
Önceden doldurulmuş veriler içeren markalı şablonlara ve formlara erişin.
Daha hızlı dönüş için elektronik imza özelliklerine sahip teklif mektupları üretin ve sunun.
Etkinleştirme sürecini otomatikleştirin.
Bir kuruluş ATS'yi ne zaman uygulamalı?
Hızla büyüyen ve genel iş stratejisiyle bağdaşan iddialı eleman alım hedefleri olan kuruluşlar ATS uygulaması dikkate alınmalıdır. Ek gereksinimler arasında, yüksek talepte olan, toplu işe alım çabalarını destekleyen özel bir beceri kümesi veya rolünün hedeflenmesi veya İK'da merkezi bir veri modeli ile otomatik iş akışlarının zaman ve para tasarrufu sağlayacağı önemli yetersizliklerin giderilmesi yer alabilir. Bu verimsizlikler aşağıdaki gibi olabilir:
İşe alma çabaları elektronik tabloda izlenir.
Aynı iş ilanının birden fazla iş bulma sitesine manüel olarak gönderilmesi gerekir.
Zaman, çok sayıda ilgisiz uygulamayı gözden geçirmeye harcanır.
İşe alım ekibinden gelen geri bildirim ve kararların alınması zordur.
Mevcut bir kariyer sitesini oluşturmak, korumak veya geliştirmek için dahili kaynaklar kullanılamaz.
İşe alımın değerini ölçmek zor ve tutarsız.
ATS'mi ne zaman yükseltmeliyim?
Birçok kuruluş, mevcut bir ATS'den, CRM'deki aday katılım özellikleri de dahil olmak üzere uçtan uca bir işe alım yazılımı platformuna yükseltmeyi seçer.
Kullanım dışı bir ATS, aşağıdaki İK verimsizliklerine neden olabilir:
Aynı iş başvurusu her iş açılışında ücretlendirilir.
İşe alım sürecinde büyük bir teslim etme oranı oluşuyor.
Adayın beslenmesi ve katılımı zor ve etkisizdir.
Bilinçsiz önyargının varlığı bilinmemektedir.
Belirli işe alma stratejileri, böyle bir toplu işe alma, iç ilerleme ve sanal işe alma imkânsız değilse zordur.
Başvuran izleme sistemleri, özellikle uçtan uca işe alım çözümleriyle entegre olduğunda, İK'nın en iyi adayları çekmesi, tanımlaması, katılması ve işe alması için modern ve güvenli bir platform sunar. ATS, işe alım çalışmalarının şirketin tahmini büyümesi ile mükemmel bir şekilde senkronize edilebilmesi için zaman alan manüel süreçleri ortadan kaldırır.