HRIS nedir?
HRIS, insan kaynakları bilgi sistemi anlamına gelir. Şirketler bordro, zaman takibi ve çalışan avantajlarının yönetimi gibi temel İK süreçlerini yönetmek ve otomatikleştirmek için HRIS kullanır.
İnsan kaynakları bilgi sistemine genel bakış
HRIS sistemleri (veya insan kaynakları bilgi sistemleri) 1980'lerde geliştirilen ilk ticari yazılım çözümlerinden biriydi. Neden? İK o zaman, her kuruluştaki en ağır departmanlardan biri olan bugünkü İK departmanıydı. İnsan kaynakları personeli sadece muazzam miktarda evrak ve kayıt tutmakla kalmayıp, aynı zamanda iş gücü ve başvuru sahipleri hakkında en değerli ve savunmasız bilgilerden bazılarının da direksiyonudur.
Teknoloji kesinlikle o zamandan beri çok gelişti. Modern HRIS çözümleri iş kurallarındaki veya düzenlemelere uygunluktaki değişikliklere bağlı olarak iş akışlarını otomatikleştirebilir, geri bildirimleri entegre edebilir ve raporlama yapılarını gerçek zamanlı olarak ayarlayabilir. Tüketici dereceli kullanıcı deneyimleri ve esnek işlevsellik sunarak modern HRIS sistemleri, güçlü ve çevik oldukları kadar verimli ve kullanıcı dostu bir özelliktir.
En iyi HRIS yazılımı, daha fazla veri depolama, daha güçlü güvenlik ve bordro, başvuru sahibi takibi ve diğer İK sistemleri gibi tamamlayıcı uygulamalarla daha sorunsuz entegrasyon dahil olmak üzere daha geniş bir avantajlar sunan bulut ortamında sunulur.
İnsan kaynakları bilgi sistemi (HRIS) tanımı
HRIS, şirketlerin temel İK süreçlerini yönetmesine ve otomatikleştirmesine yardımcı olan ve yan yardım yönetimi, zaman ve katılım, bordro ve diğer iş akışlarının yanı sıra kişisel, demografik ve ücretlendirme bilgileri gibi çalışan verilerinin depolanmasına yardımcı olan bir yazılım çözümü anlamına gelir.
HRIS, HRMS ve HCM karşılaştırması
HCM, bir organizasyonun işe alımdan emekliliğe kadar iş gücünü yönetmek için kullandığı uygulamaları, politikaları, süreçleri ve yazılımları kapsayan geniş bir terimdir. HCM paketi genellikle insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) olarak adlandırılır ve HRIS yazılımı içerir.
İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi (HRIS), bordro işleme veya zaman ve devamlılığı yönetme gibi doğası gereği daha doğrusal ve niceliksel olan temel İK süreçlerini desteklemek için bir çalışan veri tabanı kullanır. Karşılaştırma olarak, HRMS, HRIS içeren ve aynı zamanda yetenek yönetiminde yer alan daha niteliksel ve karmaşık işlevler içeren daha kapsamlı bir yazılım çözümünü ifade eder.
Örneğin, HRIS, çalışanların zaman tutulması gibi süreçlerin otomatikleştirilmesine ve kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir. Bu veriler bir HRMS sistemine entegre edildiğinde, üretkenliği ve planlamayı geliştirmek için zaman tutma verileri analiz edilebilir ve buna karşılık HRIS içindeki görevlerin daha verimli bir şekilde otomatikleştirilmesine yardımcı olabilir.
Bu yazılım çözümlerinden hangisinin sizin için en iyi olduğunu bilmek aslında göründüğü kadar kafa karıştırıcı değildir. Şirketinizin şu anda nerede olduğunu ve daha uzun vadede nerede olmak istediğinize ilişkin bağlantısız bir bakış elde etmeniz yeterlidir. Ardından bugün size hizmet edebilecek ve yarın sizinle ölçeklenebilecek İK çözümlerini seçin.
HCM, bir organizasyonun işe alımdan emekliliğe kadar iş gücünü yönetmek için kullandığı uygulamaları, politikaları, süreçleri ve yazılımları kapsayan geniş bir terimdir. HCM paketi genellikle insan kaynakları yönetim sistemi (HRMS) olarak adlandırılır ve HRIS yazılımı içerir.
İK bilgi sistemleri neler yapıyor?
Bulut tabanlı en iyi HRIS çözümleri çeşitli İK süreçlerini ve etkileşimlerini destekler. Teknoloji, aşağıdakiler de dahil olmak üzere işletme genelindeki iş akışlarının akıllı otomasyonunu sağlar:
Yan hakların yönetimi
Otomatik sosyal yardım yönetimi
Çalışanların yan yardımlara erişmesi, bunları düzenlemesi ve öğrenmesi için self servis özellikler
Zaman ve katılım
Çalışan devamsızlıklarının doğru yönetimi
Çalışan tatillerini, çalışma programlarını ve primleri belirlemek için zaman profilleri ile idari verimliliği artırın.
Çalışan profili tarafından otomatik zaman ve ödeme hesaplamaları
Organizasyonlar, zaman ve katılım süreçlerini dijitalleştirerek, global çalışan zaman izlemesini otomatikleştirip basitleştirebilir ve uyumluluk düzenlemelerine uyabilir.
Entegre yerelleştirme
Otomatik yasal ve düzenleyici değişiklikler içeren ülkeye özgü iş uygulamalarına ve yasalara uyum sağlama
Belirli ülkeler için küreselleşme ve yerelleştirme gereksinimlerinin kapsamlı envanteri
Çalışan self servisleri
İş gücü verimliliğini artıran self servis özellikler
Tek bir platformda entegre İK verileri
Ülkeye özgü gereksinimlere göre takip edilebilir temel İK bilgileri
Çalışanlara, yan yardımları yönetebilecekleri ve görüntüleyebilecekleri, izin isteyebilecekleri ve daha fazlasını yapabilecekleri, kişiselleştirilmiş bir profil sayfası sunun
Organizasyonel yapılar
İş gücünün tamamına yönelik gerçek zamanlı analizler
Kritik pozisyonları belirleyin ve boşlukları gidermek için iş gücü ayarlamalarını hızlı bir şekilde yapın
Organizasyon yapılarını görselleştirme
Yöneticiler modelleme araçlarını ve gömülü analitikleri kullanarak işe alım, yedekleme, eğitim ve iş gücü planlamasını geliştirmek için organizasyon yapılarını görselleştirebilir.
Bulut HRIS sisteminin avantajları
Bulut tabanlı sistemler, modern HRIS'in temel işlevselliğine ek olarak mevcut sistemlerinizle daha kolay bir şekilde entegre edilir. Ölçeklendirilebilirler ve yeni yeniliklerle ve güvenlik özellikleriyle daha kolayca zenginleştirilebilirler.
Aşağıda entegre bir bulut HRIS sisteminin ortak avantajlarından yalnızca birkaçı yer almaktadır:
İK yöneticisini daha hızlı ve doğru hale getirir. Kişilerin geçimleriyle ilgilenirken hata payı yoktur. HRIS yazılımı, yönetici görevlerini otomatikleştirme ve kolaylaştırma becerisiyle İK ekiplerini manuel ve kağıt tabanlı sistemlerin getirdiği gecikmelerden ve yanlışlıklardan kurtarabilir.
Çalışan deneyimini geliştirir. İşverenler bazen kendi yararlarının, ödemelerinin ve izinlerin durumunu görebilmenin ekiplerine ne kadar önemli olduğunu unutuyor. HRIS araçları, çalışanların kişisel bilgilerine doğrudan erişmelerine, rapor oluşturmalarına ve taleplerde bulunmalarına olanak tanır. Bunların tümü, İK departmanının geçirdiği rahatsızlık ve süre olmadan.
Verimliliği artırır. HRIS çözümleri, e-posta ve kağıt tabanlı formlara ve onay süreçlerine olan ihtiyacı büyük ölçüde azaltan geniş bir self servis araç yelpazesi sunar. Çizelgeler, iş akışları, izin talepleri ve daha fazlası gerçek zamanlı olarak ve anında otomatikleştirilebilir ve yönetilebilir.
Uygunluk çabalarınıdestekler. Uzaktan çalışmanın artması ve daha fazla duyarlılık ve dava açmaya yönelik kültürel kayma ile işletmelerin, küresel iş gücü ve istihdam düzenlemelerinin sağ tarafında olduğundan emin olmaları gerekir. Bulut HRIS, tüm İK aktivitelerinin uyumluluk sınırları içinde kalmasını sağlar ve iş güçlerini desteklemeye yardımcı olur.
Şeyleri güvende tutar. İK dosyalarında, çalışanlarınızın tıbbi ve mali kayıtları ile ayrıntıları da dahil olmak üzere şirketinizdeki en hassas ve değerli verilerden bazıları yer alır. Geçmişte, bu veriler dizüstü bilgisayarlarda veya güvenli olmayan veritabanlarında depolandığında, mevcut bir uzlaşma riski vardı. Günümüzün entegre HRIS sistemleri, siber güvenlik risklerini en aza indirmek için yerleşik gelişmiş güvenlik protokollerine sahiptir.
Bulut HRIS entegrasyonunun temel İK süreçlerini nasıl desteklediği
HRIS sistemleri İK süreçlerini ve yönetimini merkezileştirmeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olsa da işe alım, eğitim ve planlama gibi aynı anda devam eden birçok temel işlev vardır. Ayrıca tüm bu temel işlevlerin birleştirilmesinin ve merkezileştirilmesinin ne kadar faydalı olabileceğini görmek için bir İK uzmanı olmanız gerekmez. Bununla birlikte, organizasyonlar eski sistemlerle ve bağlantısı kesilmiş İK yazılım uygulamalarıyla çalışırken, organizasyon silolarındaki araçlar ve bilgiler için avlanmak üzere manüel süreçleri kullanmak zorunda kalır.
En iyi bulut HRIS sistemleri yalnızca temel ERP'niz ile entegrasyona izin vermekle kalmaz, bunun için oluşturulurlar. Örneğin, bulut ERP sistemi çok çeşitli günlük iş aktivitelerini yönetir ve çok sayıda farklı iş sürecini entegre etmek için geliştirilir. ERP'ler, işler arası verileri birleştirerek tek bir doğru kaynak ve güvenilir veri bütünlüğü sağlar. Bu nedenle, temel İK süreçleriniz ve HRIS'iniz, yapay zeka destekli modern bir ERP'nin hızı ve analitik kapasitesiyle entegre olduğunda her iki dünyanın da en iyi derecesini elde edersiniz.
HRIS örnekleri eylemde
Sadece birkaç yıl önce, çoğunlukla HRIS çözümlerini kullanan en büyük organizasyonlardı. Ancak entegre bulut tabanlı sistemler popülerlik kazandıkça, bir HRIS'in avantajlarından ve verimliliğinden yararlanmak için daha küçük ve büyüyen kuruluşlar için giderek daha uygun hale gelir.
İK süreçlerini kolaylaştırmak için SAP SuccessFactors çözümleriyle başarılı olan bazı şirket örnekleri aşağıda verilmiştir.
Growmark, Amerika Birleşik Devletleri ve Kanada'da çeşitli ve yaygın olarak dağıtılan iş gücü ile 20 yılı aşkın süredir tarım işletmelerine hizmet vermektedir. SAP SuccessFactors çözümlerini, tüm çalışan yaşam döngüsü boyunca süreçleri entegre etmek ve otomatikleştirmek için kullanmışlardır. Sonuç olarak GROWMARK, verimli İK süreçleri yürütebilir ve müşterilerinin başarılı olmasına yardımcı olmak için ihtiyaç duyduğu yeteneği çekebilir ve geliştirebilir.
Kmart Grubu, Avustralya, Yeni Zelanda ve Asya'da indirimli fiyatlarla geniş ürün seçimleri sunarak alışverişte devrim yarattı. Şirketin İK sistemini yeniden icat etmesi gerektiğinde, çalışan deneyimlerini dönüştürmek ve 500'den fazla Kmart, Target ve Catch mağazasında iş geleceğinde devrim yaratmak için SAP SuccessFactors çözümlerine yöneldi.
HRIS yazılımını bugün keşfedin
Modern işletmeler, tüketici düzeyinde kullanıcı deneyimleri sunan ve gerçek zamanlı veri analizi ve otomasyonu destekleyen birleşik, global ve temel bir İK çözümü aramaktadır. İş güçleri daha dağınık hale geldikçe HRIS yazılımının birden fazla ülkede derin yerelleştirme ve uyumluluk sağlayarak bunlarla birlikte küreselleşmesi gerekir. İş modelleri değiştikçe ve geliştikçe şirketler, yeni süreçleri ve uygulamaları güvenilir ve hızlı bir şekilde uygulamalarına yardımcı olarak, gerçek anlamda ilgili ve güçlü ön yapılardan oluşan geniş bir yelpazenin sağladığı çeviklik ve basitlik talep eder.