Çalışan zaman takibinin avantajları
Bulut tabanlı çalışan zaman takibi yazılımı, çalışan çalışma saatlerinin doğru bir şekilde izlenmesini ve yönetilmesini sağlar, verimliliği artırır, bordro süreçlerini kolaylaştırır ve kaynak tahsisi ve proje yönetimi için değerli öngörüler sağlar.
Çalışan zaman takibi genel bakışı
Vakit nakittir. Şirketinizin gelirinin üçte birini temsil eden tipik bordro maliyetleri söz konusu olduğunda, doğru çalışan zaman takibi en kritik iş işlevlerinizden biridir. Modern iş dünyası da daha karmaşık hale gelirken, zamana bağlı ücret modelleri kesinlikle yeni değil. Binlerce yıldır işçilere günlük ücret ödendi. Hatta antik Babilliler, bir marangozun, bir terzinin vb. günde kaç tane gümüş aldığını belirten bir dizi tavsiye edilen ücret bile geliştirdi. O zamanlarda bile, zaman ve ücretlerle ilgili şeffaf olunması şarttı.
Sanayi devrimiyle ve merkezileştirilen iş yerlerinin artmasıyla birlikte şirketler, mesai saatlerinin standartlaştırılmasının ve işçilerin gün boyunca gereken yerlerde olmasını sağlamanın değerini görmeye başladı. 1880 yılında, saatçi Willard Bundy, halen kullanımda olan bir delikli kart sistemi ile ilk çalışan zamanı saatini icat etti. Zaman takibi teknolojisi, Bundy'nin gününden itibaren hafif yıllar ilerlerken, her şirket için hâlâ bir zorluk olmaya devam ediyor. Neyse ki bugünün bulut tabanlı zaman takibi yazılımı, doğruluk ve esneklik sunmanın yanı sıra kârlılığı artırmak için değerli iş gücü verilerini analiz ederek bu zorluğu karşılıyor.
Zaman takibi nedir ve neden şu anda önemli bir konu?
Gallup, 2022 yılında 140 binin üzerinde çalışan hakkında kapsamlı bir anket gerçekleştirdi. Birden fazla ülkede yapılan çok sayıda başka işyeri anketine eklenen sonuçlar, herkesin söylediklerini doğruladı: Uzaktan çalışma burada kalabilmek için. Aslında Gallup’un istatistiklerinden biri 2019’da çalışanların yüzde 60’ının sadece yerinde çalıştığını gösterdi. Bununla birlikte, COVID kısıtlamaları büyük ölçüde kaldırıldıktan sonra bile bu rakam sadece %19'a düşmüştü.
İK departmanları için bu, tamamen yeni çalışma yollarına hızlı bir geçiş anlamına geliyordu. Örneğin, uzaktan çalışanlar coğrafi olarak daha geniş bir alana dağılma eğilimindedir. Bu da zaman yönetimi protokollerine muazzam bir karmaşıklık katar. Her eyalet, il veya ülkede izin, doğum izni, yan yardımlar, izin verilen fazla mesai ve çok daha fazlası hakkında farklı düzenlemeler olabilir.
Modern işletmeler aynı zamanda kendilerini hızlı operasyonel değişim ve daha karmaşık müşteri beklentileri içinde buluyor. Şirketler bu ekonomide rekabet edebilmek için Büyük Veri ve yapay zeka destekli iş teknolojilerinden yararlanmaları gerektiğini biliyor. Bulut tabanlı zaman takibi çözümleri, tüm çalışanlarınızın zaman kullanımı aktivitelerini kaydetmenize, raporlamanıza, analiz etmenize ve uyarlamanıza olanak sağlayan diğer temel iş sistemleriyle entegre olur. Böylece fırsatları ve riskleri tespit etme konusunda bir adım önde olabilirsiniz. Değişen iş akışlarını öngörebilmeniz, verimsizlikleri ve uyumsuzluk risklerini gerçek zamanlı olarak tespit edebilmeniz için size görünürlük sağlar.
Bulut tabanlı zaman izleme sistemleri nasıl çalışır?
En iyi zaman izleme sistemleri, hem işverenler hem çalışanlar için esnek ve kullanıcı dostu olan sistemlerdir. Bireysel veya rol tabanlı kurallar ve parametrelerle en uyumlu olacak şekilde özelleştirilebilir. Bu sistemler birleştirilmiş bir platformda faaliyet gösterir ve çeşitli ilgili veri kaynaklarından yararlanmak için bulutta diğer İK ve iş yazılımı sistemleriyle bağlantı kurabilir. Bulut tabanlı sistemler de olaylara ve eylemlere gerçek zamanlı olarak yanıt vererek anlık doğruluk ve ilgililik sağlamak için gereken çevikliği sunar.
En iyi zaman izleme sistemlerinin bazı ek anahtar karakteristikleri aşağıda verilmiştir:
Birleştirilmiş platformlar merkezileştirilmiş ve entegredir. Geçmişte, bordro maliyetleri genellikle bölgeler veya departmanlar çapında silo haline getiriliyor, eski yazılım uygulamalarında ve hatta elektronik tablolarda yönetiliyordu. Bu, bordro verilerinin analiz edilmesini ve bordro maliyetlerinin çeşitli görevler için harcanan üretkenlik ve saatlerle karşılaştırılmasını zorlaştırıyordu. Birleştirilmiş ve merkezileştirilmiş bir platform, doğru ve gerçek zamanlı mali bilgi sağlamak ve daha sağlam veri odaklı içgörüler elde etmek için zaman takibini bordro yazılımı ve diğer İK ve iş sistemleri ile entegre eder.
Kişiselleştirilmiş arayüz kullanılabilirliği ve ilgiyi geliştirir. Zaman takibi en çok kullanılan self servis uygulamalardan biri olduğunda, ekiplerinizin kullanımı kolay bulması ve cihazlardan nerede olurlarsa olsunlar erişebilmeleri gerekir. Zaman izleme sistemleri hantal olduğunda ve sezgisel olmadığında, en vicdanlı çalışanlar bile fazlasıyla yorucu ya da ertelenmiş hale gelebilir – gerçekten sonra tahmin etmek ve işe günlerce değer katmak her şeyi tek seferde yapabilir. Bulut tabanlı zaman izleme sistemleri, role özgü ve kişiselleştirilmiş basitleştirilmiş ve kullanıcı dostu bir zaman girişi arayüzü ile bundan kaçınmaya yardımcı olur. Ayrıca, özelleştirilmiş bulut zaman izleme sistemleri hem çalışanlara hem de işverenlere talep üzerine raporlamaya, uyarılara, çizelgelere ve diğer ilgili içgörülere erişim sağlayabilir.
Gömülü analitik ve raporlama, birden fazla senaryoyu destekler. İK uzmanlarının bile karmaşık uyum ve iş gücü düzenlemelerinden haberdar olmaları yeterince zor. Çalışanların kesinlikle bu konuda uzmanlaşmaları ve her şeyi düz tutmaları beklenmemelidir. Bulut tabanlı zaman izleme sistemleri sayesinde her çalışan (veya rol) için kurallar, örneğin çok fazla fazla fazla mesai hakkında otomatik uyarı alma veya ani çizelge değişiklikleri nedeniyle saatleri yeniden hesaplama olarak ayarlanabilir. Gömülü analitik ve raporlama araçları yapay zekadan ve çeşitli veri kümelerinden de yararlanarak gerçek ve olası iş yeri senaryolarında ekstrapolasyon yapabilir; böylece eyleme geçirilebilir ve ilgili bilgiler sağlanarak çeşitli çalışan veya yönetimsel soruları yanıtlayabilir.
Fazla mesai, üretkenlik ve uyumluluk ile ilgili kararların mali etkilerini ve olası risklerini anlamak için operasyonel liderleri ve paydaşları güçlendirin.
Çalışanlar için zaman takibi: Hata yapmanın riskleri
Çalışan davası son birkaç yılda eşi benzeri görülmemiş seviyelere yükseldi. 2021'de ABD'deki sınıf eylem işyeri davaları için, Birleşik Krallık ve benzer kalıpları gören bir dizi başka ülkeyle ilgiliödemeler yapıldı. Forbes, “Belli hacim ve istatistiksel sayılara dayanarak, işçilerin 2021 yılında ücret ve saat sınıfı ve toplu işlemler sertifikasının güvence altına alınmasında en çok başarıyı elde ettiğine işaret ediyor.”
Çalışan zaman takibinin temel işlevlerinden biri tabii ki çalışılan saatleri kaydetmektir. Ancak hem çalışanların refahı hem de kurumsal risk yönetimi için zaman takibi yazılımı; çalışanların çalışma saatlerinin, izinlerinin, molalarının veya diğer ilgili sorunların uyumluluğu engelleme riski taşıdığı durumları gerçek zamanlı olarak tespit etme ve raporlama kapasitesine sahip olmalıdır. Ayrıca zaman takibi sistemlerinizin etkili olması için şirketinizin iş yaptığı her bölge ve ülkede bu işlevsellik doğru şekilde desteklenmelidir.
Daha fazla risk, doğru olmayan zaman tutmadan fiili parasal kayıp şeklinde gelir. Her yıl, şirketler ister kasıtsız ister kasıtsız olsun, çalışan zaman hırsızlığına milyarlarca dolar kaybediyor. Hadi bakalım: bu garip bir konu. Hiç kimse çalışanlarının saatlerle hızlı ve gevşek oynayabileceğini itiraf etmek istemiyor. Çünkü büyük kuruluşlar kemerlerini sıkıp maliyet kesici önlemlere odaklandıklarında zaman zaman hırsızlık nedeniyle kaybedebilecekleri milyonları bazen göz ardı ediyorlar.
İyileştirilmiş zaman ve katılım takibi işletmenize nasıl yardımcı olabilir?
Modern kuruluşlar muazzam bir değişim ve benzeri görülmemiş bir rekabet dönemi içindeler. Gelişmeleri için, operasyonlarının tamamında uçtan uca görünürlük için çaba göstermeleri gerekir. Veriyi yakalayıp analiz etmeleri, siloları ortadan kaldırmaları ve daha çevik ve dayanıklı olmanın yollarını bulmaları gerekir. Çoğu kuruluşun gelirlerinin %15 ila %30'unu bordroya harcadığı göz önünde bulundurulduğunda, zaman yönetimi iş gücü optimizasyonunda ve gelişmiş sorumlulukta önemli bir bileşendir.
Bulut tabanlı zaman takibi çözümleri, aşağıdaki ölçülebilir yöntemlerden bazılarına değer katar:
İşletmeler arası iş süreçlerine ilişkin merkezileştirilmiş görünürlük. Belirli görevlere makul olarak ne kadar zaman ayrılmalıdır? İş gücü açısından en çok ve en az yoğun operasyonlarımız nelerdir? Bazı konumlardaki iş akışlarımız, diğer bir konumdaki iş akışlarından daha verimli mi? İşletmeler, özel raporlar oluşturarak ve gelişmiş analitikleri kullanarak bu sorulara daha doğru yanıtlar ve gelecekte nasıl optimizasyon yapılacağına ilişkin içgörüler elde etmeye yardımcı olmak üzere zaman takibi verilerinden yararlanabilir.
Daha fazla hesap verebilirlik. Zaman hırsızlığı kaynaklı kaybı azaltmanın yanı sıra, hem işverenler hem de çalışanlar için daha fazla sorumluluk iş operasyonlarınıza genel olarak fayda sağlayabilir. Örneğin çoğu organizasyonda birçok işçi uzaktan işlerini yapabilirler, ancak her zaman fiziki mekana gelmesi gereken birileri olacaktır. Hibrit ve uzaktan çalışmanın artmasıyla pek çok kuruluş, bu “haksız” eşitsizlik algısı nedeniyle zorluklar yaşadı. Şeffaf ve kapsamlı zaman izleme sistemleri, ekiplerinize ister yerinde ister kapalı olsun zaman kullanımlarından herkesin aynı derecede sorumlu olduğunu bildirerek moralin iyileştirilmesine yardımcı olabilir.
Dönüşümlü çizelgeleri, gece yarısından gece yarısına zaman kaydını, otomatik ve toplu onayları, uyarıları, otomatik yeniden hesaplamaları ve entegre raporlamayı desteklemek için zaman yönetimini basitleştirin.
Dayanıklılık ve çeviklik. Önde gelen kuruluşlar piyasa güçleri ve değişiklikler karşısında hızla yol çizebiliyor ve bunlara yanıt verebiliyor. Yeni bir üretim süreci, yenilikçi bir iş modeli, bekleyen bir birleşme veya iş ortaklığı: tüm bu girişimler doğru analize ve sağlam planlamaya bağlıdır. Bulutta zaman takibi; göreve, bölgeye ve projeye göre kişi saatleri hakkında canlı analizler sunar. Bu, iş liderlerine hızlı ve rekabetçi teklifler ve bütçe kararları vermek için ihtiyaç duydukları güveni sağlar.
·Hız ve verimlilik. Geleneksel olarak, zaman tutma ve onay görevleri, herhangi bir işletmede en çok zaman alan görevlerden birkaçı olmuştur. Örneğin çoğu kuruluşta saatler, bordroya gönderilmeden önce çoğu zaman bir ekip lideri ve ardından departman başkanı tarafından onaylanmalıdır. Bir kişi bazı nedenlerden dolayı fazla mesai için özel yetkiye sahipse söz konusu münferit vakanın hem uzaktan hem iş yerinde çalışan çeşitli çalışan ve roller çapında izole edilmesi ve açıklanması gerekecektir. Bulut tabanlı zaman takibi sistemleri, farklı kuralların ve rol tabanlı muafiyetlerin aynı anda var olmasına olanak tanır; bunlar yine de merkezi bir noktadan görülebilir ve yönetilebilir. Olağan dışı vakaların tamamı kapsanıp hesaba katıldığında bu, departman başkanlarının, harcanan zamanı (ve sinir bozukluğunu) azaltarak toplu onayları otomatikleştirip yetkilendirebileceği anlamına gelir.
Çalışanların elde tutulması ve memnuniyeti. Tabii ki çalışanlar fazla çalıştıklarını hissettiklerinde bu, memnuniyetsizliğe ve tükenmişliğe yol açabilir. Ancak az çalışılmış olmak veya yapabileceğinden az çalışmak da çalışanlar için çok sinir bozucudur; işverenler için de boşa harcanmış bir fırsat olması unutulmamalıdır. Bulut tabanlı zaman izleme yazılımı, operasyonel alanlarda veya tüm iş gücünde kuş bakışı bir görünüm sunmak için verileri ve girişleri merkezi olarak birleştirebilir. Bu, İK ekiplerinin ve yöneticilerin darboğazların, düzensizliklerin veya verimsizliklerin nerede olduğunu görmek için belirli veri kümelerini analiz etmesine olanak sağlar. Bu içgörülerle güçlendirilen kuruluşlar, aşırı yük altındaki ekiplerin ihtiyaç duydukları desteği almalarını ve yetenekli çalışanların fark edilip terfi ettirilmesini sağlayabilir.
Bulut tabanlı zaman takibi çözümlerine hazır mısınız?
Dijital dönüşüm yaşadığımız ve iş yapma biçimimizi değiştirdi. Organizasyonlara köşelerde görme, kaynaklarını optimize etme ve operasyonlarının ürettiği verileri daha iyi anlama yeteneği kazandırmıştır. Çalışan zaman takibi çözümleri zaman içinde gelişmişken, aynı zamanda herhangi bir kuruluşun en temel bileşenlerinden biri olarak kalmışlardır. Neden? Çünkü insanların – çeşitli becerileri ve yetenekleriyle – herhangi bir kuruluşun sahip olabileceği en değerli ve temel varlık olma gerçeğini yansıtırlar.
Bulut tabanlı zaman takibi çözümlerini kuruluşunuza entegre etme zamanı geldiğinde, bu kişilerin ilk yaklaşımını sürdürdüğünüzden emin olun. Başlangıçta iyi iletişim ve değişiklik yönetimi planlarınız olduğundan emin olun. Kapsamlı bir yol haritası ve proje planının mevcut olduğundan emin olun ve İK dönüşüm hedeflerinize giderken elde ettiğiniz küçük başarıları kutladığınızdan emin olun.