ERP yükseltmesi zamanı mı? Eski ERP sisteminizi değiştirme kılavuzu
Eski ERP'nin neden, ne zaman ve nasıl değiştirileceğini öğrenmek için ipuçlarını ve tavsiyeleri keşfedin.
Genel Bakış
ERP sisteminiz sizin için nasıl çalışıyor? ERP yükseltmesi zamanı mı? Muhtemelen bu sorular size doğrudan sorulmadı (satış temsilcileriyle konuşmadığınız sürece) ancak açıkça değilse kendinize bu soruyu sormuş olabilirsiniz. Sisteminizin bir şekilde daha iyi olduğuna dair küçük bir şüphe ölçüsü var mı? Muhtemelen bazı modern ERP başarı hikayeleri duydunuz. Veya belki de bundan daha belirgindir. Belki de müşterileriniz için yapmanız gereken yeni şeyler olabilir veya yükseltmeler veya değişiklikler için çok fazla zaman ve para olmadan eski sisteminizin işleyemeyeceği rekabete ayak uydurmanız gerekir. Her iki şekilde de sistem performansını sürekli olarak değerlendirmek ve öngörülebilir gelecekte sorun haline gelebilecek iyileştirme ya da ortaya çıkan sorunlara ilişkin alanları belirlemek iyi bir yönetim uygulamasıdır.
Mükemmel bir ERP sistemi var mı?
Kısa yanıt “hayır.” Ve belirli bir anda özel ihtiyaçlarınız için mükemmel sistem mevcut olsa bile, bu ihtiyaçlar sürekli olarak değişiyor. Bu nedenle her şeyden haberdar olmak, ERP'nizin mevcut ihtiyaçlarınızı ne kadar iyi desteklediğini bilmek ve sorunlara yol açabilecek eğilimleri belirlemek iyidir.
Eski teknolojiyi ve kullanım dışı sistemleri ima eden kurulu sistemleri "eski ERP" olarak adlandırmak modadır. Bu da adaletsizdir çünkü birçok kurulu sistemin düzenli olarak bakımı yapılır, sürekli yükseltilir ve değişen ihtiyaç ve gereksinimlere göre büyüyüp uyum sağlama yeteneğine sahiptir. Bu da, ERP yükseltmelerinin isteğe bağlı olduğu, ancak yazılım satıcıları tarafından güçlü bir şekilde teşvik edildiği de belirtiliyor. Çözüm sağlayıcınız tarafından sağlanan düzeltmeler ve geliştirmeler konusunda güncel bilgilerden haberdar olmanız önemlidir. Sorunları veya olumsuz eğilimleri tespit ederseniz, ilk yapmanız gereken, sisteminizin tüm güncellemeleri ve sürümleri olduğundan emin olmak, ardından satıcınızın, bulduğunuz eksiklikleri giderebilecek ek eklentiler veya geliştirmeler içerip içermediğini öğrenin. Bu düzeltmelerin para ve çaba açısından uygulanmasının ne kadar süreceğini belirleyin ve mevcut çözümünüze devam etmenin maliyetini değerlendirmek için bu bilgileri kullanın (bkz. “ERP’ye ne kadar harcama yapıyorsunuz?” altında).
Mevcut ERP yazılımınız sizi hayal kırıklığına uğratıyor mu?
Toplamda eski ERP sisteminizi güncel tutun. Ama aynı zamanda sistem performansını da yakından takip edin. İhtiyaçlar ve gereksinimler değişecek ve sisteminizin şirketinizi ve müşteri ihtiyaçlarınızı gerçekten desteklediğinden emin olmanız gerekir.
Yukarıda bahsedilen öz değerlendirme, aşağıdakiler de dahil olmak üzere eksikliklerin ve endişe duyulan alanların belirlenmesine yardımcı olabilir:
Sisteminiz yeni gereksinimleri karşılayamaz veya yeni girişimler için sınırlar belirleyemez.
Yeni teknolojileri veya gereksinimleri desteklemez veya bunu yalnızca zorluk, yüksek maliyet ve gecikmelerle gerçekleştirir. Satıcı yeni özellikleri ve işlevleri dahil etmekte yavaştır.
Fonksiyonları öğrenmek ve kullanmak zordur, verimi desteklemektense inhibe olur.
Yanıt süresi şaşırtıcı bir şekilde yavaştır. Bilgilerin depolanması ve alınması yetersizdir, hantal veya sadece günümüzün genişleyen ihtiyaçlarına uygun değildir.
Sistemin bakımı ve desteği masraflı ve zordur, ayrıca satıcınız tarafından yeterince desteklenmez.
Sisteminiz gerçekten satıcının azarlama desteğine sahip eski bir ERP ise veya teknik desteğin daraldığı bir havuzsa, bilgili programcılar ve analistler şüphesiz sistemin daha eski ve güvenilmez hale gelmesiyle daha pahalı ve daha zor bulunacaktır.
Bunlar yavaş yavaş evrilebilen ve uzun süre tanınmaz hale gelebilecek sorunların türleridir. Ardından aniden sistemin eksiklerinin ciddi iş sorunlarına neden olduğu ve bir şeyler yapılması gerektiği netleşiyor.
ERP'ye ne kadar harcıyorsunuz?
Birçok şirket, analizi yaptığında şaşırır ve mevcut ERP sistemlerini mevcut ve çalışır durumda tutmak için gerçekten neye mal olduğunu öğrenir. Orta ölçekli işletmeler düzenli yönetim sorumluluklarının bir parçası olarak giderleri genellikle çok yakından izlediğinde bu durum garip olabilir. Ancak ERP ile ilişkili doğrudan ve dolaylı masrafları ayırmak her zaman kolay değildir.
Yazılım tedarikçilerine ve donanım tedarikçilerine aylık ve yıllık ücretlerin yanı sıra çeşitli hizmet sağlayıcılarınızdan (örneğin, donanım hizmeti, danışmanlık veya ağ) hizmet ve destek için devam eden masraflar olacaktır. Yukarıda belirtilen mevcut veya öngörülen sorunların çözülmesi için güncellemelerin veya geliştirmelerin gerekli olabileceğini tespit etmeniz (veya şüphelenmeniz) durumunda işleri güncel hale getirme maliyetlerini eklediğinizden emin olun.
Maaşlar ve avantajlar, alan, enerji üretim ve dağıtım şirketleri ve tedarikler dahil olmak üzere doğrudan dahili BT departmanı masraflarını da göz önünde bulundurun. Doğrudan ERP'nizi destekleyenleri ayırmaya çalışın. Özellikle geleneksel bir şirket içi sistemi başka bir şirket içi sistemle değiştiriyorsanız, yükseltmenizin ve yeni bir sistemi uygulamanızın ardından bu masrafların en azından bir kısmının kalacağını unutmayın. Bulut tabanlı hizmet olarak yazılım (SaaS) için maliyet yapısı farklıdır ancak mevcut sisteminizle kalıp kalmayacağınıza, ERP yükseltmesine başlayıp başlamayacağınıza veya eski bir sistem değişikliğini sürdürmeye karar vermek için yine de bir karşılaştırma noktasına ihtiyacınız vardır.
ERP'de yatırım getirisini hesaplama
Yeni bir ERP için maliyetlerin ve avantajların nasıl değerlendirileceğine ilişkin adım adım rehberlik alın.
ERP'de yatırım getirisini hesaplama
Yeni bir ERP için maliyetlerin ve avantajların nasıl değerlendirileceğine ilişkin adım adım rehberlik alın.
Yeni bir sistemin maliyeti nedir?
Yeni bir ERP sistemine geçmenin potansiyel maliyeti konusunda endişeleriniz var mı? O anlaşılabilir. Yeni bir ERP sistemi muhtemelen bir şirketin belirli bir yılda yapacağı üretim dışı ekipman harcamalarından biridir. Bununla birlikte, mevcut avantajlar bağlamında ve mevcut sistemi korumak için şu anda harcanmakta olan miktara kıyasla bakıldığında, çoğu şirket maliyetin tamamen makul ve haklı olduğunu görür. Beş ila yedi yıl gibi bir süre içindeki toplam maliyet olan yaşam döngüsü maliyetleri açısından düşünmeyi unutmayın.
Yedek sistem edinme ve uygulama maliyetine bakarken, donanım ve yazılım lisansı maliyetlerinin denklemin sadece bir parçası olduğunun farkında olun. Değerlendirmenize şunları da eklemeniz gerekir:
Barkod tarayıcıları, uzaktan giriş istasyonları, mobil cihazlar ve istemci yazılım artı desteği gibi ağ ve çevre aygıtları.
Veri dönüştürme ve yeni sisteme veri girişinin yanı sıra geçmiş kayıtlara arşivleme ve erişim sağlama.
Yedekleme veya yük devretme sistemleri, veri kurtarma kaynakları, gereksiz bağlantı ve iletişimler dahil olmak üzere olağanüstü durum hazırlığı.
ERP uygulama ekibi ve gelecekteki tüm kullanıcılar için eğitim ve eğitim. (Bu kritik derecede önemlidir. Burada yürümeyin.)
Yeni iş akışı geliştirme ve dokümantasyon.
Uygulama yardımı. Birincil sistem tedarikçisinden gelen pakete muhtemelen belirli bir düzeyde yardım eklenecektir, ancak yukarıda listelenen kalemlerin bazıları veya tümü için tedarikçilerden, danışmanların dışından, muhasebe firmanızdan veya diğerlerinden ek yardım almak isteyebilirsiniz.
Fazla mesai şeklinde uygulama sırasında çalışanlarınızın üzerindeki ek yük, uygulama üzerinde çalışmak için düzenli görevlere yardımcı olacak işe alma özelikleri veya çalışanların motivasyonunu korumak için ikramiyeler ve diğer teşvikler.
Bulut tabanlı SaaS sistemleri için maliyet yapısının geleneksel satın alma ve uygulama yaklaşımından şirket içi yaklaşımdan oldukça farklı olduğunu unutmayın. SaaS ile donanım için temel olarak bir abonelik durumu olduğundan çok az peşin maliyet söz konusudur. Ancak bir SaaS sözleşmesi genellikle bakım ve destek masraflarının büyük bir kısmını içerir. Bu nedenle, devam etmekte olan şirket içi BT masraflarınız da büyük ölçüde azalır. Çoğu şirket, SaaS ile beş ila yedi yıl arasındaki toplam maliyetin büyük olasılıkla şirket içinde satın alma ve destekleme toplam maliyetinden daha düşük olacağını düşünüyor.
Mevcut sisteminizi tutma veya yedek sisteme bakma kararını ağırlaştırdıkça, takasları göz önünde bulundurun. Yeni bir ERP çözümü ile modern bir kullanıcı arayüzü, ek özellikler ve işlevler kazanacak ve rekabet avantajınızı artıracaksınız. Diğer yandan eski sisteminizi korursanız çevik, üretken ve rekabetçi kalmanızı sınırlarsınız. Öncelikli olarak maliyet tasarrufu aramıyorken, modern ERP başarı hikayeleri yeni bir sisteme geçmenin avantajlarının genellikle daha az maliyetli olduğunu ve bir yükseltmeyi uygulama giderinden daha yüksek olduğunu gösterir.
Yeni bir ERP sistemini finansal olarak nasıl gerekçelendiriyorsunuz?
Bu büyüklükte bir karar alırken çoğu şirket yatırım getirisi (ROI) beyanı biçiminde bir masraf-fayda analizi yapılmasını gerektirir. Maliyet tarafı kolaydır - yukarıda açıklandığı gibi beklenen masrafları ekleyin. Fayda tarafında BT maliyetlerinde doğrudan tasarruf sağlanabilir, ancak önemli avantajları belirlemek, şirketin iş yerini nasıl değiştireceğini ve daha yüksek performans, daha yüksek verimlilik ve daha iyi müşteri hizmetleri sunmasını öngörmesini gerektirir.
Gelişmiş performans: Birçok ERP sistemi projesi, verimlilikteki beklenen iyileştirmeler (doğrudan işçilik azaltmaları) ve maliyet tasarrufları (envanter indirimleri dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere) konusunda büyük ölçüde ve haklı olarak bu nedenle bunlar birçok başarılı ERP uygulamasında büyük geri ödeme avantajları olduğu için haklı olarak gerekçelenir. Ancak sistemin bu avantajları şirketinizde yalnızca var olmasıyla oluşturmadığını unutmayın. Sistem, verileri düzenler, analiz eder ve yöneticilerin insanları daha iyi kullanabileceği ve daha iyi kararlar verebileceği şekilde sunar. Bu, büyük faydaları oluşturacak olan şeydir. Kullanıcı eğitimi için bütçe oluşturduğunuzda ve iyileştirilmiş prosedürlerin uygulanmasını göz önünde bulundurun.
Daha iyi müşteri hizmetleri: Bu avantajlar daha az doğrudan ancak daha da değerlidir. Müşterilere daha iyi hizmet vererek, ürüne maliyet eklemeden iyi müşteri için değer kattığı için teorik olarak satış ve kârı artırabilir, pazar payını artırabilir ve hatta marjları artırabilirsiniz. Bazı durumlarda, yeni veya iyi bir müşteri elektronik sipariş veya gelişmiş elektronik raporlama gibi özellikler beklediğinde ERP sisteminizin teslim edilmesi gerektiğinden müşteri hizmeti iyileştirmeleri hayatta kalma gereksinimleri haline gelir.
İş yeri değişiklikleri: Bugünkü sistemler, bilgilere hızlı ve kolay erişim için kullanılabilirlik için tasarlanmıştır (KULLANICI DENEYİMİ veya kullanıcı deneyimi, mevcut cazzword'dür). Her kullanıcının işi ve iş akışı benzersiz olduğundan bugünün sistemleri, her bir kullanıcıya en verimli ve rahat iş ekranları ve süreçleri vermek için yüksek ölçüde uyarlanır. Bu fayda için maliyet indirimi yerine maliyetten kaçınmayı düşünün. Bu artırılmış verimlilik, mevcut çalışanların daha fazla iş yapmasına ve yeni işe alım olmadan daha yüksek bir iş hacmini yönetmesine yardımcı olacaktır. Sistemin personel sayısındaki azalmaya dayalı olarak gerekçelendirilmesi önerilmez; muhtemelen gerçekleşmez ve iş kayıpları olasılığı çalışanları sistemi benimsemeye ve başarılı olmasına yardımcı olmaya motive etmez.
ERP seçimi sadece başlangıçtır
ERP sistemlerini değerlendirmeye yönelik ipuçlarını takip ederken eski sistem değişikliğinin basit veya hızlı bir süreç olmadığını, ancak uygun şekilde seçilip uygulandığında önemli ölçüde fayda sağlayabileceği için yatırıma değer olduğunu unutmayın.
Sürecin bu noktasında çoğu şirketin listelerinin başında yer aldığı bir soru da “Eski bir sistem değişikliği seçmek ve uygulamak ne kadar sürecek?” Bu sorunun tek bir cevabı yoktur - ister sistemlerin (eski ve yeni) ister bulut tabanlı ister de her iki sistemin (eski ve yeni) bulut tabanlı olması, şirketin ve uygulama ekibinin dinamikleri, projeye olan yönetim bağlılığı düzeyi ve kullanıcı topluluğu arasındaki iş birliği ya da direnç miktarı… değişenlerin sadece birkaçını adlandırmak için organizasyonun boyutuna ve karmaşıklığına bağlıdır. Bazı uygulamalar birkaç ay içinde tamamlanabilir; diğerleri bir yıl veya daha fazla zaman alır. Deneyimli bir uygulama ortağı, uygulama planlamasının ilk aşamalarında proje planınızı ortaya koyduğunuzda ulaşılabilir bir zaman çizelgesi geliştirmenize yardımcı olabilir.
Şirketinizin stratejik bilgi yönetimi omurgasını değiştirmenin aksamaya bağlı olduğunu size söylemek zorunda değiliz. Bu tamamen önlenemez, ancak iyi planlanmış ve yönetimli bir uygulama çabası ile aksaklıklar en aza indirilebilir.
Bulut ERP'sinin tüm avantajlarından yararlanın
Entegre yapay zeka ve analitikler ile desteklenen eksiksiz, modüler çözümler kullanarak işletmenizi istediğiniz yerden yönetin.