流程自動化概觀

隨著組織規模擴大，日常工作變得難以協調。工作跨越不同團隊、系統和資料來源，甚至簡單的流程也依賴於人工步驟與互不相連的工具。結果就是延遲、結果不一致，且無法掌握實際完成的工作狀況。

流程自動化提供結構化方法來協調和管理可重複工作，進而因應這些挑戰，因此即使規模與複雜度增加，流程仍會持續可靠運作。

流程自動化定義

流程自動化係指在定義的工作流程中使用軟體協調工作、決策和系統互動。自動化不仰賴人工交接，而是透過規則與邏輯引導工作從一個步驟到下一個步驟。藉由減少對人工協調的依賴，流程自動化支援整個企業營運中更一致的執行與更明確的責任歸屬。

流程自動化愈來愈結合人工智慧以支援流程設計、監控和執行的方式。在更進階的情境中，AI 輔助和 Agent 方法可協助起始行動、跨系統協調工作，並在定義規則和人力治理下回應業務事件。

業務流程自動化（BPA）和數位轉型

企業流程自動化在數位轉型中扮演重要角色，協助組織使用現代企業應用程式中隨附的功能，將工作執行方式現代化。

許多組織會透過業務系統中內建的預先配置工作流程開始自動化流程。這些工作流程通常基於既有的最佳實務，且能適用於常見的業務情境，進而減少自訂開發或重大組織變革的需求。

對中小企業而言，此方法可讓自動化更易於存取。商務使用者方便使用的工具可讓團隊自動化並改善流程，而不需要龐大的技術團隊或複雜的基礎架構。透過標準化工作在人員和系統間的移動方式，企業流程自動化支援更具彈性、可擴充的營運，同時可讓公司專注於成長、法規遵循和不斷變化的客戶期望。

業務流程自動化範例

企業流程自動化仰賴支援不同流程執行和協調層面的技術組合。

智慧流程自動化（RPA）

透過與使用者介面層級的應用程式互動，智慧流程自動化可自動化特定且規則導向的工作。RPA 通常用於處理大量、重複的作業，例如資料輸入或系統更新。

工作流程管理

工作流程管理著重於協調端對端流程，可管理工作、決策和核准在人員與系統間的移動方式，在整個流程生命週期中提供結構和能見度。

智慧流程自動化（IPA）

智慧流程自動化結合工作流程自動化與資料導向的洞察，支援涉及變動性或判斷的流程。不同於主要仰賴預先定義規則的傳統自動化，智慧流程自動化可以結合人工智慧技術，協助團隊評估內容、處理異常情況，並在條件改變時調整工作流程。智慧流程自動化旨在支援人類決策，而非取代人類。

流程自動化的人工智慧

人工智慧在企業流程自動化中扮演著越來越重要的角色，協助組織管理複雜性、變異性和變化。在自動化流程中，AI 技術可用於分析內容、識別模式，並在僅預先定義的規則不足時支援決策。

在更進階情境中，AI 可支援以 Agent 和事件導向的自動化。軟體 Agent 可啟動或協調流程步驟以回應業務事件、系統訊號或變更條件，例如優先排序工作、分派異常或在不同系統間觸發後續動作。

這些功能可讓流程更具適應性和回應性，同時仍可在定義的工作流程、商業政策和人類監督下運作，以擴展傳統自動化。流程自動化的 AI 旨在支援執行和決策，而非取代責任。

流程自動化中使用的技術和術語

流程自動化包含一系列技術，可協助組織設計、執行並改善工作在系統和團隊間的移動方式。這些技術可解決自動化的不同層面，從工作執行到諧調、監控和優化。

規則導向的自動化通常用於標準化遵循清楚條件或原則的可重複作業。工作流程自動化是在此基礎上進一步建立，透過協調工作、核准和決策在人員和系統間的移動方式，在端對端流程中提供結構與透明度。

其他技術則著重於了解和改善流程隨時間變化的效能。透過檢查系統的執行資料，流程分析和監控可協助組織識別瓶頸、差異和效率不彰。這些洞察支援持續改善並制定更周全的決策。

Agent 導向的諧調，能夠針對商務事件和政策，跨系統啟動、協調和調整流程步驟，進而擴展傳統的工作流程自動化。這些方法不會遵循固定順序，而是讓流程能動態調整執行，同時仍受到定義的規則和監督所治理。

結合流程分析和監控，這些技術可協助組織超越孤立的工作自動化，邁向更協調、可調整且透明的流程作業。團隊可更清楚掌握工作流程、異常狀況，以及如何隨著時間改善執行。

業務流程自動化的效益

企業流程自動化可協助組織改善工作在團隊、系統和功能間的執行方式。自動化不再著重於局部的效率提升，而是提供更一致且可管理的方式大規模執行可重複的流程。

企業流程自動化的主要效益之一是提升一致性。透過套用定義的規則和工作流程，組織可以減少手動步驟和非正式因應措施所造成的變化。這有助於確保流程每次皆以相同方式執行，無論數量或複雜性。

針對涉及多個步驟或核准的流程，自動化也支援較快的週期時間。當自動傳送並追蹤工作時，人工交接造成的延遲會減少。這可讓團隊更快速回應客戶、夥伴和內部利益相關方。

另一個關鍵效益是降低營運風險。標準化工作流程和自動檢查可協助組織落實政策、維護法規遵循並將錯誤降至最低。透過更清楚的掌握流程執行方式，可及早找出問題並加以解決。

企業流程自動化可讓流程狀態和績效更易於追蹤，進而改善透明度和責任歸屬。團隊能更深入了解工作延遲的地點、步驟採取的時間以及瓶頸發生的地點。此能見度支援更周全的決策和持續改善。

最後，自動化能夠讓員工工時的使用更有效率。透過減少重複人工作業的需求，團隊可以專注於需要判斷、解決問題及協作的工作。這不僅可提升生產力，還支援更好的員工體驗。

這些效益結合起來有助於公司管理成長、複雜性和變化，而不會增加營運間接成本。

流程自動化：邁向數位轉型的下一步

開始使用流程自動化並不需要徹底翻新現有系統。大多數中小企業都能運用採用內建最佳實務的現代企業應用程式，改善流程。流程較複雜的大型組織可以先專注於一系列可重複的流程，讓自動化改善一致性、能見度和效率。

1. 識別可重複的流程：識別高度依賴人工交接、經常延遲或容易發生錯誤的流程。這些通常是自動化的最佳候選。
2. 繪製目前的工作流程：記錄現今工作在人員與系統間的移動方式。了解工作在哪些環節會變慢、決策在哪裡制定、以及資料在哪裡重複，有助於釐清應自動化的項目。
3. 排列自動化工作的優先順序：根據業務影響、複雜性和就緒程度評估自動化機會。從少數高價值流程開始，可讓團隊累積經驗並展示成果。
4. 建置和監控自動化：自動化建置後，追蹤流程績效和結果。監控可協助團隊識別異常、調整工作流程，並隨時間推移改善執行。在更進階的情境中，組織可能會導入事件導向或 Agent 導向的自動化，在條件改變時主動起始行動並協調系統間的工作。

SAP 在其技術平台支援這些步驟，協助組織設計、管理自動化流程，並隨著業務需求變化演進。

常見問題