人力資源管理系統（HRMS）定義

HRMS 代表人力資源管理系統，通常稱為人力資本管理（HCM）軟體。公司使用 HRMS 管理並自動化核心人力資源流程，例如員工資料儲存、福利管理、工時和出勤以及薪資。此外，HRMS 更提供人才管理功能，例如招募、入職、績效管理、目標規劃、學習和訓練、薪酬和接班規劃。

具備 AI 功能的現代 HRMS 將重複且耗時的手動程序自動化，有助於取代傳統的勞動密集型試算表和紙本程序。這可讓人力資源團隊成員減少人為錯誤，並能夠專注於更高價值且最後獲得更多回報的工作。

人力資源管理系統的歷史

在 1970 年代，大型公司開始數位化基本的資料和資料密集的行政流程，最明顯的是薪資和會計，以改善效率並減少錯誤。這些早期的人力資源管理系統主要是侷限於記錄儲存。到 1990 年代，企業運算的進步和網際網路的崛起讓組織能夠將一系列更廣泛的核心人力資源功能自動化，包括員工記錄、福利管理和招募工作流程，為更整合的人力資源系統奠定基礎。

如今，隨著雲端運算的成長和 AI 在人力資源管理的應用，人力資源系統已經不再只是管理交易，而是進一步積極支援人員及組織決策。

現代化的人力資源管理系統在單一系統中整合人力和技能資料，提供即時洞察，協助組織因應瞬息萬變的業務需求、地區要求和監管條件。內建的人工智慧透過發掘相關洞察、自動化例行性工作，並引導員工、經理和人力資源團隊完成日常工作流程，協助組織提升運作的靈活度、透明度和信任度。

名詞解釋 — HRMS、HRIS 和 HCM

人力資源管理系統（HRMS）、人力資源資訊系統（HRIS）及人力資本管理（HCM）為經常互換使用，但有些許關鍵差別的人力資源術語。

HRIS 通常包含員工資料的集中管理，並用於支援核心資料導向的人力資源流程，例如薪資處理、福利管理，以及工時和出勤管理。

相較之下，人力資源管理系統是一個全面的系統，其中包含 HRIS 和進階功能，用於管理人才、績效、學習以及員工參與。這種更廣泛的範圍支援更全面的人力管理方法，可讓公司優化其人員策略。頂尖的 HRMS 解決方案現已採用雲端，並運用 AI 個人化體驗並智慧自動化人力資源功能。

人力資本管理或 HCM 是一個概括性術語，用於描述組織用來管理其人力（從招募到退休）的廣泛實務和軟體。HCM 系統通常稱為 HRMS。

為何 HRMS 軟體現今如此重要？

多年來，企業一直在探索新技術，改善人力資源流程的自動化和簡化。隨著人力不斷演進，變得更加分散、動態並且數位連結，人力資源團隊也積極採用創新工具來支援員工需求與組織目標。

一開始，這些轉換會帶來挑戰，但人力資源主管在方法上逐漸展現更強的適應性和策略性。許多組織也意識到，人力資源部門中資料和人員分析的龐大價值，以及這些洞察如何讓整個企業制定更明智的決策。

目前，HRMS 軟體在協助企業組織、理解和優化現代工作世界中扮演著重要的角色。這些系統會集中員工資料、自動化複雜的人力資源流程，並逐漸融入 AI 功能，徹底改變人力資源的運作。

誰適合使用 HRMS 軟體？

下列諸多專業領域傳統上都相當孤立，意見回饋或新數資料不一定會傳遞到另一個領域。現代化人力資源管理系統不僅可優化並改善每位專業人員的流程，還能確保他們收集的資料及分享的意見回饋，同時能提供更廣泛的人力分析資訊。

• 人力資源專家：對人力資源團隊而言，人力資源管理系統的實用性從基本編輯和存取員工資料延伸，提供複雜的資料導向報表，並自動化複雜的人才管理工作。
• 人資部門員工：人力資源管理系統工具為招募人員提供集中式入口網站，發佈徵才訊息、培育和尋找應徵者，以及取得與自訂入職功能。
• 主管經理：主管經理即使在行動裝置上也可以使用人力資源管理系統軟體監督團隊結構、追蹤時間和缺勤、核准假期和休假要求，並追蹤員工績效，從而了解是否需要支援或意見回饋協助他們達成目標。
• 員工：快速上手的單一入口網站可讓員工編輯個人資料、檢視組織圖表、輸入時間和休假請求、檢視學習指派，甚至管理個人職業目標和發展計劃。
• 應徵者：現今的應徵者擁有專屬的人力資源管理系統入口網站，協助搜尋及申請工作、追蹤申請狀態，並享受電子簽章的數位優惠。

HRMS 軟體元件

HRMS 軟體元件

HRMS 軟體可帶來清晰明瞭與簡化。一站式整合人力資料不僅讓業務部門事半功倍，更提供來自不同來源及部門的洞察與分析，提供更精確且實用的建議和報表。

HRMS 解決方案中的不同元素如下：

HRIS：核心人力資源和薪資

• 員工自助服務：HRIS 工具協助員工和團隊主管清除雜亂的舊式紙本人力資源管理工作。自助式的行動裝置適用功能可協助提升員工生產力以及許多領域的透明度，例如員工資料管理、報表製作和分析、工時與出勤，以及薪資。
• 福利管理：隨著混合式工作場所模式的增加，企業越發難以跟上整個美國的許多福利需求。自動化福利管理可從堆積如山的紙本工作下釋放人力資源團隊，助其提供員工在這些重要生活領域所重視的知識豐富的建議和指引。自助式且適用於行動裝置的員工入口網站，可進一步強化員工對自身和家庭福利的理解。
• 工時管理：薪資流失是員工和經理無法準確進行工時追蹤實務的結果，且最多可能導致企業花費其總薪資支出的 2.5%。雖然這有時是刻意造成的，但往往是因為過時的系統錯誤，以及不正確的手動實務所導致。所幸這是可高度預防的營運損失領域之一，並能透過運用智慧人力資源軟體解決方案大幅減緩。HRMS 工具可高度自訂，並可與假日、應計和其他業務規則同步。自動計算工時與薪資會和薪資功能整合，且員工可自行存取來協助他們取得工時追蹤的完整檢視。\

人才管理

• 招募與入職：HRMS 解決方案可協助雇主優化招募流程，確保可找到並吸引頂尖人才。這包含針對全球人才尋源和候選人關係管理提供更好的支援。它還支援更全面的應徵者追蹤和精簡流程，並可支援接班規劃。對於新進員工而言，HRMS 入職工具可為新員工提供入口網站，包括無紙化且自動化的新錄用人員工作流程，以及更引人入勝的個人化訓練和入職流程。
• 績效和薪酬管理：績效管理可能充滿挑戰，因其要求企業平衡定性和定量資料，同時維持目標。HRMS 工具可協助管理員工目標和評核，提供連續的績效管理以及引導式行動計劃。管理薪酬也可能成為一項棘手的命題，需要評估企業內外的多重因素。HRMS 軟體可協助有效支援薪酬規劃和設計。
• 學習和專業發展：成長和職涯發展是員工體驗的關鍵環節。HRMS 工具運用智慧技術，提供更具個人化且引人入勝的學習體驗，連結企業內外的員工、資訊和專家。對員工而言，這有助於他們更好地建構時間和職涯規劃目標。強制的學習和法規遵循訓練可輕鬆排程，並可以最符合其獨特需求和承諾的方式將更長遠的目標（如領導階層發展和接班規劃）納入行事曆。
• 銷售績效管理：任何企業領導人都可以告訴您，當銷售團隊在銷售和培養潛在商機時，這些團隊才是處於最佳狀態。HRMS 可協助企業精簡並集中管理銷售相關問題，例如佣金、銷售區域和配額，甚至是業務人員績效。

分析和人力規劃：以資料為導向的洞察是調整人力資源與整體企業策略的關鍵。透過度量指標和 KPI、報表製作、預測人力模型以及 AI 支援的分析，人力資源主管可以更有效支援策略和營運計劃，以及預算編列和績效管理

員工體驗管理：隨著對員工體驗的重視程度提高 ，企業必須尋找創新方法，以便進一步了解員工從成為應徵者到離職的過程中，對工作體驗的因應方式。用於收集此資訊的員工之聲（VoE）技術和工具包括全面性回饋評估、調查、行為和情緒分析等。藉由這些洞察，企業可以將每位員工在聘僱生命週期中的體驗個人化，進而提升參與度和生產力。

人力資源中的 HRM 系統和數位轉型的下一步

人力資源的數位轉型及主要營運變革，總是會面臨一些初期的反抗和慣性，也會帶來一些無法避免的風險。為營運變革做好準備的最佳方式，就是開始分享與協調專案的短期目標和目的。當團隊主管、高階主管和人力資源專家之間有開放的溝通管道時，就能開始打破隔閡。有效的變革管理和規劃策略可以協助您的團隊做好完善的準備，盡早獲得支持。

當您著手進行人力資源數位轉型時，下列清單重點列出了一些至關重要的檢查清單項目。

• 資料完整性：在開始資料移轉程序之前，請確認您有適當的資源並提升 IT 人才的技能或再造，以確保您可以完成此工作並將人為錯誤降至最低。
• 成本與人力：量化整個企業所有受影響範圍的專案需求，包括建置與合成。找出實際預算與時間表，協助並確保部署成功。
• 目前及未來需求：從初期就與您的相關部門及團隊主管密切合作，確保您了解其具體目標、要求與挑戰。確保您的 HRMS 可以擴展並滿足所有利益相關人士不斷變化的需求。
• 法規遵循：制定法規、雇用和其他法律需求，並確認您的新式系統支援所有地區的需求。
• 準備開始：儘早讓人力資源團隊開始運作，幫助您制定培訓時程和目標。設定每月里程碑，確保所有管理員、主管和員工都經過適當培訓，並準備好利用新 HRMS 系統的完整價值。

HRMS 和人力資源數位轉型的後續行動

人力資源的數位轉型及主要營運變革，總是會面臨一些初期的反抗和慣性，也會帶來一些無法避免的風險。為營運變革做好準備的最佳方式，就是開始分享與協調專案的短期目標和目的。當團隊主管、高階主管和人力資源專家之間有開放的溝通管道時，就能開始打破隔閡。有效的變革管理和規劃策略可以協助您的團隊做好完善的準備，盡早獲得支持。

當您著手進行人力資源數位轉型時，下列清單重點列出了一些至關重要的檢查清單項目。

• 資料完整性：在開始資料移轉程序之前，請確認您有適當的資源並提升 IT 人才的技能或再造，以確保您可以完成此工作並將人為錯誤降至最低。
• 成本與人力：量化整個企業所有受影響範圍的專案需求，包括建置與合成。找出實際預算與時間表，協助並確保部署成功。
• 目前及未來需求：從初期就與您的相關部門及團隊主管密切合作，確保您了解其具體目標、要求與挑戰。確保您的 HRMS 可以擴展並滿足所有利益相關人士不斷變化的需求。
• 法規遵循：制定法規、雇用和其他法律需求，並確認您的新式系統支援所有地區的需求。
• 準備開始：儘早讓人力資源團隊開始運作，幫助您制定培訓時程和目標。設定每月里程碑，確保所有管理員、主管和員工都經過適當培訓，並準備好利用新 HRMS 系統的完整價值。

HRMS 意義和常見問題