人才管理系統概覽

人才管理系統簡稱 TMS，是一個整合的軟體平台，支援核心人才管理流程，包括招募、員工到職、績效管理、學習與專業發展、薪酬管理以及接班規劃。這些流程及其背後支援的技術功能，通常是以軟體模組型式提供。因此，企業一開始可以先選擇所需要的功能，後續再視發展添加額外選項。

最重要的是，有了 TMS，組織能連結人力資源規劃與業務策略。如此才能確保採取積極的措施以提供必要的人才，支援當前與未來的業務目標。

人才管理系統的運作

TMS 整合所有吸引、聘用和培養員工所需的 HR 模組。雖然招募或績效管理等個別模組已常被稱為人才管理系統，但事實上，獨立的模組缺乏貨真價實整合系統的多面向功能，而這些功能才能支援從最初的人才取得起到接班規劃為止的完整人才生命週期以及流程。

人才管理系統通常是在雲端運行。雲端平台具有多種好處，包括資料儲存空間更大，安全性更佳，也更容易與薪資、培訓方案、職涯規劃系統等輔助性的應用程式整合，並可安全地儲存員工資料（如個資、人口統計和薪酬等資料）。

透過 AI 的協助，現代人才管理系統的運作更臻完善。透過即時分析技能、績效資料、學習活動和職涯訊號，AI 可協助連結整個員工生命週期的各個環節。這使得個人化體驗、及時提出建議和支援更明智的決策變得更加容易，讓員工能夠獲得相關指引、經理能夠獲得更清晰的洞察，而組織可在人才需求變化時更快速地做出回應。

TMS 支援的重要人才流程包括：

1. 人力規劃：確保人才策略符合業務所需。與領導團隊合作，釐清業務目標，確保人才策略能支援這些目標。
2. 招募人才：在全球尋找人才，從整個招募過程開始培養人才，發揮全方位應徵者管理與追蹤系統的效率。
3. 員工到職訓練：透過專屬的到職訓練入口，提升新聘員工的參與度。以無紙化的新聘流程加速員工上線。將入職、調職和離職的工作流程自動化。
4. 管理員工績效：幫助員工管理目標。運用引導式的行動計劃進行持續性的績效管理。
5. 規劃與設計薪酬模式：獎勵與認可表現優異者。
6. 透過學習計劃培養並留住員工：提供現代化且動人的學習體驗。規劃並實行法規遵循訓練。制定積極的接班計劃並培養領導人才。

人才管理系統的演進

在 1980 年代以及 1990 年代早期，人才管理主要著重於培養內部人才，導致中階管理職務過剩。在經歷經濟衰退、企業重組後，其重心逐漸轉為吸引外部人才。但到了 1990 年代後期，組織發現招募和流失資深人才的速度幾乎一樣快。因此，留住和培養現有員工，再度成為人才管理的重點。

人力資源流程雖然經過統整，但缺乏集中的模式，資料各自孤立，資訊也往往老舊不合時宜。HR 與招募人員必須應付紙本且曠日費時的工作流程，沒有多餘的時間專注在策略性的方案上。

全方位的人才管理系統將所有 HR 人才模組整合在單一平台上。如此能將工作流程自動化與數位化，提升整個組織的效率。

AI 和人才管理

現在，AI 正在將人才管理從一套獨立流程轉變為更緊密相連的技能導向體驗。現代系統使用 AI 持續了解人力技能、識別差距，並配對人員與成長機會，無論是學習、專案、角色或職涯發展。組織可以使用 AI 驅動的洞察來更好地使人才決策與業務優先事項保持一致，同時為員工提供更相關、更個人化的體驗，而不是仰賴靜態資料或一次性審查。

隨著這些進展，人才管理系統已成為各產業組織的必要工具，並可協助企業因應各種不斷變化的人力挑戰，例如：

• 技能開發與人力靈活度：找出技能差距、預測未來需求，並支援持續提升和重塑技能，讓員工勝任新角色或不斷變化的角色。
• 個人化成長和內部流動：協助員工發現符合其技能和抱負的學習、專案和職業道路，同時在組織內留住重要人才。
• 平等包容的人才實務：運用一致且以技能為基礎的洞察，支援為全體員工提供公平的招募、發展和今生機會。
• 分散且混合型的人力：透過數位體驗，讓員工與主管保持聯繫，無論工作地點為何，都能支援參與、發展和績效。

人才管理解決方案的好處

從企業的角度來看，人才管理系統的好處包括：

• 整合並集中管理所有人才管理活動的資料
• 招募策略能符合企業目標
• 員工到職、留任與發展獲得改善
• 主管與員工間的互動改善，包括薪酬、審核與獎勵

與使用者相關的好處包括：

• 招募人員：利用工作網站、職缺廣告、申請、應徵者篩選與聘僱邀約，進行全面性的管理，提升效率。應徵者可以進入並探索工作網站，申請感興趣的工作，並在專門的應徵者入口網站進行面試與取得聘僱邀約。
• 應徵者：透過工作網站輕鬆找到職缺，申請感興趣的職務，在專門的應徵者入口網站進行面試與取得聘僱邀約。
• 人力資源：流暢地協調所有人才管理工作。利用強大的資料分析功能，制定明智的商業決策。產生詳盡的報告，分享狀態與結果資訊。建立薪酬方案並輕鬆地符合政府與產業的法令規範。
• 主管：與招募人員合作以提高效率。歡迎新進員工，協助新進員工快速上線。管理整個團隊的薪酬。利用精簡的流程協助追蹤所有受命員工的活動、績效和持續反應意見。調整個人績效目標以吻合業務目標。運用獎勵與認同工具，提高員工向心力。
• 員工：輕鬆存取資訊與任務，包括目標、獎勵、績效審查、薪酬與福利資訊，以及與個人職涯目標緊密結合的學習途徑。肯定同儕表現，兌換因表現和業績優異而獲得的獎勵以及其他福利。

人才管理系統的功能

TMS 能讓組織建置全面性、吻合企業目標的人才策略。例如：

• 招募：吸引和聘用最優秀的應徵者，這些應徵者往往也能成為表現傑出的員工，大幅提升生產效率以及組織實力。
• 發展：培養專業且適應力強的團隊，有助於推升業務績效。找出能幹的領導人才並予以栽培，協助公司持續成長。
• 留任：協助員工在職涯中成長，提高向心力與留任率。

透過集中式的規劃、資料共享和其他互動，人才管理解決方案也能創造營運效率。數位工作流程取代了手動和離線的流程，大幅提升後端的效率，讓 HR 能專注於更具價值的工作。

與 TMS 相關的活動會產生個人機密資料，而系統會將此類資訊儲存在安全的資料庫中。強大的分析和報告製作功能有助於策略規劃，能確保企業實現立即與長期的人才目標。

透過人才管理系統，公司可以輕鬆規劃、評估和溝通人才成果以及為企業帶來的整體價值。

人才管理系統常見問題