數位化工作場所與數位工作區

雖然術語「數位工作場所」和「數位工作區」通常可交替使用，但其共通點就是提供正面的人員體驗，進而提升參與度和生產力。在本篇文章中使用「數位化工作場所」，探索相同的核心功能、效益和使用案例，並建議成長中的公司如何制定數位化工作場所策略，進而提升企業整體靈活度。

了解數位化工作場所

為了解數位化工作場所，需要專注於核心功能、業務影響、對人才管理的影響和新興趨勢。

核心功能

• 遠端工作：數位化工作場所是成功、高生產力遠端工作的基礎。透過先進技術、協同合作平台和雲端解決方案的結合，數位化工作場所可促進無邊界的環境，讓員工可在任何地點執行工作。結合網路安全，也協助保護敏感資訊，解決與資料安全性相關的疑慮。目標是不僅支援遠端工作，還要透過促進現代專業格局的靈活性、協同性和生產力來增強遠端工作。
• 溝通和協同合作：數位化工作場所旨在促進溝通與協作。超越傳統電子郵件，數位化工作場所是以雲端為基礎的平台，作為共享數位空間，提供即時傳訊、視訊會議和社群網路的存取。文件和專案可由團隊成員即時存取和編輯，讓跨不同地理區和時區的團隊成員無論身處何地都能無縫合作，培養團結和共同使命感。
• 自動化：自動化是關鍵功能，包含使用軟體處理例行性工作，涵蓋排程會議到管理工作流程。自動化工具有助於提升工作效率，並減輕行政工作的負擔，讓員工專注在更具策略性和創意的工作上。
• 行動靈活度：數位化工作場所可滿足在企業前線工作的無桌工作人員需求。現場工作人員在客戶端執行設備安裝、維護和升級，就是一個很好的例子。透過存取數位化工作場所，這些員工可以在筆記型電腦、平板電腦、手機或其他行動裝置上存取所需的資訊，以完成工單、查詢相關資訊、與前台辦公室溝通，並在完成時更新工作狀態。

商業影響

• 企業靈活度：數位化工作場所可讓企業更加靈活、快速因應市場變化和客戶需求。使用數位工具能快速制定決策並落實，在步調快速的商業環境中至關重要。
• 資料導向的決策：數位化工作場所可讓輕鬆您存取高品質、一致的資料，提供員工生產力、客戶偏好等各個方面的洞察。運用這些資料可讓企業做出周全且策略性的企業決策，更有效地根據市場需求量身訂製服務和產品。
• 自助服務效率：數位化工作場所讓工作人員可輕鬆取得資訊和資源，協助他們快速找到業務問題的解決方案，並以最符合需求的方式管理工作。

對人才管理的影響

• 技能開發：數位化工作場所需要持續學習和技能發展，特別是在數位素養和軟技能方密，例如通訊、協同合作、工作生產力和效率。在現今數位導向的工作環境中，提升技能對於職涯發展至關重要。
• 工作機會：數位化工作場所的擴展可開創廣泛的工作機會，特別是遠端和彈性職位。專業人士可以在全球應徵職位，不再受地域界限限制，這大大多元化職涯發展和成長機會。
• 拓展人才管道：數位化工作場所讓企業在填補人才管道時能夠擴大範圍。由於能夠僱用和與任何地點工作的人員簽約，公司能夠在全球範圍內找到合適的員工。

新興趨勢

• 人工智慧（AI）：AI 正逐漸整合至數位工作環境，改變營運方式。透過生成式 AI，企業現可推動進一步創新、將創意工作自動化，並提供個人化客戶體驗。企業可以更輕鬆地創造內容並解決複雜的問題，改變客戶和員工與技術的互動方式。
• 自動化：自動化工具可與數位化工作場所整合，讓企業使用者直接接收流程更新通知並執行工作。例如，智慧流程自動化（RPA）或軟體「機器人」，現在用於將數位化工作場所中執行的重複工作和流程自動化，案例可涵蓋從資料輸入和發票處理，到核准工作流程和 IT 服務交付。
• 整合：數位化工作場所是重要企業應用程式和企業資料的共同存取點。透過協助整合專案管理、通訊和協同合作的應用程式和資料，數位化工作場所可實現從不同系統的流暢資料存取，使整個組織的資訊保持一致且最新。

數位化工作場所的運作方式？

數位化工作場所透過結合技術基礎架構、工作流程和程序、AI 和自動化來運作。

技術基礎架構

• 雲端服務：雲端服務構成數位工作場所的支柱，提供可擴充且彈性的資源，用於託管應用程式、資料分析等。其有助於遠端資料儲存、存取和管理，讓團隊可在任何地點協作和工作。
• SaaS 平台：軟體即服務（SaaS）平台在數位化工作場所中至關重要，提供安全性、擴充性和一系列應用程式的存取，其中包括視訊會議、團隊通訊、IT 服務、精簡作業以及隨選協作。
• 自訂軟體：許多組織都投資自訂軟體，針對員工的特定需求量身打造，特別是實地工作者和無桌工作人員。此軟體旨在與現有系統無縫整合，並提供現成軟體無法提供專屬功能，讓企業獲得競爭優勢。

工作流程和程序

• 數位化流程和營運：企業需要持續改善流程和營運，以跟上不斷變化的市場需求。商務使用者需要加快調整、改進和完成工作。數位化工作場所讓工具和技術輕鬆獲取，使企業得以簡化流程，進而讓員工更快執行工作。
• 團隊協作：專案團隊經常善用數位化工作場所，積極與團隊成員互動，並彼此討論可交付狀態和截止期限。專案管理工具協助設定專案時間表、分配資源和追蹤專案持續期間的進度。
• 意見回饋機制：透過員工參與度平台和績效管理系統等工具，促進數位化工作場所的意見回饋機制，提供持續的意見反饋、績效考核和員工調查，對於維持開放的溝通渠道並培養改善和認同文化至關重要。

人工智慧和自動化的角色

• 工作自動化：AI 支援的工具用於自動化重複工作，例如排程、資料輸入甚至是客戶服務特定層面。這些工具可大幅減少日常工作的花費時間，讓員工得以專注於更複雜且富有創意的工作。
• 資料分析：人工智慧在分析大量資料集時扮演重要角色，以擷取可據以行動的洞察。AI 演算法可以找出趨勢、預測結果，並協助制定資料導向的策略決策。
• 強化客戶服務：在客戶服務的領域中，AI 和自動化徹底改變了企業與客戶互動的方式。聊天機器人、助手、虛擬助理和自動化支援系統提供快速、有效率的客戶服務，改善客戶體驗並減少員工的工作量。

數位化工作場所的要素

數位化工作場所的要素包含包括技術堆疊、工作文化和虛擬轉型。

技術堆疊 數位化工作場所中的技術堆疊通常包含資料、程序、內容、應用程式、分析、使用者管理、生命週期管理、安全性和控管。這些功能可實現遠端工作、即時協同合作，以及更優質的資料一致性和安全性

工作文化 數位化工作場所培養靈活彈性、自主性和持續學習的文化，強調結果而非過程，鼓勵創新和靈活度。這種文化以信任為基礎，員工有權獨立管理工作，通常是非同步進行。

虛擬轉型 在數位化工作場所中，實體辦公室不再是工作的中心中心。相反地，虛擬空間成為主要工作區域，特徵是使用數位工具和平台，導致對即時溝通和協同合作的期望更高，如同員工在同一辦公室工作時。這一轉變強調數位素養和員工與雇主適應能力的重要性。

數位化工作場所的重要性

數位工作空間所對於業務持續性、競爭優勢及更好的員工體驗而言相當重要。

業務持續性

• 適應性和應變能力：COVID-19 疫情已經彰顯出，數位化工作場所在企業持續營運方面扮演著至關重要的角色。這證明了數位基礎架構能夠支援遠端工作，確保業務持續性。數位化工作場所可提升適應性和應變能力，在維持生產力和服務交付的同時，更有效地因應變化。
• 危機管理：數位化工作場所提供強大解決方案以因應各種危機情況，從自然災害到經濟衰退，可讓企業快速調整營運，確保中斷降至最低。數位化工作場所所固有的靈活度和彈性，可迅速制定決策和即時溝通，在危機管理方面至關重要。

競爭優勢

• 市場領導地位：採用數位化工作場所，可推動企業成為市場領導地位。數位工具和實務促進的靈活度和創新，可讓公司快速回應市場趨勢和客戶需求。這種回應能力往往是競爭性產業的獨特優勢。
• 創新：數位化工作場所是創新的搖籃。透過打破地域和後勤藩籬，培養一種自由思想、自發性合作的文化。這種環境有利於創新，推動企業開發新産品、服務和解決方案，在各自市場保持領先地位。
• 節省成本：數位工作地點可大幅降低新進員工成本，同時實現遠端工作文化，降低所需辦公室空間。

改善員工體驗

• 工作生活平衡：數位化工作場所最重要的文化影響之一是工作生活平衡。工時和地點的彈性可能會促進員工的生活方式更加平衡。然而，這也帶來挑戰，例如工作與個人生活之間的界限模糊，需要謹慎管理和文化敏感度。
• 彈性：有了數位化工作場所，員工有更多機會以最符合需求的方式工作。透過集中業務分析、工作執行、協同合作和團隊管理的工作工具，數位化工作場所可讓員工隨時隨地彈性工作。同時也能滿足員工快速存取所需的工具，以保持生產力和自給自足的能力。

數位化工作場所的效益與優勢

數位化工作場所的效益和優勢包含成本節省、彈性和生產力，以及人員和團隊參與。

節省成本

• 間接成本：數位化工作場所的實質效益之一，便是降低間接成本。這包括節省辦公空間、公用設施和辦公用品。隨著更多員工遠端工作，企業可以降低實體辦公室空間或採用混合模式，進而大幅降低成本。
• 資源優化：數位化工作場所可實現更好的資源優化。雲端運算和 SaaS 平台可降低對昂貴硬體和軟體購買的需求。此外，數位工具可協助優化人力管理，確保資源使用的效率和效益。

彈性和生產力

• 遠端工作：數位化工作場所有助於遠端工作，讓員工從最適合的工作地點彈性工作。此彈性通常會促進工作滿意度提高，並可能使生產力水準提高。
• 非同步協同合作：非同步協作是數位化工作場所的特點，可讓不同時區的團隊成員有效協同合作。這樣在尊重員工個人工作節奏和生活方式的同時，提高了生產力，促進了更加包容的工作文化。

實際使用案例和範例

數位化工作場所的實際使用案例和範例涵蓋多種可能性，以下將探討其中一些可能性。

應用案例

• 全球團隊整合：數位化工作場所為任何時區的工作者提供自助服務方式，藉此尋找資訊、執行複雜的流程，並共享內容和知識。透過運用數位自助服務工具進行溝通、協同合作和專案管理，全球組織可以更有效率地管理全球的不同團隊。
• 行動現場工作人員賦能：數位化工作場所非常適合實地工作者，他們可以存取資訊和資源以加快工作完成速度、與主要辦公室協同合作解決問題、記錄所有已執行工作，以及更新追蹤進度和分析績效的記錄系統。
• 無辦公桌員工的行動力：數位化工作場所非常適合經常在外工作的人員，例如大型商店群是的零售工作人員、醫院中的醫療專業人員，或施工現場的建築工人。存取資訊和協同合作工具有助於確保這些工作者全天保持連絡並提高生產力。
• 供應商入口網站：數位化工作場所可擴充以建立供應商入口網站，支援集中式供應商通訊和協同合作、文件共用和管理、存取控制和安全性、分析和報表製作，以及專為簡化供應商互動而設計的自動化。
• 危機管理：在自然災害和疫情期間，數位化工作場所已證明危機管理至關重要，能夠讓組織即使面臨體制上的障礙，仍得以維持營運。公司使用數位工具協調紓困工作，並在危機期間管理遠端團隊。
• 客戶體驗管理：數位化工作場所可讓員工隨時隨地存取重要的企業資訊。這可讓企業使用分散於全球的團隊，提供全年無休的客戶支援。組織也可以使用數位化工作場所，根據客戶偏好，透過目標行銷活動、個人化的溝通和量身打造的產品，自動化面向客戶的流程，並個人化客戶互動。

產業特定範例

• 高科技：在科技產業中，數位化工作場所幾乎都是先決條件。公司會使用數位工具進行協同合作、創新和溝通。有些科技公司將工作環境視為效率和創造力的典範，並經常利用自己的產品來促進工作流程。
• 醫療保健：遠端醫療、數位記錄和遠端病患監控，是數位化工作場所如何徹底改變醫療保健方式的範例。醫院和診所現在仰賴數位系統進行病患照護和管理功能，而醫療系統成員可從桌上型電腦或電話設定虛擬醫生預約或電話預約。這會改善效率和病患治療成效。
• 教育：教育的數位化工作場所轉變相當顯著，特別是數位學習與虛擬教室的興起。一些機構提供線上課程和數位協作平台，實現遠距學習和全球教育普及。這種轉變不僅擴大了教育機構的覆蓋面，也擴大了多元化的學習方法。

數位化工作場所類型

數位工作空間的類型一方面取決於功能的問題，另一方面則是大小和複雜性。

所屬部門

• 完全遠端：完全遠端數位化工作場所是指所有員工都在傳統辦公室以外地點工作的組織。這些工作環境非常仰賴數位溝通和協同合作平台，有助於提升生產力並在沒有實體辦公室的情況下保持員工滿意度。
• 混合：混合式數位化工作場所結合辦公室與遠端工作。員工有彈性在家工作，或進入辦公室，通常根據個人喜好或工作需求。這種模式越來越受歡迎，特別是高科技公司，可提供彈性並同時保留實體辦公室空間進行協同合作和會議。
• 共同工作但仰賴數位化：在共同工作但仰賴數位化的工作環境，員工主要在辦公室工作，但主要仰賴數位工具和平台進行日常營運。這種設置常見於需要員工在現場的產業，但透過數位方式增強工作。例如，使用數位工具設計、規劃和協同合作的設計工作室和工程公司。

大小和複雜性

• 新創公司：新創公司通常採用數位化工作場所，保持靈活且符合成本效益，享受數位工具提供的彈性和可擴展性，使其能快速成長和調整。由於雲端服務和協作工具的效率和易於整合，在初創公司中很流行。
• 中小型企業（SME）：中小型企業可善用數位化工作場所來與大型企業競爭。中小型企業透過採用數位工具，可提升營運效率、拓展市場、提升客戶互動，通常投資相對較低。
• 大型企業：大型企業使用數位化工作場所管理複雜的營運及全球人力。他們整合了企業資源規劃（ERP）和客戶關係管理（CRM）系統等先進的數位解決方案，以簡化流程並改善決策。這些公司通常有專屬的團隊來管理和優化其數位化工作場所基礎架構。

企業如何善用數位化工作場所

為了充分發揮數位化工作場所的效益，必須採用包含技術、文化和組織流程的策略全面性方法。下列是最大化數位化工作場所優勢的幾個關鍵考量：

• 投資培訓：數位素養培訓、協作工具研討會，以及數位架構相關領域的技能提升等，可協助組織建立可準備充分的員工以最大化書為工作環境所帶來的優勢。
• 培養合作與溝通文化：鼓勵開放交流、知識共享、團隊合作的企業可以充分利用自己的數字工作環境，促進即時溝通、文件共享、專案協作的重要性。
• 專注於強大的使用者佈建和存取控制：數位化工作場所的主要效益之一，在於使用者可隨時隨地取得資訊和工具。但存取必須透過一致的身份管理來控制，以處理驗證、識別佈建和角色佈建。單一登入可支援此需求，讓組織能準確追蹤和授予存取權限，而不需要使用者針對每個存取的資源分別登入，進而產生更好的使用者體驗。
• 優先考慮網路安全：由於數位化工作場所涉及使用雲端服務、SaaS 平台和其他線上工具，因此網路安全成為關鍵考量。企業應優先採取強大的網絡安全措施，保護敏感資料，確保安全通訊，防範網絡威脅。這包括實作加密通訊協定、多因素驗證和定期安全性稽核，以維護安全的數位環境。
• 尋找自動化機會：成功的公司會持續在數位化工作場所中識別並自動化重複且耗時的工作，讓員工專注於更高價值的工作。現在，借助 AI 的強大功能，企業可以比以往更快速、更有效率地自動化。此結果可加速按需求創新，並能夠開發並整合新的應用程式和工具，進而提升使用者滿意度。
• 追蹤進度並鼓勵意見回饋：無論是著重於節省成本、改善協同合作或強化客戶體驗，都必須清楚定義目標、透過關鍵績效指標（KPI）追蹤進度、鼓勵意見回饋並據此進行改變。這可協助公司了解成功的樣貌，並最大化數位化工作場所策略的優勢。
• 尋找強大且經實戰的產品：在評估市場上的數位化工作場所服務時，尋找支援支援全方位功能的強大解決方案，協助提升使用者生產力、推動參與度，並為使用者與企業提供正面的整體體驗。