超越交易採購方法

採購已從單純的交易採購和記錄保存演變成多層面的管理學科。如今，採購需要策略、分析和人際交往技巧。採購始終是一套多步驟的流程，包括研究、詢比議、採購、收貨、檢驗，以及核准企業營運所需所有商品和服務的付款。從原物料、機械到諮詢費、會議桌等，都在採購的職責範圍內。

除了成本控制優先順序外，採購在組織的營收策略中扮演著越來越重要的角色。與此同時，忙碌的採購團隊還面臨著全球供應鏈帶來的額外商機和壓力，還要因應客戶對速度和透明度的期望。這促使企業去尋求簡化流程和保護公司資料的新方法。

協作採購定義和效益

協同合作採購是指內部部門、供應商和外部夥伴之間對採購作業進行策略協調和整合。此方法可運用集體購買力並協助公司降低成本、改善效率、提升資訊透明度並強化法規遵循。

參與者無須獨立營運，而是分享資訊以簡化詢比議、簽約、採購、供應商管理和付款。在企業資源規劃（ERP）軟體系統的情境中，可透過數位平台（例如 SAP Business Network [商務網路]）來整合協同合作採購。這些雲端原生解決方案扮演著樞紐的角色，可即時連結採購商和供應商、自動化交易並促進協同合作。即使採購商、合作夥伴和供應商在不同軟體和硬體解決方案上執行作業，這也有助於減少摩擦。

協作式採購為何不再是選擇性的

採購專業人員面臨著兩難挑戰：一方面，原物料可用性存在不確定性；另一方面，成本上升導致囤積額外存貨的費用不斷增加。然而，採購團隊必須確保所有工作符合法規並維持在預算內。突然間，這個在過去承擔營運職責的角色，對業務成果有著直接的影響。為了取得成功，採購專業人員正在尋找新的工具和流程，以協助內部團隊每天完成更多工作，而不會超支出。

傳統採購模式難以跟上全球中斷、法規變動，以及不斷提升的客戶期望。傳統模式的特點為手動程序、舊工具和分散的通訊方法。

即使是採用現代雲端式 ERP 系統的組織，也可能面臨供應商流程與時間表之間缺乏透明度的挑戰。結果是無法高效查看庫存情況、訂單狀態或付款狀態等資訊。

為了縮小差距，全球採購團隊紛紛擴充 ERP 解決方案，以與供應商安全共享，並在專門用於協作採購和其他供應鏈功能的雲端平台上實現資料自動化。如此便能解決常見挑戰並提供效益，例如：

• 透過允許各方查看各筆交易的狀態來增強可見度。
• 透過自動化採購單、發票和付款來縮短週期時間。
• 透過共享目標和績效追蹤改善供應商關係。
• 透過主動協同合作和應變計畫降低風險。

這些新功能可讓團隊從交易營運轉為策略性營運，讓協作採購不僅具有更多效益，也更重要。

採購協作中的關鍵角色、流程和利益相關人士

在將預算投入到採購協作解決方案、修改工作流程或參與 IT 支援之前，評估需要參與的人員以及建議的時間至關重要。

採購協作商業案例的建立是由幾個因素所驅動：公司認可其現代化需求、推動電子發票以提高營運效率、稅務法規要求使用電子發票，以及可在其他業務領域重新投資的長期儲蓄。

討論和介紹通常發生在主要雲端移轉專案流暢運作一段時間之後。在與利益相關人士會面時，研究並呈現正面的 KPI 有助於說明近期現代化更新的價值。

除採購部門外，可能還包括：

• 追蹤採購支出、預測預算編列、確保財務法規遵循並支援成本效益分析的財務。
• 法律和法規遵循負責審查合約中是否存在任何與滿足法規需求和內部政策標準相關的問題。
• 營運和供應鏈管理負責協調物流、存貨、交付詳細資訊和採購方法。
• IT 和系統分析師可以權衡最適合公司需求的解決方案，並監督與採購平台供應商的資料整合。

採購協作工具：功能與生態系統

最新的採購協同合作工具是以雲端為基礎的 API 支援架構，可支援可擴展性、互通性和即時資料交換。然而，公司仍可透過中介軟體和連接器來善用這些現代工具，同時執行就地部署或混合環境。

雖然採購平台相對較新，但它們所提供的功能正逐漸引起財務和供應管理專業人員的注意。例如，SAP Business Network [商務網路] 支援超過 3 百萬家企業彼此交易及協同合作。使用者享受節省時間的流程自動化功能，並讚賞平台解決了相容性與整合方面的問題。參與者可設定其業務環境，與網路上的其他用戶傳送和接收資料，無論對方使用何種 ERP 系統。如果公司的廠商或供應商尚未加入該網路，則可向其傳送邀請輕鬆加入，且通常免費。

這相較於電子資料交換（EDI）和透過電子郵件來回發送試算表等舊有流程，實現了顯著改進。雖然 EDI 可讓供應商和採購商以電子方式交換訂購單和發票，但其制式化架構無法執行準確性自動化或法規遵循檢查。這些工作必須由傳送者和接收者手動完成，這會導致時間增加、出錯的可能變高。EDI 系統也無法分析文件中包含的資料，或產生具洞察力的報表。協作採購功能可解決許多此類痛點。

在採購協作解決方案中應著重關注的加值功能包括：

• 文件分享：啟用自動化電子採購單、發票、付款和確認。
• 網路探索：搜尋符合特定條件或評級的新供應商、發佈詢比議需求、接收投標等。
• 供應商自助服務入口網站：允許供應商管理個人資料、回應 RFQ、將採購單轉換為發票並提交發票，以及追蹤訂單。
• 分析儀表板：提供支出、供應商績效和流程效率的洞察。
• 工作流程彙整：自動化核准、升級和異常處理。
• 遵循規範：比對訂購單和發票、確保訂單和發票符合採購商參數和合約要求、使用經核准的各國/地區供應商，並滿足各項法規需求。
• 與 ERP 系統整合：確保資料一致性並消除多數 ERP 環境的手動輸入。

協同合作採購平台提供安全、無接觸的交易和即時的協調。此類平台屬於更廣泛的生態體系，包括詢比議、物流和資產智慧網路，進而打造統一的數位供應鏈。

要避免的常見協作採購陷阱

儘管採購協作平台有許多效益，但取得支持仍然充滿挑戰。這通常出於以下幾個原因：轉型疲勞、時機、供應商反對或缺乏投資報酬率資料。考慮到參與的團隊數量、技術規劃和初始投資，這是可以理解的。

然而，精明的採購主管可以運用切實的痛點和積極成果來指導利益相關人士，進而解決這些問題。範例包含：

缺乏整合：互不相連的系統阻礙了資料流程和能見度。
解決方案：使用 ERP 原生平台確保無縫整合。

供應商參與度有限：供應商採用數位平台的速度可能很慢。
解決方案：提供上線支援並強調互利共贏，例如更快速的付款和更少的錯誤。他們可能會發現，許多廠商和客戶已經在網路上了。

安全性和法規遵循風險：在組織間共享資料會帶來安全漏洞。
解決方案：選擇具備強大安全性、稽核軌跡和法規遵循認證的平台。

缺乏能見度：離散系統需要多步驟的手動採購流程。
解決方案：允許在共用系統上共同撰寫合約、開立電子發票以及追蹤績效。

額外成本：領導層可能不傾向於分配其他預算。
解決方案：執行試行計劃並提供經驗證的投資報酬率統計資料，以推動進一步的投資。

如果領導層仍未被說服，第三方報告或許能消除他們的顧慮。IDC 商業價值白皮書《SAP Business Network [商業網路] 的商業價值—針對採購商組織》¹ 指出，客戶可預期獲得以下形式的正向投資報酬率：

• 上市速度加快。
• 加速產品和訂單交付。
• 加速新夥伴的上線。
• 文件交付速度加快。
• 增加電子採購單的使用。
• 縮短發票核准週期時間。
• 已處理更多未出現異常的發票。

其他可能實用的第三方資源為 IDC 商業價值計算器² 和 IDC 商業價值白皮書《SAP Business Network [商務網路] 的商業價值—針對銷售商組織》。³ 確認購買後，便可建立規劃藍圖，從已建立的流程轉為節省時間的工作流程。

開發採購主管的協作藍圖

雖然與全公司雲端移轉相比，整合採購協作解決方案是一項小型工程，但為了獲得最佳成果，我們建議您建立策略藍圖。這次練習讓各方人士都能思考他們的需要、需求和期望，也是規劃任何變更管理步驟或培訓的適當時機。如此，員工就能在新的採購協作工具上線後立即使用。建議步驟如下：

1. 評估目前成熟度：評估現有採購流程、系統和利益相關人士的參與度。您的團隊最常遇見哪些挑戰？哪些步驟最容易發生錯誤或溝通不良？團隊不想變更哪些事項？
2. 定義協同合作目標：與業務優先順序保持一致，例如成本節省、靈活度或永續經營。您的優先順序為何？您將如何定義成功？加速開立發票？更少的錯誤？更具彈性的供應鏈？
3. 選擇適合的平台：選擇與您的 ERP 系統整合、並能滿足協作需求的工具。廠商或供應商是否已使用採購平台？如果沒有，請確保他們可以輕鬆加入平台，進而提高採用率。
4. 吸引利益相關人士：及早讓採購團隊、財務團隊、IT 團隊和供應商參與流程，以便取得他們的意見、解答疑問並確保各方提供支持。選擇最符合每個人需求的採購平台。
5. 試行並反覆試驗：從少數供應商或類別開始，衡量成果並不斷完善。例如，若關鍵供應商已在您所選擇的網路上，請優先與這些供應商整合。設定工作流程、培訓團隊並評估設定期間內（例如三個月）的改進程度。
6. 擴展並優化：如果效益和投資報酬率具有說服力，請向其他的合作夥伴、供應商和採購商進行推薦。拓展協作以優化流程，運用分析推動持續改進。

立即開始探索採購協作

在雲端式網路協助下，手動和孤立的交易採購流程會逐步消失，讓企業在摩擦較少的情況下進行交易。透過運用這些新工具，採購團隊可更輕鬆地完成以下目標：

• 探索新供應商並快速簽訂合約條款
• 更快速地回應瞬息萬變的供應鏈狀況
• 更清楚掌握購買和銷售程序的所有步驟
• 遵守所有內部和外部法規和政策

使用協作式採購平台可將資訊透明度、效率及法規遵循融入您的供應鏈。合適的解決方案隨時待命，眾多可用選項可支援貴公司轉型。