什麼是薪資管理系統？

薪資管理系統用於計算員工工資、工時、扣除額和各支薪期的扣繳稅。通常與核心人力資源系統中的工時和出勤系統緊密整合，以確保工時工資正確。

組織可以手動管理薪資、使用專用薪酬管理解決方案，或將此部門委外給第三方提供者。薪資管理系統是人力資本管理（HCM）的核心元件。

薪資管理系統為何重要？

薪資管理系統可協助公司降低複雜性、管理風險，並有效擴展。此外，進階薪資軟體可讓人員產生重要報表、收集趨勢洞察，以及將資料與人力資源資訊系統（HRIS）和人力資源管理系統（HRMS）整合。透過使用現代化的薪酬管理解決方案，團隊可以提升準確性、減少人工作業並整合薪資與其他核心人力資源流程。

準確的薪資管理對人力資源（HR）等部門相當重要。人取得力資源和薪資部門需要薪資、福利和員工狀態的資訊，才能正確維護公司記錄並確保遵循稅務法規和勞動法。

未能遵循法規可能十分昂貴。在 2023 年，美國國稅局評估了美國雇主，因計算錯誤或遺漏付款而被處以約 85 億美元的罰款，而 2021 年發生「名譽掃地」的活動和法律訴訟，導致數百名英國雇主被處以數百萬美元的罰款和賠償費用。即使是輕微錯誤，也可能導致企業聲譽受損、失去公信力與士氣低落，這也是正確管理薪資對企業重要的原因。

薪資管理的方法有哪些？

各種規模的企業都需要管理和維護準確的薪資，以便準時支付員工並保持遵循法規。每個方法有不同的選項，各有其優點和缺點。以下為三種主要的薪資管理方法：

1. 手動薪資管理：此類型的薪資管理涉及將工資、扣除額和薪資稅手動輸入至試算表或簡易會計軟體。小型企業和新創公司可能會為了節省成本而選擇使用人工薪資管理。然而，此方法相當耗時，且可能容易受到安全威脅、資料遺失和人為錯誤的影響。
2. 薪資管理軟體：此類型的專用軟體可協助公司組織和簡化薪資自動化。越來越多的組織以訂閱模型為基礎，在雲端中執行薪資自動化軟體。此類軟體可協助組織避免昂貴的薪資錯誤、掌握法規遵循更新、隨著營運擴展至新地區，並維持員工資料的井然有序且安全性。
3. 薪資外包：若公司沒有執行內部薪資管理的意願或資源，則可招募外部服務供應商來管理此流程。雖然第三方公司可以卸去一些行政負擔，但這可能很昂貴，需要放棄某些直接流程控制。

薪資管理流程的階段為何？

薪資定義組織必須遵循的步驟，以確保系統按預期遵循規範並有效率地運作。畢竟，一次失誤可能會導致延遲薪資或罰款。許多組織使用薪資自動化軟體來簡化這些步驟，並減少人工作業。

以下為薪資管理的三個主要階段：

1. 薪資發放前階段涉及收集必要員工資料，例如僱用狀態、時薪和加班費率、薪資、時間追蹤資訊、獎金、加班或佣金、支薪休假或休假，以及扣除額。組織也需要確保薪資系統設定最新資料、工作政策和法規遵循規定。
2. 計算階段涉及計算總薪資，然後套用扣除額來得出員工的淨薪資或實領薪資。必須取得必要的內部核准，以便及時分配資金，並按時發放薪資準。
3. 薪資發放後階段涉及向員工發放工資，提撥社會保險和退休金，保持準確的財務記錄，並向政府機構申報所需表單和報告。根據公司所在地點，雇主將需要持有特定年份的員工記錄。例如，IRS 指出，美國企業至少應保留四年的就業稅記錄。內部團隊也應定期審查內部流程，以確保準確性並解決需要改善的任何領域。

薪資管理系統的功能為何？

現代雲端薪資軟體能為企業提供多元功能，其基礎為四項核心活動：

• 計算員工工資：自動化應發薪資和實領薪資的計算、套用扣除額，並確保遵循相關稅務和勞動法規。
• 處理薪資稅務：進行稅款計算和扣繳，並相應政府機關補繳稅款。
• 遵守薪資記錄需求：保留季度和年度稅務報表、可供稽核的薪資記錄以及必要的年終表單。
• 為員工提供薪資單：透過紙本或電子報表，為員工提供各支薪期的收入和扣除額明細，以及支薪期和本年迄今的資訊存取權。

除了這些核心功能之外，現代薪資系統也支援一系列多元的整合功能，協助組織更有效管理人力資料並改善員工體驗：

• 整合薪資與人力資源、工時和財務系統：將薪資資料與人力資源資訊系統、工時和出勤追蹤器，以及會計或財務工具整合，以使平台間的員工資訊保持一致並減少手動輸入。
• 同步工時和出勤資料：同步工時、休假、加班規則和其他排程資訊，協助確保薪資正確並減少管理工作。
• 管理福利、扣除額和複雜的薪資組成項目：處理佣金、獎金、津貼、報銷、回溯調整和其他類型的變動薪資。
• 支援全球法規遵循和本地化：套用不同稅務規則、幣別和法定報表製作需求以支援多個地區和國家的營運。
• 提供報表、儀表板和稽核軌跡：提供即時儀表板、自訂報表和詳細的稽核軌跡，以協助人力資源和財務團隊監控人力成本、分析人力趨勢，並支援預測和法規遵循審查。
• 啟用員工自助服務：讓員工透過直覺式自助服務工具存取薪資單、更新個人資訊、查看扣除額和申請休假。
• 提供彈性的薪資週期和支薪選項：管理非週期性薪資發放、調整、預支、最終結算，以及多種薪資排程，以支援不同人力需求。

使用雲端薪資管理系統的效益為何？

薪資系統效率更高，同時協助企業節省耗時的人力資源工作。透過雲端薪資軟體及不限位置的存取介面，薪資團隊可隨時取得回應且強大的工具。以下是一些主要效益：

• 準確計算：自動化計算可協助公司避免處理薪資時發生錯誤，確保準時且準確付款。
• 法規遵循協助：當新法律通過或現有法律改變時，薪資管理軟體可以更完善地將這些變更納入法規，確保企業在關鍵期限內保持領先，並避免受到處罰。針對在多個地區和國家營運的公司，進階雲端薪資包含全球本地化功能，確保公司遵循法規。
• 存取稅務表單：員工可輕鬆自行存取稅務表單，減少人力資源負擔。
• 彈性付款選項：員工可選擇是否要透過直接存款或支票領取薪資，或透過公司提供的其他選項領取。
• 詳細記錄保存：團隊可根據即時資料合併薪資詳細資料並只需按一下按鈕即可產生自訂報表。運用薪資資料分析找出趨勢和模式，協助人力資源和公司領導者制定更完善的企業決策。
• 員工自助服務：員工可以存取薪資單，其中包含付款和扣除額的明細，進而提升透明度。
• 減少薪資錯誤：雲端薪資軟體可協助免除手動資料輸入和計算的需求，以及隨之而來的錯誤可能性。
• 自動警示：薪資管理員可在軟體中啟用警示，以便留意潛在問題，並設定重要日期、期限和法規遵循更新的提醒。

薪資管理的演變

薪資管理長久以來一直被視為後勤部門功能，必不可少但經常被忽略。如今，這種認知正在改變。正如 SAP SuccessFactors [人資雲] 總裁 Dan Beck 在富比士文章中所強調，薪資管理正逐漸成為推動員工信任、資訊透明度和轉型的動力。

Beck 寫道：「薪資管理不僅與計算有關，而是對員工的承諾。準確、及時、透明的薪資管理能樹立信心，強化企業文化，並保持員工的參與度。」

AI 正加速此轉變。從個人化薪資單到詐欺偵測，再到策略性人力洞察，面向企業的雲端薪資軟體協助組織不只處理交易，更能提供有意義的員工體驗。例如，SAP SuccessFactors Employee Central Payroll [員工中心薪酬核算] 使用 AI：

• 透過 Explain My Pay（解釋我的薪酬）等功能 提升薪酬透明度，簡化複雜的薪資單資料。
• 透過在異常影響薪資之前即時識別出問題，提升效率並減少錯誤。
• 透過即時模式分析，偵測詐欺並確保法規遵循。
• 發掘薪酬和人力成本的策略性洞察，掌握資訊以進行規劃與預算制定。

如何選擇薪資管理系統

在選擇合適的薪資管理系統時，企業決策者在選擇系統前必須評估其需求和願望。決定預算和必要功能後，即可解決下列問題：

1. 供應商的信譽和經驗程度為何？
   查看評論網站、閱讀客戶體驗和案例研究，並了解供應商的優缺點。此外，在做出最終決定之前，請註冊即時展示或免費試用以試用軟體。
2. 系統的安全程度如何？
   了解供應商是否使用加密、遵循資料保護法規，以及提供可自訂的使用者存取。同時了解資料備份和復原流程。
3. 供應商是否支援企業營運的國家和地區？
   了解公司營運或計劃擴展所在地所提供的本地化程度。這包含語言、貨幣、日期和時區支援，並進一步涉及每個國家可能不同的特定欄位、計算和報表。
4. 供應商是否協助公司遵循不斷變化的法規？
   決定供應商是否監控影響薪資的法律法規，並提供及時更新以協助法規遵循。此外，請了解供應商是否支援向各種機構申報所需的報表，以及適用於哪個國家和地區。
5. 軟體是否與其他系統整合？
   尋找提供與 HCM 軟體等現有系統整合的供應商，以維持關鍵資訊一致、避免重複資料輸入，並防止潛在錯誤。提供 API 存取的薪資系統可讓組織自訂平台並與其他工具連線，但也需要確保這些整合與所有連線系統中所做的更改保持同步。
6. 報表製作功能為何？
   了解供應商可產生的報表類型，例如退休提撥或薪資稅負分析。此外，也可查看是否有分析功能協助預測和決策。
7. 成本是否符合預算或預期的成長？
   決定所需的授權席位數量，以及從初始到週期式費用的總成本。了解平台是否可隨著企業規模及複雜性成長而擴展。權衡這些成本與錯誤薪資或未能遵循法律規定的潛在成本。

各產業的薪資管理使用案例

以下是一些面向企業的薪資軟體實際應用範例。這些跨產業的範例展示了企業如何採用雲端薪資軟體，並成功改善人力資源和薪資作業。

不動產

在兩年間從 450 人擴展到 670 名員工後，澳洲最大的房地產集團之一需要更好的團隊支援和運營效率。整合的人力資源平台將薪資系統內建於核心，協助組織提升了準確性、速度和法規遵循狀況。

體育和娛樂業

大型體育和娛樂公司希望強化員工體驗和工作場所決策。透過單一資料來源，組織實現了人力資源流程的自動化、減少入職時間、簡化薪資作業，並提升人力洞察。

消費性產品業

全球最大的食品公司之一需要現代化其流程，以強化員工體驗和文化。雲端薪資管理系統讓中東地區的員工透過智慧型手機存取自助服務工具和關鍵資訊。

將薪資基礎現代化

透過改善薪資流程、強化人力資源、財務和營運之間的連結，專注成長的各規模企業皆可從中受益。有了正確的系統，組織可確保合規、適應不斷變化的法規，並更好地為不同地區的員工提供支援。

無論公司正在拓展新市場或只為了降低管理複雜性，現代薪資管理方法可讓團隊更具彈性、改善準確性，並提供制定可靠決策所需的能見度。

以下為對公司實用的人力資源和薪資檢查表，可協助確保公司具備支援業務目標、面對未來挑戰並滿足員工需求的能力。若要深入探索 SAP SuccessFactors Employee Central Payroll [員工中心薪酬核算] 如何協助簡化全球人力的薪資流程，同時及時、安全且有效率地遵守國家/地區法規。

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