導入新的 ERP 軟體時，企業往往會花費很多時間確認需求，但相對花較少時間在整備導入團隊的人力。然而，ERP 專案團隊無疑是最大的成功關鍵，足以決定導入專案是圓滿告終，還是偏離正軌。

一言以蔽之，導入的成功公式即是：適任的人員，具備適當的技能，依循正確的步驟。ERP 規劃與團隊選擇流程請務必同時進行。這八個步驟將可協助您打造專案團隊、擬定計畫，並穩當執行。

成功導入公式：適任的人員，具備適當的技能，依循正確的步驟。

1. 認清這並非 IT 專案

由於 ERP 系統以資訊技術為基礎，因此人們往往會認為 ERP 的導入作業屬於 IT 專案，實則不然。ERP 系統是貴公司整體營運的核心架構，因而需要各部門的參與和承諾。若缺少組織的充分支持，IT 導向的導入作業便可能造成高額代價的延誤、使用者不情願、不滿意，甚至全面失敗。

您的 IT 部門將會負責硬體和軟體安裝（若新系統已採用就地部署安裝）。IT 部門也將負責整合其他資料相關系統及設備（無論企業內部或外部連線）及其相容性。至於攸關系統設定的新業務流程，定義責任仍直接歸屬於系統使用者。

2. 保護主管承諾

您的 CIO 或 CTO 雖肯定支持導入專案，但他們的角色並非僅止於此，同意投資 ERP 只是開端而已。高階主管必須了解大型 ERP 導入專案的影響，願意進行必要的權衡取捨，以便讓人員投注時間與心力，並提供支持的明確證明。

高階主管應於最初的專案啟動會議表達承諾。他們應持續參與、掌握團隊進度，適時適地給予鼓勵。若發生高階主管不涉入便無法解決的衝突或問題時，他們也須出面進行最終裁決。

任何專案都總有其他優先要務出現，干擾專案的承諾時間。舉凡客戶需求、培訓課程或競爭性專案都能輕易轉移團隊人力。若沒有明確的高階主管承諾及專注投入的「許可」，員工便難以屏除這類分心事務。

3. 選擇適當的專案團隊領導人

精明、專門的專案領導人成就了高效的專案團隊，也才能推動 ERP 專案如期在預算內圓滿完成。團隊領導人應來自企業的營運層，了解公司業務、內部政治及組織事務的運作，因此當大多數人有疑問或遇到難題時能尋求其協助。專案領導人可為部門主管，但很多情況下也不是如此。請盡早確認該位人員，以便參與選擇流程。

團隊領導人必須精通（或學習）專案管理軟體來追蹤工作、時程和成本。若具備專案管理經驗會有所幫助但非必要，畢竟有大量資源能培訓專責人員學習專案管理技術和工具。

4. 任用適當的 ERP 導入團隊人員

導入團隊的結構要能反映貴公司的組織。專案團隊成員應代表所有主要職能部門，特別是主要使用者和系統受益人。部門可包含工程、銷售和客戶現場服務、採購、財務和會計、IT、實體工廠及維護、人力資源及其他單位，視企業組織及系統的廣泛度而定。

團隊負責規劃和安排專案，應定期開會檢視進度，並因應發生的問題。團隊成員將各自負責協調功能範圍內的作業，通常要成立並引領個別工作團隊完成各項任務。這些工作在進行期間及完成時，成員皆會向專案團隊回報。

在關鍵或密集作業期間，專案團隊大多每週開會至少一次以上。高階主管雖不一定要參加團隊會議，但應透過團隊領導人定期報告充分掌握導入作業及決策狀況。強烈建議也可進行公司整體的進度報告，有助於維持熱誠及關注度。

5. 採行結構明確、廣納意見的導入規劃流程

規劃必須儘早，在起初提出或確認專案時就要開始。專案計畫將會持續隨新資訊而更新，但應在各階段開始時確定。之後雖可能須進行其他變更，但應盡可能避免期間的變動。「範疇潛變」即表示持續新增或變更專案目標的傾向，而這可能是專案順利完成的最大威脅。好點子可能會在過程中靈光乍現，但即便看似微小的更動，也會讓專案延誤或偏離正軌。這些點子可留待第二階段再加入。

讓（未來的）使用者社群一同參與早期規劃流程。這一點為何很重要？關於公司及流程，這些使用者可說是「忠實呈現」資訊的主要來源，在 ERP 提案請求建議請求（RFP）需求定義的環節，便能派上用場。您需要請他們參與選擇流程，方可得知系統是否確實能滿足日常流程的需求。最重要的是，若能儘早且持續參與確認及選擇流程，也有助於克服使用者社群常有的抗拒改變心態。

這些及其他 ERP 導入與規劃最佳實務有助於充分發揮投資價值。

將（未來的）使用者社群納入早期規劃流程。

6. 追蹤您的專案計劃

使用專案管理工具安排時程，並追蹤專案及其進度。有許多價格實惠的專案管理軟體套件可供選擇，有助於列出時間表、辨識資源需求，並找出可能的衝突。載入整個專案計劃後，您便可追蹤各項工作及計劃整體進度，並檢視出錯（工作延誤完成可能造成其他時程延遲）時的影響。這些工具也會追蹤支出並與預算比較，同時向資深主管通知資金與資源需求。

發現專案計劃偏離預期時，專案團隊便須快速處理。若小失誤未適時解決，則會成為大問題。在每週會議上，各工作團隊的主管應向其他團隊成員說明進行中專案的最新狀態，專案團隊便可討論如何讓延遲或中斷的工作回到規劃時程。時程的重要性非同小可：請避免規劃的作業延誤，因為這將會影響下游作業。（重要工作及計劃階段可適度保留緩衝時段。您可考慮採用 Eli Goldratt《關鍵鏈》的部份專案管理原則，其中包含改善緩衝時段效率的方式。)

7. 建立使用者對系統的「歸屬感」

這點值得重申：導入的成敗有賴於使用者社群是否對系統有歸屬感。若使用者打從一開始就參與其中，便會感到系統的成敗有更大的責任感：他們選擇了這款特定系統，並依您的方式進行配置，因此至少有一部分意見屬於他們。

在任何導入作業中，總會有窒礙難行或意外受阻的時刻。若使用者不認為這是自己的系統，便會傾向於歸咎他人：企業高層、主管、IT 或系統本身，而不去探討原因和修正問題。若要獲得肯定的歸屬感，關鍵在於早期參與專案規劃和目標設定。

建立這種歸屬感時，考量到「這對我有何好處」的因素也很重要。每位使用者都必須體會到新系統的效益：無論是上手度、便利性、資訊準確度信心、功能進步等，在減輕壓力、加班工作及挫折感方面都有可觀的組織影響。這些「軟性」效益極為重要，有助於鼓勵使用者採用系統、奠定績效。若要協助使用者了解系統如何改善自己的工作生活和業績，教育與培訓便是箇中關鍵。

導入的成敗有賴於使用者社群是否對系統有歸屬感。

8. 評量您的 ERP 專案團隊成果

專案團隊效益的基本評量標準當然是順利導入，並依預算如期完成，但中期評量也同樣重要。專案計劃由時間表上彼此相關的一系列工作細項所組成，並分配各工作細項的資源。當計劃核准後，團隊的責任便是管理依計劃所有工作細項的完成進度。

個別工作細項完成後，則可視為里程碑。個別工作細項的管理人應每週報告工作細項進度，包含時間和資源利用、遇到的難處、衝突或待解決的問題等，以便整體專案團隊決定如何修正，或重新分配資源以達成工作目標。期間所有工作的最終成果，便是工作細項領導人及所屬專案團隊的績效評量。

期望的 ERP ROI（投資報酬）達成率也是團隊成效的評量標準，特別是當這些期望報酬率已實際取得分段進度或持續改善。

最後則是專案團隊的溝通狀況，雖屬於間接的評量標準，但仍是另一項成效指標。團隊是否向公司整體、以及向部門經理與高階主管清楚傳達專案狀況？穩健的溝通是專案成功的基本要素。

摘要

ERP 導入專案仰賴企業整體的參與與支援。即使專案團隊並非實際執行者，依然是導入作業的核心。團隊的主要工作是計劃和管理專案、尋求支援、持續激勵公司，並推動所有規劃的任務與活動達標，直到專案圓滿落幕。