直接採購負責確保您擁有所有的關鍵成份，協助貴公司打造核心產品。另一方面，間接採購包括維持正常運作和維持業務順暢高效運作所需的一切其他事項。

直接採購作業涉及較大的預算，且可能更集中且策略性管理，但經常被忽視的是，在許多企業中，間接採購成本仍可以構成相當一部分的採購相關費用，儘管如此，間接採購通常分散且管理不一致，並具有巨大的改善潛力。現今的最佳技術和支出管理實務可協助您採取更統一且全面的方法執行所有支出管理流程，確保您的團隊、資料和系統順利整合並順利運作。

什麼是直接採購？

直接採購是指直接用於貴公司所銷售商品或服務生產的原料、元件和人力的採購程序。

此支出活動與您主要業務營運緊密相關、供應您的生產線，並影響提供給客戶的最終產品品質。例如，汽車製造商尋源和採購鋼鐵和輪胎。直接採購的另一個理解方式是與核心作業的緊密程度，在沒有辦公用品的情況下，汽車製造商仍然可以製造汽車，但沒有金屬或橡膠，主要作業將逐漸停擺。

良好的直接實務通常運用電子採購解決方案和工具，包括支出分析、策略性貨源詢比和物料需求規劃（MRP），這可協助公司確保擁有可靠的供應商和有效率的系統來管理這些關係，在理想情況下可提升營運效率和彈性。

什麼是間接採購？

間接採購涉及取得貴公司維持營運而非直接生產核心產品或服務的重要商品和服務。此支出種類包含維護、維修和營運（MRO），以及 IT 服務和軟體即服務（SaaS）訂閱、行銷、不動產、外包專業人員等。

雖然間接採購的定義在 50 年內並未真正改變，但現今的數位轉型已明顯改變公司（及其客戶）的業務模式。某些間接費用沒有時效性，例如清潔服務或辦公室用品。然而，隨著我們日益仰賴於 SaaS 解決方案、網路安全，以及日益強大且專業軟體，現在的支出管理團隊往往在文具、廣告服務，甚至不動產上花費較少，但這項轉變這並非是間接費用總體的減少，而是由於數位化、自助行銷工具以及遠距工作的趨勢所導致。隨著公司和製造商的數位化，他們發現，儘管花費在一些「硬體」的企業費用上花費降低，但也發現更加需要其他類型的工具和解決方案，以協助他們成長和競爭。

直接採購與間接採購：差異為何？

這兩個採購模式的主要差異不在於其執行方式，而是在於需要的 原因 和需要的內容。從貨源詢比到付款的最佳實務，無論是直接或間接，都應嚴格適用於您的所有收購活動。

• 業務持續性與策略重要性：直接採購活動對於業務持續性至關重要，原料供應中斷可能會使生產停擺，影響銷售和利潤。間接採購對業務沒有立即的影響，但有效管理此支出類別，長遠而言往往會對整體企業健康產生重大影響。
• 預算規模和契約長度：直接採購通常涉及較大的預算分配和較長契約持續期。相較之下，間接採購可能涉及更小、更易變動的支出金額，包含較短的契約期限，並著重於每年或甚至每日不同的營運需求。
• 計劃支出與自發支出：直接採購需要嚴格規劃和預測，以符合生產排程和市場需求。間接採購通常會有更多彈性空間，視需要進行採購，因應更即時的營運需求。
• 供應商關係的重要性：直接採購中的供應商關係管理（SRM）通常更具策略性，涉及長期夥伴關係以確保法規遵循、獲取供應商專業知識和建議，並實現穩定一致的供應和品質。在間接採購中，重心在於鼓勵人們向這些核准的供應商進行採購，以充分利用數量折扣、加強品質控制，並遵守指南和規定。
• 庫存管理：直接採購的庫存管理為策略性活動，旨在平衡成本和生產需求，以避免庫存過多或短缺。而根據採購商品或服務的性質，間接採購可能較不會受到短缺和過剩風險影響。
• 組織設置：直接採購傳統上是由特定採購團隊管理，具有明確的預算和 KPI，而間接採購的控制或監控通常較不嚴格。雖然直接和間接採購在過去有此區別，但值得注意的是，現今最出色的支出管理專業人員會以更緊密連結和系統化的方式來管理間接採購。

直接採購的常見挑戰

此支出類別的許多挑戰可能來自貴公司之外，為掌握這些問題，必須建立團隊和供應商之間的良好合作，並確保直接支出活動以資料驅動且集中管理。

• 供應鏈波動：正如過去幾年所示的，「別說不可能」是當今商業世界中的基本原則，從天氣事件到政治動盪，各種複雜（且增長）的全球事件都可能會破壞您的供應鏈。對於直接採購團隊而言，如何與供應鏈管理協同合作，運用並分析整個企業用於強化彈性的資料變得更尤為重要。
• 品質控制：供應商即便全力以赴，仍可能在品質方面讓您失望。透過良好的 SRM 策略和持續監控全球及區域市場趨勢，可協助您預測品質問題並視需要進行調整方向。
• 商品價格波動：根據部門不同，您可能特別容易受到核心製造所需的原料價格和可用性波動的影響。同樣地，透過掌握市場情報並在預算中納入緩衝份額，您便可以更妥善地因應這類事件。
• 供應商依賴性：當您找到優秀的供應商時，可能會因此而懈怠，但供應商夥伴可能會因外部因素而突然中斷供貨，如果沒有其他經過審查的可用選項，您可能會陷入危險的境地。
• 法規遵循和永續性：您的直接採購支出通常較大，可能包含原料、長途運輸、外國勞動力和其他複雜零件。直接採購團隊在環境、社會和治理（ESG）、法律和多項其他法規方面，必須同時遵循本地和全球法規，而這些法規通常不會對間接採購活動產生重大影響。

間接採購的常見挑戰

間接採購挑戰通常來自您的組織內部，這是壞消息，也是好消息，若您持續容忍資訊孤島和過時的工具和實務，事態可能會惡化，而好消息是，相較於政治和天氣事件，如果您準備好處理這些問題，這類挑戰都在您的控制範圍內。

• 支出透明度不佳：即使部門遵循正確的協定，若未擷取支出並與其他費用整合，您可能無法進行集中審查，導致識別成本節省商機或消除浪費支出的能力降低。
• 不合規的支出：大多數的不合規支出立意良善，只是因為覺得透過「官方」管道的流程緩慢，或沒有自動化遵循購買協議和政策的解決方案。然而，這可能會造成重大損害、增加成本並提高不符合組織或法規需求的採購風險。
• 資料囤積者和分散的資料：間接費用和尋源資料，以及所有其他重要業務資料必須經過收集、標準化並分析。如果沒有擷取和集中這些資訊的嚴格政策和實務，您將無法獲得其效益，包括更準確的預測和降低成本。
• 過剩和冗餘：間接採購經常因為協調和規劃不良，導致過剩的供應或冗餘服務。自動化解決方案提供的增強透明度可協助您釋放這些超出需求的資金，以便用於企業的其他地方。
• 公司文化：積習難改，在許多公司中，間接採購並沒有相對一致化的策略。要將間接支出整合至您的集中流程需要更完善的軟體，這需要透明的溝通，並清楚認知到企業資訊透明化與打破各部門孤島的重要性。

直接和間接採購對支出管理的影響

直接支出雖然佔總成本的大多數，但也有機會透過規模經濟和數量折扣來有效管控庫存成本。相反地，雖然間接支出對銷貨成本的影響較低，但效率不彰仍會導致費用增加，並導致營運延遲和中斷，因此對企業成功的重要性越來越高。因此，全方位支出管理對於平衡這些（和所有）支出類別而言至關重要，以便確保每筆支出都盡可能幫助貴公司的整體財務健康、成長和營運流動性。

直接/間接採購軟體的關注重點

當您進行數位轉型旅程時，需選擇具備可提升整合、自訂和自動化支出管理作業的功能軟體，包括：

1. 全方位整合功能：整合 ERP 和支出管理系統可確保採購資料符合生產和營運需求，這對於在直接和間接採購之間建立平衡相當重要。
2. 進階分析和報表製作：鑒於直接和間接採購的重點與影響不同，分析對於區分並管理各自採購獨特的挑戰和商機至關重要。
3. 方便使用者使用的介面：任何工具的效益都取決於您團隊的使用意願和能力，請尋找直覺易懂的介面和儀表板。
4. 自動化工作流程管理：自動化可簡化流程、減少人工作業並提升準確度和速度。這可讓您的團隊專注於策略性事務，並確保系統持續監控人工作業。
5. 強大的供應商管理工具：無論供應商提供的服務或商品為何，標準化且可靠的供應商管理功能對於維護直接和間接採購的品質與可靠性至關重要。
6. 彈性的自訂選項：從報表到工作流程和自動化流程，自訂有助於確保您的團隊能夠因應與每個供應商、廠商或營運活動相關的獨特需求和挑戰。
7. 安全性和法規遵循功能：在法規遵循和保護敏感交易資料方面，強大的 AI 驅動安全性功能已成為保護信譽、客戶、供應商和團隊成員時不可或缺的關鍵。
8. 行動最佳化解決方案：隨著採購活動在整個企業中更加精確且更完善整合，您需要確保支出管理解決方案支援彈性使用，無論是桌上型電腦或行動裝置。