工作流程管理概觀
工作流程管理此商業術語，在 1980 年代和電子郵件、桌上型電腦及數位話企業系統同時出現。人們很快地意識到，這些新技術能夠協助減少錯誤並簡化重複工作。現今的智慧、雲端連線軟體和數位化的工作流程管理系統能協助人類夥伴提升效率和靈活度、縮短週期時間和錯誤率，並提升合規性。
什麼是工作流程？
工作流程的定義是為了達到特定結果而進行的一系列相互關聯的活動或任務。條理井然的工作流程會遵循清楚分明、連續性或並行的途徑，目標是滿足特定的依存條件或要求。而這些途徑通常也已定義不同的狀況。
工作流程共有三種類型：
- 完全手動：例如，手動工作流程可能是附有手寫筆記與簽名、在辦公室間或現場作業區實際傳遞的紙本文件。
- 半自動化：在部份的作業項目中，部份流程已自動化。想像一個電子郵件鏈，其中包含附加檔案，電子郵件本文中的註解，以及對附加檔案的更改，隨時可以傳遞給當前任務的處理者。
- 完全數位化或自動化：按照定義的業務規則，以結構化與清楚的方式在專屬的業務應用程式中執行自動化工作流程。
工作流程管理或企業流程管理：有什麼不同？
工作流程是更特定、獨立的一連串步驟或任務。相較之下，業務流程是指一系列的任務、工作流程、活動和指導原則，其中某些任務可能已自動化，但某些活動可能尚未自動化。
以簡單的採購核准流程為例：對於一個或多個定義的工作流程變化，業務規則可能會規定若採購價值超過特定額度，則必須有第二個部門核准採購單。這樣的工作流程是更大業務流程的一部份，定義在組織內如何採購商品和服務，也可能包含供應商選擇、採購等指導原則。
以下是一些常見的工作流程範例：
核准採購單
授權請假要求
處理帳單付款
聘僱員工
申請替換零件
傳送發票給客戶
為什麼工作流程管理軟體如此重要？
工作流程管理是將離散流程數位化，並管理結果的流程。工作流程管理軟體可讓您建立、執行和管理這些工作流程。以下為專業軟體解決方案所期望的重要效益和成果：
提升效率：提升自動化率，加速並提升成效，讓相關人員更輕鬆。例如，透過數位工作流程，企業利害關係人可以輕鬆存取、審核和處理已清楚定義的數位工作，且不受地點限制，不論在辦公室、家中或旅程中都能繼續工作。
提升靈活度：調整標準工作流程流程以滿足不斷變化的營運需求，創新流程以支援新的商業模式，修正不適當的流程，提升韌性和靈活度。
強化合規性：透過明確的責任和資料導向的稽核歷程，您可以監控和管理流程結果，有效落實政策與法規的遵循。
工作流程管理系統及其運作方式
工作流程管理系統能讓使用者針對不同工作或者流程類型，定義不同工作流程。舉例來說，在製造環境中，設計文件可能會自動從設計師傳送給技術總監，最後再傳給工程師。此工作流程的每個階段，個人或者群組將會負責特定任務。一旦任務完成後，工作流程管理系統會通知負責下一個任務的個人，並確認他們已收到執行流程階段所需的資料。
工作流程也具有更複雜的相關性。舉例來說，若文件需翻譯成不同語言，翻譯管理員可以選擇語言，依據每個語言的選擇，會啟用給另一譯者的工單表。當所有譯者都完成個別工作任務時，流程中下一個任務將會被啟用。這能協助管理員追蹤任務「堵塞狀況」並確保大型團隊能保持一致的目標。
如此處所顯示，工作流程管理解決方案能協助您管理流程，定義其中的變化。
工作流程管理系統運作範例
每個企業都有自己的獨特需求。以下為現代工作流程管理系統的建置範例：
現有企業應用優化：許多企業應用程式附有內建的工具與工作流程範本，可定義和建置系統中尚未對應的流程。當需要變更工作流程時，管理員無需從零開始，便可以運用系統現有的功能進行變更。此外，最佳的現代軟體工具隨附額外的自動化功能；這些功能採用內建的人工智慧（AI）或流程自動化工具功能。
使用並列式應用程式擴充元件：許多公司都希望保持「clean core」，代表他們希望在執行軟體應用程式時，盡可能減少修改的狀況。這表示任何新的工作流程及流程創新都可能運用現有系統內的資料，但從現有企業應用程式的外部建置。這些所謂的「並列式」應用程式擴充元件，比起「內建」應用程式擴充元件，通常在雲端中建置及執行。
跨部門流程調度：雲端工作流程管理系統，也是所謂跨業務別調度的首選。這些業務流程橫跨不同的應用程式、系統和服務。其中包含混合架構，也就是自動化時需要您連接多個在不同應用程式中運行、各自為政的工作流程。當您希望將某些工作流程開放給像是合作夥伴和供應商的外部流程參與者使用，接著利用此工作流程的結果來展開內部的下個步驟時，也能與此流程共同使用。
讓主題專家更容易自訂的工作流程： 對於只涉及簡單申請或核准表單的部門流程，某些自動化企業流程可以使用低代碼/無代碼（LCNC）開發平台處理。這代表拖放式及簡化的視覺功能，能讓企業使用者依據其團隊的特定需求，快速建立輕量型工作流程應用程式。
工作流程管理技術
工作流程技術可讓標準化的程序清楚負責，並在定義的路徑內連結不同工作細項。與一或多項新自動化技術的智慧結合可提升流程流程中的自動化程度，加速並提升流程成果。此外，它還能提供創新的流程，協助創造價值或提供更好的體驗。現代工作流程軟體目前使用的進階技術範例如下：
大數據：大數據技術與資料能見度的提升，導致可用的資訊量大增，而這些資訊可以整合在一起，並直接用於業務流程中。以下是一個工作流程範例：想像一個半自動化的資本支出（CAPEX）核准流程，在進行投資決策前，先透過電子郵件將財務報告來回傳送給相關的審核者與核准者。工作流程蒐集相關的資料來源自動產生報告，並在流程中已定義的點，自動將這些報告提供給合適的人員。此外，根據定義的業務規則，或運用人工智慧（AI）及機器學習功能（參見以下），經統整的資料可用於引導決策的制定，加速流程，更可讓決策者從例行工作或評估脫身，進行真正重要的工作。
人工智慧：機器學習、自然語言處理（NLP）、電腦視覺或智慧流程自動化（RPA）等 AI 技術有助於將先前只能手動或半自動執行的程序步驟自動化。
機器學習：當某個步驟需要複雜的資料分析，以偵測模式或進行預測和建議時，機器學習即可派上用場。例如體育賽事中的餐飲供應商，可能相當依賴氣象預報來決定其飲料的補貨訂單。
自然語言處理（NLP）：NLP 可讓聊天機器人或數位語音助理將流程中某些特定的互動自動化，或完全自動化簡單的工作流程。例如自動回應有關採購單或發票狀態的大量例行查詢。
電腦視覺：電腦視覺能自影像擷取複雜的背景資訊，並用於自動化或通知其他流程。例如，公用電網營運商透過分析衛星圖像監控表面活動，通知他們進行維護，並在發生危及基礎設施的事件時通知服務人員。電腦視覺也可以建立預測性維護計劃，僅在需要時（而不是固定的時間）才使用自動化視覺檢查觸發服務要求。
流程自動化（RPA）：RPA 透過模仿使用者與系統的互動，在流程內執行重複的人工作業。常見的使用案例是從試算表或其他文件中，將像是供應商電子郵件等資料複製貼上到業務系統中，填補整合的差距。如此不僅能加速完成此項作業，也能同時提升資料的正確度。
顯示銷售流程中狀態與重要指標的工作流程管理軟體
企業工作流程管理和自動化趨勢
高度自動化及智慧自動化
這些是我們在日常生活中越來越頻繁聽到的術語。事實上，Gartner 在最近的調查顯示，85% 以上的高階主管將「在接下來 12 個月內增加或維持公司的高度自動化投資，超過 56% 的受訪者回報目前已有四個以上的同時性的高度自動化方案。」
現代工作流程管理和自動化解決方案將上述多項或所有技術結合為單一解決方案，以因應此趨勢。此方法不僅可避免因為拼湊不同供應商的不同技術而產生的挑戰，同時也大幅簡化自動化作業。使用者可以在單一專案中隨時存取並運用所有功能，而不需要學習並切換不同的開發工具。
低程式碼/無代碼（LCNC）自動化
這是改變工作流程管理架構的另一個趨勢。普通開發人員是複雜軟體系統的大量使用者，他們能自在地使用技術，但程式設計或編碼的技能卻相當少，甚至沒有。此視覺工具與拖放式的內建內容，讓低程式碼/無程式碼解決方案成為普通開發人員的一大優勢。雖然普通開發人員無法撰寫程式碼，但 LCNC 讓他們能夠根據各種主題專門知識，建立和調整工作流程和流程。
LCNC 對於專業開發人員來說也增加極大價值。他們能夠使用簡單的拖放式工具，用比起以前更快速的時間完成標準任務。使用專業 LCNC 應用程式工具，開發人員能夠建立更複雜的工作流程及自動化，讓隨時可用的自訂內容更加容易使用。