什麼是採購管理？全方位指南
採購管理是企業詢比議、購買、接收和檢驗其營運所需的所有商品和服務的過程 – 從生產原材料到軟體再到辦公用品。
採購功能經常被視為理所當然，直到出現阻礙。採購部門負責維持公司的運轉，確保在需要的時候能獲得合適的物料和供應。從營運角度來看，直到現在，採購通常不被視為一門策略學科。
成本控制仍是當務之急，特別是考慮到通脹和供應成本上升。然而，成本控制只是今日採購面臨的壓力之一。在供應短缺的威脅和儲備額外庫存的費用之間，採購必須以某種方式支持供應鏈的彈性，即使在氣候事件或其他中斷阻礙交付的情況下也是如此。若要採購永續商品並遵循擴大的法規需求，表示公司必須在其詢比議流程中新增一層資料收集和審查。將地緣政治壓力和風險新增至方程式，由此造成的物料匱乏，採購突然成為風暴的中心。
如今，採購長（CPO）的角色不再是主要專注於降低成本和法規遵循的後台功能。
採購定義
採購是重要的商業功能，負責確保組織所需的所有商品和服務。對製造公司而言，供應可用性特別重要，因為沒有必要的物料，就無法製造成品。採購部門必須與內部利益關係人聯繫，以便收集預測和需求，然後以最佳成本尋源最佳供應商。
由於紙莎草捲軸記錄了供應和運輸細節，採購功能可以追溯到金字塔的建造。隨著時間的推移，採購經歷了許多轉變，從簡單的記錄保存任務演變為需要策略思考和協商的學科。
在工業革命期間，採購對於尋源、購買和運輸材料所需的製造作業而言，變得越來越重要。在 20 世紀中葉，經濟蓬勃發展，商機和競爭性投標有助於再次重新定義這種做法。個人在供應鏈管理的各個方面進行培訓，取得了專業地位。採購被視為管理功能而非文書功能。
如今，採購業又經歷了戲劇性的轉型，其意義不亞於過去的任何一場變革。
為何採購在業務上如此重要？
曾經的後段管理功能如今站上了舞台中心，是複雜高階主管策略決策中的策略夥伴。
採購也控制著公司的一大部分成本，據估計占 40% 到 80%，因此採購對於預算考量而言是非常重要的。但有效的採購實務也強化了風險評估、供應商監管，以及供應鏈內創造價值的潛力。
下列是採購在業務中的一些重要作用：
成本節省：採購是降低成本和穩定企業現金流的第一道防線，會影響利潤。競爭性產品詢比議和契約協商可以大幅節省成本。此外，簡化採購流程可能對財務結果產生實質影響。
品質：適時採購合適的原料，對製造高品質產品至關重要。由於物料和供應商的選擇會直接影響產品和服務品質，因此品質包含採購流程的各個層面。降低聲譽、生產及法律問題相關的風險，將品質放在優先位置。
目標一致性：策略詢比議使採購與公司目標一致。例如，若提升靈活度和彈性是貴公司的核心價值，達成這些目標的工具應內嵌在您的採購程序中。詳細的市場分析以及您的內部需求，可協助識別最適合您需求的供應商。
降低風險：從不準確的需求分析到供應商交付問題，採購流程中的每個步驟都會產生風險。其他風險來自對法規遵循義務的無效回應、不明確的道德標準、與天氣相關的事件、全球中斷和類似的挑戰。現今技術支援的採購流程可提供所需能見度，主動識別、評估並降低風險。
永續經營與倫理：採購團隊必須與公司在環境影響、道德詢比議、環境、社會和管理（ESG）承諾等方面的價值觀保持一致，確保法規遵循並防範風險、聲譽損害和不必要的支出。管理永續詢比議和法規遵循是採購部門的重要責任。
採購管理的類型
有四種主要採購類型：
- 直接採購：包含直接支援公司銷售商品生產的任何商品，包含原料、元件、零件、服務和批發項目。上述皆會影響收入、成長和聲譽，因此直接採購的供應商關係至關重要。
- 間接採購：凡是與生產不直接相關的，包括內部使用和日常業務營運的材料、貨物和服務，都屬於間接採購。這包含辦公室用品、水電費和差旅費用等項目。
- 貨物採購：直接和間接採購皆可歸屬於商品採購，這包含採購任何有形物件（無論是成品還是半成品)，從設備、原料到辦公室椅，無所不包。
- 服務採購：專業的、以人為本的服務，如諮詢、代理商、律師事務所、外包 IT、安全服務、軟體即服務（SaaS）交付和設施維修等都屬於服務採購。這些對於高效率的工作流程和填補人力缺口來說是必要的。
採購流程中的 12 個步驟
雖然採購程序可能會因公司而有所不同，但通常包含下列 12 個步驟：
1. 識別需求：任何採購流程的第一步是都識別短缺、新專案或定期營運需求所需的特定物料、產品、軟體或服務。此階段包含需求規劃和預測。
2. 尋源供應商：在採購流程中提早研究和評估您業務需求的最佳潛在供應商。開發替代供應商有助於風險管理，在出現短缺或中斷時提供選項。
3. 提交請購單：提交包含價格、時間範圍和數量等規格的採購請求，供內部審查和核准，就會觸發採購流程。
4. 評估並選擇供應商：透過競爭競標程序選擇最佳供應商，例如提交提案請求書（RFP）、報價申請（RFQ）、電子競標或「三標一買」，涉及評估供應商的成本以及品質、聲譽、可靠性、速度和永續性。
5.協商價格和條款：選擇供應商後，採購團隊會協商各種採購條款，包括價格、數量、交付時間表和付款條件。
6. 建立採購單（PO）：選擇了供應商並敲定了條款後，公司會將正式採購單核發給該供應商，其中詳細說明訂單中包含的確切商品、服務和條款。
7. 收貨並檢查品質：收到貨物後，下一步仔細檢查商品持否損壞或錯誤，確保其品質和數量與訂購的內容相符。
8. 處理發票和履行付款條件：在確認交付的貨物已通過數量和品質檢查後，課透過應付帳款（AP）處理供應商發票，確保及時付款。根據契約條款，可能會套用提前付款折扣，並可使用各種付款方法。
9. 建立並管理良好的供應商關係：採購團隊與供應商建立正向的持續關係具有策略意義。效益包括更好的供應商績效、條款、折扣、協作和可靠性。
10. 管理契約：採購契約管理涵蓋監控契約、確保法規遵循，並視需要重新協商條款。找出並解決潛在問題非常重要，確保實現協商節省，並符合您的利潤目標。
11. 管理風險：採購團隊之所以成為組織不可或缺的一部分，部分原因在於他們在風險管理中扮演的角色。預測和管理潛在的問題，例如短缺、供應鏈中斷，並建置措施來緩解這些問題至關重要。掌握監管和要求並發現任何不合規威脅也是管理風險的重要組成部分。
12. 審查和分析：採購程序中的最後步驟正在進行中。審查和分析採購 KPI，找出差距，並發掘節省和降低風險的新機會對企業成功扮演重要角色。
這 12 個步驟通常被認為是採購生命週期，因為任務重疊且程序是連續的。成功的採購生命週期需要與其他關鍵業務領域整合，例如預算編列、預測和供應鏈管理。
採購與其他相關工作流程
許多組織會交替使用「採購」、「購買」、「詢比議」和「供應鏈管理」一詞，但它們並不相同。差異如下：
「採購」與「購買」」「購買」是專注於交易的一部分採購流程。這包括協商、訂購產品、接收貨物和服務，以及提交付款。雖然「購買」是採購的重要環節，但整體採購程序的範圍更廣。
「採購」與「詢比議」「詢比議」是整體採購流程中重要的早期階段，涵蓋識別需求、尋找供應商、發出採購申請、評估和選擇供應商，以及協商價格和條款。詢比議階段是可以建立強大的供應商關係的階段。
「採購」與「供應鏈管理」「採購」是整體供應鏈管理流程的一部份，著重於取得製造產品和維護內部營運所需的商品和服務。採購與其他供應鏈區段（如物流、存貨管理和需求規劃）動態互動。
永續採購管理
永續採購將 ESG 標準整合至採購實務和決策，不僅是採購趨勢，更是重要考量因素。
永續採購挑戰包括供應鏈的複雜度與透明度、衡量績效、確保符合標準及建立產能。目前已經很難採購到低排放強度的材料，例如綠能鋼材、回收鋁和塑膠，而且只會越來越難。顧客越來越希望購買能夠證明其永續能力的品牌，這使得永續採購成為企業不可或缺的一環。
僅以永續採購的一個面向 – 減少供應鏈排放量為例。這個過程可能需要數年時間，因此現在開始轉型將使企業在未來更具競爭力和彈性。
一些永續採購範例如下：
綠色詢比議或綠色採購：綠色詢比議涉及策略性採購產品和服務，環境影響較小。綠色採購包括消除一次性塑膠和其他一次性物品，整合回收或升級再造原料，以及採用清潔技術或燃料。綠色採購可以降低生產成本、為貴公司的企業社會責任方案做出貢獻，甚至能吸引具有環境意識的消費者來提升銷售。
符合環境倫理的原物料：永續採購依賴道德詢比議。這意味著從保證生活工資、提供良好工作條件、不僱用童工、為其所屬社區做出積極貢獻並符合其他道德標準的公司購買產品。
降低碳足跡和能源消耗：降低貴公司的碳排放和能源消耗，不僅在於減少從工廠和運輸日常營運直接產生的排放；同時也要減少整個供應鏈的排放。
採購管理中的 AI：更智慧的自動化和洞察
採購中的 AI 可自動化並簡化複雜的工作，例如費用分析、契約管理、策略性詢比議和法規遵循管理。這也能支援更智慧的分析及決策制定；協助您找出商機、潛在成本節省和異常狀況；同時更輕鬆地識別新供應商，同時協助消除採購詐欺並減少錯誤。
AI 還可以透過解構企業的真正需求、挑戰已建立的流程、運用新參考點的知識以及以新的不同方式設計供應鏈，創造商業價值。
生成式 AI 也有巨大的採購潛力。生成式 AI 可自動化工作、提供洞察並改善透明度，改善效率、生產力，以及更好的供應商選擇和管理。生成式 AI 也能協助降低風險並減少支出。
運用 AI 支援採購以制定更完善的決策、找出新商機、自動化工作細項並改善營運效率，代表您的採購團隊能專注於其人類專業知識中最有價值的領域。
採購軟體應具備的特色與功能
選擇採購軟體時，優先考慮不僅能將採購流程數位化、精簡，還能強化您的策略性決策的工具。理想的軟體應提供強大的雲端基礎架構和人工智慧功能，簡化複雜的採購工作。基本功能包含與現有財務和供應鏈系統的無縫整合、易於使用的介面，以及進行深度費用分析的全方位分析。
選擇提供即時洞察和報表製作的解決方案，促進採購活動的主動管理。確保軟體可擴充、能與貴公司一同發展，並為貴公司的成長軌跡提供積極貢獻。
