什麼是約聘員工管理？最終指南
臨時員工管理是尋找、吸引和管理臨時員工和自由工作者的過程。
疫情爆發後，約聘員工管理已從落差措施迅速演變成重要的策略主軸。在最新的《Economist Impact》報告中，75% 的採購長認為，處理約聘員工管理與相關支出是他們的組織首要之務。然而，只有 35% 的組織認為他們充分掌握這些活動。從新創公司到全球企業集團，企業現在都在尋找管理這些新現況的方法，並在現今複雜且流暢的工作環境中取得成長所需的靈活度。
什麼是約聘員工管理？
50% 的組織透過增加外部人力的使用率來尋找人才。這些僱用大多數是他們的領域專家，例如 AI 專家、影片製作者和應用程式 Gurus，為組織按需求提供寶貴的技能。
什麼是靈活用工？ 臨時工作者是暫時為組織工作的人員，而非永久員工。
由於臨時員工不是永久員工，因此管理方式不同。採購與人力資源部門逐漸合作，透過專門的臨時員工解決方案來管理這些員工。此解決方案通常屬於更廣泛的供應商管理系統 (VMS)，通常與人力資本管理 (HCM) 解決方案整合，並提供從初始聘用請求、協商到入職、參與、開立發票、付款和離職等一切工具。如果沒有正確的工具和技術，這個過程會變得相當複雜，而違反勞工法律、稅務和其他法規的風險也很高。
約聘員工可包含獨立承包商、自由工作者和顧問，且僅為外部人力的一部份。另一部份由來源為提供人員基礎服務 (例如行銷機構、律師公司和外包 IT) 的企業的服務提供者組成。 服務採購是僱用和管理服務供應商 (將這些以人員為基礎的服務交付給組織) 的活動。由於外部人力已成為全球人力策略的重要一環，因此外部員工的管理方式與傳統且以員工為基礎的員工一樣必須受到重視和照顧。
有效管理約聘員工的重要性
有效的靈活用工管理可為貴公司帶來許多效益，包括專業技能、更大的彈性和回應能力。臨時員工本身的福利和挑戰通常非常重視，但也必須瞭解有效管理和管理這個成長範圍的必要性。
1.經濟彈性：成功的約聘員工計劃可讓組織運用並培養彈性人力，使其更具競爭力和彈性，特別是在動盪或經濟波動時。
2.因應市場波動：許多現代組織現在有興趣在未來幾年平衡和調整外部人力。為了達成此目標，這些企業需要培養並投資最佳臨時員工團隊和解決方案。
3.節省成本：有近 40% 的企業認為節省成本方案是僱用約聘員工背後的驅動力。成功的管理策略對於實現約聘員工所期望的成果至關重要。
4.人力規劃彈性：這是現今企業的首要驅動因素，因為它可讓預算更精簡，並制定更敏捷的決策。但如果沒有強大的臨時員工管理策略和資源，這個目標便無法輕鬆達成。
5.存取專業技能：約聘員工管理可協助確保貴公司能依需求取得高度專業性的從業人員。加速此流程的能力可協助貴公司盡可能提升競爭力和回應能力。
6.可擴展性和靈活度：視需要將人力產能向上或向下擴展的能力，可提升組織靈活度，以便更輕鬆管理工作量波動和專案特定需求。
7.提升營運效率：妥善管理約聘員工，確保無縫整合組織流程，提升整體營運效率與生產力。
臨時員工管理的挑戰
每一次的變革和創新，都需要一些調整。好消息是，你不獨善其身。現今業界最佳的公司正在識別這些常見的約聘員工問題，並透過解決方案和流程快速調整和演進，以最佳化此全新現況。
1.合規與法律問題：每年就業法律、稅收法規和工人分類的法律格局日益複雜。清除通訊協定和專屬解決方案可協助避免風險和處罰。
2.品質控制與一致性：維護不同專案和團隊的一致性可能充滿挑戰，特別是當臨時員工參與重要任務或專案時。符合官方標準和標準可為約聘員工及其雇主帶來更好的結果。
3.能見度與控制：在人力資源監督外採購外部員工，用於表示未整合至集中系統，難以追蹤、監控並將投資報酬率附加至工作輸出。今日的供應商管理系統可讓您將外部員工整合至統一系統。
4.人才招募和留任：人力資源和採購團隊都難以面對現今競爭激烈的招募環境。壓力在於獲得可靠、即時的人才庫，並為所有相關人員建立具吸引力且精簡的體驗。
5.資料安全和智慧財產：這是員工和雇主面臨的挑戰。最佳雲端約聘員工解決方案可與 ERP 和中央業務系統整合，確保定期安全性更新，並集中支援 IT 通訊協定。
6.區域化：遠端和外部人力持續成長。對於約聘員工經理而言，這表示全球及地區的規則及書面文件相當龐大。供應商管理系統可透過自動化定期更新法規遵循和人力法規來提供協助。
約聘員工管理的不同方法
從公司到公司，有許多變數會影響約聘員工管理，而現代組織則逐漸採用全方位的實務方法。這包含將不同方法合併，並在更可見的雲端架構中統一作業。
1.集中管理：包含透過單一內部團隊或部門管理所有臨時員工活動。這種方法提供了更大的控制力和一致性，但可能缺乏彈性。
2.分散管理：分散化方式允許個別部門或事業單位直接管理其臨時工。雖然這可能更適合特定需求，但可能會導致不一致和整體能見度不足。
3.混合管理：混合式方法結合集中式和分散式管理的元素，並且是越來越受歡迎的方法，旨在達到控制與靈活度之間的平衡。
4.代管式服務外包：大型企業致力於強化並發展內部約聘員工計劃，但許多公司仍繼續使用專精於此領域的管理服務供應商（MSP）。現代軟體解決方案可協助確保內部和外部的約聘人員專家都能與能見度與無同工合作。
5.專屬的雲端 VMS 解決方案：由 AI 支援的雲端解決方案，提供即時資料分析和流暢的系統整合。這可大幅增強臨時員工管理，提供成本、生產力、預測和法規遵循的洞察。
6.策略夥伴關係：與人力仲介或專業雇主組織 (PEO) 形成策略夥伴關係，可以簡化尋源和管理臨時勞工的程序。最佳臨時員工實務包含開發通訊協定，並基於這些目的運用正確的技術和程序。
7.內部人才庫：培養和維護預審臨時工的內部人才庫，可以加快招聘流程，確保人才素質一致。約聘員工經理致力於促進並自動化安全且強大的資源存取。
將 DEI 延伸至約聘員工的重要性
在目前的氣候下，約聘員工管理者面臨各方強烈的需求。採購責任要求迅速處理緊急的營運需求。勞動力管理職責要求服務和個人對從事聘用人員和被聘僱的人員進行宣傳。而隨著多元、平等和包容（DEI）訴訟人數逐年飆升，高階主管壓力正逐步減輕，並隨時維持法規遵循。這個複雜的架構要求約聘員工經理不僅將策略與公司更廣泛的 DEI 目標保持一致，同時還要在掌握這些政策的人類意義和影響方面保持領先。
提升資訊透明度對於有效管理多元化和保護外部人力的人權至關重要。這需要全面瞭解人力，包含對工作時數的洞察、確保正確開立發票，並維持公平薪資實務。無論員工的契約狀態為何，這類資訊透明度是法規遵循的問題，也是所有勞工公平待遇的一步。
此外，採用數位流程進行簽署和文件管理，進而採用無紙化方法，以符合負責任的消費目標。這種向數位化轉變簡化行政工作，並反映出對永續實務的承諾，有助於更廣泛的企業社會責任工作。透過整合這些元素，約聘員工經理可以建立符合法規且有效率的環境，並符合不斷變化的社會價值和現代員工的道德期望。
AI 如何推動臨時人才管理轉型
AI 支援現代約聘員工解決方案，提供更睿智、更快且更具洞察力的分析結果。這包含可自訂的工作區、整合的工作流程和改善的使用者介面。
AI 及其子集、機器學習，賦予系統隨時隨地學習的能力，進而提供精密的技能分析和人才智慧。例如，AI 支援的職務說明和招募流程可簡化您尋找和安排約聘員工的方式，更快速、更理想地配對您的需求與外部員工的需求。透過無縫整合人力資源和其他營運領域，AI 也扮演著分析人力績效和法規遵循資料的角色，提供存取即時資料，以及針對不同資料集執行隨選分析的能力。
未來的約聘員工管理者需要平衡這個工具的有效性和人類智慧性和洞察力不可替代的特質，帶來像以人為本一樣高效的工作未來。
總體人才管理：採購與人力資源部門為何必須攜手合作
成功的事業需要不同範圍的工作人員，包括全職和兼職員工，以及服務供應商和臨時人員。當這些人力部門透過不同的系統處理，或由個別內部部門管理時，通常會面臨挑戰。這種分散的方法會導致無法全面掌握整體人力，以及發展整合式人力策略的繁瑣手動流程。這是整體人力管理的需求變得至關重要。
現今的最佳解決方案提供統一的人力管理方法，確保所有人力區段的一致策略和體驗，包括規劃、員工配置、入職和付款流程。關鍵在於將所有人力資料整合至單一且可存取的檢視，讓您可在單一位置查看並管理整體人力。此整合可確保您有適當的人才組合，以符合您的策略性人力目標。
但效益不僅在於資訊透明度這些解決方案提供您必要工具，針對整個團隊處理從訓練到全球法規遵循的所有項目，培養動態且可調整的人力。透過建置這類全面性方法，您可以確保貴公司具備必要資源以進步，並迅速適應不斷變化的需求。
在約聘員工管理解決方案中
透過適當的工具，您可以回答臨時員工的相關關鍵問題，例如隨時為您工作的對象、他們正在進行的作業，以及他們需要哪些資源來存取，以避免誤用 IT 系統。這些工具也可以告訴您像是他們工作的位置和支付多少費用，這樣您就可以確保您支付特定技能組合的市場利率。臨時人力管理工具屬於更廣泛的供應商管理系統，其中最先進也提供了服務採購工具，因此整個外部人力可以集中管理。
以下是選擇臨時人力管理解決方案時要考量的幾個關鍵因素：
全球人才參與：約聘員工管理解決方案應可讓您快速尋源和部署人員配置資源，並對支援法規遵循和協定充滿信心。當您的業務需求出現在世界時，您應能夠集中營運並快速行動。
擴展性和多功能性：為了競爭，您必須能依需求擴大和重新配置人力產能。這表示可快速存取不同資料集，以及快速分析、協同合作和進行準確預測評估的工具。
全方位的能見度與控制：尋找能夠在整個專案生命週期和企業中全面檢視人力的平台，詳細說明工作地點、費率、專案進度、潛在風險、優化機會等等。
無縫整合人力資源、ERP 和支出管理：解決方案應輕鬆整合核心企業系統，確保資料一致性、降低法規遵循風險，並改善整體人力結果和支出管理。
績效和成果管理：您將要追蹤和監控關鍵管理指標，準確衡量績效，並隨時間提升生產力。
分析和決策工具：尋找可讓生活更輕鬆的功能，例如資訊充足決策的深入分析、行動應用程式支援，以及快速自訂的自助服務組態。
智慧自動化：由 AI 和機器學習提供技術時，自動化通訊協定可協助您因應不斷變化的人力、法規遵循和安全需求，讓您快速回應而非被動應變。
可自訂的功能：可根據組織流程和優先順序，量身打造範本和欄位以自訂功能的功能。
