什麼是品類管理？完整指南。
品類管理是採購的一種方式，將相似的產品和服務分為不同品類，以合併支出並最大化節省金額。
隨著全球供應市場不斷波動以及瞬息萬變的業務需求，採購變得非常複雜。公司需要更好的方式來主動管理供應商基礎，並優化採購支出。這就是品類管理大放異彩的地方，以及為何它成為今日這麼多企業的重要最佳實務。
品類管理定義
品類管理是根據相似特性（例如類型、價值、供應商、風險、地點或部門）將其分組為品類，藉此採購產品和服務的流程。此流程可讓您更容易了解和控制各品類的總擁有成本，並最大化每次採購的節省和價值。透過品類管理，公司也可以簡化採購流程、強化供應商關係、改善支出分析、降低風險等。
「完全優化品類管理的公司，可以實現節省 1.14 億美元及超過 500% 的投資報酬率，同時降低風險。」- 未來採購
品類管理的演進
品類管理是在 1980 年代發展的，歷來都是手動操作，在孤立的電子表格、文件和簡報中執行互不相關且耗時的步驟。手動收集資料和分析和報告所花費的時間，意味著採購團隊在策略和價值實現上花費的時間較少。
快轉到今天：品類管理的軟體可以自動化並加快此流程中的許多步驟。其可協助品類管理員分析大量資料，並簡化品類策略的開發、執行和監控，使其在日常工作中變得更有效率且更具策略性。現代解決方案提供品類洞察、流程指引、範本、AI 支援的建議等，協助經理達成並經常超越支出管理目標。
品類管理 vs. 策略詢比議
品類管理和策略詢比議一詞有時可交替使用，但它們並不相同。策略詢比議流程著重於選擇合適的供應商，並協商最佳價格以達成短期組織目標。策略詢比議的主要目標是降低成本。另一方面，品類管理將採購品類分為不同品類，協助經理找出節省費用並改善品質、供應商績效和效率的機會。品類管理是長期執行的持續流程，並且通常包括策略詢比議做為早期步驟。
品類管理的 6 大效益
由於減少冗餘和更簡單的供應商談判，品類導向的採購提供許多不同的優勢，可幫助採購團隊更緊密地營運，並找出新的商機：
1. 改善洞察力。透過分類支出以及所有相關供應商的單一聯絡點，公司可以更深入了解成本、廠商績效和潛在供應鏈問題。此外，可以深度熟悉合約、價格和市場趨勢，做出更好、更有利的採購決策。
2. 增加節省。經理可以根據品類專業知識和洞察進行分類，協商更好的價格並改善績效以降低成本。由於經理長期購買，可以善用規模經濟，進一步節省成本。
3、降低風險暴露。透過深入了解每個廠商和有效的長期工作關係，品類團隊可以採取更積極的方式進行供應商管理，並降低處理未知或不可靠供應商的風險。
4. 提高採購效率。透過時間檢驗、數位化和自動化流程，團隊可更快速因應市場變化，並釋出時間進行更有價值的活動。
5.更好地遵守 ESG 和 SR 承諾。品類目標對接、透明度和監測方式，使企業更容易遵守環境和社會責任承諾。
6. 增加管理支出。透過智慧自動化，採購可以管理更多品類，最終增加管理的支出。
採購品類類型
根據產業別、支出政策和特定市場，品類分組可能因業務而有所不同。一般而言，每個採購品類包含具有相似特性的產品或服務群組，例如類型、供應商、價值、地點或部門。例如，人力資源、技術、維護和差旅是常見品類。
將直接支出（核心商務產品和服務所需的項目，例如原料和包裝用品）和間接支出（支援日常業務營運的商品和服務，例如辦公室用品）分割成自己的品類也很常見。將企業內部孤島所管理的間接支出分組，可協助標準化並降低間接採購成本。
有些公司轉向全球標準，例如聯合國標準產品和服務代碼（UNSPC）來指引決定其品類，但大多數公司將自行建立內部支出分類法。無論品類組成為何，成功的品類管理皆包含套用標準架構，用於區隔營運企業所需的商品和服務。
品類管理流程中的 3 個關鍵步驟
儘管不同組織的流程有所不同，但品類管理通常包含三個步驟：
- 定義品類設定檔。首先，團隊會分析目前的支出，並權衡各種因素，從風險和法規到直面商業邏輯，再到找出品類。結果為採購的合併品類分類法，可用於整個組織。
- 大綱和計劃策略。在此步驟中，團隊會根據定價、供應商績效、供需預測和其他因素評估品類，並找出優化支出並增加價值的機會。他們會根據這些資訊建立主要策略，以達成每個品類的目標，並細分為特定的戰術和階段。
- 執行策略並監控結果。最後，策略開始運作，供應商、業務需求及市場也持續受到監控，因此團隊可以視需要迅速因應變化並優化品類策略。
在品類管理軟體中要尋找什麼
品類管理軟體專為集中化、數位化及簡化所有品類策略流程而設計，並提供可據以行動的洞察力來加以改善和改進。為了達成此目標，最佳解決方案至少包含下列功能：
自動化。智慧自動化建立品類支出設定檔、開發和執行策略的流程。
逐步引導。以系統為基礎的建議、引導式流程和最佳實務範本、工具和架構。
即時監控和分析。能夠即時監控和分析市場情報、品類、價格、供應商績效、成果等。
策略執行。將策略、計劃和方案輕鬆轉換為詢比議專案或活動的工具。
整合。無縫整合尋源到付款和其他供應商管理解決方案。
AI。內建的 AI 支援商機分析和建議（以支出資料和其他因素為基礎），並計劃與 ChatGPT 等大型語言模型整合，以協助策略建立。
有效品類管理策略的最佳實務
透過下列最佳實務，您可以更快速地完成致勝的品類策略：
建立專屬的品類經理和團隊。由於大型品類、策略性領域的支出需要時間和專長，因此由相關部門知識豐富的利益相關人士組成的專門團隊使得過程更加有效。品類經理負責監督和了解整個品類的市場、法規和定價趨勢，以及制定短、中、長期計劃。
在整個組織中建立一致的分類法。這是取得更深入的洞察和支出可見性的關鍵步驟。有些組織會將通用標準（例如 UnSPC）作為指南，但更多公司通常會建立符合其獨特目標或產業需求的內部品類。
使用自動化解決方案集中支出資料。透過單一位置追蹤和監控資料，更容易找到和報告重要的洞察，並強化管理實務。
掌握品類管理技術。使用 AI 等技術，團隊可以更輕鬆地找出模式、自動分類支出、按品類管理供應商、設定基準、提出建議、自動化工作等等。
讓利益關係人保持參與並了解情況。透過分析工具和軟體來傳達勝算和商機，讓利益相關人士更容易獲得認同，並符合組織目標。
建立動態供應商關係。專注於整體價值，而非只有成本，而是公開協同合作以建立良好的工作關係。
整合第三方資料。開發機制，使用來自第三方提供者的相關外部資料點來輔助您的品類策略。
持續處理品類生命週期程序。透過收集品類專用情報、強化策略、進行定期審核，加強內部和外部資料分析。
