什麼是人力資源管理系統（HRMS）？
HRMS 可協助企業管理和自動化核心人力資源流程，並提供人才管理能力。
人力資源管理系統（HRMS）定義
HRMS 代表人力資源管理系統 – 通常稱為人力資本管理（HCM）軟體。公司使用 HRMS 將核心人力資源流程數位化、自動化並集中管理，例如員工資料儲存、福利管理、工時和出勤以及薪資。此外，HRMS 更提供人才管理功能，例如招募、入職、績效管理、目標規劃、學習和訓練、薪酬和接班規劃。
現代 HRMS 將重複且耗時的手動程序自動化，有助於取代傳統的勞動密集型試算表和紙本程序。這可讓人力資源團隊成員減少人為錯誤，並能夠專注於更高價值且最後獲得更多回報的工作。
人力資源管理系統的歷史
1970 年代較大型的企業正在數位化自家公司的一些基本流程，尤其是其中有大量資料且容易出錯的功能，如薪資和會計，但這些早期的人力資源管理系統範圍有限。截至 1990 年代，更強大的大型主機計算和網際網路的興起，使企業能夠數字化及自動化更加廣泛的核心人力資源功能，如記錄管理、福利管理和招募工作流程。
如今，隨著智慧技術及雲端連接性的發展，人力資源資源流程不再侷限於交易資料。現代化的人力資源管理流程可收集及整合資料，根據基礎架構、法律和法規遵從的地區差異即時調整報告結構。同時自動化工作流程，並利用人工智慧（AI）來建立更具智慧且精簡的流程。
名詞解釋 – HRMS、HRIS 和 HCM
人力資源管理系統（HRMS）、人力資源資訊系統（HRIS）及人力資本管理（HCM）為經常互換使用，但有些許關鍵差別的人力資源術語。
HRIS 通常建立於員工資訊資料庫上，用於支援結構中較為線性及量性的核心人力資源流程，例如薪資處理或管理工時與出勤系統。
相較之下，HRMS 是更全方位的系統，並包含所有 HRIS 的資訊管理結構，同時結合更質化與複雜的功能與人才管理。頂尖的 HRMS 解決方案採用智慧技術，例如 AI、機器學習和雲端連線，協助個人化及智慧自動化功能。
HCM 是一個概括性術語，用於描述組織用來管理其人力（從招募到退休）的廣泛實務和軟體系列。HCM 系統通常稱為人力資源管理系統（HRMS）並包含 HRIS 軟體。歸功於技術進步及串聯力，企業現在可以從各種角度清晰地掌握員工的端到端情況。這不僅協助公司實現將員工列入優先考量的可評量價值，並採用以人為本的方法來支援其伴隨的人力資源管理功能。此種更全方位的方法代表人力資源流程的優先順序及管理層面的改變。
為何 HRMS 軟體現今如此重要？
多年來，企業一直在考慮使用新技術及方法來用最好的方式自動化其人力資源流程。當疫情爆發時，人力部分受到巨大且前所未有的變化。猝不及防地，人力資源團隊被迫開始使用新技術支援並管理新型的遠端及分散式人力。
起初，這些轉換產生很多問題，但一年多來，人力資源領導者在實踐過程中變得更富有創造力，也更適應此系統。我們可以從美國人力資源管理協會（SHRM）的一篇文章中得知，這最終有個好的結果。隨著他們的人力逐漸遠端作業，人力資源團隊幾乎一夜之間就變得遙遙領先，成為企業中的「第一回應者」，許多其他部門及團隊主管也紛紛帶頭跟上。疫情爆發後，許多公司突然意識到他們擁有人力資源部門中的資料金礦及人員分析，以及這些資訊如何協助整個企業制定決策及策略。
如今，人力資源管理軟體在協助企業組織、瞭解並精簡這個瞬息萬變的工作世界的方面發揮了寶貴的價值。人力資源管理系統的解決方案整合了複雜的人力資源流程，為企業提供集中式的員工資料儲存、自動化功能以及內建人工智慧和進階的分析技術。此外，先進且方便使用者的人才管理能力，可協助確保企業招募、培育並留任所屬產業的優秀人才。
誰適合使用 HRMS？
下列諸多專業領域傳統上都相當孤立，意見回饋或新數資料不一定會傳遞到另一個領域。現代化人力資源管理系統不僅可優化並改善每位專業人員的流程，還能確保他們收集的資料及分享的意見回饋，同時能提供更廣泛的人力分析資訊。
人力資源專家：對人力資源團隊而言，人力資源管理系統的實用性從基本編輯和存取員工資料延伸，提供複雜的資料導向報表，並自動化複雜的人才管理工作。
人資部門員工：人力資源管理系統工具為招募人員提供集中式入口網站，發佈徵才訊息、培育和尋找應徵者，以及取得與自訂入職功能。
主管經理：主管經理即使在行動裝置上也可以使用人力資源管理系統軟體監督團隊結構、追蹤時間和缺勤、核准假期和休假要求，並追蹤員工績效，從而瞭解是否需要支援或意見回饋協助他們達成目標。
員工：快速上手的單一入口網站可讓員工編輯個人資料、檢視組織圖表、輸入時間和休假請求、檢視學習指派，甚至管理個人職業目標和發展計劃。
應徵者：現今的應徵者擁有專屬的人力資源管理系統入口網站，協助搜尋及申請工作、追蹤申請狀態，並享受電子簽章的數位優惠。
HRMS 軟體元件
HRMS 軟體可帶來清晰明瞭與簡化。一站式整合人力資料不僅讓業務部門事半功倍，更提供來自不同來源及部門的洞察與分析，提供更精確且實用的建議和報表。
HRMS 解決方案中的不同元素如下：
HRIS：核心人力資源和薪資
員工自助服務：HRIS 工具協助員工和團隊主管清除雜亂的舊式紙本人力資源管理工作。自助式的行動裝置適用功能可協助提升員工生產力以及許多領域的透明度，例如員工資料管理、報表製作和分析、工時與出勤，以及薪資。
福利管理：隨著混合式工作場所模式的增加，企業越發難以跟上整個美國的許多福利需求。自動化福利管理可從堆積如山的紙本工作下釋放人力資源團隊，助其提供員工在這些重要生活領域所重視的知識豐富的建議和指引。自助式且適用於行動裝置的員工入口網站，可進一步強化員工對自身和家庭福利的理解。
工時管理：薪資流失是員工和經理無法準確進行工時追蹤實務的結果，且最多可能導致企業花費其總薪資支出的 2.5%。雖然這有時是刻意造成的，但往往是因為過時的系統錯誤，以及不正確的手動實務所導致。所幸這是可高度預防的營運損失領域之一，並能透過運用智慧人力資源軟體解決方案大幅減緩。HRMS 工具可高度自訂，並可與假日、應計和其他業務規則同步。自動計算工時與薪資會和薪資功能整合，且員工可自行存取來協助他們取得工時追蹤的完整檢視。
人才管理
招募與入職：HRMS 解決方案可協助雇主優化招募流程，確保可找到並吸引頂尖人才。這包含針對全球人才尋源和候選人關係管理提供更好的支援。它還支援更全面的應徵者追蹤和精簡流程，並可支援接班規劃。對於新進員工而言，HRMS 入職工具可為新員工提供入口網站，包括無紙化且自動化的新錄用人員工作流程，以及更引人入勝的個人化訓練和入職流程。
績效和薪酬管理：績效管理可能充滿挑戰，因其要求企業平衡定性和定量資料，同時維持目標。HRMS 工具可協助管理員工目標和評核，提供連續的績效管理以及引導式行動計劃。管理薪酬也可能成為一項棘手的命題，需要評估企業內外的多重因素。HRMS 軟體可協助有效支援薪酬規劃和設計。
學習和專業發展：成長和職涯發展是員工體驗的關鍵環節。HRMS 工具運用智慧技術，提供更具個人化且引人入勝的學習體驗，連結企業內外的員工、資訊和專家。對員工而言，這有助於他們更好地建構時間和職涯規劃目標。強制的學習和法規遵循訓練可輕鬆排程，並可以最符合其獨特需求和承諾的方式將更長遠的目標（如領導階層發展和接班規劃）納入行事曆。
銷售績效管理：任何企業領導人都可以告訴您，當銷售團隊在銷售和培養潛在商機時，這些團隊才是處於最佳狀態。HRMS 可協助企業精簡並集中管理銷售相關問題，例如佣金、銷售區域和配額，甚至是業務人員績效。
分析和人力規劃：以資料為導向的洞察是調整人力資源與整體企業策略的關鍵。透過度量指標和 KPI、報表製作、預測人力模型以及 AI 支援的分析，人力資源主管可以更有效支援策略和營運計劃，以及預算編列和績效管理
員工體驗管理：隨著對員工體驗的重視程度提高 ，企業必須尋找創新方法，以便進一步了解員工從成為應徵者到離職的過程中，對工作體驗的因應方式。用於收集此資訊的員工之聲（VoE）技術和工具包括全面性回饋評估、調查、行為和情緒分析等。藉由這些洞察，企業可以將每位員工在聘僱生命週期中的體驗個人化，進而提升參與度和生產力。
人力資源中的 HRM 系統和數位轉型的下一步
人力資源的數位轉型及主要營運變革，總是會面臨一些初期的反抗和慣性，也會帶來一些無法避免的風險。為營運變革做好準備的最佳方式，就是開始分享與協調專案的短期目標和目的。當團隊主管、高階主管和人力資源專家之間有開放的溝通管道時，就能開始打破隔閡。有效的變革管理和規劃策略可以協助您的團隊做好完善的準備，盡早獲得支持。
當您著手進行人力資源數位轉型時，下列清單重點列出了一些至關重要的檢查清單項目。
資料完整性：在開始資料移轉程序之前，請確認您有適當的資源並提升 IT 人才的技能或再造，以確保您可以完成此工作並將人為錯誤降至最低。
成本與人力：量化整個企業所有受影響範圍的專案需求，包括建置與合成。找出實際預算與時間表，協助並確保部署成功。
目前及未來需求：從初期就與您的相關部門及團隊主管密切合作，確保您了解其具體目標、要求與挑戰。確保您的 HRMS 可以擴展並滿足所有利益相關人士不斷變化的需求。
法規遵循：制定法規、雇用和其他法律需求，並確認您的新式系統支援所有地區的需求。
準備開始：儘早讓人力資源團隊開始運作，幫助您制定培訓時程和目標。設定每月里程碑，確保所有管理員、主管和員工都經過適當培訓，並準備好利用新 HRMS 系統的完整價值。