什麼是 HRIS？
HRIS 代表人力資源資訊系統。公司使用 HRIS 管理和自動化核心人力資源流程，例如薪資、工時追蹤以及員工福利管理。
人力資源資訊系統概觀
HRIS 系統（或人力資源資訊系統）是在 1980 年代開發的首批商業軟體解決方案之一。為什麼？人力資源當時是任何組織中管理工作最繁重的部門之一，如今依舊如此。人力資源人員不僅承擔著大量的文書和記錄保存工作，而且管理著有關員工和應徵者的一些最珍貴、最脆弱的信息。
從那時開始，技術確實有了很大的發展。現代 HRIS 解決方案可根據業務規則或法規遵循的變化，自動化工作流程、整合意見回饋並即時調整報表製作結構。透過提供消費者等級的使用者體驗和彈性功能，現代 HRIS 系統變得高效，而且易於使用、功能強大且靈活。
最佳 HRIS 軟體在雲端中交付，提供更廣泛的效益，包含更多資料儲存、更強大的安全性，以及與薪資、應徵者和其他 HR 系統等輔助應用程式更流暢地整合。
人力資源資訊系統（HRIS）定義
HRIS 代表人力資源資訊系統，此軟體解決方案可協助公司管理和自動化核心人力資源流程，並支援福利管理、工時和出勤、薪資和其他工作流程，以及個資、人口統計和薪酬等員工資料的儲存。
HRIS、HRMS 與 HCM
HCM 是一個廣泛術語，包含組織用來管理其人力從聘用到退休的實務、政策、流程和軟體。HCM 套件通常稱為人力資源管理系統（HRMS）
人力資源資訊系統（HRIS）使用員工資料庫來支援更具線性和量化性質的核心人力資源流程，例如薪資處理或管理工時和出勤。相較之下，HRMS 是指更全面性的軟體解決方案，其中包含 HRIS，但也包含更多涉及人才管理的定性和複雜功能。
例如，HRIS 可協助自動化和簡化程序（例如員工工時），以及當此資料整合至 HRMS 系統時，便可分析工時資料來改善生產力和規劃，甚至有助於在 HRIS 中更有效率地將任務自動化。
了解哪一種軟體解決方案最適合您，實際上並不像它聽起來那樣令人困惑。這就是堅定地檢視貴公司現狀和長遠發展目標的問題。然後選擇能滿足您當前需求，又能擴展規模的人力資源解決方案。
人力資源資訊系統有哪些功能？
最佳雲端 HRIS 解決方案支援各種人力資源流程和互動。此技術將整個企業的工作流程智慧自動化，包括：
福利管理
自動化的福利管理
可讓員工存取、編輯和了解福利的自助服務功能
工時與出勤
準確管理員工缺勤
透過工時設定檔提升管理效率，決定員工假日、工作排程和津貼。
依據員工檔案自動計算工時與薪資
將工時和出勤管理數位化，企業可以自動化並簡化全球員工工作時間追蹤，並使其符合法規遵循規範。
嵌入式本地化
透過自動法律和法規變革來適應特定國家/地區的商業實務和法律
針對個別國家的全球化和本土化需求的全面存貨
員工自助服務
提高員工生產力的自助服務功能
在單一平台上整合人力資源資料
根據各國/地區特定要求追蹤重要 HR 資訊
為員工提供個人化檔案介面，並在此管理和檢視員工福利、申請休假等。
組織結構
分析以即時洞察整體人力
找出關鍵職位，並快速進行人力調整以解決差距
將組織結構視覺化
員工階層和資料在 HRIS 系統中容易尋找。
雲端 HRIS 系統的效益
除了現代 HRIS 的基本功能外，雲端系統更容易與現有系統整合。它們是可擴展的，而且可以更輕鬆地透過新的創新和安全性功能來強化。
以下是整合雲端 HRIS 系統的一些共同效益：
讓人力資源管理員更快速、更準確。 處理人們的生計問題時，不容出錯。HRIS 軟體能夠自動化並精簡管理任務，讓人力資源團隊免受手動和紙本系統帶來的延遲和不正確影響。
改善員工體驗。 雇主有時忘記，讓他們的團隊能夠看到其福利、付款和休假的狀態是多麼重要。HRIS 工具可讓員工直接存取其個人資訊、生成報表和問題要求，所有這些都無需通過人力資源部門，以免造成不便和花費時間。
改善效率。 HRIS 解決方案提供各式各樣的自助服務工具，大幅降低電子郵件和紙本表單和核准程序的需求。可即時自動管理排程、工作流程、休假請求等。
支援法規遵循工作。 隨著遠端工作的增加，以及文化向更敏感和訴訟的轉變，企業需要確保遵循全球勞工和就業法規。雲端 HRIS 協助確保所有人力資源活動都在法規遵循範圍內，並協助支援其人力。
確保安全。 人力資源檔案中包含公司最敏感且珍貴的資料，包括員工的醫療和財務記錄和詳細資料。過去，當此資料儲存於筆記型電腦或不安全的資料庫時，始終存在資料損害的風險。現今的整合式 HRIS 系統已建立進階安全性通訊協定，協助將網路安全風險降至最低。
雲端 HRIS 整合如何支援核心人力資源流程
雖然 HRIS 系統協助集中並簡化人力資源流程和管理，但仍有許多其他核心功能同時進行，例如招募、訓練和規劃。此外，您不必擔任人力資源專員，便能了解這些重要功能在統一和集中化時是多麼有用。然而，當組織使用舊系統並中斷人力資源軟體應用程式時，他們被迫使用人工流程來尋找跨組織資訊孤島中的工具和資訊。
最佳雲端 HRIS 系統不僅允許整合您的核心 ERP，而且是為其建立。例如，雲端 ERP 系統管理各種日常業務活動，並專為整合多種不同的企業流程而建置。透過整合跨業務資料，ERP 可提供單一事實來源並確保可靠的資料完整性。因此，當您的核心人力資源流程和 HRIS 與採用 AI 的現代 ERP 的速度、分析能力整合時，您將獲得兩全其美的效果。
HRIS實施要點
需求分析：在實施HRIS之前，企業需要全面了解自身的人力資源管理需求，包括業務流程、管理痛點、未來發展規劃等，以便選擇適合的系統功能和配置。
系統選型：根據需求分析結果，對市場上的HRIS產品進行評估和比較，選擇功能滿足、技術可靠、服務優質、價格合理的系統供應商。
數據遷移與整合：將企業現有的人力資源數據遷移到新的HRIS中，並進行數據清洗和整合，確保數據的準確性和一致性。同時，要考慮與其他業務系統（如財務系統、ERP系統等）的集成，實現數據的共享和交互。
用戶培訓：對企業的HR人員和其他相關用戶進行系統培訓，使其熟悉系統的操作流程和功能，提高系統的使用效率和效果。
持續最佳化：HRIS的實施是一個持續的過程，企業需要根據實際使用情況和業務發展需求，對系統進行不斷最佳化和升級，以保持系統的先進性和適用性。
HRIS 應用範例
就在幾年前，使用 HRIS 解決方案的主要是最大組織。但隨著整合的雲端系統日益普及，規模較小且成長中的組織運用 HRIS 的效益和效率變得逐漸可行。
以下是一些透過 SAP SuccessFactors 人資雲解決方案成功簡化人力資源流程的公司範例。
Growmark 在美國和加拿大各地為農業企業提供服務超過 20 年，擁有多樣且分佈廣泛的勞動力。他們已使用 SAP SuccessFactors 人資雲解決方案，整合並自動化整個員工生命週期的流程。因此，GROWMARK 可以執行有效率的人力資源流程，吸引並培養所需人才，協助客戶邁向成功。
Kmart Group 以折扣價格提供龐大的產品選擇，顛覆了澳洲、紐西蘭和亞洲地區的購物方式。當公司需要重塑人力資源系統時，便轉向了 SAP SuccessFactors 人資雲解決方案協助員工體驗轉型，並徹底改變超過 500 家 Kmart、Target 和 Catch 商店未來的工作模式。
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現代企業正在尋找統一、全球且核心的人力資源解決方案，提供消費者等級的使用者體驗，並支援即時資料分析和自動化。隨著人力分布越來越廣，HRIS 軟體需要全球化，在多個國家提供深度本地化和合規性服務。隨著商業模式轉變和演進，企業需要透過一系列真正相關且強大的預先建置提供靈活度和簡潔性，協助其可靠且快速地建置新的流程和應用程式。