什麼是員工工時追蹤？
員工工時追蹤是記錄人員在工作和專案上花費時間的流程。組織使用手動和自動化工時追蹤方法取得洞察，有助於提升效率、改善資源分配並降低成本。
為何工時追蹤很重要？
工時追蹤是了解員工生產力與出勤的關鍵，有助於確保員工的薪資正確且盡可能有效率工作。透過了解工作和專案所花費的時間，組織可以找出效率不彰並建置解決方案，例如重新分配工作或提供額外的訓練或支援，並針對未來的指派和專案時間表做出更周全的決策。對於服務型組織而言，工時追蹤對於建立準確的發票和建立客戶信任至關重要。
當混合式和遠端工作模式成為常態時，可靠、可存取的工時追蹤是必要的，如此可確認員工在應工作的時間工作和有效率運用工時。根據 2023 年全球各地居家辦公的報告，全球有 33.5% 的員工完全或部分為遠距工作，而遠距工作者人數可望持續增加。
工時追蹤軟體可以做些什麼？
工時追蹤軟體可數位化並自動化工時追蹤流程，例如上下班打卡、工時表、GPS 追蹤、報表製作和分析。此軟體可協助組織準確追蹤和管理員工工時、出勤和生產力，也協助保證員工根據工時（包含加班）得到正確的薪資。
組織使用員工工時追蹤軟體的目的如下：
員工工時與出勤追蹤
上下班打卡系統提供員工到達時間、出缺勤、休息、加班、假期和個人時間的集中檢視，協助組織排程資源和專案、識別效率不彰，以及計算薪資和加班。
資源和工作分配
透過監控團隊的生產力和工作量，工時追蹤軟體可協助組織制定有關資源和工作分配的明智決策、維持專案如期進行並充分利用員工時間。
客戶請款
自動化工時追蹤可減少手動步驟和錯誤，協助確保客戶請款準確且及時，協助建立組織與客戶之間的信任並改善準時付款。
專案管理
透過追蹤專案各階段所花費的時間（從規劃到審查），工時追蹤軟體可讓組織更有效地管理時間表、資源和成本，維持專案準時進行並符合預算。
績效評估
工時追蹤軟體會收集工作完成時間和員工生產力的資料，提供技能差距和員工工時管理的寶貴洞察，讓管理者在績效考核中提供建設性意見回饋，並設定可達成的目標。
法規遵循報告
一致且可靠的工時追蹤方法可讓組織記錄和報告準確的工時，協助確保所有員工受到公平的待遇，並遵循工時、休息和加班的勞工法規與規範。
在簡潔、方便使用的介面中顯示員工七天期間內所計劃和記錄的工時。
工時追蹤軟體如何運作？
工時追蹤軟體可讓員工輕鬆記錄一整天、一週或一整個月份內所完成的工時和工作。接著，軟體會編譯和組織此資料，向經理和人力資源提供報表和洞察。雲端工時追蹤軟體與其他企業系統整合，提供員工工時和出勤的統一檢視。
關鍵工時追蹤條件：
工時追蹤是記錄特定工作或專案所花費時間的動作。
工時表是紙本或數位文件，用於記錄員工的到達和離開時間，以及工作細項或專案所花費的時間。
工時追蹤軟體是一種數位工具，可記錄並分析工作或專案所花費的時間，以取代手動工時追蹤方法，例如打卡和簽到表。
讓營運主管和利益關係人了解與加班、生產力和法規遵循相關決策的財務影響和潛在風險。
工時追蹤方法
擷取工時的方法經過多年發展，從紙筆到打卡系統（歸功於 Willard Legrand Bundy）的員工打卡鐘，再到 AI 工時記錄、分析和報表製作。現今最常使用的方法包括：
Excel 範本，其使用公式計算工時並需要手動資料輸入和分析。
機械打卡鐘，在員工插入打卡鐘的紙本蓋上時間戳記，以記錄上下班時間。
生物識別控制系統，透過掃描員工指紋或瞳孔，以驗證其身分並記錄進入和離開工作場所的時間。
刷卡（例如信用卡），員工在開始或結束工作日時，將透過前台或工作站的讀卡機進行刷卡。
書面試算表，由人工完成並提交，蓋障並保留以供日後參考。
數位試算表，記錄、計算並儲存工時追蹤記錄於硬碟或 USB 隨身碟上。
行動應用程式，使用 GPS 和地理圍欄功能以追蹤員工的工時和地點，提醒員工上下班打卡，並提供詳細的報表。
工時追蹤軟體的效益為何？
透過集中並簡化工時追蹤流程，工時追蹤軟體可讓組織更容易收集準確即時資訊，從而改善下列各方面：
生產力：準確的工時追蹤可協助組織提高員工的責任歸屬、在考核期間提供建設性意見回饋、排定專案和工作的優先順序，以及最佳化工作流程。
節省成本：深入了解人力成本效率不彰，例如超時加班、冗長流程和不適當的員工配置，有助於組織建置符合成本效益的解決方案。
遵守當地、產業和公司的政策：維護清楚、準確的員工工時記錄，協助組織遵循加班、休息和最低工資的勞動法規和工會規則，這在勞工稽核期間可能至關重要。
員工滿意度：透過讓員工掌握工時、加班和薪資，組織可以提升員工動力、士氣與信任。
預測：工時追蹤的資料可協助預測未來人力需求和成本，有助於組織建立可靠、符合成本效益的預算和財務預測。
簡化時間管理，支援輪班班表、跨日時間記錄、自動和大量核准、警示、自動重新計算和內嵌報表。
導入工時追蹤軟體的挑戰
雖然工時追蹤軟體為雇主和員工帶來許多好處，但成本與整合對於準備採用雲端工時追蹤的組織而言，可能會帶來挑戰。組織應考量的一些主要挑戰包括：
成本：為降低與工時追蹤軟體相關的成本，組織可以僅從所需功能開始，並選擇最符合預算的價格計劃和解決方案。
法規遵循：將法規遵循納入考量，組織必須確保軟體能擴大規模，以符合所有相關的勞動法律、當地和地區法規及工會規則。
整合：為提供流暢的使用者體驗，工時追蹤軟體應與現有 HR、專案管理和薪資系統流暢整合。
技術難題：無法預測系統效能、軟體錯誤和相容性問題，可能會防止使用者持續使用工時追蹤工具，進而降低資料可信度。
訓練與支援：需要額外的時間和資源來提供足夠的訓練和持續支援，以確保所有員工都能有效地使用工時追蹤工具。
透過事先了解業務目標和挑戰，並花時間探索不同的雲端和就地部署軟體選項、付款計劃和供應商，組織可以找到適合其業務需求和預算的最佳工時追蹤軟體。
輕鬆採用工時追蹤軟體
為簡化員工工時追蹤軟體的採用，並確保員工一致且正確地使用，組織必須：
提供針對不同使用者與組織類型量身打造的訓練課程
建立記錄工時和審查工時、薪資和加班的自訂進度展示
舉行公開論壇，討論工時追蹤流程的顧慮並強調效益，例如減少花費在手動流程的時間，並確保更準確、及時的薪資
工時追蹤軟體應注意的關鍵功能
透過工時追蹤軟體，追蹤員工工時、出勤和生產力比以往更加容易，不需要仰賴人工作業、容易出錯的流程。工時追蹤軟體提供一系列功能，協助組織更有效管理專案、時間表、薪資和客戶請款。
自動化上下班打卡，記錄現場和遠距工作者的員工工時期間上下班時間、休息和間隔，消除人工流程的錯誤和差距。
行動存取功能，讓使用者使用任何行動裝置隨時隨地追蹤工時和管理工作。
自訂化，讓使用者根據個人或團隊需求，以及當地法規和工會規則，自訂工時追蹤設定和功能。
地理位置，追蹤員工在全球工作的地點，這對遠距員工工時追蹤和分析特別有幫助。
人工智慧（AI），自動化工時追蹤流程、分析模式，並產生有關生產力趨勢、潛在問題和解決方案的即時洞察。
即時報表製作，彙總記錄的時數、專案進度和其他相關資料，以協助專案及人員如期進行。
監控和分析，提供工時使用和效率的洞察，支援更完善的決策制定和績效改善。
整合，將工時追蹤軟體與工作場所中使用的其他工具和軟體連線，例如薪資工時追蹤、專案管理系統和會計軟體。
使用者權限設定，讓經理為組織內的使用者或團隊設定不同的存取層級和權限。
安全措施，保護組織內外敏感的員工資料。
工時追蹤常見問題
深入了解工時追蹤軟體的更多效益
深入了解貴公司如何運用雲端工時追蹤軟體，提升效率、改善資源分配並降低成本。