什麼是專業服務自動化軟體？
專業服務自動化（PSA）軟體提供統一的架構，以便營運更有效率且可預測的企業。
PSA 軟體概觀
為何專業服務自動化（PSA）軟體最近會創造如此多的話題和矚目？或許是因為專業服務公司發現身處在複雜的格局中，促使他們尋找新的解答和解決方案。
專業顧問和專業知識的需求不斷飆升。然而，同樣尋求此知識的客戶也想要符合成本效益的服務、加速作業時間和透明的請款程序。此外，隨著工作環境的變化，頂尖人才可能只在混合或遠端模式下工作，而某些產業的傳統人力資源也正日益萎縮，這使得情況更加複雜。
因此，許多公司發現身處在一個自相矛盾的境地。他們的服務炙手可熱，但難以有效配置員工並優化營運，以在這個瞬息萬變的市場中蓬勃發展。此外，他們現有的手動和分散的企業管理實務阻礙了隨時調整和重塑傳統商業模式的能力。
幸運的是，雲端 PSA 軟體已趨近成熟，足以因應這些挑戰，並與 ERP 等現有核心管理系統流暢整合。更重要的是，所提供的能力不僅僅只適合專業服務公司，而是針對獨特的需求和商機所打造。
專業服務自動化（PSA）軟體：定義
PSA 軟體使用者通常是專業服務公司，這些公司主要依靠可計費的服務作為主要收入來源。但是，對於營運內有複雜服務部門的組織也有益處。
PSA 軟體的主要目的是建立統一的架構，以便營運更有效率且可預測的企業。其可協助管理員工配置、財務、收入、請款、績效、開立發票和行銷，同時與現有企業系統流暢整合，並提供儀表板的隨選存取和跨部門的報表製作功能。
PSA 軟體系統的核心元件
PSA 系統會針對專案和服務導向的企業，將一組必要功能合併為單一的整合套件。最常見的 PSA 元件包括：
雲端 ERP
PSA 的核心是包含內建企業流程的雲端 ERP 解決方案。這可協助管理和自動化業務的關鍵層面，包含專案管理、資源分配、時間追蹤、請款和財務管理。
透過駕馭雲端技術，雲端 ERP 可簡化並最佳化專業服務公司的營運。實現即時協作、資料可存取性和可擴展性，實現專案、資源和財務的有效管理。
銷售支援
PSA 工具可協助支援您的行銷策略、客戶與銷售關係，從初步查詢到專案完成，並持續進行客戶保留與關懷。當您能夠鎖定合適的潛在客戶、衡量參與度並最佳化提案時，這有助於企業確保落實最佳價值資源，並在營利之餘和按時的情況下滿足客戶期望。
資源和人才管理工具
隨著專業服務公司的預算緊縮，通常會出現高度專業化（且昂貴）的顧問出於必要而從事行政工作。即使是最佳的規劃師和策略師，也無法手動評估每個專案的所有動態和團隊。遺憾的是，上述兩種情況會導致資源使用效率低下、不透明。PSA 軟體的其中一個核心元件是資源管理。不僅能找到並快速上崗具備正確技能的合適人選，還能協調這些團隊和排程以達到最高價值。PSA 會檢視在您的團隊中持有的技能及您的外部承包商、您目前和未來的專案、時間追蹤和可用排程，以及預算容忍度，以保持可獲利且如期進行。
專案績效和管理
每個人都開始進行嚴格管理。客戶善變且容易跳槽；企業正感受到通貨膨脹和複雜勞動力問題的壓力。換句話說：利潤誤差將成為歷史。瓶頸和超支不能再容忍，這表示嚴謹、高效的專案規劃。PSA 的專案管理元件通常包含端對端工作和里程碑追蹤與管理、即時費用情報、響應迅速的客戶溝通和報表製作、追蹤資源，以及預測時間或預算風險。基本上，PSA 提供廣泛且全方位的即時報表和營運工具，這些工具可綜觀業務、專案和團隊並整合到統一且透明的規劃系統下。
開立發票、請款和核心財務管理
專業服務公司擁有各產業中最複雜的請款和財務系統之一。客戶期望對所花費的時間和工時負責，且越來越希望看到時間追蹤和不同價格服務（例如專業諮詢與行政工作）的細分若要維持有效率且自身獲利，需要策略和精準性。幸運的是，PSA 系統在財務管理方面表現亮眼，包括追蹤和預測所花費的時間，無論是總計或具體細分。成本會隨發生而累算，並即時自動開立發票。此外，PSA 系統還能處理收入認列和獲利能力分析等分析功能，且可在專案的任何階段即時自訂和產生財務記錄。
儀表板、報表製作和商務智慧
您不知道的事情可能會傷害您。現今的公司必須能夠快速轉型，才能利用商機並避免風險。快速的資料導向洞察和可自訂的即時報表製作，表示企業領導者不需要在黑暗中摸索。與您的 ERP 和其他企業系統整合，PSA 工具可讓使用者使用多個資料點（花費的時間、待處理發票、特定內部或客戶導向的 KPI、排程）來指定報表參數，以產生即時報表並起始準確的預測和建議。
專業服務公司 PSA 的七大關鍵效益
隨著現今企業營運比以往更精簡，專業服務主管正在尋找解決方案以能協助提高資源利用率的，並快速讓所需員工上崗作業。每一個優勢都很重要，尤其是當能提升靈活度和獲利能力時。
- 減少行政工作和增加計費時數。確保正確的人做好合適的工作。透過增加可見度，您可減少時間和資源的浪費。您也可參考（和重複使用）過去的專案範本，以改善員工配置效率並將過去學習應用於目前專案。
- 提升生產力與可見度。隨時查看各層級業務活動，從單一業務到整個公司的觀點查看利潤、獲利能力和效率。提前通知瓶頸、浪費或延誤情況，並提供資料導向的洞察分析，從而提高清晰度和盈利能力。
- 改善預測能力。能夠存取財務、時間追蹤和其他核心專案相關活動的自訂報表，有助於清楚了解並保持專注。AI 的數位解決方案可利用這些多樣化的資料集，不僅報告過去和現在的情況，還能預測未來將面臨的挑戰和機會。
- 流暢的虛擬/遠端服務交付。客戶需求和日益增加遠端工作人員的需求都在上升。統一的 PSA 解決方案可確保整合、準確且一致的數位體驗。
- 提升客戶滿意度。透過緊密、透明的計費和預測工具，協助您預測客戶需求，PSA 解決方案可協助提供令人滿意的客戶體驗。
- 減少收入流失。對於服務型企業而言，資訊孤島和效率不佳如同大敵。誰在做什麼？誰在花費什麼？我們的計費金額和時間是多少？能夠即時回答這些問題，便能夠搞清楚是否有損益。
- 加速付款周轉。透過自動化且清晰的計費、開立發票和後續追蹤，企業可降低應收帳款日數（DSO），並更快地使專案獲利。
誰會使用 PSA 工具？
也許比任何其他產業都更甚，專業服務公司提供深度專業化和自訂的服務和諮詢。在過去，開發獨立的自動化工具相當困難且耗時。但現在，藉由量身打造和精簡統一的雲端解決方案，PSA 軟體解決方案在越來越多的實務中變得不可或缺，其中包括：
財務、稅務、稽核和會計顧問 若您按時數計費，則可能會超支客戶的預算並失去他們的業務。如果您採用固定價格或預付費的計費模式，則會面臨需要花費的時間比預期更長，因而變得無法獲利。利潤比以往更加緊縮，現今的企業無法容許任何效率不彰情況。適用於金融服務的 PSA 軟體可協助企業追蹤和分析其作業、時間和輸出，並建置更流暢的程序和更有效率的自動化。協助客戶優先處理獲利最高的服務，並確保客戶獲得快速且附加價值的服務。
管理諮詢公司 如同每個專業服務的領域一樣，商業和管理顧問正面臨激烈的競爭以及快速變化的需求和態度。為了提供客戶所需的高度專業且有效的顧問，同時仍能成長並維持獲利，公司需要重新思考其基礎結構。PSA 解決方案可協助企業顧問更有效地管理和排列時間和服務的優先順序。較少的資源與員工表示資源規劃和時間追蹤至關重要。計費和用戶管理必須可追蹤且透明化。PSA 軟體可協助自動化和協調管理工作，讓諮詢專業人員專注於他們最擅長的工作。
律師事務所 ，在美國公司中，員工流失率從 2019 年的 16% 上升至 2021 年的 27%，增幅達到驚人的 61%，這種情況也在英國、加拿大及其他地區的公司中觀察到。公司還面臨著對更便宜和更高效服務的需求日益增加。隨著運營規模的縮減，現代企業需要能為其所有業務領域增加價值的解決方案，包括行政和法律。PSA 解決方案可讓公司識別並分析工作和計費模式，並自動化並簡化工作細項。其他 PSA 功能也可協助您管理報價、合約和客戶生命週期。
軟體、高科技和 IT 服務公司 科技領域的任何人都可以告訴您，軟體開發和 IT 服務高度依賴於團隊和資源的順暢協調。客戶要求快速的周轉和準確、可靠的結果。PSA 解決方案可協助支援從時間追蹤到相關性和瓶頸的複雜專案管理。透過工具管理和滿足客戶期望，這些工具不僅能報告現況和目前衝刺期，還能預測並通知可交付成果何時面臨風險。
營建與工程公司 在通貨膨脹和預算削減的時代，您的客戶不僅正在尋找更便宜的報價，也正在收緊對成本和時間超支的容忍度。公司必須能夠探索新型的專案和商業模式，在競爭日益激烈的市場中努力保持領先。對於營建與工程公司而言，能夠自動化並追蹤請款、費用、薪資和物料成本等，可帶來龐大的價值。但此產業中特別有用的 PSA 功能是自動競標和報價的功能。一個緊湊、精簡且準確的提案（既符合要求又讓客戶驚艷），是保持競爭優勢的強大工具。
數位行銷和廣告代理商 現今的行銷機構在快速變化的媒體、趨勢和技術環境下營運。客戶也要求更加複雜且更具附加價值的行銷活動，藉此快速取得成果。PSA 解決方案可協助行銷機構更有效地管理和自動化客戶生命週期，包括銷售和提案到報價、專案管理和開立發票。與 CRM 系統和行銷自動化工具等其他工具整合時，機構會取得統一的集中式解決方案，協助最佳化績效、追蹤和分析其輸出，並發掘新商機。
PSA 整合：雲端 ERP 等
傳統上，專業服務公司採用數位轉型的速度比一些產業慢。然而，過去幾年對效率和競爭力的需求促使大多數現代公司採用雲端 ERP 系統，以保持領先地位並在未來實現增長和擴展。
現代雲端 ERP 系統的美妙之處在於可完全適應您的公司。舊有 ERP 系統是根據當時的營運需求而進行設定和配置，但若商業模式或市場出現變化，您便會缺乏調整系統並快速因應的彈性。另一方面，雲端 ERP 系統支援一切皆服務（XaaS）模式。這表示原生整合的 PSA 和專案解決方案可與您的雲端 ERP 系統順暢完全共同運作。隨著您的商業模式在全球間發生變化、擴展或多元化，您將能隨時取得所需的管理工具，而不需要針對各項營運需求投資獨立系統。
PSA 軟體實際演示
下列範例顯示全球頂尖的專業服務公司如何使用 SAP S/4HANA Cloud（ERP）來推動效益和回報。
Agilita：專案管理及授權業務進入雲端時代。
McGrathNicol：由於工作流程的簡化、靈活且有效率的使用者接觸點，以及更容易存取資訊，因此提升了員工生產力。
最棒的 PSA 軟體？應注意的要點。
準備好移轉至專屬的 PSA 解決方案時，請確保您做出能支援現在和未來商業模式的選擇。尋找符合下列條件的雲端解決方案：
與現有系統整合，並協助自動化「投標到兌現」的工作
已預先設定相關的最佳實務和流程模型
即時存取資料：財務、收入、利潤、人員配置等
採用雲端架構，配合貴公司及其快速變化的需求來演進和擴展規模
提供簡潔且先進的使用者體驗，以最佳化團隊間的準確度並接受度