評估 ERP 軟體的秘訣
準備好升級您的 ERP 系統了嗎？透過評估 ERP 軟體的 5 步驟方法，找到符合組織需求的最佳選擇。
概覽
市面上有數百個 ERP 系統可供選擇，其功能、優勢、劣勢、適用性和價格都十分廣泛。雖然挑選系統似乎是一個棘手的挑戰，但系統化的 ERP 系統比較流程可在合理的時間內帶領您的團隊制定良好的決策。
此處所概述的經實證方法，可協助您找出最符合貴公司特定需求的解決方案。此方法雖然看似基礎，但公司在執行 ERP 供應商選擇流程時若未遵循這些邏輯步驟，經常會產生延遲、額外成本和不必要的自訂項目。另一方面，套用 ERP 評估最佳實務的公司通常擁有流暢的選擇流程和後續建置，因此，他們能更快享受現代 ERP 系統的優勢，並在數位世界中更有效率。
評估 ERP 系統的五步驟方法
ERP 評估流程五個主要步驟的示意圖
1. ERP 需求定義
您將需要向潛在的 ERP 供應商說明貴組織的需求，以便正確設定、封裝和定價適當的解決方案。首先要識別介紹貴公司的關鍵線上資源，例如產品展示和部落格。
透過一般性描述來介紹您的業務及其流程，而非建立特定需求和流程的完整清單。向潛在供應商介紹您的業務規模、活動量和交易量、各種流程的複雜度，以及任何獨特的特徵或因素。專注於提供貴公司競爭優勢的流程和需求，這些項目將會區別潛在系統的差異，並且用於深入觀察每個系統的配置能在多大程度上支援這些獨特的流程和功能。
概述您目前系統的優點，新系統應至少能處理這些項目。包括您現有系統缺少或不足的事情。指出新系統中需要透過標準功能或簡單自訂（而不是修改）來解決的任何自訂應用程式、功能或修改。換句話說，要著重於企業的獨特業務，並假設例行性事務可自行解決。（您將在試用以及接近決策點的最終評估中驗證此假設）。
專注於企業的獨特業務，並假設例行性事務可自行解決。
定義 ERP 需求的關鍵秘訣
不要依賴 ERP 系統需求檢查清單。檢查清單是過去的標準產業實務，難以區分解決方案的差異，無法為選擇提供實質幫助。這些清單上大部分的項目都是每個系統在一定程度上可提供的功能，導致競爭供應商在自由解釋其系統功能的情況，可針對每個選項都選取「是」。
找到適合的專案團隊成員。訂定需求的規格不是件易事，團隊成員必須樂於為組織付出、充分了解公司，並有時間投入專案。請避免讓充滿熱情但缺乏經驗的人員加入團隊。
確認 RFP 包含此資訊：
您的業務和其流程說明
目前系統的卓越之處
目前系統的不足之處
您對新系統的其他期望（依重要性排名）
2. ERP RFP
下一步會核發邀請以回覆入選的供應商群組。您寄出的邀請數量會有所不同，但請記得，您需要針對每個發佈內容執行詳細審查。根據經驗，潛在供應商數量越少，提供的資訊越詳細、回應越良好。建議針對您的簡短清單識別十幾個（或更少）的最佳候選廠商。
經驗顯示，潛在供應商數量越少，提供的資訊越詳細，回應就越良好。
在回應中，ERP 供應商應提出能滿足您所列需求必要功能的系統。這些提案也包含其公司、產品、業務經驗、承諾為導入提供的資源，以及其他可贏得您信心及訂單的資訊。
那麼，您該如何找出應當評選的十幾位（或更少）的應聘者？如何將清單從數百家 ERP 供應商縮小到幾個？請先使用「ERP 成功案例」精選的產業刊物（請注意，這些刊物可能不會告訴您有關困難或失敗的問題，因此請將此資訊放在角度上）。使用您的產業聯繫（例如協會和商業團體）來尋找近期曾挑選和建置 ERP 的其他專業人員。
另外也有許多線上目錄、選擇工具和系統選擇服務可協助您識別具備所需功能和/或您所屬產業經驗的軟體。
如需個人化建議，您可與客戶公司的諮詢分公司簽約，或在當地和/或產業中尋找獨立的諮詢資源。請務必檢查其背景和關係企業，以確保其真正獨立，且與一個或多個 ERP 供應商無關。
您可以根據其他原因納入感興趣的特定 ERP 系統供應商：也許您的一個或多個大型或重要的客戶使用 ERP 系統，並鼓勵您使用相同的系統；或是貴公司是大型企業或產業集團的一部份，具有「標準化」的指定 ERP 平台。從建議的供應商獲得提案，並在做出您的決定時給予所有提案一個公平、無偏見的評估。
ERP RFP 的關鍵秘訣
確保將所有利益關係人的需求納入考量。您的 RFP 應包含所有利益關係人的意見，否則您選擇的 ERP 系統或許只能處理部分業務功能，導致其他部門需要投資獨立系統。請評估適用於整個企業的系統，並先使用導入排程來優先交付重要模組。
留意需求順序。RFP 往往會依照職能範圍分割給各部門完成，而每個領域（無論是人力資源或營運）通常能為其業務單位的工作給予妥善排名，但其優先順序不一定能符合整體業務目標。您的專案評估團隊能夠從更廣泛的角度來調整優先順序：需求為不可或缺、重要，或是單純為加分項？
檢查實際功能可用度。軟體公司擁有良好的行銷部門，有時候會銷售尚未完成開發並充分測試的產品。請針對「即將推出版本」與目前參考資料所使用的功能進行研究比對。您可以考慮開發中的功能，但如果這些未來功能對於專案成功與否至關重要，則不應將專案賭在這些功能上。
評估您的流程。套裝 ERP 軟體內建的流程被視為「最佳實務」，經驗豐富的 ERP 顧問和導入人員會告訴您，變更現有流程以符合軟體（接受「最佳實務」一方）會比變更軟體以符合現有流程更好，不過決定權在您手中，但請記得，新的流程可以推動改善，並讓您更充分發揮新系統的效益；同時也請注意，所有現代化 ERP 軟體都可客製化，因此您不需修改程式碼，也能彈性地變更畫面配置和流程、程序、資料特性與處理方式等等。
考量您的 ERP 投資報酬率。ERP 投資報酬率（ROI）分析是多數公司授權和資助任何主要專案的先決條件。正如名稱所指，這是與新系統購買和導入相關的成本總和，加上與現有系統相比的作業成本差異。投資報酬率也會考量直接節省成本的效益，包括改善績效、改善客戶服務以及工作場所生產力。
3. 初步 ERP 評估
評估會分兩個階段進行。在第一階段，系統會評估所有提案，以了解他們與 RFP 所述環境與需求的符合程度（此階段不包含供應商比較，該步驟位於評估的第二個階段）。
這個階段的目標就是消除不符合標準的公司，並將大致合格的對象進行排名，最終得出一份簡短的最佳候選清單，只有這些公司才會經過詳細的評估，從而獲得最終的結果。
如果您有許多回應需要檢閱，往往會忘記細節，難以記住每個提案請求書回應在不同領域的強項和弱項。數值評分量表有助於直觀呈現，並記錄您的決策流程。
以下為在此記錄文件步驟期間的更多實用秘訣：
設定表單或試算表，以便審核者根據您在 RFP 中指定的主要標準對每個提案進行評分。讓各審查者為每個評估指派數值等級，比例可以是一到十、一至五、一至三或您認為合適的精細度層級。您可視需求指定較多或較少的審查者。
針對後續回應的註記和任何問題保留空間。您可能希望在此階段要求說明，或等待縮小候選提案的詳細評估再探討。請根據功能或流程對貴公司的關鍵程度，將權重指派給各條件。
將每個條件的權重乘以審查者提供的分數，並計算各供應商的總計分數。最常見的情況是，有幾間接近滿分的廠商、一部份回應排名靠前，以及幾個未滿足標準。現在您應取得入圍者的簡短清單（理想為三到五個候選廠商）以進行最終評估。
或許您可以找到最佳候選廠商，但如果尚無法決定，請返回個別評估並與團隊討論。
初步 ERP 評估的關鍵秘訣
平等對待每個潛在供應商。請勿接受任何現場展示、特別現場會議或現場拜訪，除非您願意向所有供應商提供相同的機會，維持同等的競爭條件很重要。常見的作法是在您的設施舉辦「投標人會議」，以向所有潛在供應商展示，並在所有人面前回答他們的問題。
請記住，提案是銷售文件。回應將包含您請求的資訊等。假設每個宣稱皆為真實，您可以在評估過程中驗證大多數宣稱（若非全部），但請留意，提案撰寫者會以最有利的角度來回應你的提問。
尋找極端值。請特別注意評分落差距大的標準。如果某個審查者對提案的一項標準評分非常高，而另一位審查者對其評分非常低，則值得討論。請兩位審查者以建設性、平和的方式提出質疑，藉此探討對方的想法。或許其中一人或雙方都注意到另一位審查者遺漏或認為不重要的考量點，根據這些討論的結果，您可能會想調整特定標準的評比，進而改變整體排名。
4.ERP 比較和深入評估
在篩選出三到五個入圍者後，便可開始驗證其宣稱功能和驗證參考。
如何開始您的 ERP 評估
與每個潛在供應商取得聯繫，並給他們帶來好消息：他們已入選名單！（可以告訴他們有多少其他入圍者，如果沒有限制，甚至可讓他們知道他們正在競爭的公司）。
在某些情況下，您也可要求其改善提案。
洽詢（或拜訪）系統的現有使用者，最好在您的產業（或類似市場）且與貴公司規模相近。
取得安全參考資料（若供應商尚未提供）。由於競爭上的考量，供應商可能會猶豫提供參考資料，但您應該堅持立場，並擔保會簽署並遵守保密協議，讓他們安心。
如何管理 ERP 系統展示
這也是邀請入圍的候選廠商對其系統進行詳細展示的時候，但您必須控制這些展示。
在排程的演示之前，請為每間候選廠商提供期望功能的腳本或清單。所有潛在供應商應取得相同清單。
廠商必須先展示 RFP 中概述的功能和流程，之後才能介紹其系統的任何特殊功能。
請確保指令碼或清單包含步驟 1 中識別的獨特需求。ERP 系統處理一般流程的方式大同小異，而一般流程的例外則是挑戰所在，例如，能夠輸入不在存貨中的項目訂單；需要銷售包裝、套件或集合中的群組或項目，或支援獨特的單據沖銷流程。
在產品展示期間，您需要了解軟體如何設定和量身訂製，以支援您獨特的流程和程序。換句話說，請以開放的心態探索這些標準功能中，或許會發現一些最佳實踐，進而改善貴公司的營運和成果。
理想情況下，展示人員可使用您自己的資料顯示系統功能。這需要視情況而定，但如果可行，展示可更有效地呈現該系統如何在您的環境中運作。
詳細 ERP 評估的關鍵秘訣
不要迷失於展示效果。展示軟體的專業人員一般都很有經驗、富有人格魅力。他們的目標是贏得您的信任並銷售他們的軟體。不管娛樂性如何，都不要被人員或銷售推銷分心，而應專注於業務流程是否滿足您的需求。
充分利用實地考察。仔細挑選計劃要拜訪的對象，並與其簡短聯絡，確保他們已導入軟體並實現承諾的效益，協調他們在拜訪期間向您展示的內容，以及要會面的人員。到達現場後，仔細判斷其成功是否可以在您的環境中重現，並提出一些有挑戰的問題：「您最大的意外是什麼？」以及「如果必須再做一次，您會採取什麼不同的行動？」
持續提出問題。鼓勵您的選擇團隊提出問題（僅限於釐清回答）。請在 RFP 評審以及展示期間持續進行此動作，這將大大降低未來發生意外的機會，請利用協商開始之前的這段時間篩選任何您不滿意的回答。另外請留意，您在這個階段可以免費取得答案，因此請盡量學習。開始導入產品後，您可能需要等待支援，或甚至支付費用才能獲得回答。
5. ERP 選擇和合約
完成詳細評估後，您可能會發現有兩個或三個供應商符合標準。請選取您認為最符合目前和未來需求的項目，但不要捨棄其他選項，您應該讓他們知道他們滿足資格，但不是您的首選，藉此留下後路，以免與最佳候選廠商的談判不順利。
現在，您可以開始與最佳候選廠商協商合約細節，大多數公司都知道這一步「應該怎麼做」，但如同其他 ERP 評估和選擇流程的步驟，您可能在此遇到一些意外。
談判的主導權在您手中，不過，建議將供應商視為貴公司未來成功的合作夥伴，而不是談判中的對手，以公平交易為目標、給予雙方激勵，才能使系統高效到位、有效運行。
系統導入和持續支援的每個方面都應進行討論和記錄，詳細說明價格、負責人員，在某些情況下還有所需時間。合約有許多方面，包括但不限於：
硬體和軟體的初始採購、租賃或授權
導入硬體和軟體（指定「導入」的項目）
會議室試行的成本和時間（軟體付款前或之後）
初始和持續的訓練成本
硬體和軟體的持續支援（以及支援層級)
將資料轉換和整合至其他系統
網路與安全性
自訂項目（初始和未來版本）
最終 ERP 軟體選擇的關鍵秘訣
不要在談判前宣布最後的選擇。在詳細評估階段結束後，團隊可能會想宣告一個「贏家」。不過，通知領先的候選廠商他們是「中選之人」並不符合公司的最佳利益。在協商過程中出現意外並不罕見，您可能需要重新檢視其他選項。
做好長期規劃。在急於起步之前，請確保仔細審核長期成本、預估值正確且不會影響 ERP 投資報酬率數字。部分供應商在較長時間內提供更多的免費服務，而某些供應商可能會將其長期支援外包給按支援呼叫付費的公司。有些供應商對每年維護或訂閱費率的提高有上限，而許多廠商則沒有。有些公司會銷售低價軟體即服務（SaaS）訂閱，並在幾年後開始大幅漲價。部分供應商提供年度更新，但在更新過程中沒有提供關鍵支援。提出問題並以書面方式取得答案，以確保您完全掌握長期成本。
齊心協力，團隊合作
專案團隊是 ERP 系統評估流程成功最重要的因素，此團隊應及早建立，且應為開發、分配和評估 RFP 和選擇新 ERP 系統的驅動力。
在我們的經驗中，當團隊正在進行詳細調查和評估時，經常會省略步驟。但若專案團隊遵循這五個步驟，並注意經驗教訓，他們將可找到符合貴公司現在和未來需求的最佳解決方案。