何謂主檔資料管理（MDM）？
MDM 是為企業中的每個人員、地點和事物建立和維護單一主檔記錄的程序。
主檔資料管理概觀
如今，大多數企業都營運著數百種不同的應用程式和系統，例如 ERP、HCM 和 CRM，這些應用程式和系統跨越許多不同的部門。由於太多人接觸這些系統中的資料，因此資料很容易變得孤立、重複、過時，甚至相互矛盾。眾所周知，錯誤的資料會導致決策不良。為了滿足及時、準確資訊的需求（即使資料來源增加），企業轉而使用主檔資料管理（MDM）。
主檔資料管理定義
MDM 是為企業中的每個人員、地點和事物建立和維護單一主檔記錄，或單一事實來源的程序。透過 MDM，組織可以獲得關鍵資料的值得信賴的最新視圖，這些資料可以在整個企業中共享，並用於更好的報表製作、決策和流程效率。
主檔資料為何？
主檔資料是對企業營運的所有關鍵任務資料。它說明人員（客戶、員工和供應商）、地點（辦公室和地點）和事物（產品和資產）。主檔資料通常只是所有企業資料的一小部份，但卻是組織中一些最複雜且最有價值的資料。
主檔資料範例包含：
客戶主檔資料：正如名稱所示，客戶主檔資料包含與客戶展開業務所需的所有核心資料，從聯絡資訊到採購歷史記錄和付款條件。管理此網域的主檔資料包含清理和標準化跨 ERP、CRM 和其他系統的資料。 例如，ERP 和 CRM 系統中可同時存在相同客戶的名稱和地址，但可使用兩種不同的方式輸入，例如 1030 Sandy Court、1030 Sandy Crt. 或 1030 Sandy Ct。MDM 調節這些差異，並為每位客戶提供單一檢視，用於個人化行銷活動、提供更好的體驗等等。在某些組織中，客戶主檔資料也包含員工、醫療保健患者和供應商的資料。
供應商主檔資料：供應商主檔資料包含廠商帳戶、合約、政策、定價等資料。它位於所有重要的採購活動的中心，從規劃、尋源到承包和採購。例如，經過清理且值得信賴的供應商主資料對於回答有關供應商支出、定價或績效的問題至關重要。
地點主檔資料：與機構、公司辦公室、分銷中心和商店實體據點相關的關鍵屬性會包含在組織的地點資料中。連線至其他資料網域後，此資訊可協助推動以地點為基礎的決策，例如決定特定商店的正確產品搭配。
產品主檔資料：產品主檔資料管理涵蓋屬性，例如產品號碼、種類、價格、功能、物料表和所有其他必要資料點。透過銷售、行銷、供應鏈和產品開發生命週期的跨流程使用，此資料必須可靠且精確。
資產主檔資料：資產主檔資料說明企業的固定和無形資產，例如存貨、設備和商標。這通常包含屬性，例如折舊條款和價值、資產類別、租賃資訊等。不準確的資產主檔資料可能導致資產利用率和管理不達標。例如，設備主檔資料用於預測維護程序，因此若資料不正確，預測也會不正確。
主檔資料管理為何如此重要？
除了協助組織制定完善決策並回答關鍵問題外，主檔資料管理也有許多其他效益。此處僅列出一些：
減少跨多個應用程式的資料錯誤與冗餘。若不同團隊以不一致的方式輸入相同資訊，例如客戶記錄，則 MDM 將合併並調節重複項目。
更完善的分析洞察和資料導向決策。「接收一堆沒用的資料，然後送出一堆沒用的資料」這句話在這裡是正確的。若正在分析的資料不準確，則結果也不會正確。
簡化企業流程並提高效率。高品質、一致的主檔資料可用來加速和自動化端對端業務情境，例如潛在商機到收款、尋源到付款，以及設計到營運。
透過資料隱私和其他法規改善透明度和法規遵循。例如 GDPR 可讓人員更好地掌控資訊的收集、管理和共享方式。若沒有 MDM，則記錄可能分散在多個部門孤島，使法規遵循變得困難。
透過精簡流程，合併和調節多個資料資產，支援合併和收購。
資料對於支援數位企業流程至關重要，而主檔資料則是所有其他資料所依賴的基礎。擁有準確且一致主檔資料的組織更能邁向成功。
主檔資料管理軟體可協助您合併並管理記錄。
運作方式：MDM 架構和流程
主檔資料管理架構可確保所有資訊皆正確且語意一致。這由兩個部份組成：建立初始主檔資料記錄並進行維護。
建立主檔資料記錄：此流程首會要識別持有應包含在主記錄中的資料的資料庫和應用程式。接著便會定義所有屬性或特性，例如產品色彩、大小和物料。最後，對資料進行配對、不一致時進行調節，並在存在多個記錄時進行合併。
維護主檔資料：此程序包含清除、轉換和整合新增至主檔清單的新資料，維護記錄的一致性和品質。現今有些主檔資料管理解決方案可自動化並加速此流程的許多層面。
請注意，任何管理主檔資料的程序皆應根據組織的資料管理原則和政策執行。它們概述了所有業務資料的儲存、管理和保護方式以及由誰儲存、管理和保護，其中包含主檔資料。
主檔資料管理策略的最佳實務
現代主檔資料管理策略包含工具、技術和最佳實務，確保所有利益相關人士都能對資料導向洞察的品質，以及採取行動的速度抱有信心。
建立致勝策略的方式如下：
如果您尚未建立資料管理架構，請先建立。如上所述，MDM 作業應根據資料控管指導原則執行及套用，確保資料管理和法規遵循。
在一個事例中管理多個網域。您可找到專注於僅管理一個網域的解決方案，例如客戶主檔資料或產品主檔資料。然而，最棒的軟體能夠整合和管理單一系統中公司的所有網域（通常是在雲端中）。這有助於降低成本、協助員工提升生產力，並支援彈性的使用案例。
在雲端管理主檔資料。雲端平台可以快速、輕鬆、大規模地整合、比對、合併和清理來自不同應用程式的資料，從而協助提高生產力和效率。它們還具有強大的安全性和自動更新功能。
整合主檔資料管理和資料控管。透過在單一解決方案中合併單一主檔資料來源與集中資料控管，您可以更輕鬆地執行政策和法規遵循，以及定義、驗證和監控業務規則和主檔資料屬性。
主資料管理是一項持續的工作，而不是一個一勞永逸的專案。隨著組織成長，資料量也將隨之增加。但透過雲端的智慧技術、工具和工作流程，這些 MDM 流程變得更有效率