什麼是 HRIS？
科技取代了耗時的紙本流程以及複雜的試算表。HRIS 將大部分的工作流程自動化，因此可將人為錯誤降至最低，並減少重複性的工作，讓員工能專注於更有價值的工作上。
透過集中的即時資料模型和自動化流程，HR 專業人士、主管和員工能利用 HRIS 快速存取所需資訊，進而獲得有效且準確的結果。而透過簡化員工資料管理及相關流程，HRIS 軟體可協助企業節省時間和金錢。
HRIS 可管理和自動化核心的 HR 流程。該系統涵蓋整個員工生命週期，可收集和儲存 HR 與其他資料，藉此協助制定明智決策並支援互動的工作流程。
例如，員工使用此系統申請休假。HRIS 會自動將這個動作傳送給主管供審核與批准。
HRIS 能安全儲存資料，其採用自動化的合規管理流程，能符合企業、國家以及國際的規範，且會自動實施法令更新，以符合法定報告的要求。
HRIS 的工作流程精簡且自動化，全企業的員工都能受益：
人力資源資訊系統可以支援各式各樣的 HR 流程與互動。此技術將不同系統和業務功能的工作流程智慧自動化，包括：
人員和交易
組織結構
福利管理
工時管理
透過 HRIS 系統提高生產力，將流程自動化，並提供員工自助式 HR 工具。
1960 年代和 1970 年代，組織開始集中管理員工資料。這個新模式可改善檔案的儲存，也更容易滿足法規的要求。中央資料儲藏庫儲存在大型主機電腦上，但僅限於薪資處理交易（若有交易功能的話）。
1980 年代人力資源資訊系統開始上場，並從大型主機系統轉移到用戶端伺服器。如此一來，系統價格變得較為實惠，也為企業提供了基本的分析工具。
此後，技術發展日新月異。現代化系統不再聚焦於交易式的 HR 流程，而是提供一個更具互動性的模式，強調 HR 專業人士、主管與員工的員工體驗。
現在，HRIS 將工作流程自動化，運用人工智慧（AI）處理重複且耗時的工作。這些系統可以整合反應意見，並根據業務規則與法規的改變自動調整報告結構，同時為所有使用該系統的員工打造高效率且正面的體驗。
HRIS 軟體可於部署於公司內部或雲端，現代化的系統則主要位於私有或公有雲中。雲端平台擁有眾多優勢，包括資料儲存容量更大、安全性更強，也能更輕鬆地與薪資、應徵者追蹤和其他 HR 系統等輔助應用程式整合。
過去，擁有中大型員工規模的組織，是人力資源資訊系統的最大受惠者。但現在，由於雲端託管型系統對基礎結構的要求極為簡單且建置成本極低，成長中的小型組織也能享受 HRIS 的好處與效率。
以下是全球各地不同產業的公司，利用 HRIS 精簡 HR 流程的範例。
HRIS 集中且即時的資料模型以及自動化的工作流程，對於成長中的企業，以及擁有中到大型員工規模、特別是分佈在不同城市、國家或世界各地的企業，有最顯著的幫助。
透過 HRIS，企業能輕鬆遵循當地的資料保護與雇用法規。HRIS 也提供本地化、區域性的使用者體驗，讓世界各地的 HR 專業人士、主管與員工都能輕鬆存取。
HRIS 能造福組織內的每個人，包括 HR、主管與所有員工。自動化工作流程以及集中式的即時資料提高了效率，進而提升整個組織的生產力。
HRIS 能解決許多常見的業務問題，包括：
HRIS 必須具備靈活度，並能因應不斷改變的業務需求。其他應考量的重點包括：