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兩個正在筆電上檢視資訊的同事

什麼是 HRIS?

人力資源資訊系統(HRIS)能協助公司管理和自動化核心 HR 流程。這些軟體系統支援福利管理、工時與出勤、薪資處理等工作流程,以及個資、人口統計以及薪酬等員工資料的儲存。

 

科技取代了耗時的紙本流程以及複雜的試算表。HRIS 將大部分的工作流程自動化,因此可將人為錯誤降至最低,並減少重複性的工作,讓員工能專注於更有價值的工作上。

 

透過集中的即時資料模型和自動化流程,HR 專業人士、主管和員工能利用 HRIS 快速存取所需資訊,進而獲得有效且準確的結果。而透過簡化員工資料管理及相關流程,HRIS 軟體可協助企業節省時間和金錢。

HRIS 的運作方式

HRIS 可管理和自動化核心的 HR 流程。該系統涵蓋整個員工生命週期,可收集和儲存 HR 與其他資料,藉此協助制定明智決策並支援互動的工作流程。

 

例如,員工使用此系統申請休假。HRIS 會自動將這個動作傳送給主管供審核與批准。

 

HRIS 能安全儲存資料,其採用自動化的合規管理流程,能符合企業、國家以及國際的規範,且會自動實施法令更新,以符合法定報告的要求。

 

HRIS 的工作流程精簡且自動化,全企業的員工都能受益:

  • HR 專業人士可刊登工作公告,存取和編輯員工資訊,協助新員工到職。
  • 主管可監督整個團隊架構,追蹤出勤狀況、監看團隊成員的薪水並提出變更要求,批准休假申請。
  • 員工可以編輯個人資料,查看組織圖,填寫工時,申請休假。

HRIS 系統的功能

人力資源資訊系統可以支援各式各樣的 HR 流程與互動。此技術將不同系統和業務功能的工作流程智慧自動化,包括:

 

人員和交易

  • 自助服務功能,可提高員工生產力
  • 根據各國/地區特定要求追蹤重要 HR 資訊
  • 內建全球法規遵循與 HR 最佳實務的本土化功能

組織結構

  • 提供分析資訊,深入洞察整個人力團隊
  • 簡化招募作業,支援業務目標與接班規劃
  • 學習策略

福利管理

  • 自動化的福利管理
  • 供員工存取、編輯和瞭解福利的自助服務功能

工時管理

  • 綜合檢視法規遵循全貌,包括企業與團體協商以及當地就業法令等
  • 節日行事曆、累計休假以及相關的公司規定
  • 依據員工檔案自動計算工時與薪資

透過 HRIS 系統提高生產力,將流程自動化,並提供員工自助式 HR 工具。

人力資源資訊系統的演進

1960 年代和 1970 年代,組織開始集中管理員工資料。這個新模式可改善檔案的儲存,也更容易滿足法規的要求。中央資料儲藏庫儲存在大型主機電腦上,但僅限於薪資處理交易(若有交易功能的話)。

 

1980 年代人力資源資訊系統開始上場,並從大型主機系統轉移到用戶端伺服器。如此一來,系統價格變得較為實惠,也為企業提供了基本的分析工具。

 

此後,技術發展日新月異。現代化系統不再聚焦於交易式的 HR 流程,而是提供一個更具互動性的模式,強調 HR 專業人士、主管與員工的員工體驗。

 

現在,HRIS 將工作流程自動化,運用人工智慧(AI)處理重複且耗時的工作。這些系統可以整合反應意見,並根據業務規則與法規的改變自動調整報告結構,同時為所有使用該系統的員工打造高效率且正面的體驗。

 

HRIS 軟體可於部署於公司內部或雲端,現代化的系統則主要位於私有或公有雲中。雲端平台擁有眾多優勢,包括資料儲存容量更大、安全性更強,也能更輕鬆地與薪資、應徵者追蹤和其他 HR 系統等輔助應用程式整合。

HRIS 的使用者

過去,擁有中大型員工規模的組織,是人力資源資訊系統的最大受惠者。但現在,由於雲端託管型系統對基礎結構的要求極為簡單且建置成本極低,成長中的小型組織也能享受 HRIS 的好處與效率。

 

以下是全球各地不同產業的公司,利用 HRIS 精簡 HR 流程的範例。

  • Chr. Hansen 是食物、營養品、藥品與農業等產業的天然成份解決方案開發商;該公司致力於改進其員工流程,協助確保員工獲得合適的技能,並打造鼓舞人心的工作環境。
  • Takween 是塑膠轉換技術的領導廠商;該公司革新 HR 角色,將 HR 從行政管理者轉型為真正的業務夥伴,讓員工能發揮最佳表現,專注於創新,並提供高品質的產品。

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HRIS 技術能自動化核心 HR 流程並提升員工體驗。

HRIS 常見問題

人力資源資訊系統(HRIS)、人力資源管理系統(HRMS)以及人力資本管理(HCM)這幾個術語通常可以交互使用,但仍有些微關鍵差異。HRIS 負責處理核心 HR 流程,而 HRMS(人力資源管理系統)除了這些功能外,還包括人才管理功能,如學習、發展和接班規劃。HCM(人力資本管理)則泛指管理組織人力的各種實務與軟體。

HRIS 集中且即時的資料模型以及自動化的工作流程,對於成長中的企業,以及擁有中到大型員工規模、特別是分佈在不同城市、國家或世界各地的企業,有最顯著的幫助。

 

透過 HRIS,企業能輕鬆遵循當地的資料保護與雇用法規。HRIS 也提供本地化、區域性的使用者體驗,讓世界各地的 HR 專業人士、主管與員工都能輕鬆存取。

HRIS 能造福組織內的每個人,包括 HR、主管與所有員工。自動化工作流程以及集中式的即時資料提高了效率,進而提升整個組織的生產力。

HRIS 能解決許多常見的業務問題,包括:

  • HR 人員與員工工作流程需人工進行且耗時
  • 資料儲存系統孤立且缺乏持續性
  • HR 與員工資訊陳舊過時
  • HR 策略與企業策略不盡相同
  • 未能遵循企業和政府就業法的規定

HRIS 必須具備靈活度,並能因應不斷改變的業務需求。其他應考量的重點包括:

  • 能適當管理從舊系統轉移到 HRIS 的資料
  • 可隨組織成長擴充 HRIS
  • 能符合當地及全球法規要求
  • 一旦 HRIS 上線後,訓練有術的員工能快速上手,發揮系統的全面價值

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