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財務規劃及分析商業會議

什麼是財務規劃與分析?

過去幾年,財務長及其團隊從記錄者提升為策略業務夥伴,壓力因此遽增。他們必須要提供高階主管有意義的商業智慧、針對整個企業提供快速的決策支援,並帶領全體朝著可獲利且永續發展的方向前進,這時財務規劃與分析就派上用場了。

財務規劃及分析定義

財務規劃及分析(FP&A)是支持公司主要業務決策及整體財務體質的一系列規劃、預測、預算編列及分析作業。使用企業財務規劃及分析系統,財務團隊能夠一手掌握財務資料、營運資料、外部資料(如市場趨勢)。財務部門可以全面分析,並找出未來規劃及引導更多獲利決策所需的深入見解。

 

財務規劃及分析工具能夠協助財務專業人員:

  • 為企業領導者提供快速準確的財務分析與建議
  • 預測潛在決策對現金流量和利潤的影響
  • 評估並監控公司的整體財務及投資狀況
  • 建立並維護詳細的財務模型和預測
  • 建立涵蓋多種情境的靈活整合財務計畫
  • 與各部門協作以準備並合併預算
  • 使公司策略與執行狀況一致並追蹤績效
  • 辨識及評估新收益商機及風險
  • 其他運用等

財務規劃及分析通常是財務管理系統的一部分,此財務管理系統包括會計功能、收益及現金流管理、 治理、風險及法規遵循(GRC),以及其他核心財務流程。財務規劃及分析也可整合其他商業系統(如 ERP),並作為獨立的分析解決方案。無論是哪種方式,財務規劃及分析都已從基本試算表及手動計算,演進為採用人工智慧(AI)、自動化和進階分析的現代雲端解決方案,以因應瞬息萬變的市場財務挑戰。

 

擴展式規劃及分析的出現

2020 年,Gartner 導入了 xP&A 的概念,其代表的是擴展式規劃與分析。擴展式規劃與分析將財務規劃及分析的優點擴展至整個企業,突破各部門間的資訊孤島,並即時同步整個企業內的計畫。這些持續性計畫包含了從財務、銷售、行銷到人力資源及供應鏈的各個面向。透過連結這些計畫,企業得以更靈活地規劃並適應瞬息萬變的情境。

到了 2024 年,70% 的新財務規劃及分析專案都會變成擴展式規劃及分析(xP&A)專案,將視野擴展到財務分析領域以外的其他企業規劃及分析領域。

Gartner

擴展式規劃及分析並不是新概念,它只是有許多不同名稱:串連式規劃、整合營運規劃、整合財務規劃、協作式企業規劃等。但現在大家有共識的名稱為擴展式規劃及分析。其實此突破資訊孤島的同步功能已存在多年(由頂尖軟體廠商所提供),而現在是運用它的關鍵時刻,因為我們都在規劃未知的未來並快速適應變更。

財務規劃及分析流程的基本步驟

財務規劃及分析流程是資料收集和分析的持續循環。隨著企業不斷發展並擴展新市場,以及市場波動和快速變化的影響下,財務規劃及分析流程變得更加複雜。企業需要收集更多資料並進行更多分析,因此許多大型及中型公司在財務部門內專門設立了財務規劃及分析分部。不過儘管複雜度提升,財務規劃及分析流程的核心仍包含相同的四個基本步驟:

  1. 資料收集、整合和驗證
    財務規劃與分析流程中的第一個步驟是從 ERP 系統、資料倉儲及其他企業解決方案中收集財務和營運資料。此外,也可收集企業外部的資料,例如更廣泛的人口統計、經濟及市場資料。

    在收集所有必要資料後,必須將資料進行整合、標準化及驗證。準確的計劃、預測、預算及分析皆取決於資料的品質與完整性,所以此步驟至關重要。資料收集相當耗時,因此企業現在轉而採用可以將許多任務自動化的 AI 解決方案。
  2. 規劃與預測
    在此步驟中,財務規劃及分析專業人員會使用準備的資料建立財務預測,預測企業在未來會如何運作,以及是否朝正確的方向前進。財務預測包含銷售預測、現金流量預測等。財務預測模型 也可用於測試不同情境、模擬不同變數的影響,並決定最佳行動方案以推動正確的營運績效。

    最常使用的財務規劃方法包括:

    預測規劃:透過預測規劃,財務規劃及分析專業人員可利用過去績效的大型資料集建立模型。接著使用這個時間序列預測模型來預測未來績效。預測分析能強化規劃工具,特別是當它們被整合為單一解決方案,並以 AI 和機器學習強化分析時。

    以動因為基礎的規劃:在以動因為基礎的規劃中,分析人員會辨識出公司的關鍵業務驅動因素(也就是達到成功最重要的事),然後建立一系列的規劃,以數學方式顯示業務驅動因素在不同變數中的影響。

    多情境規劃:情境規劃和分析是現今企業逐漸使用的規劃方法。在多重情境規劃中,分析人員會針對未來會發生什麼事進行假設。他們會先預期後果,然後建立計畫來回應每個可能的情境。

    這些模型和財務預測可用於建立實現企業整體策略目標所需的財務和營運計畫。策略計畫由資深管理階層參考財務規劃及分析所開發,此策略計劃包含高階目標,例如短期和長期的營收和淨收入。

    對於所有規劃來說,跨部門的協作都非常重要。跨部門協作能確保計畫內已將所有資料、變數和專業知識納入考量,進而提升準確性和參與度。協作可提升計畫的有效性,並能協助建立相關共識。這時擴展式規劃與分析也能派上用場,將各部門間的計畫連結及同步,合作無間地讓企業減少資訊孤島的狀況。
  3. 預算編列
    在預算編列步驟中,財務規劃及分析專業人員會根據策略性計畫的營收來預估執行企業計畫所需的費用。然後將費用預算分配給各業務單位或企業功能,並規劃預期產生的營收和現金流量。公司與每個部門合作,然後將商定的預算彙總成一筆主預算。

    公司預算通常每年建立,在財務狀況變化時每季更新。但為了更妥善因應波動的市場狀況,許多企業已採用持續預算週期,並以滾動預測方式頻繁更新。某些企業也採用零基礎預算編列,透過持續評估必要的費用項目,進而避免膨脹和超支。
  4. 績效監控和分析
    財務規劃及分析團隊為提供企業諮詢及決策支援,持續分析財務資料並監控包括銷售、費用、利潤、營運資金、現金流量、其他 KPI等績效。針對各種營運問題進行分析並將數字轉化為敘述,或者讓數字說話,以協助決策者瞭解狀況並採取行動。

財務規劃及分析專業人員也會產生定期的報表和視覺化資料,並進行獲利分析之類的作業,像是進行未來獲利預測,並回答如「明年和現在哪個產品和服務獲利最亮眼?」或「我們該外包生產或維持內部生產呢?」這樣的問題。

財務規劃及分析的現代技術

財務分析及規劃是財務長及財務主管在 2020 年的首要任務,原因很簡單,自動化、人工智慧以及雲端都正在改變局勢,它們讓計畫、預算和預測變得更精準,讓財務分析變得更強大。使用這些技術進行財務規劃及分析作業的公司,能看得比他們的競爭者更清楚,這是相當驚人的優勢。 

 

雲端:傳統上,財務規劃及分析軟體需要就地部署,但使用雲端解決方案可提供許多商機,除了比起就地部署的競爭者可連接到更多大數據資源外,還能隨時隨地存取並輕鬆協作,不僅可擴展,且符合成本效益。近期雲端安全技術的進展,讓資料更安全,在許多狀況下,甚至比起就地部署的資料更加安全。

 

AI 和機器學習:使用 AI 和機器學習增強的財務規劃及分析工具對財務規劃分析專業人員來說相當有利。它們能幫助使用者分析來自更多資源、更多類型的大數據,也可以瞭解可能未被注意到的趨勢、模式、關聯及見解。AI 和機器學習可大幅改善財務預測的準確度,並強化預測分析、自助服務報表製作和多情境規劃。

 

內建協作工具:內建的協作及規劃協調 – 透過討論和評論工具(類似 Slack 和 Teams)、行事曆內的自動化任務排程,以及手機、平板電腦和數位會議室的行動裝置顯示,都有助於提升企業規劃流程的參與度、準確性和效率。

COVID-19 時代下的財務規劃及分析

即使在 COVID-19 爆發前,財務主管已開始將財務數位化並採用新技術,但進展緩慢。到了 2020 年二月,即便 AI 的效益廣為人知且相當熱門,但仍只有 2% 的財務規劃及分析功能採用 AI。最大的障礙在於許多財務部門都缺乏 AI 分析所需的資料品質和「單一事實來源」,因此無法產生有意義的結果。

 

現在正值 COVID-19 時代,AI 財務規劃及分析工具的建置變得越來越迫切。因為病毒造成關廠、服務中斷及變化的狀況,許多公司正面臨立即的現金流挑戰和極大的財務壓力。他們需要準確性更高的預測及更實際的預算。他們得找到創新的方式賺錢、省錢,並確保業務得以持續。而且他們需要建立長期的整合計畫,以適應新常態並存活下來。

 

現代、AI 財務規劃及分析解決方案能協助公司面對這些挑戰並達成目標。因此,全球的財務主管正建置分散式的資料管理策略並建立「充分的資訊版本」,努力消除障礙,以期盡快採用 AI 財務規劃及分析。

在近期經濟不確定性和市場波動下,探索進階分析和自動化的財務功能將更加重要。財務團隊需要這些技術來強化預測功能。 

麥肯錫

摘要

財務規劃及分析替企業決策帶來見解和信心,因而在內部不斷壯大,成為值得信賴的導引和支持來源。當企業變得更具競爭力及複雜性時,財務規劃及分析也能因應新挑戰而進化:

  • 財務規劃及分析能流暢地整合更多的資料來源及商業系統。
  • 雲端平台將成為財務規劃及分析的交付方式。
  • AI 解決方案能替財務規劃及分析流程帶來更高的速度、準確性及效率。
  • 擴展式規劃及分析(xP&A)將有助於消除企業內部及外部協作的障礙。

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