ERP 詳細定義
ERP 是指企業資源規劃，但 ERP 的用途是什麼？ERP 最簡單的定義就是考量公司營運所需的所有核心企業流程：財務、人力資源、製造、供應鏈、服務、採購等。從最基本的功能而言，ERP 可在整合式系統中協助有效管理所有流程，經常視同組織的記錄系統。
然而，現今的 ERP 系統除了基本功能外，已與數十年前的 ERP 大不相同。現在的 ERP 採用雲端架構，並結合人工智慧（AI）和機器學習等最新技術，為企業提供智慧自動化、提升效率，並即時掌握各種資訊洞察。現代雲端 ERP 軟體還能使內部營運串連至商業合作夥伴，以及全世界的網路，為企業提供協作能力、敏捷性及高效率，進而在當前的市場競爭脫穎而出。
為何 ERP 如此重要？
ERP 軟體系統有時也被形容為「企業的中樞神經系統」，能夠提供高效執行日常營運業務所必需的流程自動化、整合以及智慧功能。企業的多數或所有資料都應儲存在 ERP 系統中，以便提供涵蓋全公司的單一事實來源。
財務需要 ERP 以快速結算帳目；銷售使用 ERP 管理所有客戶訂單；物流透過運行穩定的 ERP 軟體及時為客戶提供正確的產品及服務；應付帳款需要用 ERP 來正確準時地付款給供應商；管理需要公司即時資訊，才能迅速制定決策；銀行和股東需要準確的財務記錄，所以他們信賴 ERP 系統提供的可靠資料與分析。
ERP 軟體對於企業的重要性，從持續攀升的採用率可見一斑。根據 G2 表示：「全球 ERP 軟體的市場規模預計在 2026 年達到 784 億美元，從 2019 年到 2026 年，年複合增長率（CAGR）為 10.2%。」
ERP 的六大關鍵效益
良好的 ERP 系統提供許多優點，且根據系統的部署方式而有所不同。例如，雲端 ERP 的效益與就地部署不同。這表示，所有現代化 ERP 解決方案都有六個主要效益：
- 提高生產力：精簡及自動化核心業務流程，協助公司全員事半功倍。
- 掌握深入洞察：終結資訊孤島，採用單一資料來源，迅速找出關鍵營運難題的答案。
- 迅速製作報表：快速追蹤銷售表現及財務報表，並輕鬆分享成果。依據洞察分析採取行動，即時改善績效。
- 降低風險：業務全局清晰呈現，一切都在您掌握之中，確保遵循法規要求，同時預測與避免風險。
- 簡化 IT 架構：採用一體化資料庫以及整合式 ERP 系統，不僅簡化 IT 架構與維護管理作業，全體員工也能更方便工作。
- 提高敏捷性：大幅提升作業效率，即時取得關鍵資料，您便可迅速識別新商機、採取行動。
各產業 ERP 案例
無論是汽車業還是批發零售業，每個產業都需要準確且即時的資訊，以及高效的企業流程，才能在競爭中脫穎而出、蓬勃發展。各產業運用 ERP 軟體的方式及核心功能可能大不相同。以下僅為幾個範例：
- 公用事業需要不斷審視自身的資金資產，不僅要滿足未來服務的需求，也需要替換老化資產。如果沒有 ERP，考量這些主要資產投資的優先考量將是一項艱鉅的挑戰，並且容易發生失誤。ERP 還能協助解決其他重要的公用事業組織問題：備用零件預測，如果在中斷期間沒有適當的零件，可能會造成嚴重的客戶服務問題；但如果備用零件過多，將導致成本上升和庫存過期。
- 對於批發商、進口商、直營店交貨和第三方物流/第四方物流公司來說，準時交貨至關重要。與此同時，這些組織都希望降低分銷成本、提升存貨週轉率，並縮短下單到收款的時間。若要達成這些目標，則需要整合庫存管理、採購和物流功能，以及根據需求量身打造的自動化程序。
- 離散式、批次和連續性流程製造商都仰賴 ERP 和供應鏈系統來達成產品品質目標、管理資產利用率、控制加班成本、處理客戶退貨等各項作業，還可以透過監控庫存異動，準確找出和績效最佳和不良的產品，並且更高效地管理採購，進而掌握端對端的存貨情況。
- 服務業（包含會計、稅務、工程、IT、法律和其他專業服務公司）需要功能強大且即時的行動 ERP 技術，藉此平衡服務交付承諾與財務健康狀況。專業服務若想獲得成功，關鍵在於如期履約，同時掌控專案獲利能力、資源利用情形、收入認列、經常性收入目標，以及各種成長機會。
- 零售業已經歷重大的轉型，現今的電子商務結合了其他銷售渠道以及實體通路。零售商如果想提供識別、設定、採購和出貨的自助服務選項，則必須仰賴於整合資料。現代 ERP 可協助企業降低購物車捨棄率、改善網站轉換、提高平均訂單價值，並進一步增加客戶生命週期的價值。
ERP 系統如何運作？
ERP 系統又稱為 ERP 套件，由多個整合式模組或企業應用程式所組成，每一個程式彼此間能相互交流，並共享通用資料庫。
各個 ERP 模組通常聚焦於單一業務範圍，但會使用相同資料彼此協作，以符合公司需求。財務、會計、人力資源、銷售、採購、物流和供應鏈都是熱門的起點。公司可以先選擇目前所需的模組，之後再視需要逐步擴充。
ERP 系統也支援產業專屬的需求，包括系統的核心功能，或是以應用程式擴充元件的形式無縫整合至套件內。
ERP 軟體可透過雲端訂閱模式（軟體即服務）或是授權模式（就地部署）採購。
此處顯示的 ERP 軟體系統說明尋源和採購以及銷售的企業資源規劃使用案例。典型的 ERP 模組相較於其他應用程式也適用於財務、製造和供應鏈。
常見 ERP 模組
企業資源規劃系統包含各式各樣的模組。每個 ERP 模組皆支援特定的企業流程，例如財務、採購或製造，並提供各部門員工所需的交易和洞察。每個模組都連線至 ERP 系統，不僅能提供單一事實來源，也提供每個部門共享的準確資料。
企業資源規劃系統的元件
最常使用的 ERP 模組包括：
- 財務：財務與會計模組是大多數 ERP 系統的基石，除了管理總帳和自動化關鍵財務工作細項外，還可協助企業追蹤應付帳款（AP）和應收帳款（AR）、高效結算帳目、產生財務報表、遵循收入認列標準、降低財務風險等等。
- 人力資源管理：大部份的 ERP 系統都包含人力資源模組，具備如工時、出勤記錄和薪資等核心功能。擴充套件、甚至是整個人力資本管理（HCM）套件都能與 ERP 連結，並提供更強大的人力資源功能，從人力分析到員工體驗管理皆可一手包辦。
- 尋源和採購：尋源和採購模組可協助企業採購製造商品所需的物料和服務，亦或是想要經銷的項目。模組會將採購作業集中並自動化，包含報價請求、建立契約以及核准。此模組可以有效減少採購不足和過度購買的情況，並使用 AI 分析改善與供應商的談判，甚至無縫連線至買家網路。
- 銷售：銷售模組可追蹤與潛在客戶及現有客戶的溝通，並協助業務人員運用資料驅動的洞察，透過正確的促銷和向上銷售商機來提升銷售並鎖定潛在客戶。模組還支援訂單到收款流程的功能，包含訂單管理、簽訂契約、請款、銷售績效管理以及銷售人員支援。
- 製造：製造模組是 ERP 軟體的關鍵規劃與執行套件，可協助公司簡化複雜的製造流程，並確保生產符合需求。此模組通常包含物料需求規劃（MRP）、生產排程、製造執行、品質管理等功能。
- 物流與供應鏈管理：ERP 系統的另一個關鍵套件便是供應鏈模組，可追蹤整個組織供應鏈的商品和供應異動、支援即時存貨管理、倉儲營運、運輸和物流，並協助提升供應鏈的透明度與彈性。
- 服務：ERP 的服務模組可協助公司打造客戶期待的可靠個人化服務。此模組包含的工具可管理內部維修、備用零件、現場服務管理，以及依服務收費的營收流。此外還提供分析功能，協助服務代表和技術人員快速解決客戶問題，並提升客戶忠誠度。
- 研發和工程：功能豐富的 ERP 系統還包括研發和工程模組。此模組提供產品設計與開發、產品生命週期管理（PLM）、產品法規遵循等工具，讓公司迅速落實創新，同時符合成本效益。
- 企業資產管理：功能強大的 ERP 系統可包含 EAM 模組，協助資產設備密集的企業將停機時間降至最低，並使機器和設備保持最佳效能。此模組包含預測維護、排程、資產營運和規劃、環境、健康與安全（EHS）等功能。
ERP 部署的類型
現代 ERP 系統可採用多種部署方式：公有雲或私有雲、就地部署或各種混合式方案。以下為您介紹各種部署方式的主要優勢，協助您找出對貴公司最有幫助的 ERP 部署選項。
ERP 部署的類型
雲端 ERP
雲端 ERP 可透過雲端代管軟體，並透過網路提供您訂閱的服務，而軟體供應商通常會為您處理定期維護、更新和安全性。雲端 ERP 是現在最受歡迎的部署方法，原因包括：降低前期成本、提升擴充性和靈活度、輕鬆整合等等。
就地部署 ERP
這是軟體的傳統部署模式，您可以控制所有項目。ERP 軟體通常會安裝在您選擇的資料中心內，而硬體和軟體的安裝和維護是由內部員工負責。
許多公司正著手將就地部署 ERP 系統現代化，並升級為雲端部署，這需要謹慎規劃 ERP 升級，並且仔細評估 ERP 軟體和部署選項。
混合式 ERP
公司如果想混合使用兩種部署方式以符合業務需求，則可採用混合雲端 ERP 模型，將您的一部份 ERP 應用程式和資料就地部署，而另一部份則交由雲端代管。這種模式有時候也稱為雙層 ERP。
無論採用哪種部署方式，適用於財務的 ERP 都能協助您安全管理日常的會計和財務結算流程。
ERP 整合
現今的 ERP 系統具備豐富多樣的業務功能，但仍需要與其他應用程式和資料來源連線及同步，例如 CRM 和 HCM 軟體、電子商務平台、產業專屬的解決方案，甚至是其他 ERP。透過 ERP 整合，企業便可統一檢視不同系統的資訊、提升企業流程效率、改善客戶體驗，並促進團隊和業務夥伴的協同合作。
現代 ERP 系統兼具開放性和彈性，並可使用連接器或是應用程式設計介面（API）等自訂配接器，輕鬆整合各種軟體產品。ERP 整合的其他方法包括 ESB（企業服務匯流排）和 iPaaS（整合平台即服務），其中提供雲端模式的 iPaaS 是現代企業的熱門首選。iPaaS 平台可透過來自相同供應商或第三方的 SaaS 應用程式，快速同步就地部署或雲端架構的 ERP。這類平台通常只需要少量的程式碼，甚至完全不需要程式碼，架構彈性且價格相對低廉，同時能支援多樣化的用途，例如：自動產生 API、機器學習資料整合、物聯網（IoT）網路整合、預先建立的內容等。
ERP 總擁有成本
ERP 的成本取決於軟體供應商、所選模組和部署方法。一般而言，雲端 ERP 由於不需購買硬體，且不必聘請昂貴的內部 IT 專家，因此成本會低於就地部署 ERP。雲端供應商會為客戶進行維護，並收取每年或每月的訂閱費用（通常是依據使用者數量）。
在計算新 ERP 導入的投資報酬率（ROI）和總計擁有成本（TCO）時，除了軟體的選擇和部署成本，初始和持續的人力成本也同樣重要。在考慮雲端和混合選項，必須將新的因素納入考量，例如軟體維護、設施、電腦容量、停機時間、復原、安全性、隱私權，以及 IT 人員成本都是重要的關注點。如上所述，雲端選項可大幅降低資本和營運成本，同時改善 ERP 系統的投資報酬率和總計擁有成本。
ERP 歷史：日新月異的 ERP 技術
在 1960 年的大型主機電腦時代，首次誕生了應用於會計和財務領域中的電腦化商業應用程式，這些開創性的應用程式雖然比手動流程更快、更精確，但成本昂貴、功能有限，而且速度仍然緩慢。長久以來，這些應用程式推動著獨立專屬解決方案的開發，例如銷售訂單處理和製造需求規劃（MRP）。
至 1980 年中期，製造業的競爭愈發激烈，因此產生對新工具的需求。新的 MRP II 軟體能整合會計、財務、銷售、採購、存貨，以及製造規劃和排程作業，為製造商提供整合的單一系統。
接近 1990 年代末期時，ERP 已經面世，透過支援更廣泛的產業，並結合 MRP II、人力資源、專案會計和一般使用者報表製作，使 IT 部門有了新的角色。
在 21 世紀短暫的發展中，更快的網際網路速度和新的開發工具再次為 ERP 套件帶來革新。以瀏覽器為基礎的軟體為雲端 ERP 軟體開拓出道路，這項突破大大拓展了 ERP 解決方案的範圍與功能。
在現今的數位轉型時代，現代 ERP 系統也持續融入 AI、機器學習、機器人流程自動化（RPA）、物聯網、自然語言處理（NLP）和記憶體式資料庫等新的智慧技術，從而協助企業提升流程效率，並運用交易與非結構化資料的最新洞察，在瞬息萬變的時代中保持卓越競爭力。
ERP 的未來願景
數位轉型在不斷加速，而 ERP 正是核心。當企業各部門都採用數位技術時，將可徹底革新營運方式
Gartner 表示，核心數位企業加速因子的其中之一是「消除拖延」，換句話說，就是消除任何拖慢企業效率的負面因素，包括過時的流程和系統。因此不難理解，為何企業都在尋找更強大的 ERP 系統。
以下是我們今日可觀察到的三大趨勢：
- 雲端時代來臨：採用雲端 ERP 的趨勢將會不斷攀升，因為越來越多公司意識到雲端的優勢，包括可隨時隨地存取、降低硬體和技術支援成本、提高安全性，並可整合其他系統，而這只是其中幾項效益。Panorama Research 在 2020 年 ERP 報告中提及：「超過一半的組織選擇使用雲端軟體（63%），而非就地部署軟體（37%）。」在如今企業追求提升效率，雲端系統已是不可或缺的技術。
- 垂直整合：優質解決方案與整合式 ERP 之間的兩難抉擇已不復存在，展望未來，我們相信企業將同時需要這兩個領域的卓越產品：具備垂直擴充功能的全面整合 ERP 系統。如此一來，公司便可取得所需的特定功能，也不會產生因資料分散在資訊孤島而導致難以整合。此外，我們也預期新架構會有更大的彈性，可針對個別公司需求量身打造企業流程。
- 使用者個人化：員工、客戶和供應商皆期望有符合自身特定需求或興趣的內容和功能，從而提高生產力。而勞動力的人口結構變化，特別是製造業等產業，也推動著少量程式碼/無程式碼平台的需求。這些平台可讓使用者獲得所需的體驗，而不必去適應軟體。使用者也可預期享受到跨裝置的自訂儀表板、AI 導向搜尋、個人化交談和個人化工作流程。
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ERP 系統應具備的 10 大要素
每個現代化 ERP 系統，都會根據服務產業及模組選項提供完整的功能清單。不過，所有企業資源管理系統都應具備下列 10 個基本功能：
- 單一資料庫：集中式資訊和單一版本的事實，可提供一致且共享的資料，以及跨部門的資訊視野。
- 嵌入式分析：內建分析、自助服務 BI、報表製作和法規遵循工具，為各項業務領域提供智慧洞察。
- 資料視覺化：透過儀表板、KPI 和透過點擊執行的分析功能，視覺化呈現關鍵資訊，協助迅速制定完善的決策。
- 自動化：將重複性任務自動化，並運用 AI 和機器學習支援的進階流程自動化。
- 一致的使用者介面/體驗：不同模組皆具有相同的外觀和風格，並且有易於上手的設定和個人化工具，適用於流程、使用者（包含客戶和供應商）、業務單位、地點和產品線等。
- 整合：無縫整合企業流程和工作流程，並且具備輕鬆整合其他軟體解決方案和資料來源（包含第三方）的開放性。
- 尖端技術：支援 AI 和機器學習、數位助理、IoT、流程自動化（RPA）、安全性和隱私，以及行動裝置。
- 技術平台：快速、久經驗證且穩定的技術堆疊，包含少量程式碼/無程式碼平台、iPaaS、資料管理等。
- 跨國支援：包括語言、貨幣和當地商業實務和法規，以及雲端服務、培訓、服務台和導入的技術支援。
- 部署選項：雲端、就地部署或混合部署。
適用於各種公司規模的 ERP：哪些適合我？
ERP 不只適用於全球企業，SAP 可為小型、中型、大型企業提供合適的 ERP 解決方案，您還可以取得產業和公司特定的功能，以滿足專屬的業務需求。無論貴公司的業務部門和規模為何，都建議遵循最佳實務，謹慎規劃 ERP 導入專案。
小型企業 ERP
適用於小型企業的 ERP 系統，可協助您彈性管理公司快速擴展的方方面面：從銷售及客戶關係，到財務及營運，皆無須再仰賴試算表。小型企業 ERP 工具通常採用雲端架構，不僅安裝快速，並且可隨需擴充，與您一同成長茁壯。
中型企業 ERP
現今的 ERP 能夠讓中型企業或是子公司享有各種優勢，包括內建分析、快速部署上線以及數十種企業流程的最佳實務，包含：財務、HR、供應鏈管理等。中型企業 ERP 工具可協助成長型企業擴大規模並提升競爭力，即使資源有限。模組化、雲端架構的企業 ERP 系統同時也是具有複雜流程，或是期望快速成長的中型公司熱門選項。
大型企業 ERP
擁有全球或子公司營運的大型公司需要具備內建 AI、機器學習和分析功能且領先市場的 ERP 系統，並運用智慧自動化來革新商業模式和流程。ERP 系統可依業務需求，在就地部署、雲端或混合式情境中部署。他們可以整合現有資料庫，或在較新的、強大的記憶體式資料庫上執行。
許多公司正著手將就地部署 ERP 系統現代化，並升級為雲端部署，這需要謹慎規劃 ERP 升級，並且仔細評估 ERP 軟體，並檢視各個部署選項。
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ERP 常見問題
ERP 軟體系統是一套整合的應用程式或模組，用於管理公司的核心企業流程，包括財務與會計、供應鏈、人力資源、採購、銷售、存貨管理等。ERP 模組會整合至完整的單一系統，並共用資料庫，協助簡化整個企業的流程和資訊。企業可根據自身的成長持續擴充 ERP 範圍。
多數企業營運之初，採用各種獨立的簡易工具來管理不同的企業流程，例如 QuickBooks 或 Excel 試算表。以下五大徵兆顯示這些工具已不再符合貴公司的需求，您需要現代化的 ERP 系統。
- 處理日常作業的時間過長：若您花在管理重要作業（如帳目結算）的時間較長，原因可能是使用了過多各自獨立的應用程式。ERP 軟體可將解決方案與資料整合至通用介面的單一系統，讓業務單位輕鬆溝通，有效執行工作。
- 有許多無法回答的業務問題：您可輕鬆回答營運相關的問題嗎？例如各產品線的營收，或退貨數量？系統各自獨立、無法取得關鍵 KPI ，可能是阻礙成長的肇因。而 ERP 系統，即是專為因應這些挑戰而生。
- 遺漏了某些企業流程：您的業務流程中，是否有某些環節運作不順暢？可能是管理庫存、滿足客戶需求、或控管成本變得困難。若是如此，您的業務流程可能需要重整，以因應成長或優先次序的轉變，而 ERP 系統正是為此而設計。
- 需要手動整理多個資料檔案：公司大多數部門是否使用各自的系統和流程來完成工作？若是如此，您可能耗費過多時間重複輸入資料。當資訊無法在系統間通行無阻，報表製作將更耗時、錯誤頻傳，並阻礙決策制定。
- 一再錯過轉瞬即逝的商機：您是否花過多時間在處理文書作業，而無法追上瞬息萬變的外部商機？最新的 ERP 系統包含流程自動化和預測分析等功能，讓您輕鬆辨別和掌握新的獲利商機。
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