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ERP 是指企業資源規劃,但 ERP 的用途是什麼?ERP 最簡單的定義就是考量公司營運所需的所有核心企業流程:財務、人力資源、製造、供應鏈、服務、採購等。從最基本的功能而言,ERP 可在整合式系統中協助有效管理所有流程,經常視同組織的記錄系統。


然而,現今的 ERP 系統除了基本功能外,已與數十年前的 ERP 大不相同,現在的 ERP 採用雲端架構,並結合人工智慧(AI)和機器學習等最新技術,為企業提供智慧自動化、提升效率,並即時掌握各種資訊洞察。現代 ERP 軟體還能使內部營運串連至商業合作夥伴,以及全世界的網路,為企業提供協作能力、敏捷性及高效率,進而在當前的市場競爭脫穎而出。

ERP 定義

ERP 是一套軟體系統,協助您營運整個企業,包括財務、人力資源、製造、供應鏈、服務、採購等流程。

ERP 系統如何運作?

ERP 系統又稱為 ERP 套件,由多個整合式模組或企業應用程式所組成,每一個程式彼此間能相互交流,並共享通用資料庫。

 

各個 ERP 模組通常聚焦於單一業務範圍,但會使用相同資料彼此協作,以符合公司需求。財務、會計、人力資源、銷售、採購、物流和供應鏈都是熱門的起點。公司可以先選擇目前所需的模組,之後再視需要逐步擴充。

 

ERP 系統也支援產業專屬的需求,包括系統的核心功能,或是以應用程式擴充元件的形式無縫整合至套件內。

 

ERP 軟體可透過雲端訂閱模式(軟體即服務)或是授權模式(就地部署)採購。

常見 ERP 模組

ERP 系統包含各式各樣的模組,而每個模組皆支援特定的企業流程,例如財務、採購或製造,並提供各部門員工所需的交易和洞察。每個模組都連線至 ERP 系統,不僅能提供單一事實來源,也提供每個部門共享的準確資料。

顯示 ERP 組成元素的圖表

 

最常使用的 ERP 模組包括:

  1. 財務:財務與會計模組是大多數 ERP 系統的基石,除了管理總帳和自動化關鍵財務工作細項外,還可協助企業追蹤應付帳款(AP)和應收帳款(AR)、高效結算帳目、產生財務報表、遵循收入認列標準、降低財務風險等等。
  2. 人力資源管理:大部份的 ERP 系統都包含人力資源模組,具備如工時、出勤記錄和薪資等核心功能。擴充套件、甚至是整個人力資本管理(HCM)套件都能與 ERP 連結,並提供更強大的人力資源功能,從人力分析到員工體驗管理皆可一手包辦。
  3. 尋源和採購:尋源和採購模組可協助企業採購製造商品所需的物料和服務,亦或是想要經銷的項目。模組會將採購作業集中並自動化,包含報價請求、建立契約以及核准。此模組可以有效減少採購不足和過度購買的情況,並使用 AI 分析改善與供應商的談判,甚至無縫連線至買家網路。
  4. 銷售:銷售模組可追蹤與潛在客戶及現有客戶的溝通,並協助業務人員運用資料驅動的洞察,透過正確的促銷和向上銷售商機來提升銷售並鎖定潛在客戶。模組還支援訂單到收款流程的功能,包含訂單管理、簽訂契約、請款、銷售績效管理以及銷售人員支援。
  5. 製造:製造模組是 ERP 軟體的關鍵規劃與執行套件,可協助公司簡化複雜的製造流程,並確保生產符合需求。此模組通常包含物料需求規劃(MRP)、生產排程、製造執行、品質管理等功能。
  6. 物流與供應鏈管理:ERP 系統的另一個關鍵套件便是供應鏈模組,可追蹤整個組織供應鏈的商品和供應異動、支援即時存貨管理、倉儲營運、運輸和物流,並協助提升供應鏈的透明度與彈性。
  7. 服務:ERP 的服務模組可協助公司打造客戶期待的可靠個人化服務。此模組包含的工具可管理內部維修、備用零件、現場服務管理,以及依服務收費的營收流。此外還提供分析功能,協助服務代表和技術人員快速解決客戶問題,並提升客戶忠誠度。
  8. 研發和工程:功能豐富的 ERP 系統還包括研發和工程模組。此模組提供產品設計與開發、產品生命週期管理(PLM)、產品法規遵循等工具,讓公司迅速落實創新,同時符合成本效益。
  9. 企業資產管理:功能強大的 ERP 系統可包含 EAM 模組,協助資產設備密集的企業將停機時間降至最低,並使機器和設備保持最佳效能。此模組包含預測維護、排程、資產營運和規劃、環境、健康與安全(EHS)等功能。

    ERP 整合

    現今的 ERP 系統具備豐富多樣的業務功能,但仍需要與其他應用程式和資料來源連線及同步,例如 CRM 和 HCM 軟體、電子商務平台、產業專屬的解決方案,甚至是其他 ERP。透過 ERP 整合,企業便可統一檢視不同系統的資訊、提升企業流程效率、改善客戶體驗,並促進團隊和業務夥伴的協同合作。

     

    現代 ERP 系統兼具開放性和彈性,並可使用連接器或是應用程式設計介面(API)等自訂配接器,輕鬆整合各種軟體產品。ERP 整合的其他方法包括 ESB(企業服務匯流排)和 iPaaS(整合平台即服務),其中提供雲端模式的 iPaaS 是現代企業的熱門首選。iPaaS 平台可透過來自相同供應商或第三方的 SaaS 應用程式,快速同步就地部署或雲端架構的 ERP。這類平台通常只需要少量的程式碼,甚至完全不需要程式碼,架構彈性且價格相對低廉,同時能支援多樣化的用途,例如:自動產生 API、機器學習資料整合、物聯網(IoT)網路整合、預先建立的內容等。

    ERP 的六大關鍵效益

    卓越的 ERP 系統能夠為您提供許多效益,以下是最關鍵的六大優勢:

    ERP 效益圖表
    1. 提高生產力:精簡及自動化核心業務流程,協助公司全員事半功倍。
    2. 掌握深入洞察:終結資訊孤島,採用單一資料來源,迅速找出關鍵營運難題的答案。
    3. 迅速製作報表:快速追蹤銷售表現及財務報表,並輕鬆分享成果。依據洞察分析採取行動,即時改善績效。
    4. 降低風險:業務全局清晰呈現,一切都在您掌握之中,確保遵循法規要求,同時預測與避免風險。
    5. 簡化 IT 架構:採用一體化資料庫以及整合式 ERP 系統,不僅簡化 IT 架構與維護管理作業,全體員工也能更方便工作。
    6. 提高敏捷性:大幅提升作業效率,即時取得關鍵資料,您便可迅速識別新商機、採取行動。

    各產業 ERP 案例

    無論是汽車業還是批發零售業,每個產業都需要準確且即時的資訊,以及高效的企業流程,才能在競爭中脫穎而出、蓬勃發展。各產業運用 ERP 軟體的方式及核心功能可能大不相同,下列只是其中一部份範例:

    • 公用事業需要不斷審視自身的資金資產,不僅要滿足未來服務的需求,也需要替換老化資產。如果沒有 ERP,考量這些主要資產投資的優先考量將是一項艱鉅的挑戰,並且容易發生失誤。ERP 還能協助解決其他重要的公用事業組織問題:備用零件預測,如果在中斷期間沒有適當的零件,可能會造成嚴重的客戶服務問題;但如果備用零件過多,將導致成本上升和庫存過期。
    • 對於批發商、進口商、直營店交貨和第三方物流/第四方物流公司來說,準時交貨至關重要。與此同時,這些組織都希望降低分銷成本、提升存貨週轉率,並縮短下單到收款的時間。若要達成這些目標,則需要整合庫存管理、採購和物流功能,以及根據需求量身打造的自動化程序。
    • 離散式、批次和連續性流程製造商都仰賴 ERP 和供應鏈系統來達成產品品質目標、管理資產利用率、控制加班成本、處理客戶退貨等各項作業,還可以透過監控庫存異動,準確找出和績效最佳和不良的產品,並且更高效地管理採購,進而掌握端對端的存貨情況。
    • 服務業(包含會計、稅務、工程、IT、法律和其他專業服務公司)需要功能強大且即時的行動 ERP 技術,藉此平衡服務交付承諾與財務健康狀況。專業服務若想獲得成功,關鍵在於如期履約,同時掌控專案獲利能力、資源利用情形、收入認列、經常性收入目標,以及各種成長機會。
    • 零售業已經歷重大的轉型,現今的電子商務結合了其他銷售渠道以及實體通路。零售商如果想提供識別、設定、採購和出貨的自助服務選項,則必須仰賴於整合資料。現代 ERP 可協助企業降低購物車捨棄率、改善網站轉換、提高平均訂單價值,並進一步增加客戶生命週期的價值。

    ERP 部署的類型

    現代 ERP 系統可採用多種部署方式:公有雲或私有雲、就地部署或各種混合式方案。以下為您介紹各種部署方式的主要優勢,協助您找出對貴公司最有幫助的 ERP 部署選項

    ERP 部署選項圖表

     

    雲端 ERP

    雲端 ERP 可透過雲端代管軟體,並透過網路提供您訂閱的服務,而軟體供應商通常會為您處理定期維護、更新和安全性。雲端 ERP 是現在最受歡迎的部署方法,原因包括:降低前期成本、提升擴充性和靈活度、輕鬆整合等等。

     

    就地部署 ERP

    這是軟體的傳統部署模式,您可以控制所有項目。ERP 軟體通常會安裝在您選擇的資料中心內,而硬體和軟體的安裝和維護是由內部員工負責。

     

    許多公司正著手將就地部署 ERP 系統現代化,並升級為雲端部署,這需要謹慎規劃 ERP 升級,並且仔細評估 ERP 軟體部署選項

     

    混合式 ERP

    公司如果想混合使用兩種部署方式以符合業務需求,則可採用混合雲端 ERP 模型,將您的一部份 ERP 應用程式和資料就地部署,而另一部份則交由雲端代管。這種模式有時候也稱為雙層 ERP

    無論採用哪種部署方式,適用於財務的 ERP 都能協助您安全管理日常的會計和財務結算流程。

    ERP 總擁有成本

    ERP 的成本取決於軟體供應商、所選模組和部署方法。一般而言,雲端 ERP 由於不需購買硬體,且不必聘請昂貴的內部 IT 專家,因此成本會低於就地部署 ERP。雲端供應商會為客戶進行維護,並收取每年或每月的訂閱費用(通常是依據使用者數量)。

     

    在計算新 ERP 導入的投資報酬率(ROI)和總計擁有成本(TCO)時,除了軟體的選擇和部署成本,初始和持續的人力成本也同樣重要。在考慮雲端和混合選項,必須將新的因素納入考量,例如軟體維護、設施、電腦容量、停機時間、復原、安全性、隱私權,以及 IT 人員成本都是重要的關注點。如上所述,雲端選項可大幅降低資本和營運成本,同時改善 ERP 系統的投資報酬率和總計擁有成本。

    ERP 歷史:日新月異的 ERP 技術

    在 1960 年的大型主機電腦時代,首次誕生了應用於會計和財務領域中的電腦化商業應用程式,這些開創性的應用程式雖然比手動流程更快、更精確,但成本昂貴、功能有限,而且速度仍然緩慢。長久以來,這些應用程式推動著獨立專屬解決方案的開發,例如銷售訂單處理和製造需求規劃(MRP)。

     

    至 1980 年中期,製造業的競爭愈發激烈,因此產生對新工具的需求。新的 MRP II 軟體能整合會計、財務、銷售、採購、存貨,以及製造規劃和排程作業,為製造商提供整合的單一系統。

     

    接近 1990 年代末期時,ERP 已經面世,透過支援更廣泛的產業,並結合 MRP II、人力資源、專案會計和一般使用者報表製作,使 IT 部門有了新的角色。

     

    在 21 世紀短暫的發展中,更快的網際網路速度和新的開發工具再次為 ERP 套件帶來革新。以瀏覽器為基礎的軟體為雲端 ERP 軟體開拓出道路,這項突破大大拓展了 ERP 解決方案的範圍與功能。

     

    在現今的數位轉型時代,現代 ERP 系統也持續融入 AI、機器學習、機器人流程自動化(RPA)、物聯網、自然語言處理(NLP)和記憶體式資料庫等新的智慧技術,從而協助企業提升流程效率,並運用交易與非結構化資料的最新洞察,在瞬息萬變的時代中保持卓越競爭力。

    顯示 ERP 歷史的圖表

    ERP 系統應具備的 10 大要素

    每個現代化 ERP 系統,都會根據服務產業及模組選項提供完整的功能清單。不過,所有企業資源管理系統都應具備下列 10 個基本功能:

     

    1. 單一資料庫:集中式資訊和單一版本的事實,可提供一致且共享的資料,以及跨部門的資訊視野。
    2. 嵌入式分析:內建分析、自助服務 BI、報表製作和法規遵循工具,為各項業務領域提供智慧洞察。
    3. 資料視覺化:透過儀表板、KPI 和透過點擊執行的分析功能,視覺化呈現關鍵資訊,協助迅速制定完善的決策。
    4. 自動化:將重複性任務自動化,並運用 AI 機器學習支援的進階流程自動化
    5. 一致的使用者介面/體驗:不同模組皆具有相同的外觀和風格,並且有易於上手的設定和個人化工具,適用於流程、使用者(包含客戶和供應商)、業務單位、地點和產品線等。
    6. 整合:無縫整合企業流程和工作流程,並且具備輕鬆整合其他軟體解決方案和資料來源(包含第三方)的開放性。
    7. 尖端技術:支援 AI 和機器學習、數位助理、IoT、流程自動化(RPA)、安全性和隱私,以及行動裝置。
    8. 技術平台:快速、久經驗證且穩定的技術堆疊,包含少量程式碼/無程式碼平台、iPaaS、資料管理等。
    9. 跨國支援:包括語言、貨幣和當地商業實務和法規,以及雲端服務、培訓、服務台和導入的技術支援。
    10. 部署選項:雲端、就地部署或混合部署。

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    ERP 常見問題

    ERP 軟體系統是一套整合的應用程式或模組,用於管理公司的核心企業流程,包括財務與會計、供應鏈、人力資源、採購、銷售、存貨管理等。ERP 模組會整合至完整的單一系統,並共用資料庫,協助簡化整個企業的流程和資訊。企業可根據自身的成長持續擴充 ERP 範圍。

    有別於傳統的就地部署,雲端 ERP 會將系統部署在雲端,而雲端平台可為 ERP 提供可輕鬆存取、可靠、安全且可靈活擴充的理想環境,有效支援重要任務軟體。真正的雲端 ERP 軟體專門針對雲端部署開發,能充分運用雲端環境優勢。深入瞭解雲端 ERPERP 部署選項

    在會計領域中,縮寫 ERP 代表企業資源規劃,是指一種商務管理軟體。ERP 財務模組提供許多與會計軟體相同的功能,例如應收帳款與應付帳款工具、總帳、費用管理、報表製作和分析等。除了財務以外,ERP 還包括不同業務別的模組,例如供應鏈和人力資源,同時會將所有資料整合在單一系統中。

    多數企業營運之初,採用各種獨立的簡易工具來管理不同的企業流程,例如 QuickBooks 或 Excel 試算表。以下五大徵兆顯示這些工具已不再符合貴公司的需求,您需要現代化的 ERP 系統

    1. 處理日常作業的時間過長:若您花在管理重要作業(如帳目結算)的時間較長,原因可能是使用了過多各自獨立的應用程式。ERP 軟體可將解決方案與資料整合至通用介面的單一系統,讓業務單位輕鬆溝通,有效執行工作。
    2. 有許多無法回答的業務問題:您可輕鬆回答營運相關的問題嗎?例如各產品線的營收,或退貨數量?系統各自獨立、無法取得關鍵 KPI ,可能是阻礙成長的肇因。而 ERP 系統,即是專為因應這些挑戰而生。
    3. 遺漏了某些企業流程:您的業務流程中,是否有某些環節運作不順暢?可能是管理庫存、滿足客戶需求、或控管成本變得困難。若是如此,您的業務流程可能需要重整,以因應成長或優先次序的轉變,而 ERP 系統正是為此而設計。
    4. 需要手動整理多個資料檔案:公司大多數部門是否使用各自的系統和流程來完成工作?若是如此,您可能耗費過多時間重複輸入資料。當資訊無法在系統間通行無阻,報表製作將更耗時、錯誤頻傳,並阻礙決策制定。
    5. 一再錯過轉瞬即逝的商機:您是否花過多時間在處理文書作業,而無法追上瞬息萬變的外部商機?最新的 ERP 系統包含流程自動化和預測分析等功能,讓您輕鬆辨別和掌握新的獲利商機。

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