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檢查資料控管分析的女性

何謂資料控管?

根據定義,企業資料控管包括已建置的政策和程序,以確保組織資料一開始是準確的,並在進行輸入、儲存、操作、存取和刪除時經過適當地處理。資料控管的責任包括建立基礎架構和技術、設定與維護流程和政策,以及確定組織內同時具有授權和責任,應處理和保護特定類型資料的個人(或職位)。

 

資料控管是法規遵循的關鍵部分。系統會注意儲存、處理和安全的機制。但在人員方,也就是控管組織,則要確保界定政策、程序健全、技術得到適當管理、資料受到保護。在將資料輸入系統前、使用時,以及從系統擷取以用於或儲存於其他地方時,會獲得適當地處理。

 

雖然資料控管會設定用於建立資料準確性、可靠性、完整性和安全性的政策和程序,但資料管理權是這些程序的建置。透過資料管理權,會指定負責人以管理和監督如何處理、儲存和保護資料權的程序和工具。

資料控管效益

當組織越來越依賴其業務各層面的資料時,您將不得不制定使用資訊的遊戲規則。資料是所有電腦與技術功能的核心,包括會計與財務、規劃與控制、訂單管理、客戶服務、排程、程序控制、工程以及設計,只要您想得到的都要用到資料。準確、可靠的資料,是有效操作這些系統和功能的重要關鍵。

 

鑒於(良好、可靠的)資料對業務至關重要,因此組織必須參與該資料的建立、品質、處理和安全性。當他們這樣做,可以依靠他們的系統和資料庫真實反映實際情況,並有效支援決策制訂和業務成功。

中央資料控管提供集中且值得信賴的資料檢視。

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資料控管的效益包括:
  1. 更完善、更可靠的資料:當然,這就是重點。使用者和決策者將會對資料更有信心,因此也對依據該資料制訂的決策更有信心。事實上這些決策確實會更完善,因為決策是以準確的資訊為基礎。
  2. 單一事實版本:讓組織所有部門及所有決策者都使用相同資訊工作,其好處一言難盡。不再需要花時間來爭論誰的試算表或計劃「更好」或更新。組織的所有部門皆各司其職。
  3. 規範、法律和行業的法規遵循:可靠的資料管理程序是法規遵循的關鍵。事實上,稽核人員、監管機構代表並不會太注重資料本身,而是注重資料的產生、處理和保護方式。
  4. 降低成本:不僅稽核變得快速、簡單,而且日常營運也將變得更有效率。您可減少因根據錯誤或過時資訊做出決策所造成的浪費。而且您可以透過瞭解正在進行的活動、存貨和可調度人力的正確狀態,改善客戶服務。

組織依靠準確、一致和可靠的資料蓬勃發展,而這一切只有透過良好的資料控管才能實現。

資料控管的架構為何?

資料控管架構是指為資料策略和法規遵循奠定基礎的模型。從說明資料流程(輸入、輸出和儲存參數)的資料模型開始,然後控管模型會覆蓋定義如何管理和控制這些資料流程的規則、活動、責任、程序和流程。

 

將模型視為特定組織中資料控管如何運作的藍圖。請注意,這個控管架構對每個組織來說都是獨一無二的,其反映了資料系統、組織任務和職責、法規要求和行業協議的具體情況。

 

您的架構應包含下列項目:

  • 資料範圍:主檔、交易、營運、分析、大數據等等。
  • 組織結構:責任主、資料負責人、IT、業務團隊和主管發起人之間的角色和責任。
  • 資料標準與政策:概述您管理和控管的內容以及結果為何的指南。
  • 監督與指標:用於測量策略執行和是否成功的參數。

資料控管程序

資料控管必須內嵌到組織的資料建立、管理和保護程序中。下列為部份程序要素和指南:

  • 程序與文件:不僅僅包含會讓稽核人員滿意的要求,文件必須清楚地概述所有流程。同時還應透過培訓、激勵措施等方式加強程序。
  • 資料完整性:必須根據資料控管模型和架構,將對資料完整性的考量納入程序中。預期這些新增內容將需要員工多一點額外的注意和遵守程序規範,並且很有可能會影響效率(可能整個程序會多花幾秒的時間)。此處若能稍微自動化可能會有所幫助。條碼掃描器和觸控螢幕等公認的技術相對較便宜,可讓資料收集更快更精確,尤其當結合工業物聯網(IIoT)感應器,並與現有的程序控制系統搭配使用時。
  • 稽核與品質控制:在所有程序中建立資料有效性的定期檢查,以驗證流程及程序的法規遵循。由品管團隊定期排程檢查效果最佳。

資料控管最大的挑戰為何?

最大的挑戰可能是組織和人事問題。每次業務轉型,都需要由負責的角色和職責的領導者來引領變革。它也需要經過文化轉變,從將資料管理視為一項無聊低階的工作,轉變為極其重要的工作。如果員工接觸資料,尤其是關鍵資料,當他們建立、更改、使用或以某種方式移動資料時,他們必須瞭解自己在正確維護資料時所扮演的角色,並承擔相應的責任。

 

另一大挑戰是資料快速激增,並隨著時間而變得越來越普遍。這些新資料大多為非結構化資料,或與我們過去所見或使用的資料不同。這不僅會增加現有系統和資料庫的負擔,也帶來對控管新程序的需求和附加要求。

資料控管工具與技術

建立資料控管架構不需要其他工具。然而,技術可以協助收集、管理和保護資料。請考慮下列事項:

  • 資訊管理應用程式可協助資料分析和監控企業資料控管政策的效能。其有助於跨業務部門執行資訊控管方案,透過資料驗證強制達到品質標準,以及衡量資料品管程序的改善。
  • 中繼資料管理解決方案,通常稱為企業中繼資料管理(EMM),會對企業的資訊資產進行分類並持續組織,這在大數據時代變得越來越重要。維護的資料資產資訊包括類型、標籤、來源和日期。
  • 資訊生命週期與內容管理技術可透過自動資訊歸檔、保留和銷毀政策,控制資料量並管理風險。內容管理特定功能也可藉由數位化文件來簡化企業流程,並將相關內容與交易和工作流程整合。
  • 強化資料管理或強化資料整合,可運用人工智慧(AI)和機器學習等新技術取得的資訊,強化現有的企業資料。其目標是改善決策制定,並協助部份應用程式進行自我調整。

5 大資料控管最佳實務

專家普遍認為,資料控管的前五大「最佳實務」如下:

  1. 大處著眼,小處著手。這是所有最好的建議。如果您是從頭開始(而且從未設定過資料控管程序),那麼您等於是在開疆拓土。小處著手,代表的是您很慎重,在投入全部努力之前,以有限的方式測試你的想法和理解,以學習、培養技能並驗證方法。同時,牢牢把握大局很重要,因為人很容易因陷入細節而偏離整體目標。因此,記下專案的高階目標(資料控管程序的樣貌),劃出一小部分作為試點測試區,然後透過此「試點」測試來驗證您的方法。
  2. 任命執行發起人。與所有跨企業專案一樣,必須確保執行業務發起人成為資料策略的領導者。他們將積極倡導該策略,並盡其所能向整個組織傳達理念。發起人還將強制執行責任制,建立所需資料思維的模型,協助仲裁企業部門之間的資料問題。
  3. 建立企業案例。資料控管系統並非沒有成本。儘管不需要開發架構並填入細節的特殊設備,但仍有工作要做待,而這很耗費資源,尤其是員工的時間。

    為這樣的專案建立企業案例會是個好主意。企業案例應包含專案的高階說明、目標陳述、預期效益,以及含有進度和成功之里程碑及衡量(指標)的排程。當專案團隊根據預定的時間表和里程碑評估進度時,這些指標有助於使專案保持正軌。企業案例也會提醒團隊成員,說明您進行此專案的原因,以及組織為何必須及時完成專案。
  4. 制定正確的衡量指標。 衡量固然不可少,但並非越多越好。即使自動化,衡量也需要花費時間和精力,因為必須有人查看、解讀結果,並視情況採取修正行動。太多衡量(或是沒有意義的衡量)可能會適得其反。使用者、操作員、工作人員很快就會發現何時衡量不重要,而且可能會因此分心,忘了注意真正有意義的衡量。如同關鍵績效指標(KPI) ,少數幾個(通常為 6 到 10 個)有用且有意義的衡量,比設了多達 50 個甚至 100 個衡量要有用得多,因為這些衡量並無法洞察系統實際運作是否滿足了目標。
  5. 溝通。大多數人出於對未知的恐懼而天生厭惡改變,而最好的補救辦法是資訊。對那些將受到新流程和新程序影響的人,無論他們是否會積極參與,都抱持開放的態度。解釋你在做什麼以及為什麼。告訴他們這會對工作和生活有何改變(可能只是一個微妙的變化),以及為什麼要全力配合和支持變革。讓受影響最大的人參與新程序的規劃和建置。他們最能瞭解這些變革將如何影響生產力的人,同時也最知道該怎麼修改以減少干擾,以及如何改善流程以提供更完善的資料。

少數幾個(通常為 6 到 10 個)有用且有意義的衡量,比設了多達 50 個甚至 100 個衡量要有用得多,因為這些衡量並無法洞察系統實際運作是否滿足了目標

請記住,資料控管是持續進行的程序,而不是一次性的專案。在設定系統之前有一些前置作業需要先完成,而這些程序將會成為組織日常生活的一部分。同時必須根據組織所處理之資料量、類型和特性的變化程度,持續監控程序本身並重新評估。

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資料控管常見問題

資料管理係指收集、控制、保護、操作及提供資料所需的所有功能。資料控管關乎資料品質和可靠性。其包含建立基礎架構的政策和活動。同時指名組織內同時具有授權和責任,應處理和保護特定種類/類型資料的個人(或職位)。

資料控管會建立流程和程序,並指名負責資料準確性和可靠性的個人或職位。另一方面,資料管理權是這些程序的建置。透過資料管理權,會指定負責人以管理和監督如何處理、儲存和保護資料的程序和工具。

主檔資料管理和控管必須協同合作。資料控管全部與資料品質和可靠性有關,它建立了確保資料準確性、可靠性、法規遵循和安全性的規則、政策和程序。主檔資料管理是企業資料的集中單一來源(單一事實版本)概念的另一術語。主檔資料為所有商業交易(如請款用戶端或採購存貨)必要的核心資料。這些交易需要客戶、供應商和項目資料的中央儲藏庫。

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