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什麼是雲端 ERP?

企業資源規劃(ERP)一詞出現於 1990 年代,意旨將整個公司從財務、製造、銷售等業務流程自動化的軟體。早期 ERP 系統通常建置在客戶資料中心自有的伺服器上。

 

 

數十年後,雲端技術的推出讓透過網際網路交付軟體變得可行。除了就地部署的 ERP 外,也可採取軟體即服務(SaaS)應用程式方式,以長期租賃形式使用 ERP,不需直接購買。除了交付與定價模式不同之外,雲端 ERP 還有很多優勢,其進階的功能與彈性擴充,使其成為數位經濟時代的致勝關鍵。

SaaS ERP 的演進

在 2000 年代初,「雲端」應用程式主要聚焦在獨立的解決方案,如客戶關係管理(CRM)、行銷自動化以及費用差旅管理。

 

到了 2000 年代中期,頂尖的商業軟體供應商推出了雲端 ERP。許多這些早期的雲端 ERP 系統功能有限,且不是真正為雲端而設計(有時候被稱為「仿雲」)。由於缺乏彈性、趕不上改變的速度,也缺乏所需的強大功能,因此中型企業對雲端 ERP 解決方案的接受度不高。雲端 ERP 也無法與不同的系統或資料整合或連結,因此限制了企業的改變與成長。

 

時至今日,現代 ERP 系統已大幅改變,而對雲端 ERP 的接受度和採用幅度也隨之成長。然而,區分專為雲端設計的 ERP 系統和僅於雲端運行的 ERP 系統,仍是相當重要的。

對於高速成長的中型企業,
為何雲端 ERP 如此重要?

雲端 ERP 對快速成長的中型企業特別重要,主要有三大原因。

  1. 提升靈活度:對深具成長潛力的中型企業而言,靈活度特別重要。這些企業往往是該行業的專家,從事小型相關的垂直領域,如航空業的車間金屬製造或餐廳的配送服務。他們與客戶和廠商有深厚的關係。為了快速成長,他們必須抓住機會,包括增加新地點、推出新產品和服務、進行併購,或對競爭對手的失敗經驗做出回應。

    而不夠靈活也不易延展的舊系統因為無法即時提供制定決策所需的資訊,將阻礙成長的腳步。若公司依賴獨立的報告系統(其中許多是以 Excel 試算表為主),則部門將難以相互交流資訊及合作,完成具有時效性的共同目標。

  2. 掌握現金流的能見度:在中型企業中,高層主管往往非常在意成本。中型企業不像大型公司僅管理季預算即足夠;反之,現金流是他們的命脈,因此改善利潤空間往往是最重要的目標。若要有充足的儲備金並為成長注入源源不斷的資金,就必須仔細對營運資金、營運費用和投資進行把關。

    所有中型企業或多或少已擁有會計或 ERP 系統,但這些系統中有許多無法提供即時的現金流與重要利潤資訊。它們往往不符合企業當前的需要,也無法與其他系統整合。更重要的是,這些舊系統通常不會再推出新功能,有些已將重心轉移到雲端的廠商甚至不會再提供維護和支援。

  3. 輕鬆整合應用程式:中型企業通常能快速採用適合特定營運需求的單點解決方案,例如客服中心軟體或現場服務系統,但對於核心 ERP 的改變方面進度緩慢。然而,新增這些「固定」解決方案會大幅提升成本和複雜性,因為這些工具不易於連接到 ERP 系統。現在,現代的雲端 ERP 已改變了這一切,越來越多成長中的公司已重新審視其 ERP 選擇。能輕鬆整合、延展且具彈性的雲端 ERP,已逐漸成為許多企業的首選。

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雲端 ERP 的十大優勢

以下優勢與功能,促使企業採用現代雲端 ERP:

  1. 成本降低:訂閱服務讓企業省去硬體或 ERP 軟體的前期採購成本。由於升級和維護費用均由供應商負責,因此企業的經常 IT 與相關員工成本也可降低。節省的成本相當可觀,特別是在公共雲部署中。
  2. 建置快速且彈性:SaaS 供應商負責安裝硬體和軟體,並提供具備資料中心專業知識的專職員工,因此能更快速地升級雲端 ERP 系統。如同消費者行動應用程式,雲端 ERP 企業應用程式的設定簡單。直覺化的使用者介面使得學習使用應用程式既快速又輕鬆,加速提高生產力,讓企業能掌握商機。
  3. 業務改善:許多企業紛紛採用雲端 ERP 來改善營運、改變過時的流程,並導入支援業務最佳實務的新功能。除了財務和會計實務外,包括整個公司的業務營運,甚至是企業合作夥伴與網路,都能因為雲端 ERP 獲得改善及提升速度。
  4. 簡單與自動化:透過現代的雲端 ERP,企業可以整合獨立的舊式應用程式,將現有和新的應用程式標準化、整合,不需再使用分散的系統以 Excel 試算表傳遞資訊。
  5. 新功能:透過持續升級與每年數次的新版本發行,SaaS 供應商可提供所有企業用戶新功能及應用程式改進。由於能立即取得更新,因此您絕不會因為等待廠商更新您的客製 ERP 系統而錯失任何機會。此外,當企業用戶發現更新的需求時,即可要求廠商採取行動。因此,整體的創新腳步更加靈活,也更為快速。
  6. 更深入的洞察:現代雲端 ERP 系統旨在解開大數據之密,讓您可以存取隱藏在龐大且複雜資料集中的資訊。雖然舊 ERP 系統中也有報表工具,卻缺乏雲端 ERP 系統所提供的深度整合分析資訊,無法掌握改善決策制定的關鍵要素。雲端 ERP 系統可洞見趨勢、預測變化與自動化流程的能力提高了資源使用率,並大幅提升了客戶服務。
  7. 支援行動 ERP:企業現在必須隨時隨地為員工、分包商、廠商和客戶提供資訊存取權,而這需要有安全的行動設備才能做到。SaaS ERP 產品中已內建行動功能,而非後續才添加。採用感應設計可符合行動螢幕的現代使用者介面(UI),對使用者相當重要。
  8. 採用新技術:現代 SaaS ERP 解決方案已內建智慧技術以提升生產力。這些技術包括人工智慧(AI)、機器學習以及物聯網(IoT);物聯網技術允許機器或感測器等設備能透過雲端將資料送回應用程式,以獲取最新的狀態資訊。
  9. 深化安全性:利用 ERP 雲端系統,即可將安全與資料備份交由全職、專業的安全專家處理。大型和中型企業中的安全漏洞主要發生於就地部署系統上,雲端供應商通常擁有最好的資料安全性。由於雲端 ERP 系統更為完整、更緊密關聯且合作更密切,因此能避免整合時產生漏洞,也降低因為採用多家廠商而帶來的風險。
  10. 可擴展性:由於成長難以預測,因此延展性至關重要。藉助 SaaS 解決方案,企業快速成長時只需要添加額外的運算能力或資料儲存容量,不需要再付出大筆的資本支出。

現代雲端 ERP 系統,透過精簡的業務流程改善工作程序,可以協助企業提供更好的客戶服務,找出擴大銷售的商機,並改善訂單到收款的週期。

雲端 ERP 的類型

所有雲端 ERP 解決方案都相同嗎?答案是否定的。雲端 ERP 解決方案的差異極大,尤其是系統部署、管理、監控和維護方式,以及其通用性和安全性。

 

您可以考量目前的架構和投資、業務複雜度、產能以及您的改變需求,選擇最適合貴公司的 ERP 部署方案

 

雲端 ERP 有三種類型:

  1. 公有雲
  2. 私有雲
  3. 混合雲

雲端 ERP 是否安全?

有關資料外洩與病毒的新聞時有所聞,擔心雲端 ERP 的安全性是很合理的。所有系統都有被闖入的風險;然而,系統的安全程度取決於部署方式以及管理者。

 

以下是幾個可以思考的重點:

  • 資料竊取:公司的資料遭竊、客戶的私人資訊被洩露,這些是新聞中最熱門的話題之一。但深入探究資料外洩的詳細狀況後,往往發現資料是儲存在公司的就地部署系統中,而非雲端。
  • 資料遺失:失去檔案是很可怕的事,但當自然災害發生、或系統當機時,就可能發生不小心刪除資料的意外。定期且頻繁地備份資料,才能在意外發生後復原資料。在雲端 ERP 中,基礎架構供應商會定期並多次進行異地備份。當您遺失資料時,即可輕鬆地復原資料,讓系統迅速恢復運作。
  • 安全性:擁有適當的安全性至關重要。中型企業通常 IT 人力有限,且需要應付基礎架構、系統更新與使用者問題。極少數的中型企業擁有全職的 IT 安全人員。有了信譽良好的雲端 ERP 供應商,中型企業也等於有了全職的安全專家全天候待命,能確保維護所有的安全性更新與程序。

鑑於上述,雲端 ERP 能提供中型企業比就地部署更為安全的選項。

立即行動,機不可失

雲端 ERP 是深獲肯定的成熟解決方案,當今世界各地已有數以千計的企業採用,您的許多競爭對手可能也在列。

 

選擇雲端 ERP 的企業能立即且持續存取這些可推動變革的工具,並因應商機靈活運用,因此能快速轉型。

 

對於成長型企業而言,轉型到雲端是帶領企業更上一層樓的必然過程。分析師報告(Gartner、Aberdeen、Forrester 等)、來自同行的客戶成功案例,都能證明雲端帶來了加速流程處理、改善資訊品質以及加速回收投資報酬的效益。

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