什麼是 ATS？
應徵者追蹤系統（ATS）是人力資源（HR）軟體應用程式，協助組織以數位方式管理招募和僱用工作。這是工作與應徵者資訊的中央資料庫，工作公告、徵才廣告以及申請資訊，以及應徵者的篩選都在此進行。
ATS 能支援一般性的工作，例如建立工作說明、將工作發佈至職業網站和求職網站、快速檢視履歷表、安排面試、收集意見反應、執行背景檢查和製作帶有電子簽章的聘用函。
這個系統也能管理工作應徵者的體驗，包括搜尋工作、線上應徵、檢查應徵狀態，以及產生通知給應徵者。
誰是應徵者追蹤系統的使用者？
各行各業、各種規模的企業都能運用應徵者追蹤系統來進行工作應徵者的組織、搜尋和溝通工作，並管理其應徵流程。由於相關成本與基礎架構的要求，過去主要對象是財星雜誌前 500 大的企業，現在小型組織則可以利用雲端的軟體即服務（SaaS）方案節省成本。
為何 ATS 如此重要？
ATS 能加速招聘流程。透過將離線的紙本流程轉為自動化的數位流程，招募和聘用工作更為精簡，節省時間之餘更能確保遵循公平且最理想的招募流程。
下列範例說明應徵者追蹤系統如何造福組織：
- 帶來更多應徵者：ATS 使得求職者能輕鬆地透過網路找工作和應徵，增加前來應徵工作的人數。
- 加速招聘週期：招募人員可以快速搜尋整個求職人才管道，挑選感興趣的求職者，將時間投注在篩選面試、推薦和邀約等更具價值的工作上。
- 與利害關係人更密切合作：在面試階段，招聘主管能在 ATS 內審核應徵者並提出反饋意見，並可透過設定業務規則，將篩選到招聘階段的流程進度自動化。
應徵者追蹤系統的演進
在網際網路時代之前，職缺廣告是刊登在報紙分類廣告和產業出版品上。這種紙本流程既耗時又管理困難。應徵者無法輕鬆掌握求職狀態。而大量的書面應徵資訊，也使得招募人員和招聘主管難以找到最合適的應徵者。
有了數位與網路技術後，應徵工作變得容易多了。全球規模的就業網站向世界各地宣傳工作機會。頓時間，招募成為量產化的業務。
應徵者追蹤系統首見於 1990 年代後期，屬於公司內部部署的系統，著重在處理和儲存大量的求職履歷表，同時確保符合招聘實務的法規要求以及一致性。但如此大量的應徵資訊仍令招募人員與招聘主管備感壓力；因此，這些系統的功能很快即演化，可支援預先篩選、履歷表掃描、剖析、自動發出通知以及分析等。
現在，應徵者追蹤系統主要部署在雲端，並以軟體即服務（SaaS）解決方案的型式提供。雲端型的 ATS 可以免除昂貴的建置成本與效率不彰的流程，同時減少對 IT 的依賴。
ATS 技術日新月異，提供許多可支援現代化招募需求的功能，包括：
- 虛擬招募：支援遠端辦公以及招募工作，如就業網站，應徵者溝通、錄取邀約和面試。
- 大量招募：為醫療保健、百貨、電子商務和科技等特定產業，快速吸引、篩選與聘用大量應徵者。
- 大量應徵者：為特定職缺篩選大量應徵者。
- 內部招募：找出合適的員工人才，提供內部發展機會。
- 多元化與包容性：落實公司的聘用原則與客觀的招募作法。
ATS 支援從刊登職缺到發出工作錄取函的招募流程。招募資料屬於個人資料，因此，應徵者追蹤系統也會幫助公司遵守資料保護法規（如 GDPR）的規範。
ATS 使用案例
招募人員是 ATS 最活躍的使用者。他們每天都要使用 ATS 系統管理工作公告、刊登職缺、審核應徵者，並管理招募和聘用階段應徵者的進程。
招聘主管利用 ATS 參與招聘流程。該系統讓招聘主管能直接存取工作公告，檢視工作描述、應徵者以及履歷表，並查看每個應徵者的狀態。ATS 會產生準備和進行面試所需的資訊，也能在面試後儲存質量兼具的反饋意見。
應徵者則可以利用 ATS 搜尋和應徵工作，查看應徵狀態，接受錄取邀約。
現代化 ATS 中對新配對工作發出的後續訊息。
考量 ATS 時的注意事項
應徵者追蹤系統可能是獨立的解決方案，也可隸屬於包含應徵者關係管理（CRM）的端對端招募軟體平台。
CRM 軟體通常與 ATS 平行並用。其不同處為，ATS 是用來吸引人才，並與已轉換為應徵者狀態的求職者建立關係。應徵者關係管理系統則著重在應徵者的互動參與，並打造正面的整體招募體驗。
有些組織喜歡以簡單的獨立式 ATS 應用程式管理應徵者資料。然而，這類方案有所侷限。這類系統雖足以應付活躍的應徵者，卻沒有吸引和培養被動潛在人才的功能。
從求職到成為應徵者的旅程中，包含 ATS 和 CRM 功能的招募軟體能提供最大的彈性和效率，其效益包括：
- 可使用更先進的職業網站
- 量身打造的登陸頁面
- 電子郵件行銷活動
- 更大的人才庫
- 候選應徵者的興趣和參與度更高
- 加速聘僱週期
- 內部利害關係人的合作更密切
端對端的招募解決方案能降低成本，並消弭同時管理多個系統的複雜性。
其他應考量的重點包括：
- 延展性：組織的聘僱需求可能改變，因此軟體必須具有靈活度與延展性。
- 整合：事先決定如何與其他招募軟體以及整體的人力資源技術架構整合。這些整合可以消除人工的資料處理作業，並可整併招募資料與員工資料。
- 使用者的需求：考量所有使用者，包括應徵者、招募人員、招聘主管，確保 ATS 為每個人提供有效率且正面的體驗。
包含 ATS 和 CRM 的端對端招募平台具備哪些功能
以下介紹全方位招募解決方案的綜合特色與功能：
刊登職缺
- 建立工作說明，強調偏好的工作能力。
- 利用自動掃描功能找出性別偏見與薪資基準。
- 建立雇主品牌網站以吸引求職者。
- 在職業網站和求職網站上建立和管理職缺。
- 根據職缺公告使用可配置的應用程式（行動申請、快速申請、多階段申請）。
審核應徵者
- 利用單一的資料庫搜尋內外部的應徵者。
- 為每個職缺設定應徵前置篩選問題。
- 自動儲存與分析履歷表資料，包括進行剖析。
- 接收為每個職務客製的自動化通知與警示。
- 為第三方機構提供安全的存取。
- 在整個招募流程產生即時報告和分析。
面試應徵者
- 安排面試並追蹤進度。
- 蒐集意見反應並自動整合對應徵者的評估。
- 提供可安全存取的應徵者入口網站，以取得目前的資訊和狀態。
聘用和到職訓練
- 存取具品牌標識的範本和表單，並事先填入資料。
- 產生並發出錄取信，提供電子簽名功能以加速作業。
- 自動化到職流程。
組織建置 ATS 的時機
當組織快速成長，有關乎整體商業策略的遠大招募目標時，便是考量建置 ATS 的良機。其他可能的考量點，包括希望鎖定有大量需求的專業技能或職務，支援大量招募工作，解決 HR 嚴重效率不彰的問題，因為集中式的資料模型與自動化的工作流程能同時節省時間與金錢。HR 的效率不彰可能出於以下情況：
- 在試算表上追蹤聘僱工作。
- 必須將相同的職缺廣告手動提交到多個求職網站。
- 耗用時間在審核大量不適切的應徵申請件上。
- 難以取得聘僱團隊的意見與決定。
- 缺乏可用來建置、維護或改善現有職業網站的內部資源。
- 對招募作業價值的評估既困難又不一致。
升級 ATS 的時間點
許多組織選擇將現有的 ATS 升級為端對端招募軟體平台，納入 CRM 中的應徵者參與功能。
過時的 ATS 可能導致以下狀況，使 HR 效率不彰：
- 每個職缺都接到相同的求職申請。
- 聘僱流程中大量應徵者退出。
- 培養與吸引應徵者困難且缺乏效率。
- 出現偏見而不自覺。
- 難以進行特定聘僱策略，如大量聘僱、內部升遷和虛擬招募等。
應徵者追蹤系統可以提供 HR 一個現代化、安全的平台，用以吸引、辨識最佳人選並與之互動進而聘僱，特別是將這個系統整合在端對端的招募解決方案內時。ATS 能消除耗時的手動流程，讓招募工作與公司的預期發展完美同步。