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使用筆記型電腦的女性

什麼是 ATS?

應徵者追蹤系統(ATS)是人力資源(HR)軟體應用程式,協助組織以數位方式管理招募和僱用工作。這是工作與應徵者資訊的中央資料庫,工作公告、徵才廣告以及申請資訊,以及應徵者的篩選都在此進行。

 

ATS 能支援一般性的工作,例如建立工作說明、將工作發佈至職業網站和求職網站、快速檢視履歷表、安排面試、收集意見反應、執行背景檢查和製作帶有電子簽章的聘用函。

 

這個系統也能管理工作應徵者的體驗,包括搜尋工作、線上應徵、檢查應徵狀態,以及產生通知給應徵者。

ATS 的運作方式

應徵者追蹤系統可以做些什麼?

ATS 是工作應徵者的資料庫,能自動化與管理招募過程中的相關工作流程。這個系統可以減少人事主管與招募人員收到的履歷表數量,讓他們把時間用在最合乎資格的應徵者身上。

 

企業能將業務規則寫入 ATS 中,藉此確實遵循最佳聘僱實務,同時保護應徵者所提交的個人資料。

瞭解招募人員與人事主管如何運用 ATS 快速找到並雇用最理想的人選。

誰是應徵者追蹤系統的使用者?

各行各業、各種規模的企業都能運用應徵者追蹤系統來進行工作應徵者的組織、搜尋和溝通工作,並管理其應徵流程。由於相關成本與基礎架構的要求,過去主要對象是財星雜誌前 500 大的企業,現在小型組織則可以利用雲端的軟體即服務(SaaS)方案節省成本。

 

以下是來自不同業務部門和產業的客戶成功建置 ATS 的範例:

 

Tower Health:醫療保健和健康供應商 Tower Health 使用精簡的工作說明來改善病患照護。閱讀客戶案例

 

Sephora: 法國的個人保養與美容產品跨國零售商 Sephora 利用高效率的行動招募工作流程,每年聘用 15,000 名員工。

為何 ATS 如此重要?

ATS 能加速招聘流程。透過將離線的紙本流程轉為自動化的數位流程,招募和聘用工作更為精簡,節省時間之餘更能確保遵循公平且最理想的招募流程。

 

下列範例說明應徵者追蹤系統如何造福組織:

  • 帶來更多應徵者:ATS 使得求職者能輕鬆地透過網路找工作和應徵,增加前來應徵工作的人數。
  • 加速招聘週期:招募人員可以快速搜尋整個求職人才管道,挑選感興趣的求職者,將時間投注在篩選面試、推薦和邀約等更具價值的工作上。
  • 與利害關係人更密切合作:在面試階段,招聘主管能在 ATS 內審核應徵者並提出反饋意見,並可透過設定業務規則,將篩選到招聘階段的流程進度自動化。

應徵者追蹤系統的演進

在網際網路時代之前,職缺廣告是刊登在報紙分類廣告和產業出版品上。這種紙本流程既耗時又管理困難。應徵者無法輕鬆掌握求職狀態。而大量的書面應徵資訊,也使得招募人員和招聘主管難以找到最合適的應徵者。

 

有了數位與網路技術後,應徵工作變得容易多了。全球規模的就業網站向世界各地宣傳工作機會。頓時間,招募成為量產化的業務。

 

應徵者追蹤系統首見於 1990 年代後期,屬於公司內部部署的系統,著重在處理和儲存大量的求職履歷表,同時確保符合招聘實務的法規要求以及一致性。但如此大量的應徵資訊仍令招募人員與招聘主管備感壓力;因此,這些系統的功能很快即演化,可支援預先篩選、履歷表掃描、剖析、自動發出通知以及分析等。

 

現在,應徵者追蹤系統主要部署在雲端,並以軟體即服務(SaaS)解決方案的型式提供。雲端型的 ATS 可以免除昂貴的建置成本與效率不彰的流程,同時減少對 IT 的依賴。

 

ATS 技術日新月異,提供許多可支援現代化招募需求的功能,包括:

  • 虛擬招募:支援遠端辦公以及招募工作,如就業網站,應徵者溝通、錄取邀約和面試。
  • 大量招募:為醫療保健、百貨、電子商務和科技等特定產業,快速吸引、篩選與聘用大量應徵者。
  • 大量應徵者:為特定職缺篩選大量應徵者。
  • 內部招募:找出合適的員工人才,提供內部發展機會。
  • 多元化與包容性:落實公司的聘用原則與客觀的招募作法。

ATS 支援從刊登職缺到發出工作錄取函的招募流程。招募資料屬於個人資料,因此,應徵者追蹤系統也會幫助公司遵守資料保護法規(如 GDPR)的規範。

ATS 使用案例

招募人員是 ATS 最活躍的使用者。他們每天都要使用 ATS 系統管理工作公告、刊登職缺、審核應徵者,並管理招募和聘用階段應徵者的進程。

 

招聘主管利用 ATS 參與招聘流程。該系統讓招聘主管能直接存取工作公告,檢視工作描述、應徵者以及履歷表,並查看每個應徵者的狀態。ATS 會產生準備和進行面試所需的資訊,也能在面試後儲存質量兼具的反饋意見。

 

應徵者則可以利用 ATS 搜尋和應徵工作,查看應徵狀態,接受錄取邀約。

現代化 ATS 中對新配對工作發出的後續訊息。

考量 ATS 時的注意事項

應徵者追蹤系統可能是獨立的解決方案,也可隸屬於包含應徵者關係管理(CRM)的端對端招募軟體平台

 

CRM 軟體通常與 ATS 平行並用。其不同處為,ATS 是用來吸引人才,並與已轉換為應徵者狀態的求職者建立關係。應徵者關係管理系統則著重在應徵者的互動參與,並打造正面的整體招募體驗。

 

有些組織喜歡以簡單的獨立式 ATS 應用程式管理應徵者資料。然而,這類方案有所侷限。這類系統雖足以應付活躍的應徵者,卻沒有吸引和培養被動潛在人才的功能。

 

從求職到成為應徵者的旅程中,包含 ATS 和 CRM 功能的招募軟體能提供最大的彈性和效率,其效益包括:

  • 可使用更先進的職業網站
  • 量身打造的登陸頁面
  • 電子郵件行銷活動
  • 更大的人才庫
  • 候選應徵者的興趣和參與度更高
  • 加速聘僱週期
  • 內部利害關係人的合作更密切

端對端的招募解決方案能降低成本,並消弭同時管理多個系統的複雜性。

 

其他應考量的重點包括:

  • 延展性:組織的聘僱需求可能改變,因此軟體必須具有靈活度與延展性。
  • 整合:事先決定如何與其他招募軟體以及整體的人力資源技術架構整合。這些整合可以消除人工的資料處理作業,並可整併招募資料與員工資料。
  • 使用者的需求:考量所有使用者,包括應徵者、招募人員、招聘主管,確保 ATS 為每個人提供有效率且正面的體驗。

包含 ATS 和 CRM 的端對端招募平台具備哪些功能

以下介紹全方位招募解決方案的綜合特色與功能:

 

刊登職缺

  • 建立工作說明,強調偏好的工作能力。
  • 利用自動掃描功能找出性別偏見與薪資基準。
  • 建立雇主品牌網站以吸引求職者。
  • 在職業網站和求職網站上建立和管理職缺。
  • 根據職缺公告使用可配置的應用程式(行動申請、快速申請、多階段申請)。

審核應徵者

  • 利用單一的資料庫搜尋內外部的應徵者。
  • 為每個職缺設定應徵前置篩選問題。
  • 自動儲存與分析履歷表資料,包括進行剖析。
  • 接收為每個職務客製的自動化通知與警示。
  • 為第三方機構提供安全的存取。
  • 在整個招募流程產生即時報告和分析。

面試應徵者

  • 安排面試並追蹤進度。
  • 蒐集意見反應並自動整合對應徵者的評估。
  • 提供可安全存取的應徵者入口網站,以取得目前的資訊和狀態。

聘用和到職訓練

  • 存取具品牌標識的範本和表單,並事先填入資料。
  • 產生並發出錄取信,提供電子簽名功能以加速作業。
  • 自動化到職流程。

組織建置 ATS 的時機

當組織快速成長,有關乎整體商業策略的遠大招募目標時,便是考量建置 ATS 的良機。其他可能的考量點,包括希望鎖定有大量需求的專業技能或職務,支援大量招募工作,解決 HR 嚴重效率不彰的問題,因為集中式的資料模型與自動化的工作流程能同時節省時間與金錢。HR 的效率不彰可能出於以下情況:

  • 在試算表上追蹤聘僱工作。
  • 必須將相同的職缺廣告手動提交到多個求職網站。
  • 耗用時間在審核大量不適切的應徵申請件上。
  • 難以取得聘僱團隊的意見與決定。
  • 缺乏可用來建置、維護或改善現有職業網站的內部資源。
  • 對招募作業價值的評估既困難又不一致。

升級 ATS 的時間點

許多組織選擇將現有的 ATS 升級為端對端招募軟體平台,納入 CRM 中的應徵者參與功能。

 

過時的 ATS 可能導致以下狀況,使 HR 效率不彰:

  • 每個職缺都接到相同的求職申請。
  • 聘僱流程中大量應徵者退出。
  • 培養與吸引應徵者困難且缺乏效率。
  • 出現偏見而不自覺。
  • 難以進行特定聘僱策略,如大量聘僱、內部升遷和虛擬招募等。

應徵者追蹤系統可以提供 HR 一個現代化、安全的平台,用以吸引、辨識最佳人選並與之互動進而聘僱,特別是將這個系統整合在端對端的招募解決方案內時。ATS 能消除耗時的手動流程,讓招募工作與公司的預期發展完美同步。

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