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經理利用平板電腦追蹤員工績效

什麼是績效管理系統?

績效管理系統會以一致且可衡量的方式追蹤員工的績效。
技術與方法的結合,確保整個組織的人員與企業的的策略目標保持一致,並做出貢獻。

 

該系統協同運作,主管和員工共同制定期望、找出員工目標、制定績效評量、共享員工績效審查與考核,並提供意見回饋。

 

如果正確制定並始終如一地應用,績效管理系統會提高整體的勞動生產力。員工會對工作投入更多心力,且會將流動率降至最低,而每位員工的收入則會徹底提升。

績效管理系統一致且可衡量的方式追蹤員工績效。

績效管理系統的核心要素為何?

無論是在雲端、就地還是混合式環境內,皆可透過績效管理軟體部署。

 

雲端平台或人力資源雲端提供多種優勢,包括更大型的資料儲存容量、更強大的安全性,以及與應用程式更輕鬆整合,例如學習與發展、薪酬及其他以人為本的系統。

顯示績效管理系統中三個關鍵流程的圖表。

績效管理系統的三大關鍵流程

 

績效管理系統仰賴以下三大關鍵流程:

 

  1. 目標管理的規劃與採取行動
    • 使員工績效與企業目標保持一致。
    • 分配有意義且符合個人成就的工作任務,提高員工參與度。
    • 業務優先順序轉變時,快速調整目標。
  2. 監控動態優化的績效管理
    • 監控每位員工的目標,確保持續符合企業目標。
    • 提供改善績效的意見回饋與指引。
    • 即時識別出好的結果。
  3. 透過績效評估評鑑並識別
    • 一致且準確地評估績效。
    • 表揚並獎勵表現優異者。
    • 使用系統資料導向的洞察,量化員工為企業帶來的價值。

績效管理系統的演進

幾世紀以來,企業持續管理著個人績效。但在第一次及第二次世界大戰期間引入第一個正式化模型,當時軍方需要了解每位成員的優勢和能力,以便制定作戰策略。

 

截至本世紀中葉,企業利用績效評估來對單位員工的績效進行評分,並給予獎勵。

 

於 1960 年代,焦點開始轉向員工發展層面,員工與其主管間進行討論來考核績效,並在必要的情況下進行教學和培訓,協助員工改善和/或提升其職業生涯。

 

在此期間,傳統績效管理軟體的某些方面,例如雲端運算、使用者介面的改進以及人工智慧(AI)和機器學習,由於技術較完善,日益演進。然而,大多數系統仍強調員工每季度或年度的考核或獎勵。

 

雖然表揚仍為績效管理的重要層面,但企業正在走向更全面的方式,即為員工提供持續的回饋與指導,協助他們實現目標。

誰需要使用績效管理系統?

無論行業或規模大小,任何擁有員工基礎的公司,都將受惠於績效管理系統。

 

儘管每位員工都會在某個階段與系統進行互動,但權限使用者為團隊主管或下屬的經理。

  • 員工可與其經理共同制定員工目標。在系統內建立個人化員工績效考核,並在使用此模式時參與全面性的考核週期。
  • 人力資源專家制定支援績效管理週期的人力資源流程與系統。他們與經理和員工合作,確保流程公平,並即時執行每個階段。
  • 經理是系統的權限使用者,必須確保每位員工皆積極參與流程。而經理最終也須對其團隊的績效負責。

績效管理系統為何重要?

隨著員工生產力及參與度的提高、流動率降低和每位員工的收入大幅提高,這套績效管理系統可適當地與相鄰的企業系統整合、提供寶貴的洞察,並協助制定更廣泛的人力資本管理決策。

 

舉例來說,績效管理系統儲存並量化員工或經理互動的資料,包括個人職業發展目標、適當的技能基礎,以及整體適合繼任交接。有了這些洞察結果,便能將學習和開發資金投入到最符合業務及員工需求的方式。

 

績效管理軟體能準確且即時檢視人力,在人力規劃和策略部分提供協助。

績效管理最佳實踐為何?

一致性與透明度是優化績效管理流程的關鍵。目標管理、動態優化的績效管理及評估的週期正在進行中。週期完成後,便會識別現有及新目標,並再次開始另一個週期。

 

最佳實務也包括全年持續提供且互動的意見回饋,而非僅在績效評估階段提供。績效對話應該是輕鬆又開放的。如果員工和經理希望改善他們的互動,就必須花時間強化技能。

 

為了確保對公司內相似角色員工的評估採用一致的方法,應實施校準流程。

績效管理的進步和趨勢

動態優化的績效管理

企業正在從傳統的績效管理轉向 動態優化的績效管理(CPM)模式。

CPM 流程不太正式,反而員工和經理參與頻率更高。定期安排一對一的討論和持續的意見回饋有助於員工保持正軌。

對於經理而言,CPM 策略可以透過在問題發生時即時解決問題,更輕鬆地追蹤員工的工作成就和劣勢。目標可以隨著公司目標的變化而調整,實現具備靈活度且快速回應的工作模式。

相較於每 6 到 12 個月等待一次,並且可能會忽略績效期間較早取得之成就的正式會議,員工會收到更即時的意見回饋。CPM 模型也會消除突發狀況並加速改善週期。

 

無桌工作人員及實地工作者

無桌工作人員也被稱為實地工作者,此類員工遠離辦公桌或公司總部完成工作,並且無法取得一致的內部系統和通訊管道。不同於在家工作,卻仍保有存取這些系統權限的遠端工作者。例如:在接待部門、自然資源業、製造業和醫療保健領域工作的人。


根據最新研究,無辦公桌工作者佔全球勞動力的 80%,令人震驚。鑑於工作性質,他們通常不易融入現有系統。企業必須確保其績效管理系統,能夠有效率地支援人力這個重要的環節。

 

動態團隊

現代化績效管理系統必須夠靈活,才能適應包含團隊動態在內的業務變化。正在從傳統和敏捷的團隊模式轉變為動態模式:

傳統團隊 敏捷團隊 動態團隊
正式指派的領導者
(例如部門經理)
正式指派的領導者
(例如敏捷教練)
自我管理,
通常無正式指派的領導者
預測式工作流程,
具有正確或錯誤的工作方式
非預測式工作流程,
焦點與目標經常變更
隨著新想法的引進、實施和改變,快速改變工作流程
團隊成員擁有相同的職稱和專業領域 具備每日立會與短期衝刺的正式敏捷方法 由跨部門的成員組成,經常變動
  鼓勵快速失敗和反覆開發,以利有效確定修正 可能未遵循制定的方法或協議,會保留失敗導向創新的敏捷方法論價值
    專案完成後解散的組織團隊結構

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讓員工和主管齊心協力,達成高績效並達標。

績效管理系統常見問題

績效管理系統能夠協助任何擁有員工基礎的公司企業。此系統為公司提供有效且持續可行的模式,可利用於提供相對於企業策略目標之人力績效的意見回饋及量化績效。

績效管理系統 可協助解決一系列業務問題,包括:

  • 未能表揚和獎勵優秀者而造成的頂尖人才流失
  • 與企業目標不符的低效率工作習慣導致的財務損失
  • 缺乏引導式薪酬、晉升和解僱決策的標準化方法
  • 如果受到法律質疑,則無法證明其為合理決策

績效管理流程包含經理和員工管理目標、監控績效及評估結果的一系列階段。傳統的績效管理系統遵循季度、半年度或年度考核的典型週期。動態優化的績效管理模式支援更頻繁的週期。

 

流程進行中。流程完成後,便會識別現有和新的員工目標,並再次開始新的週期。

績效管理流程分為三個階段:

  • 目標管理的規劃與採取行動。
  • 監控動態優化的績效管理。
  • 透過績效評估評鑑並識別。

更廣泛得整合現有系統
公司希望其績效管理平台,能夠為企業帶來更大的價值。通過整合整個作業系統,企業可以精簡並自動化許多手動和耗時的流程,例如法律、薪資及其他部份等。這些整合提供企業更廣泛的視野,可讓企業開發更深入的洞察,協助制定更廣泛的營運及策略性決策。

 

符合法規需求
與大多數人員規劃及策略流程相同,績效管理支援的活動必須超出員工/經理互動的範疇。該平台也必須支援許多系統並與之互動。這些系統必須與紀錄儲存、資料安全性相關,並符合公司和政府法律的其他法規要求。

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