Trends und Entwicklungen bei der Personaleinsatzplanung

Die Personaleinsatzplanung (Workforce Management, WFM) hat sich in den letzten Jahren grundlegend verändert, da sich die Arbeitsabläufe verändert haben. Glücklicherweise hat sich Software für das Personalmanagement entwickelt, um Ihnen zu helfen, diese sich verändernde Landschaft besser zu meistern. Die heutigen WFM-Lösungen enthalten KI-gestützte Tools, die sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter und Qualifikationen verfügbar sind, um den Bedarf zu decken. Moderne WFM-Lösungen müssen über die betriebliche Effizienz hinausgehen. Sie sollten den sich wandelnden Lebensstil und die Erwartungen der Mitarbeiter unterstützen und gleichzeitig das Wohlbefinden und die Motivation der Mitarbeiter fördern.

Definition von Workforce Management

WFM ist ein umfassendes und integriertes Set von Prozessen und Werkzeugen, mit denen Arbeitszeiten und Arbeitslasten genau budgetiert, terminiert, verfolgt und prognostiziert werden. Zu den WFM-Aufgaben gehören Zeit und Anwesenheit, Mitarbeitereinsatzplanung und arbeitsrechtliche Einhaltung. Mit datengestützten Erkenntnissen hilft Ihnen WFM dabei, Ihre HR-Aktivitäten besser an Ihren Geschäftszielen auszurichten und schnell Chancen zu erkennen, um die Produktivität zu optimieren und zu steigern.

Moderne WFM-Plattformen nutzen KI, um die Terminierung zu automatisieren, die Personalbesetzung zu optimieren und vorausschauende Erkenntnisse bereitzustellen, die Unternehmen dabei helfen, agil und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Schlüsselkomponenten der Personaleinsatzplanung

Die Softwarefunktionen für die Personaleinsatzplanung reichen von den Kernfunktionen von Zeitmanagement, Zeitplanung und Compliance bis hin zu fortschrittlicherer Integration und vorausschauenden Analysen.

• Zeit- und Anwesenheitsmanagement: Top-Lösungen für das Personalmanagement sollten die Zeiterfassung aus einer Vielzahl von Quellen unterstützen, z. B. mobile Anwendungen und Online-Arbeitszeitblätter. Self-Service-Funktionen zum Beantragen von Abwesenheiten und zum Erteilen von Genehmigungen erleichtern sowohl Mitarbeitern als auch Vorgesetzten das Leben, während Warnmeldungen für Mehrarbeit Unternehmen dabei helfen können, überhöhte Personalabrechnungskosten zu vermeiden.
• Prognosen, Terminierung und Budgetierung: Lösungen, die Vorhersagemodelle, KI-Analysen, In-Memory-Datenverarbeitung und andere fortschrittliche Technologien verwenden, können die genauesten Prognosen und Zeitpläne erstellen. Mit diesen Lösungen kann die Terminierung basierend auf Arbeitslasten sowie Faktoren wie Fähigkeiten, Präferenzen und Verfügbarkeit von Personen automatisiert werden.
• Analyse-Dashboards und -Metriken: Analyse-Dashboards und Kennzahlen basieren auf Echtzeitdaten der Belegschaft und bieten Einblicke in die Mitarbeiterleistung, die Planungseffektivität und vieles mehr. Wenn WFM-Systeme in andere HR- und operative Daten integriert werden können, können Unternehmen die Auswirkungen von Personalstrategien im gesamten Unternehmen messen und bei Bedarf anpassen.
• Wohlbefinden, Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiter: Eine gute Management- und Kommunikationsstruktur ist unerlässlich, um das Wohlbefinden der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten. Die heutigen WMF-Lösungen können Ihnen auch dabei helfen, Arbeitsplatzdaten in Echtzeit und personalisierte Berichte zu verwenden, um sicherzustellen, dass Sie alle Risiken oder herausfordernden Situationen, mit denen Ihre Teams konfrontiert sind, erfüllen.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Konfigurierbare Tools helfen Unternehmen, lokale und globale Gesetze, Zertifizierungsanforderungen, Arbeitsstandards, Gewerkschaftsvereinbarungen und mehr zu verfolgen und einzuhalten. Bei zunehmend dezentralen und geografisch verteilten Teams ist es unerlässlich, eine zentrale Sicht auf die Vorschriften zu haben, da sie von Region zu Region sehr unterschiedlich sein können.
• Mobile Workforce Management: Sicherer, ortsunabhängiger Zugriff auf Workforce-Management-Daten und -Prozesse hilft Außendienstteams, Remote-Mitarbeitern sowie Mitarbeitern und Managern vor Ort dabei, vernetzt zu bleiben und effizienter zu arbeiten.
• Integration: Die Integration mit HR-, Beschaffungs- und ERP-Systemen kann Ihnen dabei helfen, beispiellose Erkenntnisse zu gewinnen. Das bedeutet On-Demand-Reporting und -Analyse, vorausschauende Planung für Spitzen und Einstellungseinbrüche sowie die Möglichkeit, den ROI Ihrer unternehmensübergreifenden Personalaktivitäten zu steigern.

Die neun wichtigsten Vorteile von Workforce-Management-Lösungen

Mit Echtzeitdaten, KI und cloudbasierten Lösungen für das Personalmanagement können Sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Mit starken Kommunikations- und Planungsstrategien können Sie diese WFM-Lösungen optimieren, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Verwaltungsprotokolle und -werte in Ihrem Unternehmen gleichmäßig angewendet werden.

Eine engagierte, zufriedene und motivierte Belegschaft ist der Hauptvorteil, von dem alle anderen WFM-Vorteile profitieren können, darunter:

1. KI-gestützte Analysen: prognostizieren den Bedarf, identifizieren Personaltrends und unterstützen datengestützte Entscheidungen
2. Automatisierte Anwesenheitsverfolgung: Optimiert den Prozess der Überwachung von Mitarbeiterstunden, reduziert Fehler und Verwaltungsaufwand
3. Geringere Kosten: Optimieren Sie den Personalbestand und die Einsatzpläne, minimieren Sie die Überbesetzung und senken Sie die Personalkosten.
4. Höhere Mitarbeiterproduktivität: Richtet die Qualifikationen und Zeitpläne der Mitarbeiter an den Geschäftsanforderungen aus und steigert so die Effizienz der Belegschaft.
5. Compliance-Sicherheit: Hilft bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und -vorschriften und reduziert das Risiko von Verstößen gegen die Vorschriften
6. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit: Bietet Tools für Selfservice und flexible Einsatzplanung, um das Mitarbeiterengagement und die Mitarbeiterbindung zu verbessern
7. Erweitertes Abwesenheitsmanagement: Zentralisiert Abwesenheitsanträge und gibt Führungskräften Einblick in die Teamverfügbarkeit
8. Mehr Agilität und Resilienz: Skalieren Sie schnell Talente und Ressourcen, um auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren.
9. Einheitliche Personaldaten: Integriert Mitarbeiter- und Kontingentarbeiterinformationen für eine bessere Entscheidungsfindung und strategische Planung

Herausforderungen herkömmlicher Lösungen für das Personalmanagement

Traditionelle Workforce-Management-Lösungen werden immer stärker unter dem Gewicht moderner Anforderungen belastet. Altsysteme, die für statischere, berechenbarere Umgebungen entwickelt wurden, sind in der heutigen Digital-First-Landschaft häufig aufgrund folgender Faktoren nicht ausreichend:

• Begrenzte Agilität und Reaktionsfähigkeit
• Fragmentierte Transparenz der Belegschaft
• Unflexible Terminierung und Ressourcenzuordnung
• Mangelnde strategische Einblicke
• Risikoanfälligkeit und Compliance-Lücken
• Nicht in der Lage, kompetenzbasierte Transformation zu unterstützen

Forbes betont, dass Mobilität und Flexibilität die traditionellen vier Wände des Unternehmens abbauen und so einen „grenzenlosen Arbeitsplatz“ schaffen, an dem Mitarbeiter jederzeit und überall arbeiten können. Mobile Lösungen und eine einheitliche Geräteverwaltung ermöglichen einen sicheren Zugriff auf alle Geräte, während anwendungsbasierte Schnittstellen und dynamische Bereitstellungen ein nahtloses, verbraucherfreundliches Erlebnis bieten. Diese Veränderungen verändern die Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber grundlegend und erfordern moderne IT-Infrastrukturen und agile Kulturen.

Unternehmen, die KI proaktiv in ihre WFM-Strategien integrieren, sind besser aufgestellt, um anpassungsfähigere, zukunftsfähigere Teams aufzubauen. Diese Umstellung auf Automatisierung, Reaktionsfähigkeit in Echtzeit und einheitliche Transparenz der Belegschaft ermöglicht es Unternehmen, ihre Belegschaft aufeinander abzustimmen, um den sich wandelnden Anforderungen gerecht zu werden und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Welche Funktionen und Merkmale haben WFM-Lösungen?

Moderne WFM-Lösungen sollen Unternehmen dabei unterstützen, ihre Personalressourcen zu optimieren, die Compliance zu verbessern und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.

Zu den wichtigsten WFM-Funktionen gehören:

• Personalbedarfsprognosen: Prognostizieren, wo, wann, welche Art und wie viele Mitarbeiter benötigt werden, um den erwarteten Bedarf zu decken, sodass Unternehmen Über- oder Unterbesetzung vermeiden und Produktivität und Personalkosten optimieren können
• Planung: Abstimmung der Personalverfügbarkeit, der Qualifikationen und des Personalbedarfs, Sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit den richtigen Aufgaben zugeordnet werden, und Unternehmen dabei unterstützen, sich in Echtzeit anzupassen und Mitarbeiter zu motivieren
• Zeiterfassung: Erfassung der Zeit, die Mitarbeiter für Aufgaben, Projekte und Arbeitsaktivitäten aufgewendet haben, sodass Unternehmen die Produktivität überwachen, die Anwesenheit verwalten, eine genaue Gehaltsabrechnung sicherstellen und fundierte Entscheidungen über die Ressourcenzuordnung und den Projektzeitplan treffen können
• Abwesenheitsmanagement: Bearbeitung von Abwesenheitsanträgen von Mitarbeitern und Erfassung von Abwesenheitszeiten bei gleichzeitiger Einhaltung von Arbeitsvorschriften, Aufrechterhaltung der Mitarbeiterproduktivität und Unterstützung des Wohlbefindens der Mitarbeiter
• Analysen: Verknüpfung von Daten über HR- und Geschäftssysteme hinweg, um eine vollständige Sicht auf die Belegschaft zu bieten, sodass Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen, das Mitarbeitererlebnis verbessern, Kosten senken und souverän für die Zukunft planen können
• Compliance: Konsistente Einhaltung gesetzlicher, behördlicher und vertraglicher Standards in Bezug auf die Beschäftigung, um eine faire Behandlung zu gewährleisten, Risiken zu reduzieren und sowohl Mitarbeiter als auch das Unternehmen in allen Rechtsräumen zu schützen
• Mobile Barrierefreiheit: Ermöglichen Sie der Belegschaft den sicheren Zugriff auf und die Ausführung von Arbeit über mobile Geräte, um Produktivität, Motivation und ein nahtloses, reaktionsschnelles Erlebnis über Plattformen hinweg zu gewährleisten, jederzeit und überall.

Was heißt Verwaltung externer Arbeitskräfte?

Management externer Arbeitskräfte ist der strategische Prozess der Beschaffung, Motivation und Beaufsichtigung von Talenten, die keine Mitarbeiter sind – auch als externe Mitarbeiterbezeichnet –, einschließlich Freiberuflern, Auftragnehmern, Beratern und Dienstleistern. Zu den Kernfunktionen der Verwaltung externer Arbeitskräfte gehören:

• Beschaffung und Onboarding von Talenten ohne Gehaltsabrechnung
• Verwalten der Dienstleistungsbeschaffung
• Sicherstellung der Einhaltung des Arbeitsrechts
• Kostenkontrolle und Ausgabenoptimierung
• Transparenz über Leistung und Ergebnisse

Externe Arbeitskräfte sind für moderne Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie Flexibilität, Skalierbarkeit und Zugriff auf spezielle Fähigkeiten bietet, die intern möglicherweise nicht vorhanden sind. Die zunehmende Arbeit im Homeoffice und die stetig wachsende Abhängigkeit von externen Mitarbeitern und der Beschaffung von Dienstleistungen haben das Management externer Arbeitskräfte zu einem Schwerpunkt moderner Personalstrategien gemacht. Die Nutzung von Auftragnehmern, Freiberuflern und Dienstleistern bietet strategischen Mehrwert, indem sie Unternehmen in die Lage versetzen, sich schnell an veränderte Marktanforderungen anzupassen, Kosten zu kontrollieren, Innovationen zu beschleunigen und die Geschäftskontinuität aufrechtzuerhalten. Diese Flexibilität ist in Wachstums-, Transformations- oder Umbruchphasen noch wichtiger.

Ein starker Fokus auf die Verwaltung externer Arbeitskräfte ist entscheidend, um Agilität und Resilienz in einem schnelllebigen Markt sicherzustellen. Mit modernen Vendor-Management-Systemen (VMS) und integrierten Workforce-Management-Lösungen können Sie:

• Effizientes Management des gesamten Lebenszyklus externer Talente
• Stellen Sie nahtlose, vorschriftenkonforme Interaktionen sicher, die auf die Ziele Ihres Unternehmens abgestimmt sind.
• Mehr Flexibilität und Innovation, die eine schnelle Integration neuer Fähigkeiten und Ideen ermöglicht und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherstellt

Die Verwaltung externer Arbeitskräfte ermöglicht es Unternehmen, agil zu bleiben, Nischenwissen zu nutzen und schnell auf sich ändernde Geschäftsanforderungen zu reagieren und gleichzeitig die betriebliche Effizienz aufrechtzuerhalten.

Was ist verteiltes Workforce Management?

Die verteilte Personaleinsatzplanung unterstützt Mitarbeiter, die außerhalb eines zentralen Büros arbeiten, und bietet ihnen Konnektivität und Kommunikation, stellt die Einhaltung regionaler Gesetze sicher und ermöglicht konsistente HR-Prozesse. Diese Mitarbeiter können mit vollständig entfernten, hybriden oder flexiblen Vereinbarungen arbeiten und möglicherweise über Zeitzonen und Standorte hinweg.

Die Unterstützung von Remote- und Hybridteams in verschiedenen Regionen bietet verschiedene Vorteile, darunter:

• Zugang zu globalen Talenten: Erschließung eines breiteren Pools von Fähigkeiten und Fachwissen, der nach Standort uneingeschränkt ist
• Höhere Produktivität: Zusammenarbeit über Zeitzonen hinweg, um die Produktivität rund um die Uhr und eine schnellere Projektumstellung zu ermöglichen
• Kosteneffizienz: Senkung der Gemeinkosten im Zusammenhang mit Büroflächen, Versorgungsunternehmen und Umzügen
• Geschäftskontinuität: Erhöhung der Widerstandsfähigkeit gegenüber Störungen wie Naturkatastrophen oder lokalen Krisen
• Mitarbeiterzufriedenheit: Verbesserung der Work-Life-Balance, was die Moral und Bindung steigern und die Fluktuation reduzieren kann
• Skalierbarkeit: Schnelles Hoch- oder Herunterskalieren basierend auf Projektanforderungen ohne Einschränkungen der physischen Infrastruktur

Ähnlich wie Mitarbeiter vor Ort benötigt eine verteilte Belegschaft Zugriff auf Unternehmenssysteme, Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit und konsistente Mitarbeitererlebnisse unabhängig vom Standort. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind Technologien wie die folgenden erforderlich:

• Cloudbasiertes Human Capital Management (HCM)
• KI-fähige Tools
• Mobiler Zugriff

Angetrieben von der Forderung nach Flexibilität und der Weiterentwicklung digitaler Kooperationstools priorisieren viele Unternehmen ein verteiltes Personalmanagement, um die betriebliche Kontinuität zu gewährleisten und in einer digital vernetzten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben.

Was ist Total Workforce Management?

Total Workforce Management ist ein integrierter Ansatz, um eine nahtlosere Verwaltung von unbefristeten und externen Mitarbeitern zu erreichen, einschließlich Freiberuflern, Auftragnehmern und Gig Workers. Er unterstreicht die Bedeutung der HCM-Integration mit einem VMS, um eine zentrale Transparenz zu gewährleisten.

Die Zusammenarbeit zwischen Personalwesen und Beschaffung ist für ein effektives Management der gesamten Belegschaft unerlässlich, um die Geschäftsanforderungen zu erfüllen und eine sich verändernde Zukunft zu unterstützen. Die Verwaltung der Gesamtbelegschaft trägt dazu bei, dass Ihr Unternehmen unabhängig von der Art des Mitarbeiters oder der Art seiner Beschäftigung konsistente Erlebnisse bietet und bei allen Einstellungen und Management vollständig konform und fair ist.

Was ist Mobile Workforce Management?

Mobile Workforce Management bezieht sich auf den Einsatz digitaler Tools – einschließlich mobiler Technologien wie Smartphones und Tablets – und Anwendungen zur Verwaltung von Mitarbeitern, die außerhalb eines herkömmlichen Büroumfelds arbeiten. Dazu gehören Außendiensttechniker, Bereitstellungsteams oder Remote-Mitarbeiter.

Unternehmen können die Produktivität steigern, Compliance sicherstellen und einen besseren Service in Echtzeit bieten – mit mobilem Zugriff auf Zeitplanung, Zeiterfassung, Aufgabenaktualisierungen und Kommunikation.

So wählen Sie eine Workforce-Management-Lösung aus

Workforce-Management-Software kann als eigenständiges Programm oder als Teil eines umfassenderen HR-Systems bereitgestellt werden, z. B. ein Personalinformationssystem (HRIS) mit Datenmanagementfunktionen. Oder sie kann in ein komplettes Personalmanagementsystem (HRMS) passen, das alle Personalprozesse und -daten von den HR-Kernfunktionen über die Gehaltsabrechnung bis hin zum Talentmanagement vereinheitlicht. Die Funktionen von Workforce-Management-Lösungen werden weiter erweitert, wenn Unternehmen sie in ERP- und Beschaffungssysteme integrieren können.

Die ideale WFM Software sollte auch:

• Cloud-Technologie für verbesserte Barrierefreiheit und Skalierbarkeit verwenden
• Umfasst fortschrittliche Analyse- und KI-Funktionen für vorausschauende Einblicke und intelligente Personalplanung
• Einfache Integration in ein VMS für ein effektives Total Talent Management, um ein nahtloses Total Workforce Management zu gewährleisten

Die Zukunft des Personalmanagements

Unternehmen stehen heute vor veränderten Kulturen, globalen Unsicherheiten und schwankenden Kundenanforderungen. Die Erwartungen der Belegschaft ändern sich, da die Mitarbeiter Flexibilität, Personalisierung und zielgerichtete Umgebungen erwarten. Auch bei hybriden, dezentralen und verteilten Teams, die eine flexiblere Personalplanung erfordern, sind Arbeitsmodelle dynamischer. Um in der Arbeitswelt von morgen erfolgreich zu sein, werden sich Unternehmen stärker auf ihre HR-Teams verlassen, um effiziente und rentable Lösungen für moderne Herausforderungen in der Belegschaft zu finden.

Und HR-Technologie bietet sicherlich viele Antworten, um die digitale Transformation ihres Unternehmens zu beschleunigen – von der Automatisierung bis hin zur strategischen Unterstützung. Um Innovationen voranzutreiben und strategischen Mehrwert zu schaffen, integrieren HR-Teams KI zunehmend in HR-Kernfunktionen für Automatisierung, Personalisierung und vorausschauende Analysen.

Um Abläufe zu optimieren, die Employee Experience zu personalisieren und eine dynamische, kompetenzbasierte Belegschaft aufzubauen, sollten Unternehmen in Erwägung ziehen, eine integrierte Technologie für das Personalmanagement einzuführen, die Folgendes bietet:

• Bessere Ausrichtung der Talente an den Geschäftszielen
• Bessere Employee Experience und besseres Engagement
• Höhere Agilität und Resilienz in der Belegschaft

Wenn der Wunsch nach Remote-Arbeit anhält, können Unternehmen, die verteilte Belegschaften unterstützen und über die richtige Technologie und die richtigen HR-Prozesse verfügen, eine Talentkrise kompensieren. Ebenso wichtig ist jedoch die Schaffung eines sinnvollen und zufriedenstellenden Arbeitsplatzes für Mitarbeiter, die nicht im Homeoffice arbeiten können.

Integrierte und intelligente Personalmanagementsysteme bieten die Flexibilität und Einblicke, die erforderlich sind, um die Zukunft der Arbeit zu unterstützen, während sie sich weiterentwickelt – und überall dort, wo sie auftritt – auch in Zeiten beispielloser Veränderungen.

Häufig gestellte Fragen zur Personaleinsatzplanung