Was ist Bezugsquellenfindung?

Die grundlegenden Ziele der Bezugsquellenfindung haben sich über die Jahre kaum verändert. Es geht darum, verlässliche Lieferanten zu finden, die schnell und zu wettbewerbsfähigen Preisen liefern. Doch die Welt wird zunehmend komplexer und dynamischer. Moderne digitale Lösungen ermöglichen eine bisher unerreichte Geschwindigkeit, Informationsverfügbarkeit und Transparenz. Dies hilft Ihnen, Ihr Unternehmen besser zu steuern, bedeutet aber auch, dass der Wettbewerb härter denn je ist und Ihre Kunden mehr Auswahlmöglichkeiten haben als jemals zuvor in der Geschichte.

Ihr Unternehmen muss sich zudem unter zunehmend schwierigen Bedingungen behaupten, beispielsweise wenn es um Nachhaltigkeit, ethische Bezugsquellenfindung und unvorhersehbare globale und Umweltereignisse geht. Als eines der frühesten Glieder in Ihrer globalen Lieferkette kann die Bezugsquellenfindung ein hervorragendes Beispiel dafür sein, wie konsistente Praktiken und integrierte digitale Lösungen Ihnen dabei helfen können, Kosten zu senken, Abläufe zu beschleunigen und Ihre Leistung zu steigern.

Bezugsquellenfindung: Definition und Bedeutung

Bei der Bezugsquellenfindung geht es darum, Lieferanten zu finden, zu bewerten und zu integrieren, die die besten Waren und Dienstleistungen zu den besten Konditionen für Ihr Unternehmen bereitstellen. Sie hat Auswirkungen auf die Kosten, Qualität und Verfügbarkeit von Produkten oder Dienstleistungen. Durch die Zusammenarbeit mit zuverlässigen und kosteneffizienten Lieferanten können Sie einen stetigen Materialfluss gewährleisten, um nicht nur Ihre Betriebsabläufe reibungslos aufrechtzuerhalten, sondern auch die schnelllebigen Anforderungen und Wünsche Ihrer Kunden zu erfüllen.

Als vorbereitender Schritt im Supply Chain Management umfasst die Bezugsquellenfindung die Bewertung der Leistungsfähigkeit von Lieferanten, die Aushandlung von Konditionen und Preisen sowie die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen, um eine kontinuierliche Versorgung mit qualitativ hochwertigen Waren und Dienstleistungen sicherzustellen. Dies wirkt sich direkt auf die Produktionskosten und Erschwinglichkeit von Produkten aus – und bei richtiger Umsetzung führt es zu Einsparungen, verbessert die Qualität und steigert die Resilienz und Agilität der Lieferkette. Darüber hinaus sind Entscheidungen in der Bezugsquellenfindung entscheidend für die Einhaltung nachhaltiger und ethischer Praktiken. Das hilft Ihnen dabei, ein positives Markenimage aufzubauen und zu pflegen.

Bezugsquellenfindung vs. Beschaffung: Worin besteht der Unterschied?

Bezugsquellenfindung und Beschaffung werden oft synonym verwendet, beziehen sich jedoch auf unterschiedliche Teile des Supply Chain Management. Die Bezugsquellenfindung ist in der frühen Phase des Beschaffungsprozesses angesiedelt. Die Sorgfalt und Gründlichkeit, die mit der Bezugsquellenfindung einhergehen, bieten der Beschaffung einen enormen Mehrwert. Sie schaffen eine zusätzliche strategische und vertrauensbildende Ebene, auf der spätere Einkaufsentscheidungen aufbauen. So greifen Bezugsquellenfindung und Beschaffung ineinander:

• Die Bezugsquellenfindung konzentriert sich auf die Identifizierung, Bewertung und Beauftragung von Lieferanten zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Sie umfasst die Marktforschung, Durchführung von Sourcing-Events und die Aushandlung vorteilhafter Vertragsbedingungen. So kann Ihr Unternehmen eine resiliente Lieferkette aufbauen und gute Beziehungen zu seinen Lieferanten pflegen.
• Die Beschaffung ist der gesamte Prozess des Erwerbs von Waren und Dienstleistungen, von der frühen Bedarfserkennung bis zur Bezahlung der Lieferanten. Dazu gehören Schritte wie Bedarfserkennung, Anforderung von Waren und Dienstleistungen, Überprüfung und Genehmigung von Anfragen, Erstellung von Bestellungen, Wareneingang und Zahlungsabwicklung.

Verschiedene Arten der Bezugsquellenfindung im Supply Chain Management

In der Praxis nutzen die meisten Unternehmen heutzutage eine Kombination verschiedener Modelle der Bezugsquellenfindung, um den zunehmend komplexen Chancen und Herausforderungen gerecht zu werden. Hier sind einige der gängigsten:

Outsourcing

Die Beauftragung von Dritten (anstatt interner Teams) mit der Durchführung spezifischer Aufgaben, um Kosten zu senken, Zugang zu speziellen Fähigkeiten zu erhalten und die Flexibilität zu erhöhen

Insourcing

Die Verwendung interner Ressourcen zur Durchführung von Aufgaben anstelle der Auslagerung, was eine größere Kontrolle über Prozesse und Qualität ermöglicht

Nearsourcing

Die Verlagerung von Bezugsquellenfindungsaktivitäten näher an den Markt, in dem die Produkte verkauft werden, wodurch Transportkosten gesenkt, die Kommunikation verbessert und Lieferzeiten verkürzt werden

Globale Bezugsquellenfindung

Die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen aus verschiedenen Ländern, oft unter Verwendung des elektronischen Datenaustauschs (Electronic Data Interchange, EDI), wodurch Unternehmen von niedrigeren Produktionskosten und dem Zugang zu neuen Märkten profitieren

Single Sourcing

Die Auswahl eines einzigen Lieferanten für alle benötigten Materialien, Waren oder Dienstleistungen, was die Lieferantenbeziehungen und die Verhandlungsposition stärkt

Unternehmenseigene Serviceabläufe

Die Gründung vollständig im Besitz befindlicher Tochtergesellschaften oder Betriebsstätten in anderen Ländern für Geschäftsfunktionen

Joint Ventures

Die Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen, um Ressourcen, Fachwissen und Risiken im Rahmen der Bezugsquellenfindung zu teilen

Was ist strategische Bezugsquellenfindung?

Strategische Bezugsquellenfindung ist ein methodischer, datengestützter Ansatz, der Ihre Aktivitäten kontinuierlich neu bewertet, um sie an Ihren langfristigen Zielen auszurichten. Im Gegensatz zur traditionellen Bezugsquellenfindung, die sich oft hauptsächlich auf Kosten und Geschwindigkeit konzentriert, berücksichtigt die strategische Bezugsquellenfindung eine breitere Palette von Faktoren, einschließlich Lieferantenqualität, Zuverlässigkeit, Nachhaltigkeit und langfristige Partnerschaften. So können Sie sich die besten Preise sichern, starke Lieferantenbeziehungen aufbauen und Ihre Lieferketteneffizienz steigern.

Wichtige Komponenten der strategischen Bezugsquellenfindung umfassen:

• Ausgabenanalyse: Bewertung und Analyse der Ausgaben eines Unternehmens, um Potenziale für Kosteneinsparungen und Verbesserungen zu identifizieren
• Lieferantenbewertung: Bewertung potenzieller Lieferanten anhand ihrer Fähigkeiten, Zuverlässigkeit und Ausrichtung auf die Werte und Ziele des Unternehmens
• Lieferantenbeziehungsmanagement: Aufbau und Pflege starker Beziehungen zu Lieferanten, um eine langfristige Zusammenarbeit und gegenseitigen Nutzen sicherzustellen
• Marktforschung: Durchführung gründlicher Recherchen, um Markttrends, Lieferantenlandschaften und Wettbewerbsdynamiken zu verstehen
• Risikomanagement: Identifizierung und Minderung von Unterbrechungen in der Lieferkette, wie z. B. geopolitische Instabilität, Insolvenz von Lieferanten, Naturkatastrophen und Risiken im Zusammenhang mit der Bestandskontrolle
• Integration über die gesamte Lieferkette hinweg: Integration bereichsübergreifender Lösungen, um sicherzustellen, dass angrenzende operative Bereiche die gleichen Informationen erhalten, z. B. die Integration mit Systemen für die Materialbedarfsplanung (MRP), um Aktivitäten von Lieferanten mit Beständen und Zeitplänen zu verknüpfen

Verantwortungsbewusste Bezugsquellenfindung

Verantwortungsbewusste Bezugsquellenfindung beinhaltet die Einbeziehung ethischer, sozialer und ökologischer Überlegungen in Beschaffungsentscheidungen. Das bedeutet, Lieferanten auszuwählen, die Standards wie faire Arbeitspraktiken, ökologische Nachhaltigkeit und ethisches Geschäftsverhalten einhalten. Ziel ist es sicherzustellen, dass Aktivitäten im Bereich der Bezugsquellenfindung einen positiven gesellschaftlichen Beitrag leisten und im Einklang mit den übergeordneten Zielen Ihrer unternehmerischen Sozialverantwortung (CSR) stehen. In einer Zeit, in der Kunden und Investoren zunehmend Transparenz und verantwortungsvolles Handeln erwarten, haben Unternehmen, die ethische und nachhaltige Praktiken bei der Bezugsquellenfindung in den Mittelpunkt stellen, die Chance, ihr Markenimage zu stärken, die Kundentreue zu festigen und Risiken zu minimieren.

Impact Sourcing

Impact Sourcing ist eine in sozialer Hinsicht verantwortungsbewusste Strategie der Bezugsquellenfindung, die darauf abzielt, Menschen aus benachteiligten Bevölkerungsgruppen oder mit erschwertem Zugang zum Arbeitsmarkt neue Beschäftigungsperspektiven zu eröffnen. Im Mittelpunkt steht das Ziel, durch die Schaffung langfristiger Arbeitsplätze für Menschen, die sonst kaum Chancen auf dem traditionellen Arbeitsmarkt hätten, soziale und wirtschaftliche Impulse zu setzen. Das schließt unter anderem ein, bestehende und neue Stellen gezielt für sozial marginalisierte Personen oder Menschen mit Behinderung zugänglich zu machen und deren Fähigkeiten und Entwicklungsmöglichkeiten durch gezielte Schulungsprogramme nachhaltig zu fördern. Strategisch geplant und verantwortungsvoll umgesetzt, trägt Impact Sourcing zur Mitarbeiterbindung, zur Steigerung des Unternehmenswerts, zu positiven Beeinflussung der Gesellschaft und zum Aufbau einer kohärenteren und loyaleren Belegschaft bei.

Die drei wichtigsten Modelle der Bezugsquellenfindung

Modelle zur Bezugsquellenfindung definieren, inwieweit ein Unternehmen in die Bezugsquellenfindung eingebunden ist, wie viel Kontrolle es ausübt und welches Risiko es trägt. Abhängig von Geschäftsmodell und Produktvielfalt kann eines (oder alle) dieser Modelle für Ihr Unternehmen in Frage kommen.

Direkte Bezugsquellenfindung

Bei der direkten Bezugsquellenfindung werden Waren und Dienstleistungen ohne Zwischenhändler direkt vom Hersteller bezogen. Dieses Modell ermöglicht eine höhere Kontrolle über Produktqualität und ‑kosten und führt häufig zu engeren Lieferantenbeziehungen.

Indirekte Bezugsquellenfindung

Bei der indirekten Bezugsquellenfindung erfolgt der Einkauf von Waren und Dienstleistungen über Zwischenhändler wie Distributoren, Großhändler oder Handelsvertreter. Dieses Modell bietet Zugang zu einer größeren Vielfalt an Produkten und Dienstleistungen, kann jedoch aufgrund von Aufschlägen der Zwischenhändler mit höheren Kosten einhergehen.

Hybride Bezugsquellenfindung

Die hybride Bezugsquellenfindung vereint Ansätze der direkten und indirekten Bezugsquellenfindung. Dieses Modell kommt häufig bei wichtigen oder großvolumigen Artikeln zum Einsatz, um Kosten und Qualität zu kontrollieren, wobei für weniger wichtige oder niedrigvolumige Artikel auf die indirekte Bezugsquellenfindung gesetzt wird, z. B. um von der Expertise der Zwischenhändler und einem breiteren Produktsortiment zu profitieren.

Die wichtigsten Schritte der Bezugsquellenfindung

Da jedes Unternehmen spezifische Anforderungen hat, gibt es keinen einheitlichen Standard für die Bezugsquellenfindung. Dennoch folgen Best Practices in der Regel den folgenden Schritten:

• Bewertung des Bedarfs für die Bezugsquellenfindung: Nutzen Sie sowohl Ihre Erfahrung als auch datengestützte Erkenntnisse, um die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln, einschließlich benötigter Produkte oder Dienstleistungen, Mengen und Liefertermine. Dieser Schritt bildet die Grundlage für den Umfang und die Zielsetzung aller Aktivitäten Ihrer Bezugsquellenfindung.
• Ermittlung potenzieller Lieferanten: Führen Sie Marktforschung durch, um Lieferanten zu finden, die Ihre Anforderungen erfüllen. Achten Sie dabei auf Kriterien wie Reputation, finanzielle Stabilität und Lieferkapazitäten. Eine quantifizierbare Bewertung Ihrer Auswahlkriterien kann dazu beitragen, den Prozess zu optimieren.
• Versenden von Angebotsanfragen: Verschicken Sie standardisierte Angebotsanfragen an potenzielle Lieferanten, in denen Anforderungen, Fristen und Bewertungskriterien klar definiert sind. So können die Lieferanten relevante Angebote einreichen, inklusive konkreter Angaben dazu, wie sie Ihre Anforderungen erfüllen können.
• Bewertung der Angebote: Analysieren Sie die eingegangenen Angebote anhand festgelegter Kriterien und erstellen Sie eine Auswahlliste. Sie können diesen Prozess mit E-Procurement-Plattformen optimieren, die das digitale Einreichen von Unterlagen sowie automatisierte Analysen ermöglichen, und so für eine schnellere Kommunikation und effizientere Entscheidungsfindung sorgen.
• Vertragsverhandlungen: Führen Sie strukturierte (und gut dokumentierte) Verhandlungen mit den Lieferanten auf der Auswahlliste, um die finalen Vertragsbedingungen wie etwa Preise, Lieferfristen und Zahlungsmodalitäten festzulegen. Das sollte auch schriftliche Zusagen zu Transparenz und Rechenschaftspflicht einschließen.
• Vertragsabschluss: Schließen Sie mit dem ausgewählten Lieferanten einen rechtsverbindlichen Vertrag ab. Damit wird offiziell die Lieferantenbeziehung aufgenommen. Die Einbindung juristischer Expertise sollte bei diesem Schritt selbstverständlich sein.
• Überwachung der Lieferantenleistung: Verfolgen Sie die Lieferantenleistung kontinuierlich durch regelmäßige Audits, Bewertungen und Feedbackgespräche, um die Einhaltung der vereinbarten Standards sicherzustellen. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie Probleme direkt ansprechen und Ihre Haltung konsequent, aber respektvoll vertreten.

Die Vorzüge einer effektiver Bezugsquellenfindung

In dem heutigen wettbewerbsintensiven Markt mit den umfangreichen Wahlmöglichkeiten für Kunden ist es entscheidend, jede Chance zu nutzen. Nur so können Sie Kosten sparen, Ihre Effizienz steigern sowie die Transparenz und Integration entlang der gesamten Wertschöpfungskette verbessern.

• Kosteneinsparungen: Unternehmen, die auf strategische Ansätze für die Bezugsquellenfindung setzen, können über 8 % ihrer jährlichen Ausgaben für die Bezugsquellenfindung einsparen – durch den Einsatz datengestützter Lösungen und eine ganzheitliche Analyse der Prozesse für die Bezugsquellenfindung.
• Produktqualität: Kunden haben heute mehr Auswahl denn je bei den Lieferanten. Der Wettbewerbsdruck ist hoch und eine effiziente Bezugsquellenfindung hilft Ihnen, qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen von Ihren Lieferanten zu beziehen. Kundenfeedback kann zudem zu einer Optimierung des Warengruppenmanagements beitragen, wobei der Schwerpunkt auf der Lieferantenleistung bei spezifischen Warengruppen liegt.
• Vorhersehbarkeit und Resilienz der Lieferkette: Die Pandemie hat deutlich gemacht, wie verwundbar Lieferketten sein können. Partnerschaften mit starken, verlässlichen Lieferanten erhöhen die Widerstandsfähigkeit Ihres Unternehmens.
• Risikominimierung: Ob Naturkatastrophen oder politische Entwicklungen – viele Faktoren beeinflussen Angebot und Nachfrage. Eine gut aufgestellte Bezugsquellenfindung hilft Ihnen dabei, verschiedene potenzielle Risiken frühzeitig vorauszusehen und flexibel darauf zu reagieren. Zudem zeigen aktuelle Untersuchungen, dass Unternehmen, die auf vertrags- und katalogbasierte Rechnungen setzen, ein um 60 % besseres Management der Lieferanten-Compliance erreichen.
• Markenimage und -treue: In der heutigen Geschäftswelt sind der Ruf und das Markenimage entscheidende Erfolgsfaktoren. Transparente Lieferantenbeziehungen und klar definierte Standards in der Bezugsquellenfindung können Ihnen dabei helfen, Ihre Marke zu schützen und weiter auszubauen.

Herausforderungen der Bezugsquellenfindung

Ob gewollt oder nicht – jedes Unternehmen ist in hohem Maße auf zuverlässige Lieferanten angewiesen. Diese Abhängigkeit bringt jedoch einige Herausforderungen und Risiken mit sich:

• Langwierige Prozesse für die Bezugsquellenfindung und das Lieferanten-Onboarding: Früher führten aufwendige Hintergrundprüfungen, Bewertungen und Genehmigungsschritte häufig zu Verzögerungen im Beschaffungsprozess. Durch standardisierte Abläufe und moderne Cloud-Technologie lässt sich das Onboarding deutlich effizienter gestalten und spürbar beschleunigen.
• Abnehmende Warenqualität: Gerade bei globalen Lieferanten kann es auch bei zuverlässigen Partnern plötzlich zu Übernahmen oder Umstrukturierungen kommen. Cloudbasierte Lösungen mit Echtzeiteinblicken in die Lieferantenaktivitäten helfen, solche Überraschungen zu vermeiden.
• Vertragliche Risiken: Um Risiken durch mangelnde Sorgfalt zu minimieren, setzen die Teams der Bezugsquellenfindung heutzutage auf anpassbare Vorlagen, automatisierte Workflows, detaillierte Prüfpfade und eine enge Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern im Vertragsmanagement.
• Übermäßige Abhängigkeit von Lieferanten: Ein Lieferant, dem Sie vertrauen und auf den Sie sich verlassen können, ist Gold wert. Doch unerwartete Störungen lassen sich nie ganz ausschließen. Bleiben Sie also bewährten Partnern treu, aber haben Sie immer einige bereits geprüfte Alternativen in der Hinterhand.
• Schwache Lieferantenbeziehungen: Wie in jeder Beziehung kann Selbstzufriedenheit auch bei der Bezugsquellenfindung zum Risiko werden. Kontinuierliche Kommunikation sowie gezielte Strategien im Supplier Relationship Management und die entsprechenden Lösungen zur Steuerung von Erwartungen und Pflege der Beziehungen sind entscheidend. Nur so können Sie gute Leistungen belohnen sowie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und lösen.

So entwickeln Sie eine erfolgreiche Strategie für die Bezugsquellenfindung

Eine erfolgreiche Strategie für die Bezugsquellenfindung ist wichtig, um Beschaffungsprozesse zu optimieren und langfristige Unternehmensziele zu erreichen. Mit diesen Schritten können Sie eine effektive Strategie für die Bezugsquellenfindung entwickeln:

• Ziele definieren: Legen Sie klare Ziele und Leistungskennzahlen für Ihre Bezugsquellenstrategie fest. Neben klassischen Zielen wie Kostensenkung und Lieferantenleistung sollten Sie auch Aspekte wie Teamführung und Innovationskraft gezielt fördern und belohnen.
• Aktuelle und vergangene Aktivitäten analysieren: Nutzen Sie moderne, KI-gestützte Analyse- und Datenmanagementtools, um Echtzeitdaten und historische Informationen in maßgeschneiderten Berichten zusammenzufassen. Und denken Sie daran: Die wertvollsten Einblicke kommen meistens von den Teams vor Ort und nicht von der Vorstandsebene.
• Marktforschung und Wettbewerbsdaten nutzen: Wissen ist Macht. Machen Sie fundierte Recherchen zum festen Bestandteil Ihrer Bezugsquellenstrategie. Analysieren Sie die Websites und Medieninhalte Ihrer Mitbewerber. Hören Sie Ihren Kundinnen und Kunden zu. Verfolgen Sie die Neuigkeiten in Ihrer Branche und auf der ganzen Welt. Setzen Sie dabei auf dieselben KI-gestützten Analysetools, mit denen Sie auch Ihre eigenen Daten auswerten, um aussagekräftige Erkenntnisse aus Ihren externen Marktforschungsergebnissen zu ziehen.
• Regelmäßige Audits und Leistungsüberwachungen durchführen: Auch bei langjährigen Lieferanten sollte eine kontinuierliche Leistungsbewertung zum Standard gehören, auch wenn es anfangs ungewohnt erscheinen mag. Aber dies ist ein wichtiger Schritt für eine effektive Bezugsquellenfindung. Eine konsistente Strategie für das Supplier Relationship Management von Beginn an schafft hier die Grundlage für langfristigen Erfolg.

Anforderungen an Software für die Bezugsquellenfindung

Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Software für die Bezugsquellenfindung darauf, dass sie passgenau auf die Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten ist und den gesamten Prozess der Bezugsquellenfindung wirkungsvoll unterstützt. Im Folgenden finden Sie Funktionen und Merkmale, die dabei besonders relevant sind:

• Cloud-Bereitstellung: Wählen Sie eine cloudbasierte Lösung, die Ihnen Skalierbarkeit, Flexibilität und standortunabhängigen Zugriff ermöglicht.
• Prozessmanagement-Workflows: Achten Sie darauf, dass die Software robuste Workflows umfasst, um zentrale Prozesse der Bezugsquellenfindung, wie z. B. die Einbindung und Qualifizierung von Lieferanten, zu automatisieren und zu straffen.
• Umfassende Einblicke in die Lieferkette: Die Software sollte vollständige Transparenz entlang der gesamten Lieferkette bieten – inklusive Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen und proaktives Risikomanagement. Wichtig ist zudem eine nahtlose Integration in bestehende ERP- und Geschäftsmanagementsysteme.
• Tools für das Kostenmanagement: Halten Sie nach Funktionen Ausschau, die detaillierte Kostenanalysen und Berechnungen der Gesamteinstandskosten für die globale Bezugsquellenfindung unterstützen, einschließlich Logistik, Einfuhrzöllen und Steuern.
• Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation: Lösungen für die Bezugsquellenfindung sollten Tools bieten, die eine Zusammenarbeit mit den Lieferanten bei Dokumentation, Reporting, Compliance und weiteren zentralen Prozessen entlang der Lieferkette unterstützen.
• Erweiterte Analysen und Berichte: Wichtig ist auch, dass Sie die Leistung über eine zentrale Plattform in Echtzeit verfolgen, Trends erkennen sowie Nachhaltigkeit und Effizienz steuern können.

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