Einführung in Enterprise Resource Planning

Das ERP-Konzept wird gut verständlich, wenn man sich ein Unternehmen als menschlichen Körper vorstellt. Wie bei einem Körper gibt es Kernprozesse, die für seine Gesundheit und sein Funktionieren unerlässlich sind – ersetzen Sie Schlaf und Verdauung einfach durch Lieferkette und Vertrieb. Auch wenn viele dieser Prozesse unabhängig voneinander ablaufen, sind sie dennoch miteinander verbunden, da sie sich auf den Körper – oder das Unternehmen – als Ganzes auswirken. Das bedeutet auch, dass sich Probleme bei einem Prozess auf die anderen auswirken können – was auch häufig der Fall ist.

Ein ERP-Softwaresystem fungiert sozusagen als zentrales Nervensystem eines Unternehmens. Es hilft bei der effizienten Verwaltung all dieser wichtigen Prozesse und Abläufe, indem es sie in einem integrierten System miteinander verknüpft.

Geschichte und Entwicklung von ERP

Die bescheidenen Anfänge von ERP liegen mehr als ein Jahrhundert zurück – und zwar in Form eines papierbasierten Fertigungssystems für die Produktionsplanung. In den frühen 1960er Jahren begannen Fertigungsunternehmen mit der Einführung computergestützter Geschäftsanwendungen. Sie waren schneller und genauer als manuelle Prozesse, aber auch teuer, in ihrem Funktionsumfang limitiert und immer noch ziemlich langsam.

Diese wegbereitenden Anwendungen mündeten in der Entwicklung dedizierter Einzellösungen wie der Kundenauftragsabwicklung und der Materialbedarfsplanung (MRP), die letztlich durch neue Software in ein einziges System integriert werden konnten, das der betrieblichen Effizienz einen enormen Schub verlieh. In den 1990er Jahren bediente ERP dann ein breiteres Spektrum von Geschäftsaktivitäten in verschiedenen Branchen und veränderte damit den Technologiesektor.

Schnelleres Internet und neue Tools für die Softwareentwicklung haben die ERP-Suiten weiter revolutioniert. Die Einführung von browserbasierter Software ebnete den Weg für Cloud ERP und erweiterte die Akzeptanz, den Umfang und die Funktionalität von ERP-Lösungen erheblich.

Heutige ERP-Systeme arbeiten mit KI-Technologien (künstliche Intelligenz) wie genAI (generative KI), KI-Agenten und Assistenten. Diese unterstützen Unternehmen dabei, Abläufe zu transformieren und wettbewerbsfähig zu bleiben, weil Aufgaben in vielen Bereichen (z. B. Finanzen, Lieferketten usw.) automatisiert und Ergebnisse prognostiziert werden können, um intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Warum ist Enterprise Resource Planning so wichtig?

Alle oder zumindest die meisten Daten eines Unternehmens sollten sich im ERP-System befinden, damit es über eine zentrale Datenquelle verfügt. Hier ein paar Beispiele:

• Das Finanzwesen benötigt ERP zum schnellen Abschluss der Bücher.
• Der Vertrieb braucht ERP, um die gesamten Kundenaufträge zu verwalten.
• Die Logistik ist auf eine gut funktionierende ERP-Software angewiesen, um die richtigen Produkte und Services an die Kunden zu liefern.
• Das Beschaffungswesen nutzt ERP zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen und zur Verwaltung der Lieferantenbeziehungen.
• Die Kreditorenbuchhaltung setzt auf ERP, um Lieferanten korrekt und pünktlich zu bezahlen.
• Die Geschäftsleitung braucht einen sofortigen Überblick über die Leistung des Unternehmens, um rechtzeitig Entscheidungen treffen zu können.
• Banken und Shareholder benötigen genaue Finanzunterlagen und verlassen sich daher auf zuverlässige Daten und Analysen – bereitgestellt vom ERP-System.

ERP-Beispiele nach Branchen

Die Art und Weise, wie Unternehmen ihre ERP-Software einsetzen, ist je nach Branche sehr unterschiedlich. Allerdings benötigen Unternehmen in jeder Branche – von der Automobilindustrie bis zum Großhandel – genaue Echtzeitinformationen und effektive Geschäftsprozesse, um sich im Wettbewerb zu behaupten und zu wachsen.

Hier sind nur einige Beispiele für branchenspezifische ERP-Anwendungsfälle:

Fertigungsunternehmen

Hersteller mit diskreten, chargenweisen und kontinuierlichen Prozessen verlassen sich auf ERP-Systeme, um Qualitätsziele für ihre Produkte zu verwirklichen, die Anlagenauslastung zu optimieren, Überstundenkosten zu kontrollieren und vieles mehr. Außerdem können Hersteller ihre Bestände durchgängig kontrollieren, indem sie Lagerbewegungen überwachen, Produkte mit hoher und niedriger Leistung ermitteln und die Beschaffung effizienter gestalten.

Einzelhändler

Durch die Verschmelzung von stationärem Handel mit E-Commerce und anderen digitalen Vertriebskanälen hat der Einzelhandel einen tiefgreifenden Wandel durchlaufen. Konsistente, integrierte Daten sind entscheidend dafür, Self-Service-Optionen für Identifizierung, Konfiguration, Einkauf und Produktversand anbieten zu können. ERP hilft Einzelhändlern auch, die Zahl der abgebrochenen Bestellvorgänge zu reduzieren, die Konversionsrate im Internet zu erhöhen und den durchschnittlichen Bestellwert zu steigern.

Serviceorientierte Unternehmen

Dienstleistungsunternehmen, z. B. in den Bereichen Buchhaltung, Steuern, Ingenieurswesen und Recht, benötigen eine leistungsstarke, mobile ERP-Echtzeit-Technologie, um ihre Dienstleistungen zu einem vertretbaren finanziellen Aufwand zu erbringen. Die Fähigkeit, den Zeitplan einzuhalten und gleichzeitig die Rentabilität von Projekten, die Auslastung von Ressourcen und Wachstumschancen im Griff zu haben, ist für diese Unternehmen der Schlüssel zum Erfolg.

Versorgungswirtschaft

Versorgungsunternehmen müssen ihr Anlagevermögen ständig überprüfen, nicht nur um die Nachfrage nach zukünftigen Services zu befriedigen, sondern auch um alternde Anlagen zu ersetzen. Ohne ERP ist die Verwaltung dieser Anlageninvestitionen ein schwieriger, fehleranfälliger Prozess.

ERP hilft auch bei der Lösung eines anderen entscheidenden Aspekts von Versorgungsunternehmen: der Prognose der Ersatzteilversorgung. Wenn bei einem Ausfall nicht die richtigen Teile zur Verfügung stehen, kann dies zu erheblichen Problemen beim Kundenservice führen. Andererseits bedeutet eine zu große Anzahl von Ersatzteilen übermäßige Kosten und veraltete Bestände.

Großhändler

Großhändler, Importeure, Direktlieferanten und 3PL/4PL-Unternehmen wollen ihre Vertriebskosten senken, den Lagerumschlag erhöhen und die Zeit für die Auftragsabwicklung verkürzen. Um diese Ziele zu erreichen, benötigen sie eine integrierte Bestandsführung, Logistikfunktionen und maßgeschneiderte automatisierte Prozesse.

Funktionsweise eines ERP-Systems

Ein ERP-System besteht aus integrierten Modullösungen oder Geschäftsanwendungen, die sich eine gemeinsame Datenbank teilen, durch die sie miteinander verbunden sind und miteinander kommunizieren können. Jedes ERP-Modul ist üblicherweise auf einen Geschäftsbereich ausgerichtet. Sie greifen aber ineinander und nutzen dieselben Daten, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

Unternehmen wählen die gewünschte Modullösung aus – z. B. Finanzen, Logistik, Beschaffung und Personalwesen – und können sie je nach Bedarf ergänzen und skalieren. ERP-Systeme können auch branchenspezifische Anforderungen abdecken, entweder als Teil der Kernfunktionen des Systems oder durch Anwendungserweiterungen, die sich in die Modulsuite einfügen.

Moderne ERP-Systeme bieten zwar ein enormes Spektrum an Geschäftsfunktionen, müssen jedoch mit anderen Anwendungen und Datenquellen vernetzt und synchronisiert werden, um effektiv zu sein. Dazu gehören Finanz-, Beschaffungs-, Lieferketten-, CRM- und HCM-Software sowie branchenspezifische Lösungen und sogar andere ERP-Systeme.

Durch diese Integration erhalten Unternehmen eine einheitliche Sicht auf Informationen aus verschiedenen Systemen, was die Effizienz von Geschäftsprozessen erhöht, die Kundenzufriedenheit verbessert und die Zusammenarbeit zwischen Teams und Geschäftspartnern erleichtert.

Die Flexibilität eines ERP-Systems ermöglicht die Integration mit einer Vielzahl von Softwareprodukten über Konnektoren oder kundenspezifische Adapter, wie z. B. Programmierschnittstellen (APIs). Andere Methoden für die ERP-Integration sind Enterprise Service Bus (ESB) und eine moderne Integration Platform as a Service (iPaaS).

Arten der ERP-Bereitstellung

Für ein ERP-System gibt es vier gängige Bereitstellungsarten: cloudbasiert, on-premises, zweistufig und hybrid. Jede hat ihre Vor- und Nachteile, und Unternehmen müssen herausfinden, welche ERP-Implementierungsoption ihre Anforderungen am besten erfüllt.

Cloud ERP

Bei Cloud ERP befindet sich die Software auf einem Remote-Server eines Drittanbieters. Der Zugriff erfolgt über das Internet im Rahmen von SaaS (Service auf Abonnementbasis), wobei der Softwareanbieter die Wartung, Aktualisierung und Sicherheit im Auftrag des Unternehmens übernimmt. Cloud ERP ist heute die beliebteste ERP-Bereitstellungsmethode, weil sie geringere Vorabkosten, bessere Skalierbarkeit, schnellere Innovationen und eine einfachere Integration bietet.

On-Premises-ERP

On-Premises ist das klassische Modell der Bereitstellung von ERP-Software. Es bietet den größten Grad an Kontrolle. Die Software wird dabei in der Regel vor Ort im Rechenzentrum eines Unternehmens installiert. Die volle Kontrolle ist mit Sicherheit ein Vorteil, aber damit einher geht auch die Verantwortung für die Installation und die laufende Wartung.

Zweistufiges ERP

Unternehmen, die größere strukturelle Veränderungen – wie Fusionen, Expansionen oder Übernahmen – durchlaufen, entscheiden sich häufig für ein zweistufiges Modell. So kann beispielsweise das ERP der Stufe 1 ein On-Premises-Server am Hauptsitz des Mutterunternehmens sein, während das ERP der Stufe 2 ein cloudbasiertes Tochterunternehmenssystem sein könnte, das lokale oder spezialisierte Funktionen übernimmt. Eine zweistufige Strategie ermöglicht es Unternehmen, einen kontrollierten Wechsel in die Cloud zu vollziehen und bestimmte Funktionen oder Geschäftsbereiche zu migrieren, ohne dabei den Betrieb zu unterbrechen.

Hybride ERP-Software

Ein hybrides Modell ist eine Art zweistufiges ERP-System, das die On-Premises- und die cloudbasierte Bereitstellung kombiniert. Das gibt Unternehmen die Flexibilität, die beste Bereitstellung für jede Anwendung zu wählen. Hybrides Cloud ERP kann ein Sprungbrett zu einem zweistufigen reinen Cloud-Modell sein, wobei Anwendungen, die aufgrund von Branchenvorschriften oder Sicherheitsanforderungen on-premises betrieben werden müssen, weiterhin berücksichtigt werden können.

Sechs Vorteile von ERP

Wie bereits erwähnt, variieren die Vorteile der Implementierung eines ERP-Systems je nach Einsatzmodell. Gleichwohl gelten die folgenden sechs Vorteile für alle modernen ERP-Lösungen:

1. Höhere Produktivität: Sie rationalisieren und automatisieren zentrale Geschäftsprozesse, sodass die Beschäftigten im gesamten Unternehmen mit weniger Ressourcen mehr leisten können.
2. Mehr Transparenz: Sie beseitigen Informationssilos, schaffen eine einheitliche, zentrale Datenbasis und erhalten schnelle Antworten auf entscheidende geschäftliche Fragen.
3. Schnelleres Reporting: Sie stützen Ihr Vorgehen auf Echtzeiterkenntnisse, steigern die Leistung und beschleunigen die Geschäfts- und Finanzberichterstattung, deren Ergebnisse Sie ganz einfach teilen.
4. Geringeres Risiko: Sie maximieren die Transparenz und Kontrolle im Unternehmen, stellen die Einhaltung von Vorschriften sicher und vermeiden Risiken dank Prognosen.
5. Einfachere IT: Sie nutzen integrierte ERP-Software mit einer gemeinsamen Datenbank und vereinfachen so Ihre IT, was Beschäftigten die Arbeit erleichtert.
6. Mehr Agilität: Sie erkennen und reagieren durch effiziente Abläufe und schnellen Zugriff auf Echtzeitdaten auf neue Chancen.

Woran erkenne ich, dass es Zeit für ein ERP-System ist?

Viele Unternehmen – vor allem kleinere – verwenden anfangs einfache, eigenständige Tools zur Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse, wie QuickBooks oder Excel-Tabellen. Die Einführung eines ERP-Systems mag da überflüssig und wie ein zusätzliches Erschwernis wirken. Wenn ein Unternehmen beliebiger Größe reift und wächst, können diese Verwaltungstools jedoch ineffizient werden, die Skalierbarkeit einschränken und die Optimierung behindern.

Im Folgenden finden Sie einige Signale dafür, dass ein Unternehmen seinen Verwaltungstools entwachsen und bereit für ein modernes ERP-System ist:

Hoher Zeitaufwand für das Tagesgeschäft

Wenn die Erledigung alltäglicher Aufgaben, wie z. B. das Abschließen der Bücher, immer mehr Zeit in Anspruch nimmt, liegt das möglicherweise an zu vielen unterschiedlichen Anwendungen. ERP-Software integriert Lösungen und Daten in einem System mit einer gemeinsamen Oberfläche, sodass Ihre Geschäftsbereiche einfacher miteinander kommunizieren und effektiver arbeiten können.

Schwierigkeiten beim Zugriff auf wichtige Geschäftsdaten

Können Sie wichtige geschäftliche Fragen leicht beantworten, etwa Fragen nach dem Umsatz von Produktlinien oder der Retourenquote? Wenn nicht, werden Sie möglicherweise von isolierten Systemen und einem mangelnden Zugang zu Metriken und Kennzahlen ausgebremst.

Schwer kontrollierbare Geschäftsprozesse

Geraten Geschäftsprozesse außer Kontrolle? Wird es immer schwieriger, Bestände zu verwalten, Kunden zufriedenzustellen und die Kosten im Griff zu behalten? Wenn ja, wird es Zeit für eine Neustrukturierung Ihrer Geschäftsprozesse, damit Sie für Wachstum und sich ändernde Prioritäten gerüstet sind – genau das leistet die Integration neuer ERP-Software.

Mangel an standardisierten Verfahren und doppelte Datensätze

Wenn die verschiedenen Abteilungen jeweils mit eigenen Anwendungen und Prozessen arbeiten, verbringen Sie wahrscheinlich zu viel Zeit mit doppelter Dateneingabe. Können Informationen nicht zwischen den Systemen ausgetauscht werden, dauert die Berichterstellung länger, und Fehler sind wahrscheinlicher, was die Entscheidungsfindung erschwert.

Zu viele verpasste Chancen

Wenn die Geschäftsbereiche ihre gesamte Zeit damit verbringen, das Geschäft am Laufen zu halten, bleibt keine Zeit, um potenzielle Chancen oder Innovationen zu verfolgen. Viele ERP-Systeme verfügen über intelligente Funktionen wie Machine Learning und vorausschauende Analysen, die es leichter machen, neue profitable Geschäftsmöglichkeiten zu erkennen und zu nutzen.

Zehn Dinge, auf die Sie bei einem ERP-System achten sollten

Die Möglichkeiten eines modernen ERP-Systems variieren oft je nach Branche und den angebotenen Modulen. Unabhängig davon, wie spezialisiert ein ERP-System auch sein mag, es gibt zehn Kernfunktionen, die alle Enterprise-Resource-Management-Systeme aufweisen sollten:

1. Eine gemeinsame Datenbank: zentralisierte Informationen und eine einheitliche Datenbasis – für konsistente, gemeinsame Daten und eine funktionsübergreifende Sicht auf das Unternehmen
2. Eingebettete Analysen: integrierte Analysen, Selfservice-BI, Berichte und Compliance-Tools, die intelligente Einblicke in das gesamte Unternehmen liefern
3. Datenvisualisierung: visuelle Darstellung von Schlüsselinformationen mit Dashboards, KPIs und Point-and-Click-Analysen zur Unterstützung einer schnellen und fundierten Entscheidungsfindung
4. Automatisierung: die Fähigkeit, Aufgaben und Arbeitsabläufe mit KI und Machine Learning zu automatisieren
5. Einheitliche UI/UX: ein standardisiertes Erscheinungsbild über alle Module hinweg, mit benutzerfreundlichen Konfigurations- und Personalisierungstools für Prozesse und Benutzer – einschließlich Kunden und Lieferanten
6. Integration: nahtlose Integration von Geschäftsprozessen und Workflows sowie offene Integration mit anderen Softwarelösungen und Datenquellen von Drittanbietern
7. Neue Technologien: Unterstützung für generative KI und Machine Learning, digitale Assistenten, Internet der Dinge (IoT), Sicherheit und Datenschutz sowie mobile Technologie
8. Technologieplattform: ein schneller und stabiler Technologie-Stack für diese langfristige Investition – darunter eine Low-Code-/No-Code-Plattform, iPaaS, Datenmanagement und vieles mehr
9. Multinationaler Support: globale Unterstützung für Sprachen, Währungen und lokale Geschäftspraktiken und Vorschriften – zusammen mit technischem Support für Cloud Services, Schulungen und Implementierung
10. Freie Wahl des Bereitstellungsmodells: Angebot an cloudbasierten, On-Premises-, zweistufigen oder hybriden Bereitstellungsoptionen

ERP-Software ist keine Einheitslösung

ERP-Software für kleine Unternehmen

ERP-Software kann einem kleinen Unternehmen helfen, Tabellenkalkulationen hinter sich zu lassen und jeden Aspekt seines Wachstums effizient zu verwalten – von Vertrieb und Kundenbeziehungen bis hin zu Finanzen und operativen Abläufen. ERP-Tools für kleine Unternehmen sind in der Regel in der Cloud verfügbar, schnell zu installieren und so konzipiert, dass sie mit dem Unternehmen mitwachsen.

ERP für den Mittelstand

ERP-Software für mittelständische Unternehmen und Tochtergesellschaften profitiert von integrierten Analysen, schneller Bereitstellung und Best Practices für Dutzende von Geschäftsprozessen. ERP-Tools für den Mittelstand unterstützen wachsende Unternehmen bei der Skalierung und Wettbewerbsfähigkeit, selbst bei begrenzten Ressourcen. Modulare, cloudbasierte Unternehmens-ERP-Systeme sind auch eine gute Wahl für mittelständische Unternehmen mit komplexen Prozessen oder Plänen für schnelles Wachstum.

ERP-Software für Großunternehmen

Große Unternehmen, die global tätig sind oder Tochterunternehmen haben, benötigen zuverlässige marktführende ERP-Software mit integrierter KI, Machine Learning, Analyselösungen und intelligenter Automatisierung für eine Transformation ihrer Geschäftsmodelle und Prozesse. Unternehmen können ERP-Systeme je nach Bedarf in der Cloud, on-premises oder in einem zweistufigen oder hybriden Szenario nutzen.

Wichtige ERP-Trends

ERP-Innovationen erfolgen kontinuierlich, da Unternehmen ständig robustere und agilere Lösungen benötigen. Hier sind vier wichtige Entwicklungen, die Sie im Blick behalten sollten:

Generative KI

Die Integration von GenAI-Funktionen in ERP-Software hilft Unternehmen dabei, manuelle Aufgaben zu automatisieren und gleichzeitig ihre Kernprozesse an die unternehmensspezifischen Anforderungen anzupassen und sie zu optimieren.

Neben der Automatisierung von Aufgaben und der Gewinnung von Erkenntnissen unterstützt generative KI auch Benutzer, die nicht aus dem IT-Bereich kommen, indem sie die Interaktion mit dem ERP-System über Befehle und Abfragen in natürlicher Sprache erleichtert. Jeder Benutzer kann eine Frage stellen und erhält sofort eine Antwort, die alle verfügbaren Dokumente und Daten berücksichtigt.

Vertikale Integration

Unternehmen sind an einem Punkt angelangt, wo es an der Zeit ist, das Kräftemessen zwischen Best-in-Class-Lösungen und integriertem ERP zu beenden. Neue Angebote versprechen das Beste aus beiden Welten – ein vollständig integriertes ERP-System mit vertikalen Erweiterungen, die es Unternehmen ermöglichen, die benötigten spezifischen Funktionen ohne lästige Integrationsprobleme oder Datensilos zu erhalten.

Cloud, Cloud, Cloud

Cloud ERP wird noch beliebter werden, weil immer mehr Unternehmen deren Vorteile erkennen, wie z. B. den Zugriff von jedem beliebigen Ort aus, geringere Kosten für Hardware und technischen Support, größere Sicherheit und die Integration mit anderen Systemen. Weil sich die Geschwindigkeit von Geschäftsabläufen weiter beschleunigt, wird ein Cloud-Denken immer wichtiger.

Personalisierung für Benutzer

Personal, Kunden und Lieferanten wünschen sich Inhalte und Funktionen, die ihren spezifischen Bedürfnissen oder Interessen gerecht werden und ihre Produktivität steigern. Der demografische Wandel in der Belegschaft, insbesondere in Branchen wie der Fertigungsindustrie, lässt auch das Interesse an Low-Code- und No-Code-Plattformen steigen.

Diese Plattformen bieten den Benutzern eine leicht anpassbare Erfahrung, anstatt sie zu zwingen, sich an die Software anzupassen. Zudem können Benutzer individuelle Dashboards, eine KI-gestützte Suche, einen personalisierten Chat und individualisierte Workflows über verschiedene Geräte hinweg erwarten.

Häufig gestellte Fragen zu ERP

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