Angesichts ständiger Schwankungen auf den globalen Beschaffungsmärkten – und sich schnell ändernder Geschäftsanforderungen – ist die Beschaffung unglaublich komplex geworden. Unternehmen benötigen eine bessere Lösung, ihre Lieferantenbasis proaktiv zu verwalten und ihre Einkaufsausgaben zu optimieren. Hier spielt das Category Management seine Stärken voll aus – und genau deshalb ist es heute für so viele Unternehmen zu einer entscheidenden Best Practice geworden.

Category Management: Definition

Category Management ist der Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, indem diese auf der Grundlage ähnlicher Merkmale in Gruppen zusammengefasst werden – beispielsweise nach Typ, Wert, Lieferant, Risiko, Standort oder Abteilung. Dieser Prozess erleichtert es, die Gesamtbetriebskosten für jede Gruppe zu erfassen und zu kontrollieren sowie die Einsparungen und den Wert bei jedem Einkauf zu maximieren. Mittels Category Management können Unternehmen außerdem den Beschaffungsprozess optimieren, die Beziehungen zu Lieferanten stärken, Ausgabenanalysen verbessern, Risiken mindern und vieles mehr.

Die Weiterentwicklung des Category Management

Das Category Management wurde in den 1980er Jahren entwickelt und war in der Vergangenheit ein manuelles Verfahren, bei dem nicht zusammenhängende und zeitaufwändige Schritte in isolierten Tabellen, Dokumenten und Präsentationen ausgeführt wurden. Da viel Zeit für die manuelle Datenerfassung wie auch für die Analyse und das Berichtswesen aufgewendet wurde, blieb den Beschaffungsteams weniger Zeit für Strategie und Wertschöpfung.

Und wie sieht es heute aus? Software für das Category Management kann viele der Schritte in diesem Prozess automatisieren und beschleunigen. Sie hilft Category Managern, große Datenmengen zu analysieren und die Entwicklung, Umsetzung und Überwachung von Warengruppenstrategien zu optimieren – sodass sie ihre täglichen Aufgaben weitaus effizienter und strategischer erledigen können. Moderne Lösungen bieten Warengruppeneinblicke, prozessorientierte Anleitungen, Vorlagen, KI-gestützte Empfehlungen und vieles mehr, um Führungskräfte dabei zu unterstützen, ihre Ziele im Ausgabenmanagement zu erreichen und oft sogar zu übertreffen.

Category Management im Vergleich zur strategischen Beschaffung

Die Begriffe Category Management und strategische Beschaffung werden manchmal synonym verwendet, bezeichnen aber nicht dasselbe. Strategische Beschaffung ist ein Beschaffungsprozess, in dessen Mittelpunkt die Auswahl der richtigen Lieferanten und die Aushandlung der besten Preise zum Erreichen kurzfristiger Unternehmensziele steht. Das primäre Ziel der strategischen Beschaffung ist die Kostensenkung. Beim Category Management hingegen werden Einkäufe in Warengruppen unterteilt, um Führungskräfte dabei zu unterstützen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und die Qualität, Lieferantenleistung und Effizienz zu verbessern. Das Category Management ist ein kontinuierlicher Prozess, der langfristig angelegt ist und dessen erster Schritt häufig die strategische Beschaffung ist.

Die sechs wichtigsten Vorteile des Category Management

Auch bedingt durch weniger Redundanzen und einfachere Verhandlungen mit Lieferanten bietet die warengruppenorientierte Beschaffung eine Reihe von Vorteilen, die Einkaufsteams dabei helfen können, die Abläufe zu straffen und neue Chancen zu identifizieren:

1. Verbesserte Einblicke. Durch kategorisierte Ausgaben und einen einzigen Ansprechpartner für alle zugehörigen Lieferanten erhalten Unternehmen einen besseren Einblick in Kosten, Lieferantenleistung und potenzielle Probleme in der Lieferkette. Außerdem können durch eine umfassende Kenntnis von Verträgen, Preisen und Markttrends bessere und profitablere Beschaffungsentscheidungen getroffen werden.
2. Höhere Einsparungen. Auf der Grundlage ihres Fachwissens in Bezug auf Warengruppen und der durch die Kategorisierung gewonnenen Erkenntnisse können Category Manager bessere Preise aushandeln und die Leistung steigern, um so die Kosten zu senken. Und da sie langfristig einkaufen, können sie Größenvorteile nutzen, um weitere Einsparungen zu erzielen.
3. Geringeres Risikopotenzial. Mit einem fundierten Verständnis für jeden einzelnen Anbieter und effektiven, längerfristigen Arbeitsbeziehungen können Warengruppenteams einen proaktiveren Ansatz für das Lieferantenmanagement verfolgen und das Risiko senken, mit unbekannten oder kurzlebigen Anbietern zusammenzuarbeiten.
4. Größere Beschaffungseffizienz. Mit bewährten, digitalisierten und automatisierten Prozessen können Teams schneller auf Marktveränderungen reagieren und Zeit für wertschöpfende Aktivitäten gewinnen.
5. Bessere Einhaltung von ESG- und SR-Verpflichtungen. Die Ausrichtung der Warengruppenziele, Transparenz und Überwachung erleichtern es Unternehmen, Verpflichtungen in Bezug auf Umwelt- und Sozialverantwortung einzuhalten.
6. Höherer Anteil kontrollierter Ausgaben. Durch intelligente Automatisierung kann die Beschaffung eine größere Anzahl von Warengruppen verwalten und letztlich den Anteil kontrollierter Ausgaben erhöhen.

Arten von Beschaffungsgruppen

Die Gruppeneinteilungen können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, abhängig von der Branche, den Ausgabenrichtlinien und dem jeweiligen Markt. Im Allgemeinen besteht jede Beschaffungsgruppe aus einer Zusammenstellung von Produkten oder Dienstleistungen mit ähnlichen Merkmalen – wie etwa Art, Lieferant, Wert, Standort oder Abteilung. Personalwesen (HR), Technologie, Instandhaltung und Reisen sind beispielsweise gängige Gruppen.

Es ist auch üblich, direkte und indirekte Ausgaben in eigene Gruppen aufzuteilen. Direkte Ausgaben beziehen sich auf Artikel, die für die Kernprodukte und -dienstleistungen des Unternehmens benötigt werden, wie beispielsweise Rohstoffe und Verpackungsmaterialien. Im Gegensatz dazu beziehen sich indirekte Ausgaben auf Waren und Dienstleistungen, die den täglichen Geschäftsbetrieb unterstützen, wie etwa Bürobedarf. Die Zusammenfassung indirekter Ausgaben, die im Unternehmen oft in isolierten Silos verwaltet werden, kann dazu beitragen, die indirekten Beschaffungskosten zu standardisieren und zu senken.

Einige Unternehmen orientieren sich an einem globalen Standard wie dem United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC), um ihre Gruppen zu bestimmen, doch die meisten erstellen ihre eigene interne Ausgabentaxonomie. Unabhängig von der genauen Zusammensetzung der Gruppen umfasst ein erfolgreiches Category Management die Anwendung eines Standardrahmens für die Segmentierung der für den Betrieb eines Unternehmens erforderlichen Waren und Services.

Drei wichtige Schritte im Category-Management-Prozess

Obwohl der Prozess je nach Unternehmen variieren kann, umfasst das Category Management in der Regel drei Schritte:

1. Gruppenprofile definieren. Zu Beginn analysieren Teams die aktuellen Ausgaben und wägen eine Reihe von Faktoren ab – von Risiken über Vorgaben bis hin zu rein geschäftlicher Logik –, um Gruppen zu identifizieren. Das Ergebnis dessen ist eine konsolidierte Gruppentaxonomie für den Einkauf, die unternehmensweit eingesetzt werden kann.
2. Strategie entwerfen und planen. In diesem Schritt bewerten Teams ihre Gruppen auf der Grundlage von Preisgestaltung, Lieferantenleistung, Angebots- und Nachfrageprognosen wie auch anderen Faktoren – und identifizieren Möglichkeiten zur Optimierung der Ausgaben und zur Steigerung des Mehrwerts. Basierend auf diesen Informationen erstellen sie eine Gesamtstrategie zur Erreichung der Ziele jeder Gruppe, unterteilt in spezifische Taktiken und Phasen.
3. Strategie umsetzen und Ergebnisse überwachen. Schließlich wird die Strategie gestartet und Ergebnisse, Lieferanten, Geschäftsanforderungen wie auch Märkte werden kontinuierlich überwacht – so können Teams schnell auf Veränderungen reagieren und Gruppenstrategien bei Bedarf optimieren.

Wichtige Kriterien für Category-Management-Software

Software für das Category Management ist dazu konzipiert, Prozesse für alle Gruppenstrategien zu zentralisieren, zu digitalisieren und zu rationalisieren – und verwertbare Erkenntnisse zu liefern, um diese zu verfeinern und zu verbessern. Um dies zu erreichen, enthalten die besten Lösungen mindestens die folgenden Funktionen:

• Automatisierung. Intelligente automatisierte Prozesse zur Erstellung von Ausgabenprofilen nach Gruppen und zur Entwicklung und Umsetzung von Strategien.
• Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Systembasierte Empfehlungen, geführte Prozesse sowie Vorlagen, Werkzeuge und Rahmenbedingungen auf Basis von Best Practices.
• Echtzeitüberwachung und ‑analyse. Die Fähigkeit, Marktinformationen, Gruppen, Preise, die Lieferantenleistung, Ergebnisse und mehr in Echtzeit zu überwachen und zu analysieren.
• Strategieumsetzung. Tools zur einfachen Umsetzung von Strategien, Plänen und Initiativen in Beschaffungsprojekte oder ‑ereignisse.
• Integration. Nahtlose Integration mit Source-to-Pay und anderen Lösungen für das Lieferantenmanagement.
• KI. Integrierte, KI-gestützte Opportunity-Analyse und Empfehlungen auf der Grundlage von Ausgabendaten und anderen Faktoren – sowie ein Plan zur Integration mit großen Sprachmodellen wie ChatGPT zur Unterstützung bei der Strategieentwicklung.

Best Practices für eine effektive Strategie zum Category Management

Die Entwicklung einer erfolgreichen Gruppenstrategie kann mit den folgenden Best Practices schneller erreicht werden:

• Einen speziellen Category Manager und ein versiertes Team einsetzen. Da große Gruppen und strategische Ausgabenbereiche Zeit und Spezialisierung erfordern, sorgt ein dediziertes Team aus sachkundigen Akteuren der relevanten Abteilungen für einen effektiveren Prozess. Der Category Manager ist dafür verantwortlich, den Markt, die Vorschriften und die Preistrends für eine gesamte Warengruppe zu überwachen und zu analysieren sowie kurz-, mittel- und langfristige Pläne zu entwickeln.
• Eine konsistente Taxonomie im gesamten Unternehmen schaffen. Dies ist ein entscheidender Schritt, um bessere Erkenntnisse und Transparenz über die Ausgaben zu gewinnen. Einige Unternehmen orientieren sich an universellen Standards wie dem UNSPC, aber häufiger erstellen Unternehmen ihre eigenen internen Gruppen, die besser auf ihre individuellen Ziele oder die Anforderungen ihrer Branche abgestimmt sind.
• Automatisierte Lösungen zur Zentralisierung von Ausgabendaten nutzen. Mit einem zentralen Ort zur Nachverfolgung und Überwachung von Daten ist es einfacher, wichtige Erkenntnisse zu gewinnen und weiterzugeben – und die Governance-Praktiken zu stärken.
• Technologie für das Category Management nutzen. Durch den Einsatz von Technologien wie KI in der Beschaffung können Teams Muster leichter erkennen, Ausgaben automatisch in Gruppen einteilen, Lieferanten nach Gruppen organisieren, Benchmarks festlegen, Empfehlungen aussprechen, Aufgaben automatisieren und vieles mehr.
• Beteiligte einbinden und informieren. Mit Tools und Software für Analysen, um Erfolge und Chancen zu kommunizieren, ist es einfacher, die Zustimmung der Beteiligten zu erhalten und sich an den Zielen des Unternehmens auszurichten.
• Dynamische Lieferantenbeziehungen aufbauen. Den Gesamtwert – und nicht nur die Kosten – in den Mittelpunkt stellen und offen zusammenarbeiten, um gute Arbeitsbeziehungen zu schaffen.
• Drittanbieterdaten einbeziehen. Entwicklung eines Mechanismus zur Nutzung relevanter externer Datenpunkte von Drittanbietern zur Ergänzung Ihrer Gruppenstrategie.
• Gruppenlebenszyklus kontinuierlich verbessern. Verbesserung der internen und externen Datenanalyse durch das Sammeln gruppenspezifischer Informationen, die Optimierung der Strategie und die Durchführung regelmäßiger Überprüfungen.