Abkehr von transaktionalen Beschaffungsmethoden

Die Beschaffung hat sich von der reinen Abwicklung von Einkäufen und der Dokumentation zu einer vielschichtigen Managementdisziplin entwickelt. Heutzutage sind taktische, analytische und zwischenmenschliche Fähigkeiten gefordert. Recherche, Bezugsquellenfindung, Einkauf, Empfangs, Prüfung und Genehmigung der Zahlung für alle Waren und Dienstleistungen, die ein Unternehmen für seinen Betrieb benötigt: All diese Schritte gehören weiterhin zum Beschaffungsprozess. Von Rohstoffen und Maschinen bis hin zu Beratungshonoraren und Konferenztischen – die Beschaffung ist stets als wichtige Abteilung involviert.

Die Beschaffung spielt neben der Kostenkontrolle eine zunehmend größere Rolle bei der Ertragsplanung eines Unternehmens. Gleichzeitig sieht sich dieses engagierte Team mit den zusätzlichen Chancen und Herausforderungen einer globalen Lieferkette konfrontiert und muss die Erwartungen der Kunden hinsichtlich Geschwindigkeit und Transparenz erfüllen. Unter diesen Vorzeichen suchen Unternehmen nach neuen Wegen, um Prozesse zu optimieren und Unternehmensdaten zu schützen.

Definition und Vorteile der kooperativen Beschaffung

Kooperative Beschaffung bezeichnet die strategische Abstimmung und Integration von Beschaffungsaktivitäten zwischen internen Abteilungen, Lieferanten und externen Partnern. Mit diesem Ansatz lässt sich die kollektive Einkaufsmacht nutzen. Das hilft Unternehmen, Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern, die Transparenz zu erhöhen und die Compliance zu stärken.

Anstatt in Silos zu arbeiten, tauschen die Beteiligten Informationen aus, um Beschaffung, Vertragsabwicklung, Einkauf, Lieferantenmanagement und Bezahlung zu vereinfachen. Im Rahmen von ERP (Enterprise-Resource-Planning)-Softwaresystemen kann die kooperative Beschaffung über digitale Plattformen wie SAP Business Network integriert werden. Diese cloudnativen Lösungen fungieren als Drehscheibe, die Käufer und Lieferanten in Echtzeit miteinander verbinden, Transaktionen automatisieren und die Zusammenarbeit fördern. Das Ergebnis sind weniger Reibungsverluste, auch wenn Käufer, Partner und Lieferanten möglicherweise mit unterschiedlichen Software- und Hardwarelösungen arbeiten.

Warum die kooperative Beschaffung nicht länger optional ist

Beschaffungsfachleute stehen vor der schwierigen Aufgabe, die schwankende Verfügbarkeit von Materialien mit den steigenden Kosten für die Bevorratung von Zusatzbeständen abzuwägen. Gleichzeitig sind sie dafür verantwortlich, dass alles reibungslos funktioniert – unter Einhaltung aller Vorschriften und im Rahmen des Budgets. Plötzlich hat eine historisch operative Funktion nun einen direkten Einfluss auf die Geschäftsergebnisse. Voraussetzung für den Erfolg sind neue Tools und Prozesse, die den internen Teams helfen, täglich mehr zu leisten, ohne dass die Kosten nach oben schnellen.

Herkömmliche Beschaffungsmodelle haben Schwierigkeiten, mit den globalen Umbrüchen, regulatorischen Änderungen und steigenden Kundenerwartungen Schritt zu halten. Sie sind geprägt von manuellen Prozessen, veralteten Tools und fragmentierten Kommunikationsmethoden.

Selbst Unternehmen, die moderne cloudbasierte ERP-Systeme einsetzen, können durch mangelnde Transparenz hinsichtlich der Prozesse und Zeitpläne ihrer Lieferanten vor Herausforderungen stehen. Die Folge: eingeschränkte Möglichkeiten, den Bestand und den Status von Bestellungen oder Zahlungen ohne Umwege zu ermitteln.

Zum Schließen dieser Lücke erweitern Beschaffungsteams weltweit ihre ERP-Lösungen um Cloud-Plattformen, die speziell für die kooperative Beschaffung und andere Funktionen der Lieferkette entwickelt wurden. Dort lassen sich Daten sicher mit Lieferanten austauschen und Prozesse automatisieren. Das löst viele Probleme und bietet beispielsweise folgende Vorteile:

• Mehr Transparenz, weil alle Beteiligten den Status jeder Transaktion einsehen können
• Kürzere Zykluszeiten durch die Automatisierung von Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen
• Bessere Lieferantenbeziehungen dank gemeinsamer Ziele und Leistungsüberwachung
• Reduzierte Risiken durch proaktive Zusammenarbeit und Notfallplanung

Dank dieser neuen Funktionen können Teams von transaktionalen zu strategischen Abläufen übergehen. Dadurch bietet die kooperative Beschaffung nicht nur Vorteile, sondern wird buchstäblich unverzichtbar.

Wichtige Rollen, Prozesse und Akteure bei der Zusammenarbeit in der Beschaffung

Bevor Sie ein Budget für eine Lösung zur Zusammenarbeit in der Beschaffung genehmigen, Workflows ändern oder die IT-Abteilung um Unterstützung bitten, sollten Sie sorgfältig prüfen, wer daran beteiligt sein muss und wie der Zeitplan aussieht.

Treibende Kraft hinter der Erstellung eines Business Case für die Zusammenarbeit in der Beschaffung sind mehrere Faktoren: Das Unternehmen erkennt die Notwendigkeit einer Modernisierung, strebt eine Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung zur Steigerung der betrieblichen Effizienz an, unterliegt steuerrechtlichen Vorschriften, die eine elektronische Rechnungsstellung vorschreiben, und möchte langfristige Einsparungen erzielen, die in andere Geschäftsbereiche des Unternehmens reinvestiert werden können.

Die Diskussion und Einführung erfolgt in der Regel, nachdem ein primäres Cloud-Migrationsprojekt eine Zeit lang reibungslos funktioniert hat. Es empfiehlt sich, positive KPIs zusammenzustellen und bei Besprechungen mit Stakeholdern zu präsentieren, um den Nutzen der jüngsten Modernisierungsschritte zu veranschaulichen.

Neben der Beschaffung kann dies die folgenden Abteilungen umfassen:

• Finanzen, die Beschaffungsausgaben überwacht, Budgetprognosen erstellt, die Einhaltung finanzieller Compliance sicherstellt und Kosten-Nutzen-Analysen durchführt.
• Legal und Compliance, die Verträge auf Probleme im Zusammenhang mit der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Richtlinien überprüft.
• Operations und Supply Chain Management, die Logistik, Bestand, Lieferdetails und Beschaffungsmethoden koordiniert.
• IT und Systemanalysten, die die für die Anforderungen des Unternehmens am besten geeignete Lösung auswählt und die Datenintegration mit einem Anbieter einer Beschaffungsplattform überwacht.

Tools für die Zusammenarbeit im Beschaffungswesen: Funktionen und Ökosystem

Die neuesten Tools für die Zusammenarbeit im Beschaffungswesen sind cloudbasierte, API-fähige Architekturen, die Skalierbarkeit, Interoperabilität und Datenaustausch in Echtzeit unterstützen. Unternehmen, die weiterhin mit On-Premises- oder Hybrid-Umgebungen arbeiten, können diese modernen Tools über Middleware und Konnektoren jedoch ebenfalls nutzen.

Obwohl Beschaffungsplattformen relativ neu sind, finden die Möglichkeiten, die sie bieten, zunehmend Beachtung bei Fachleuten aus den Bereichen Finanzwesen und Liefermanagement. SAP Business Network unterstützt beispielsweise mehr als drei Millionen Unternehmen bei der Abwicklung von Transaktionen und einer reibungslosen Zusammenarbeit. Die Benutzer profitieren von zeitsparender Prozessautomatisierung und schätzen es, dass die Plattform Kompatibilitäts- und Integrationsprobleme löst. Beteiligte richten ihre Geschäftsumgebungen so ein, dass sie Daten mit jedem anderen Teilnehmer im Netzwerk austauschen können, unabhängig davon, welches ERP-System diese verwenden. Falls die Lieferanten eines Unternehmens noch nicht im Netzwerk registriert sind, können Einladungen versendet werden, um ihnen den Beitritt zu erleichtern – häufig kostenlos.

Dies stellt eine deutliche Verbesserung gegenüber älteren Verfahren wie dem elektronischen Datenaustausch (EDI) und dem Hin- und Herschicken von Tabellenkalkulationen per E-Mail dar. EDI ermöglicht es Lieferanten und Käufern zwar, Bestellungen und Rechnungen elektronisch auszutauschen, die starre Architektur lässt aber keine Automatisierung der Genauigkeits- oder Compliance-Prüfungen zu. Diese Schritte müssen sowohl vom Absender als auch vom Empfänger manuell durchgeführt werden, was Zeit kostet und die Gefahr von Fehlern birgt. EDI-Systeme sind auch nicht in der Lage, die in den Dokumenten enthaltenen Daten zu analysieren oder aussagekräftige Berichte zu erstellen. Viele dieser Probleme lassen sich durch kooperative Beschaffung lösen.

Zu den wertsteigernden Funktionen einer Lösung für die Zusammenarbeit in der Beschaffung gehören:

• Dokumentenaustausch: Ermöglicht automatisierte elektronische Bestellungen, Rechnungen, Zahlungen und Bestätigungen.
• Netzwerkrecherche: Suchen Sie nach neuen Lieferanten, die bestimmte Kriterien oder Bewertungen erfüllen, veröffentlichen Sie Beschaffungsbedarf, erhalten Sie Angebote und vieles mehr.
• Self-Service-Portal für Lieferanten: Lieferanten können ihre Profile verwalten, auf Angebotsanfragen reagieren, Bestellungen in Rechnungen umwandeln und Rechnungen einreichen sowie Bestellungen verfolgen.
• Analyse-Dashboards: Dashboards bieten Ihnen Einblicke in Ausgaben, Lieferantenleistung und Prozesseffizienz.
• Workflow-Orchestrierung: Automatisieren Sie Genehmigungen, Eskalationen und die Behandlung von Ausnahmen.
• Compliance-Leitplanken: Gleichen Sie Bestellungen und Rechnungen ab, stellen Sie sicher, dass Bestellungen und Rechnungen den Parametern und Verträgen der Einkäufer entsprechen, wählen Sie nach Ländern zugelassene Lieferanten aus und erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen.
• Integration mit ERP-Systemen: Stellen Sie die Datenkonsistenz sicher und machen Sie den Großteil der manuellen Eingaben in ERP-Umgebungen überflüssig.

Plattformen für die kooperative Beschaffung ermöglichen sichere, kontaktlose Transaktionen und eine Koordinierung in Echtzeit. Sie sind Teil eines breiteren Ökosystems, das Beschaffungs-, Logistik- und Asset-Intelligence-Netzwerke umfasst – und so eine einheitliche digitale Lieferkette schafft.

Häufige Fallstricke bei der kooperativen Beschaffung, die es zu vermeiden gilt

Trotz der zahlreichen Vorteile von Plattformen für die Zusammenarbeit im Beschaffungswesen kann es nach wie vor schwierig sein, die Zustimmung aller Beteiligten zu erhalten. Dies hat in der Regel mehrere Gründe: Transformationsmüdigkeit, ungünstiger Zeitpunkt, Widerstand seitens der Lieferanten oder fehlende ROI-Daten. Angesichts der Anzahl der beteiligten Teams, der technischen Planung und der Anfangsinvestitionen ist dies durchaus nachvollziehbar.

Durch Aufklärung über konkrete Probleme und die zu erwartenden Vorteile können erfahrene Beschaffungsmanager diesen Bedenken jedoch begegnen. Hier einige Beispiele:

Mangelnde Integration: Nicht miteinander verbundene Systeme beeinträchtigen den Datenfluss und die Transparenz.
Lösung: Nutzen Sie eine ERP-native Plattform, um eine nahtlose Integration zu gewährleisten.

Eingeschränkte Lieferantenbeteiligung: Lieferanten führen digitale Plattformen nur zögerlich ein.
Lösung: Bieten Sie Unterstützung beim Onboarding an und heben Sie die Vorteile für beide Seiten hervor, wie z. B. schnellere Zahlungen und weniger Fehler. Sie werden möglicherweise feststellen, dass viele ihrer Lieferanten und Kunden bereits im Netzwerk aktiv sind.

Sicherheits- und Compliance-Risiken: Der Austausch von Daten zwischen verschiedenen Unternehmen birgt Risiken.
Lösung: Entscheiden Sie sich für eine Plattform mit robusten Sicherheitsfunktionen, Prüfpfaden und Compliance-Zertifizierungen.

Mangelnde Transparenz: Diskrete Systeme erfordern mehrstufige, manuelle Beschaffungsprozesse.
Lösung: Ermöglichen Sie eine gemeinsame Vertragsgestaltung, elektronische Rechnungsstellung und Leistungsüberwachung in einem beidseitig genutzten System.

Zusätzliche Kosten: Die Unternehmensführung ist möglicherweise nicht bereit, zusätzliche Mittel bereitzustellen.
Lösung: Führen Sie ein Pilotprogramm durch und stellen Sie validierte ROI-Statistiken bereit, um weitere Investitionen zu rechtfertigen.

Sollte die Unternehmensführung immer noch skeptisch sein, könnten Berichte von Dritten ihre Bedenken ausräumen. Laut dem IDC Business Value White Paper „The Business Value of SAP Business Network – for Buyer Organizations“¹ (Der geschäftliche Nutzen von SAP Business Network – im Einkauf) können Kunden positive Investitionsrenditen in Form folgender Vorteile erwarten:

• schnellere Markteinführung
• schnellere Produkt- und Auftragslieferung
• schnelleres Onboarding neuer Partner
• schnellere Bereitstellung von Dokumenten
• stärkere Nutzung elektronischer Bestellungen
• schnellere Rechnungsgenehmigungen
• mehr Rechnungen, die regulär verarbeitet werden können

Weitere nützliche Ressourcen von Drittanbietern sind der IDC Business Value Calculator² und das IDC Business Value White Paper „The Business Value of SAP Business Network – for Selling Organizations“³ (Der geschäftliche Nutzen von SAP Business Network – im Verkauf). Sobald die Zustimmung vorliegt, ist es an der Zeit, eine Roadmap zu erstellen, um von den bisherigen Prozessen zu zeitsparenden Workflows überzugehen.

Entwicklung einer Roadmap für die Zusammenarbeit in der Beschaffung

Obwohl die Integration einer Lösung für die Zusammenarbeit im Beschaffungswesen im Vergleich zu einer unternehmensweiten Cloud-Migration ein relativ überschaubares Unterfangen ist, empfiehlt sich die Erstellung einer strategischen Roadmap, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Auf diese Weise können alle Beteiligten ihre Bedürfnisse, Anforderungen und Erwartungen ermitteln. Es ist auch der richtige Zeitpunkt, um etwaige Maßnahmen zum Änderungsmanagement oder zu Schulungen zu planen. Die Mitarbeitenden sind dann eher bereit, die neu eingeführten Tools für die Zusammenarbeit in der Beschaffung zu nutzen. Folgende Schritte werden empfohlen:

1. Bewertung des aktuellen Reifegrades: Bewerten Sie bestehende Beschaffungsprozesse, Systeme und die Einbindung von Stakeholdern. Womit hat Ihr Team die größten Schwierigkeiten? Welche Schritte sind am anfälligsten für Fehler oder Missverständnisse? Was möchte das Team unverändert lassen?
2. Festlegung von Zielen für die Zusammenarbeit: Stimmen Sie die Ziele auf geschäftliche Prioritäten wie Kosteneinsparungen, Agilität oder Nachhaltigkeit ab. Was sind Ihre Prioritäten? Wie definieren Sie Erfolg? Schnellere Rechnungsstellung? Weniger Fehler? Eine resilientere Lieferkette?
3. Auswahl der geeigneten Plattform: Entscheiden Sie sich für Tools, die sich in Ihr ERP-System integrieren lassen und Ihre Anforderungen an die Zusammenarbeit erfüllen. Nutzen bereits einige Anbieter oder Lieferanten eine Beschaffungsplattform? Falls nicht, stellen Sie sicher, dass sie problemlos beitreten können, damit die Akzeptanz wächst.
4. Einbindung von Stakeholdern: Beziehen Sie die Abteilungen Beschaffung, Finanzen und IT sowie Lieferanten frühzeitig in den Prozess ein, um deren Input zu erhalten, Fragen zu beantworten und ihre Zustimmung zu sichern. Wählen Sie die Beschaffungsplattform aus, die den Anforderungen aller Beteiligten am besten entspricht.
5. Pilotphase und Iteration: Beginnen Sie mit einer überschaubaren Lieferanten- oder Warengruppe, messen Sie die Ergebnisse und optimieren Sie den Prozess. Wenn beispielsweise ein wichtiger Lieferant bereits in dem von Ihnen ausgewählten Netzwerk aktiv ist, integrieren Sie zunächst diesen Lieferanten. Richten Sie Workflows ein, schulen Sie das Team und bewerten Sie die Verbesserungen über einen festgelegten Zeitraum, beispielsweise drei Monate.
6. Skalierung und Optimierung: Wenn die Vorteile und der ROI überzeugend sind, führen Sie das System auch bei Ihren übrigen Partnern, Lieferanten und Käufern ein. Erweitern Sie die Zusammenarbeit, um Prozesse zu optimieren, und nutzen Sie Analysen, um kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben.

Starten Sie die Zusammenarbeit in der Beschaffung jetzt

Die Tage manueller und isolierter Beschaffungsprozesse sind gezählt – dank cloudbasierter Netzwerke, die Unternehmen einen reibungsloseren Handel ermöglichen. Mit diesen neuen Tools können Beschaffungsteams:

• einfacher neue Lieferanten finden und schnell Vertragsbedingungen vereinbaren
• schneller auf veränderte Umstände in der Lieferkette reagieren
• mehr Transparenz in allen Schritten des Kauf- und Verkaufsprozesses gewinnen
• interne wie externe Vorschriften und Richtlinien voll und ganz einhalten

Die Nutzung einer Plattform für die kooperative Beschaffung sorgt für Transparenz, Effizienz und Compliance in Ihrer Lieferkette. Die passende Lösung steht bereit, wenn Sie es sind. Zudem können Sie sich zwischen zahlreichen Optionen entscheiden, um die Transformation Ihres Unternehmens zu begleiten.