Bestandsoptimierung: Definition

Die Bestandsoptimierung zielt darauf ab, über den richtigen Bestand zu verfügen, um Ihren Bedarf zu decken und sich gegen unerwartete Unterbrechungen abzusichern und gleichzeitig unwirtschaftliche Überbestände zu vermeiden. Im Optimalfall ist die Bestandsoptimierung eine agile Praxis, die nicht nur schnell auf Risiken und Chancen reagiert, sondern auch in der Lage ist, diese vorherzusagen und sich darauf vorzubereiten.

Bestandsoptimierung ist wichtiger denn je

Die Bestandsoptimierung stellt nach wie vor eine der größten Herausforderungen beim Supply Chain Management dar, weil sie anfällig für diverse externe Faktoren ist, z. B. gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen bis hin zu Wetterereignissen, geopolitischen Dynamiken und Wettbewerbsdruck. Die letzten Jahren haben gezeigt, wie schnell solche Unterbrechungen der Lieferkette herkömmliche Planungsansätze auf den Kopf stellen können. Dies belegt, wie wichtig agile, datengestützte und resiliente Strategien bei der Bestandsoptimierung sind.

Hinzu kommt, dass Kunden ihre Lieferungen mittlerweile spätestens einen Tag nach Bestellung erhalten möchten. Das wirkt sich natürlich erheblich auf die Art und Weise der Bestandsführung aus. Anstatt einige wenige zentrale Lager zu betreiben, setzen Unternehmen nun auf Vertriebsnetzwerke an mehreren Standorten, um schneller, präziser und transparenter (möglichst in Echtzeit) agieren zu können. Angesichts des zunehmenden Wettbewerbs im Online-Handel und schwankender Kundentreue müssen Unternehmen die richtige Balance zwischen Leistungsangebot, reduzierten Margen und höherer Unsicherheit finden.

Unternehmen, die moderne Ansätze bei der Bestandsführung anwenden – wie KI-gestützte Prognosen, Szenarioplanung und intelligente Automatisierung, um Bestände näher an den Kunden zu bringen –, können Lagerhaltungskosten senken, ihr Leistungsniveau aufrechterhalten und schnell auf Marktveränderungen reagieren.

Der Unterschied zwischen Bestandsführung und Bestandsoptimierung

Bestandsführung und Bestandsoptimierung fallen beide in die übergreifende Kategorie der Bestandskontrolle.

Bestandsführung bezweckt, hohe Produktivitäts- und Effizienzziele für alle Bestandsvorgänge festzulegen. Moderne Unternehmens- und Supply-Chain-Planungstechnologien unterstützen diese Prozesse, indem sie Supply-Chain-Verantwortlichen mehr Transparenz über alle Glieder der Kette bieten. Das Internet der Dinge (IoT) sowie cloudvernetzte Geräte und Anlagen können automatisiert werden, um die Effizienz in der Fertigung zu steigern. Durch intelligente Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen, Robotik und RPA (Robotic Process Automation) werden auch Produktions-, Lager- und Logistikprozesse effizienter.

Die Bestandsoptimierung ist eine Teilmenge der Bestandsführung mit speziellerer Ausrichtung auf Gewinnspannen und Verlustminimierung. Überschüssige Bestände verursachen Verlust und Abfall. Sie beanspruchen Platz, veralten und lassen sich oft nicht oder nur zu reduzierten Preisen verkaufen. Wie wir während der Pandemie feststellen mussten, sind Engpässe und unerwartete Nachfrage die Kehrseite der Medaille. Hier entstehen die Kosten in Form von potenziellen Gewinneinbußen und Schaden für die Marke. Daher besteht das Ziel der Bestandsoptimierung darin, den Bedarf bestmöglich zu prognostizieren und das finanzielle Ergebnis des Bestands für das Unternehmen zu maximieren.

Die verschiedenen Bestandsarten

Aus Verbrauchersicht besteht der Bestand in erster Linie aus Fertigerzeugnissen. Für ein Unternehmen ist Bestand jedoch alles, was es bevorraten, pflegen und auffüllen muss. Stellt ein Unternehmen Tomatensuppe her, könnte „Bestand“ alles sein: vom Saatgut für den Anbau der Tomaten bis hin zum Treibstoff für die Lieferwagen des Unternehmens, die die Suppe zum Lebensmittelgeschäft bringen. Wenn wir die Bestandsführung auf diese ganzheitliche Weise betrachten, wissen wir die Komplexität der Bestandsführung besser zu schätzen.

Es gibt vier grundlegende Bestandsarten:

1. Rohstoffe: Das umfasst den gesamten Bestand, der letztlich im Fertigerzeugnis enthalten ist.
2. Ware in Arbeit: Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um den gesamten Bestand, der gerade vorbereitet und verpackt wird. Dies ist eine teure und risikoreiche Phase. Deshalb können Lösungen zur Bestandsoptimierung eingesetzt werden, um die kosten- und zeiteffektivsten Prozesse zu ermitteln.
3. Fertigerzeugnisse: Dies ist die am häufigsten wahrgenommene Ausprägung von Bestand in seinem Zustand als verpackte und verkaufsfertige Ware.
4. Wartung, Instandsetzung sowie Hilfs- und Betriebsstoffe (maintenance, repair, and operating supplies; MRO): Hiermit ist der gesamte Bestand gemeint, der für die Herstellung, Produktion und Lieferung der Artikel benötigt wird. Mittels Bestandsoptimierung wird die Über- bzw. Unterdeckung dieser nicht für den Verbraucher bestimmten Artikel bestmöglich ausgeglichen.

Die Herausforderungen der herkömmlichen Bestandsoptimierung

Seit es Lieferketten und Lager gibt, war der Balanceakt zwischen „gerade genug“ und „nicht zu viel“ eine der größten Herausforderungen für die Bestandsoptimierung. Die Bedarfsprognose war traditionell eine auf die Vergangenheit ausgerichtete Praxis. Auch wenn die Fachkräfte für Bestandsoptimierung und Bedarfsprognosen äußerst kompetent sind, haben Analysen und Prognosen durch den Menschen ihre Grenzen. Daher werden lineare Lieferketten, die auf Altsystemen beruhen, immer anfällig sein, ganz gleich, wie viel Fachwissen zum Einsatz kommt. Zu den gängigsten Herausforderungen zählen:

• Altsysteme, die Big Data weder sammeln noch verwalten können: Manuelle und nicht vernetzte Technologien können keine verstreut gespeicherten und unstrukturierten Datenmengen verarbeiten. Auf Basis dieser Daten – durch Anwendung intelligenter Technologien wie KI, maschinellem Lernen und fortschrittlichen Analysen – wird bei der Risikovorhersage bis zur Bedarfsprognose die größte Genauigkeit erreicht.
• Sich schnell ändernde Kundenwünsche: Jahr für Jahr wächst die Forderung der Verbraucherinnen und Verbraucher nach schneller Lieferung und maßgeschneiderten Produkten. Außerdem sind Produktlebenszyklen kürzer denn je. Für Unternehmen ist es kostspielig, ihre Logistik- und Supply-Chain-Netzwerke auszubauen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Deshalb wird von der Bestandsoptimierung eine höhere Präzision verlangt.
• Steigender Wettbewerbsdruck: Industrie 4.0 und intelligente, vernetzte Supply-Chain-Technologien führen dazu, dass Unternehmen schneller als je zuvor gegründet werden und wachsen können – alles wird von einer zentralen Stelle aus verwaltet. Das hat zu einem bisher nie dagewesenen Wettbewerb und Wahlmöglichkeiten für die Verbraucherinnen und Verbraucher geführt. Von Lösungen zur Bestandsoptimierung wird zunehmend erwartet, dass sie einen Wettbewerbsvorteil schaffen.
• Wetterereignisse und Naturkatastrophen: Von Jahr zu Jahr nimmt die Anzahl verheerender Stürme und zerstörerischer Waldbrände zu. Offenkundig gibt es keine Möglichkeit, solche Ereignisse genau vorherzusagen. Aber durch den Einsatz ausgefeilter Analytik und cloudvernetzter Lösungen entstehen für Bestandsverantwortliche aus den damit einhergehenden Nachfragesituationen jedoch möglicherweise Chancen.

Prognoseprozesse für die Bestandsoptimierung

Es gibt ein breites Spektrum an Herausforderungen bei der Bestandsoptimierung, die sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Bei bestimmten saisonalen oder B2B-Produkten kann der Prozess ziemlich simpel sein, während große Einzelhändler beispielsweise Hunderte oder Tausende von SKUs und einen sehr unbeständigen Markt und Kundenstamm haben können.

Die elementaren Praktiken, die der Bestandsoptimierung zugrunde liegen, haben sich seit Jahrzehnten – sogar Jahrhunderten – kaum verändert. Was sich jedoch geändert hat, sind Softwarelösungen, die diesen Prozessen eine neue Dimension verleihen, und die Fachkräfte, die sie ausführen. Doch selbst die fortschrittlichsten digitalen Systeme basieren noch auf vielen der bekannten und herkömmlichen Protokolle und Formeln zur Bestandsoptimierung:

• ABC-Analyse: Mit der ABC-Analyse werden die Produkte mit der größten und geringsten Beliebtheit sowie der größten und geringsten Rentabilität ermittelt. Früher erfolgte das durch Analyse von Absatzzahlen der Vergangenheit. Mit moderner Analytik und intelligenten Technologien ist es jetzt jedoch möglich, Trends besser vorherzusagen und steigenden oder sinkenden Lagerbestand im Vorfeld zu antizipieren.
• Bedarfsprognose: Vorausschauende Analysen helfen dabei, den Kundenbedarf vorherzusagen. Sie dienen auch dazu, Trends oder Risiken vorab einzuschätzen. Auch bei diesem, früher eher rückwärts gerichteten Prozess können Supply-Chain-Verantwortliche jetzt mit Software für die Bestandsführung das Risiko von Engpässen und Verlusten minimieren und den Bedarf genauer prognostizieren.
• Materialbedarfsplanung (materials requirements planning, MRP): Dies ist ein System, das die Planung, Terminierung und Bestandskontrolle für die Fertigung abwickelt. Alte MRP-Systeme werden zunehmend durch integrierte Unternehmensplanungssysteme und bedarfsgesteuerte MRP-Systeme (demand-driven MRP, DDMRP) ersetzt, die eine höhere Genauigkeit und Resilienz bieten.
• Meldebestandsformel: Sie gibt an, bei welcher Mindestbestandsmenge Sie nachbestellen müssen. Früher war dies ein komplizierter Prozess, weil der Meldebestand sich von Produkt zu Produkt unterscheidet – auch bei sehr ähnlichen Produkten. So können beispielsweise weiße Socken und schwarze Socken durchaus einen unterschiedlichen Meldebestand haben. Technologien zur Bestandsoptimierung können selbst komplexeste Bestände an mehreren Standorten genau und transparent halten – überall und in Echtzeit.
• Kontinuierliche Bestandsführung: Dies ist besonders für schnell drehende Konsumgüter relevant, also Produkte mit einer hohen Umschlaghäufigkeit. Mit intelligenten Technologien lassen sich Prozesse der kontinuierlichen Bestandsführung an allen Omnichannel-Einkaufspunkten vollständig automatisieren. Mithilfe von maschinellem Lernen können diese Tools im Laufe der Zeit intelligenter und genauer werden und sogar Nachrichten, Trends und Wetterberichte einbeziehen, um Live-Einblicke und Berichte zum Lagerbestand zu liefern.
• Sicherheitsbestand und Bestandspuffer: Mit diesem Prozess wird sichergestellt, dass im Falle einer unerwarteten Nachfrage realistische Bestandspuffer existieren. Seit es Lieferketten gibt, stellt dies eine grundlegende Herausforderung dar, denn sowohl Engpässe als auch Abfälle führen zu Ertragsverlusten. Moderne Softwarelösungen für die Supply Chain bieten schnelle, vernetzte und ausgefeilte Datenanalysefunktionen für den Bestandsführungsprozess. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Puffermargen mit beeindruckender Genauigkeit optimieren.

Bestandsoptimierungssysteme: Vorteile und Ergebnisse

In der Vergangenheit machten sich die Vorteile selbst kleiner Verbesserungen der strategischen Bestandsoptimierung mit niedrigeren Kosten und höheren Gewinnmargen bezahlt. Mit der Anwendung integrierter Geschäftsprozesse und Software für die Bestandsführung werden diese Vorteile deutlicher und messbarer – eine Optimierung tritt erst mit der Zeit ein, wenn die Software lernt und sich anpasst.

• Größere Transparenz: Das durch die Bestandsoptimierungssoftware ermöglichte Plus an Transparenz erstreckt sich von Vertrieb, Marketing und Rechnungswesen bis hin zu Rohstofflieferanten und sogar globalen Partnern, Anlagen und Ausgaben. Dank der Anbindung an die Cloud können alle an der Lieferkette beteiligten Teams in Echtzeit zusammenarbeiten.
• Verbesserte Bedarfsprognosen und Prognosefunktionen: Intelligente Technologien können komplexe Daten aus Quellen innerhalb und außerhalb des Unternehmens verarbeiten und dadurch genaue Prognosen und Einblicke liefern. Wenn Supply-Chain-Technologien auf KI und maschinellem Lernen basieren, werden vorausschauende Analysen und Bedarfsprognosen präziser und aussagekräftiger.
• Ausgefeiltere Optimierungsergebnisse: Mit intelligenten Systemen, die eine Analyse komplexer und vielfältiger Datensätze bieten, können Bestandsverantwortliche nicht nur sehen, welche Produkte am profitabelsten sind. Sie erkennen auch, welche Standorte für welche Artikel am besten geeignet sind und welche Produktkombinationen sich zu verschiedenen Zeiten des Jahres am besten verkaufen.
• Skalierbarkeit: Unternehmen müssen aus vielen Gründen –wie Erfolg und allgemeines Wachstum, unerwartete Ereignisse oder Saisonalität – schnell skalieren können. Intelligente Software und moderne Datenbanken sind unendlich skalierbar und können Abläufe auf globaler Ebene hochfahren und optimieren.

Mehrstufige Bestandsoptimierung (MEIO)

Komplexe (insbesondere globale) Lieferketten profitieren von MEIO- (multi-echelon inventory optimization) Lösungen, die auf den Fundamenten der herkömmlichen Bestandsoptimierung aufbauen, aber moderne Lieferketten- und Cloud-Technologien bieten, um ein zentralisiertes Echtzeitbild der globalen Abläufe zu erhalten. Eine effektive MEIO-Lösung empfiehlt optimale Bestandshöhen in jedem Glied – oder auf jeder Stufe – der Supply Chain, indem sie die Bestandsbilanz standortübergreifend optimiert.

Beim MEIO-Ansatz können Hersteller Bedarfsprognosen mit einer umfassenden Sicht auf die Lieferkette analysieren. Angesichts der sich ständig ändernden Kundenerwartungen, insbesondere nach schneller und einfacher Lieferung sowie komfortabler Retourenabwicklung, helfen MEIO-Lösungen den Unternehmen, die heutzutage kleineren und geografisch verteilten Bestände zu meistern.

Erste Schritte mit Best Practices für die Bestandsplanung

Moderne Technologien und intelligente Lösungen können jedem Bereich des Supply-Chain-Managements enorme Vorteile bringen, aber letztlich sind es Praktiken und Mitarbeitende, die ein Unternehmen voranbringen. Cloud-Konnektivität hilft Ihnen, sich mit Ihren Teams und Lieferkettenpartnern auf der ganzen Welt zu vernetzen. Nutzen Sie die gewonnene Transparenz, indem Sie fundierte Verfahren und effiziente Bestandsplanungsstrategien weitergeben und belohnen.

1. Verwenden Sie robuste Bedarfsprognoseverfahren. Die Bedarfsprognose ist ein entscheidender Faktor für die strategische Ausrichtung von Unternehmen bei der Bestandsführung und anderen Prozessen wie Ressourceneinkauf, Einkaufslogistik, Fertigung, Finanzplanung und Risikobewertung.

2. Machen Sie Ihr Bestandsbudget zu einer Q1-Priorität. Im Laufe eines Jahres durchläuft jedes Unternehmen Zyklen und Veränderungen. Durch die Festlegung eines vierteljährlichen Bestandsbudgets kann die Logistikplanung realistischere und realisierbare Ziele und KPIs festlegen.

3. Implementieren Sie Standardsysteme für die Bestandsprüfung. Prüfungssysteme können auf verschiedene Bestandsarten abgestimmt werden und helfen, die Effizienz zu steigern und Workflows zu optimieren. Es ist nicht unüblich, dass komplexe Organisationen in ihrem Unternehmen unterschiedliche Systeme verwenden. Entscheidend ist, dass es Konsistenz und einen Plan gibt. Es gibt zwei Hauptarten von Bestandsprüfungssystemen:

   • Kontinuierliche Prüfung: Bei diesem Modell werden in jedem Zyklus dieselben Artikelmengen bestellt. Bestandsverantwortliche müssen die Lagerbestände kontinuierlich überwachen und Bestände auffüllen, sobald die Menge eines Artikels unter einen festgelegten Wert fällt.
   • Periodische Überprüfung: Bei diesem Modell bestellen Bestandsverantwortliche Produkte immer zur gleichen Zeit in jedem Geschäftszyklus. Am Ende des Zyklus wird der erforderliche Bestand auf der Grundlage der Mengen zu diesem Zeitpunkt bestellt. Dieses System verwendet keine festen Nachbestellmengen und ist bei umschlagsärmeren Produkten effizienter.

4. Hören Sie Ihren Kundinnen und Kunden zu. Viele Unternehmen reagieren nur auf die offensichtlichsten Probleme und treffen ihre Entscheidungen am Ende auf der Grundlage des „lautesten Feedbacks“. Die besten Softwarelösungen für die Bestandsführung können regelmäßig Daten aller Kunden und Einkäufer sammeln und analysieren und in Echtzeit Einblicke und Empfehlungen zu diesen Informationen geben. Das hilft bei der Bestandsoptimierung, indem sichergestellt wird, dass Entscheidungen in der Bestandsführung fundiert und datengestützt sind.

5. Arbeiten Sie nach Just-in-time- und On-Demand-Prinzipien. Kürzere Produktlebenszyklen und eine steigende Nachfrage der Verbraucherinnen und Verbraucher nach Geschwindigkeit und Personalisierung erfordern eine schnelle und agile Bestandsoptimierung. Technologien wie 3-D-Druck und robotergestützte Automatisierung ermöglichen es Unternehmen, virtuelle Bestände zu führen. Die Fertigung und Logistik der Lieferkette erfolgt zunehmend über Netzwerke von On-Demand-Anbietern und Lieferanten. Mit intelligenter Software können Bestandsverantwortliche Entscheidungen zur Bestandsoptimierung in Echtzeit treffen und sich darauf verlassen, dass diese von Daten gestützt sind.

Nächste Schritte für eine bessere Bestandsplanung und ‑optimierung

Wie bei jeder Unternehmenstransformation ist es wichtig, eine gute Kommunikation innerhalb Ihres Teams für Bestandsoptimierung und Lieferkette aufzubauen. Beginnen Sie damit, Silos abzubauen, starke Change-Management- und Kommunikationsstrategien zu entwickeln und mit Ihren Teamleitungen zu sprechen. Innerhalb Ihrer Belegschaft gibt es einen Schatz an Informationen über aktuelle Risiken und Chancen, der gehoben werden kann, um wirksame Bestandsplanungs- und Optimierungsstrategien zu entwickeln. Softwareanbieter können Ihnen auch dabei helfen, eine Roadmap für die Bestandsoptimierung zu entwickeln.