Ausgabenanalyse: der ultimative Leitfaden

In einer Geschäftswelt, die von intensivem Wettbewerb und rasantem Wandel geprägt ist, bleibt oft nur ein kurzer Moment, um Chancen zu nutzen oder Risiken zu erkennen, die den entscheidenden Unterschied für Ihr Unternehmen ausmachen können. Um schnell reagieren und Entscheidungen treffen zu können, ist Vertrauen unerlässlich. Sie brauchen die Gewissheit, dass Sie auf belastbare Informationen zurückgreifen können, die Ihnen Sicherheit und einen klaren Überblick über Ihre aktuelle Lage bieten. Genau hier setzt die Ausgabenanalyse an, unterstützt durch die entsprechenden Tools und Methoden.

Die Ausgabenanalyse liefert nicht nur wichtige Informationen über bereits getätigte Ausgaben, sondern schafft auch die Grundlage für weitere Analysen. So können Sie Ausgabemuster voraussehen und strategische Prognosen für die zukünftige Planung erstellen.

Laut einem aktuellen Bericht der Economist Group hat die Ausgabenanalyse für rund ein Drittel der befragten Führungskräfte im kommenden Jahr oberste Priorität. Leistungsstarke Tools für die Ausgabenanalyse, insbesondere mit KI-gestützten Funktionen, sind unerlässlich, um den Anforderungen moderner Landschaften gerecht zu werden und Ihre Geschäfts- und Beschaffungsabläufe zu optimieren.

Durch die systematische Prüfung und Analyse verschiedener Datensätze ermöglichen Ausgabenanalyselösungen und ‑ansätze es Unternehmen, Ineffizienzen zu ermitteln, sich für Verhandlungen besser zu positionieren und Ihre Lieferantenbeziehungen zu stärken.

Was ist die Ausgabenanalyse?

Die Ausgabenanalyse ist ein datengestützter Prozess zur Erfassung, Bereinigung, Klassifizierung und Analyse komplexer Ausgabeninformationen. Ziel ist es, zentrale Unternehmensziele zu erreichen, wie z. B. die Senkung von Kosten für die Beschaffung, mehr Effizienz und bessere Compliance. Im Kern geht es dabei um folgende zentrale Fragen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Ausgaben besser zu verstehen und zu optimieren:

• Wofür geben wir Geld aus?
• Wie viel haben wir bezahlt?
• Von wem kaufen wir?
• Gibt es eine bessere Möglichkeit?

Früher war die Ausgabenanalyse ein zeitaufwendiger, manueller Prozess: Beschaffungsteams mussten unterschiedliche Datenquellen und Tabellenkalkulationen durchforsten, und liefen dabei Gefahr, Chancen oder Risiken zu übersehen. Heutzutage übernehmen KI-gestützte Tools für die Ausgabenanalyse diese Aufgaben zum Glück automatisch und liefern datengestützte Einblicke auf Abruf. Sie erleichtern die Integration und Standardisierung von Daten aus verschiedenen Quellen und ermöglichen eine Analyse der Informationen in Echtzeit. So können Sie fundierte Entscheidungen treffen, die Ihre Geschäftsergebnisse nachhaltig verbessern.

Der Prozess der Ausgabenanalyse

Auch wenn die Ausgabenanalyse je nach den spezifischen Anforderungen und Herausforderungen eines Unternehmens variieren kann, bleibt es dennoch ein strukturierter und systematischer Prozess. Voraussetzung ist der Zugriff auf kontinuierlich aktualisierte Berichte und Datensätze sowie auf zuverlässige Analysefunktionen. Eine typische Ausgabenanalyse umfasst dabei folgende Schritte:

Daten für direkte, indirekte und Dienstleistungsausgaben erfassen

Dazu gehört die Erfassung von Daten aus verschiedenen Systemen in Ihrem gesamten Unternehmen, einschließlich ERP-Systemen, Kreditorenbuchhaltungssystemen, E-Procurement-Plattformen, Ausgabenmanagementlösungen und Systemen der Fachbereiche. Es werden Informationen zu direkten Ausgaben, z. B. für Rohstoffe für die Fertigung, und indirekten Ausgaben, z. B. für Bürobedarf oder Energie, gesammelt, um ein vollständiges Bild der Unternehmensausgaben zu erhalten.

Die Daten bereinigen, deduplizieren und anreichern

Sobald die Daten erfasst wurden, erfolgt die Bereinigung und Standardisierung, um sie dem Nutzungszweck entsprechend aufzubereiten. Dies umfasst die Vereinheitlichung von Formaten, das Entfernen von Duplikaten sowie die Verarbeitung leerer Felder. Anschließend können Sie die Informationen durch weitere Datenpunkte, wie beispielsweise Kreditscores einzelner Lieferanten, anreichern.

Alle Ausgabendaten kategorisieren

Nach der Bereinigung müssen Sie Ihre Daten in Standardausgabenkategorien kategorisieren. Dabei entsteht eine logische Taxonomie, die ähnliche Ausgabenarten zusammenfasst, was die Analyse und Verwaltung erleichtert. Das Kategorienmanagement erstreckt sich sowohl auf direkte Ausgaben wie für Rohstoffe als auch auf indirekte Ausgaben z. B. für IT-Dienstleistungen.

Mit externen Daten zusammenführen

Die Zusammenführung externer Daten mit internen Ausgabendaten ermöglicht eine noch umfassendere Analyse. Moderne Softwarelösungen unterstützen diesen Prozess, indem sie benutzerdefinierte Datenzusammenführungen und Berichte zulassen und dadurch Ergebnisse liefern, die mit den manuellen Ansätzen von früher nicht realisierbar gewesen wären.

Rohdaten in aussagekräftige Erkenntnisse umwandeln

Mithilfe von Analysen und Prognosemodellen lassen sich schneller und genauer Trends identifizieren, künftige Kostenentwicklungen vorhersagen und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen ermitteln.

Risiken und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen erkennen

Anschließend können Sie die umgewandelten Daten analysieren, um potenzielle Risiken wie Lieferantenabhängigkeiten oder Compliance-Probleme zu identifizieren. Dieser Prozess zeigt zudem Einsparpotenziale auf, weil er Ineffizienzen oder zu hohe Ausgaben sichtbar macht.

Erkenntnisse nutzen, um Endbenutzer zu unterstützen

Daten bedeuten Wissen, und Wissen ist Macht. Die individuell aufbereiteten Informationen und Berichte, die heutzutage verfügbar sind, bieten das Potenzial für wegweisende Erkenntnisse. Doch am Ende liegt es in der Verantwortung des Menschen, auch die entsprechenden Maßnahmen zu ergreifen. In diesem entscheidenden letzten Schritt geht es darum, die gewonnenen Erkenntnisse (mit den richtigen Teams) zu teilen und den Zugang zu wichtigen Informationen sicherzustellen.

Vorteile der Ausgabenanalyse in der Beschaffung und im gesamten Unternehmen

Durch den Transparenzgewinn und die intelligenten Erkenntnisse unterstützt die Ausgabenanalyse Ihr Beschaffungsteam dabei, unter anderem folgende Vorteile zu erzielen:

• Niedrigere Kosten: Die Ausgabenanalyse zeigt Einsparmöglichkeiten und potenzielle Risiken auf und hilft Ihnen, günstigere Konditionen auszuhandeln, Einkaufsvolumen zu bündeln und zu kosteneffizienteren Lieferanten zu wechseln.
• Besseres Risikomanagement: Durch die Analyse Ihrer Ausgaben können Sie Überzahlungen oder Muster identifizieren, die auf mögliche Schwachstellen in der Lieferkette hindeuten könnten.
• Effizientere strategische Bezugsquellenfindung: Dank detaillierter Einblicke in Ausgabentrends können Sie schneller Entscheidungen treffen, Ihre Verhandlungsposition stärken und Ihre strategische Bezugsquellenfindung an den übergeordneten Unternehmenszielen ausrichten.
• Gestraffte Beschaffungsprozesse: Mit Ausgabenanalysen können Sie Ineffizienzen und Engpässe ermitteln. Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen es Ihnen, Ihre Abläufe zu verbessern, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Arbeitskosten zu senken und die Beschaffungsleistung insgesamt zu steigern.
• Verbessertes Lieferantenmanagement: Mithilfe fundierter Einblicke in das Lieferantenmanagement und die Lieferantenleistung können Sie engere Partnerschaften aufbauen und gleichzeitig sicherstellen, dass Ihre Lieferanten die von Ihnen festgelegten Standards und Erwartungen erfüllen.
• Optimiertes Vertragsmanagement: Dank Analysen im Vertragsmanagement erhalten Sie einen umfassenderen Überblick über Herausforderungen und Chancen. Mit diesen Erkenntnissen können Sie optimale Konditionen sowohl für laufende Verträge als auch für Vertragsverlängerungen aushandeln.
• Möglichkeit zum Leistungsvergleich: Die Ausgabenanalyse ermöglicht es Ihrer Organisation, ihre Leistung intern zu vergleichen und sich mit Branchenstandards zu messen. Auf dieser Grundlage können Sie Best Practices ermitteln, Ziele festlegen und kontinuierlich Verbesserungen vorantreiben.

Beispiel für eine Ausgabenanalyse

Die Bekleidungsmarke American Eagle Outfitters konnte durch die Integration von Ausgabenanalyselösungen die Ausgabentransparenz und Compliance bei vielen Warengruppen deutlich verbessern. Detaillierte Ausgabendaten standen schneller bereit, sodass das Unternehmen seine Compliance im Hinblick auf seine Beschaffungsrichtlinien verbessern konnte. So erreichte American Eagle Outfitters eine Bestell-Compliance von konstant 80 %, was zu erheblichen Einsparungen führte.

Darüber hinaus erleichterte die Integration verschiedener Quellsysteme eine Ausgabenanalyse in Echtzeit, wodurch American Eagle Outfitters Einsparpotenziale schneller identifizieren und nutzen konnte. Durch den strategischen Einsatz integrierter Ausgabenanalyselösungen konnte American Eagle Outfitters außerdem seine Lieferantenbeziehungen stärken und die Gesamteffizienz in der Beschaffung steigern.

Was sind unkontrollierte Ausgaben?

Unkontrollierte Ausgaben entstehen, wenn Mitarbeitende Käufe tätigen und dabei Ihre Beschaffungsrichtlinien umgehen. In Zeiten des Online-Shoppings ist es heute selbst im B2B-Bereich einfacher denn je, Waren und Dienstleistungen zu bestellen; man benötigt lediglich eine Internetverbindung. Diese Art von Ausgaben kann zahlreiche Probleme und Risiken nach sich ziehen, wie z. B. höhere Kosten, fehlende Transparenz, instabile Qualität und mögliche Compliance-Verstöße, wenn der Käufer sich nicht an Gesetze oder Vorschriften hält. Zudem kann die Beziehung zu bevorzugten Lieferanten Schaden nehmen, weil sich diese übergangen fühlen könnten.

Wenn Sie Ihre Ausgabenanalyselösungen so konfigurieren, dass sie Trends im Zusammenhang mit unkontrollierten Ausgaben erkennen, und Ihre Teams für die damit verbundenen Risiken sensibilisieren, können Sie sich vor solchen Problemen schützen.

Kennzahlen und KPIs für die Ausgabenanalyse

Eine leistungsstarke Ausgabenanalyselösung hilft Ihnen dabei, verschiedene Kennzahlen und definierte Key Performance Indicators (KPIs) mithilfe von Echtzeit-Dashboards und Berichten nachzuverfolgen. Diese Kennzahlen liefern wertvolle Einblicke in Ihre Gesamtausgaben sowie in die Leistung in Bereichen wie Lieferanten, Warengruppen, Bezugsquellenfindung und Preisgestaltung. Nachfolgend finden Sie einige häufig verwendete KPIs für die Ausgabenanalyse:

• Einsparungen: Dieser zentrale KPI misst Kosteneinsparungen, die durch optimierte Beschaffungsstrategien, bessere Verhandlungen mit Lieferanten und effizientere Prozesse erzielt wurden. Die kontinuierliche Überwachung dieser Einsparungen ermöglicht es Ihnen, den finanziellen Nutzen Ihrer Maßnahmen im Ausgabenmanagement zu quantifizieren.
• Kontrollierte Ausgaben: Dieser KPI bezieht sich auf die Gesamtausgaben, die aktiv vom Beschaffungsteam gesteuert werden. Er gibt Aufschluss darüber, welchen Anteil Ihrer Ausgaben Sie kontrollieren und optimieren. Ein hoher Anteil kontrollierter Ausgaben steht für höhere Transparenz und effektivere Beschaffungsprozesse. Diese Kennzahl stellt sicher, dass alle Ausgaben transparent sind und berücksichtigt werden, wodurch das Risiko für unkontrollierte Ausgaben reduziert wird.
• Lieferantenleistung: Sie können Kennzahlen wie Liefertermintreue, Fehlerquote oder Compliance mit Vertragsbedingungen vergleichen, um die Lieferantenleistung zu bewerten. Die kontinuierliche Überwachung schafft eine transparente und objektive Grundlage und stärkt Ihre Lieferantenbeziehungen.
• Operative KPIs: Operative KPIs messen die Effizienz Ihrer Beschaffungsprozesse. Dazu zählen Kennzahlen wie die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Bestellungen, die Genauigkeit bei der Auftragserfüllung oder die Effizienz der Rechnungsbearbeitung. Verbesserungen bei den operativen KPIs sorgen für schlankere Beschaffungsprozesse und niedrigere Betriebskosten.
• Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsanalyse ist ein häufig unterschätztes Instrument. Sie prüft, unter welchen Bedingungen Zahlungen an Lieferanten erfolgen. Dabei werden Aspekte wie die durchschnittliche Dauer bis zur Zahlung, die Nutzung von Skonti sowie die Einhaltung vertraglich vereinbarter Zahlungsfristen bewertet.
• Mitarbeiter-KPIs: Mitarbeiter-KPIs messen die Leistung und Produktivität Ihres Beschaffungsteams. Dazu zählen unter anderem die Anzahl der pro Mitarbeitenden bearbeiteten Bestellungen, die Genauigkeit bei der Auftragserfüllung sowie die Einhaltung interner Beschaffungsrichtlinien. Durch die gezielte Nachverfolgung dieser KPIs lassen sich Schulungsbedarfe identifizieren, die Gesamtleistung des Teams optimieren sowie die Effizienz und Effektivität der gesamten Beschaffungsfunktion verbessern.

Anforderungen an Software für die Ausgabenanalyse

Cloudbasierte, KI-gestützte Ausgabenanalyselösungen spielen für erfolgreiche Beschaffungs- und Supply-Chain-Strategien eine zentrale Rolle. Unabhängig davon, wie weit Ihre digitale Transformation bereits fortgeschritten ist: Jeder Fortschritt bei der Datenintegration, Transparenz und Genauigkeit wird sowohl kurzfristig als auch langfristig positive Auswirkungen haben. Im Folgenden finden Sie einige der wesentlichen Funktionen, die eine moderne Ausgabenanalyselösung bieten sollte:

• Umfassende Datenintegration: Die Lösung sollte sich nahtlos in Ihre bestehenden Finanz-, ERP- und Supply-Chain-Systeme integrieren lassen, um alle Ausgabendaten zentral zu konsolidieren.
• Dashboards und Berichte in Echtzeit: Setzen Sie auf anpassbare Dashboards, die in Echtzeit Einblicke in Ihre wichtigsten Ausgabenkennzahlen und Prozessabläufe ermöglichen.
• Erweiterte Analyse- und KI-Funktionen: Die Lösung sollte KI nutzen, um aus Rohdaten aussagekräftige Erkenntnisse zu gewinnen und zukünftige Ausgabentrends vorherzusagen.
• Benutzerfreundliche Oberfläche: Achten Sie auf eine intuitive Benutzungsoberfläche, die ohne großen Schulungsaufwand nutzbar ist und sowohl auf Desktop- als auch auf mobilen Geräten funktioniert.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Lösung sollte mit Ihrer Organisation wachsen, sich in neue Systeme integrieren lassen und an neue Anforderungen in der Beschaffung anpassbar sein.
• Zuverlässige Sicherheits- und Compliance-Funktionen: Die Lösung muss strenge Sicherheitsstandards umfassen und alle relevanten Vorschriften zum Schutz sensibler Daten einhalten.
• Anpassbare Berichte und Analysen: Wählen Sie eine Lösung, die individuelle Berichte und detaillierte Analysen ermöglicht, zugeschnitten auf Ihre spezifischen Anforderungen.

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